Ez a cikk bemutatja a megosztott e-mail sablonok leglenyűgözőbb makróját. - MIT KELL NEVEZNI. Bármilyen szöveget, számot vagy dátumot beilleszthet az e-mailben, és megnyithat egy legördülő ablakot az előre kitöltött lehetőségekkel, amelyek közül választhat az üzenet feltöltéséhez. Akár többször is beillesztheti ugyanazt az értéket, és kombinálhatja ezt a makrót másokkal.

Maradj velem a kézikönyv végéig, és meggyőzlek arról, hogy egy apró makróval annyi kézi munkát lehet elkerülni, amit el sem tudsz képzelni ;)

Mi az a makró?

Mielőtt elkezdenénk felfedezni a WHAT TO ENTER makró minden egyes funkcióját, szeretném kiemelni, hogy a következő formája van:

A könnyebbség és az olvashatóság érdekében WHAT TO ENTER vagy még rövidebben - WTE - fogom hívni. Amikor azonban a sablonokban használjátok, kérlek, tartsátok szem előtt ezt a helyesírást.

Hadd mutassam be gyorsan az alapokat:

• Mi az a Shared Email Templates? Azért hoztuk létre ezt az Outlook alkalmazást, hogy felhasználók milliói világszerte elkerülhessék az ismétlődő feladatok elvégzését, és néhány egérkattintással kezelhessék a rutinszerű e-mail levelezésüket. Ezzel a bővítménnyel létrehozhat egy sor sablont, hozzáadhat formázást, linkeket, megadhatja a csatolandó fájlokat és a kitöltendő mezőket stb. Sőt, ezek a sablonok, amelyeket futtathat atöbb gépen (PC-k, Macek és Windows táblagépek), és megoszthatja kollégáival.
• Mit jelent a makró a megosztott e-mail sablonok szempontjából? Ez egy speciális helyőrző, amely segíthet beilleszteni a címzett kereszt- és vezetéknevét az e-mail üzenetbe, fájlokat csatolni, képeket beilleszteni, e-mail címeket hozzáadni a CC/BCC mezőkhöz, feltölteni az e-mail tárgyát, ugyanazt a szöveget több helyen is beilleszteni az e-mailben, stb. Igen, stb., mivel ez a lista közel sem teljes :)

Ígéretesnek hangzik, nem igaz? Akkor kezdjük el :)

MIT BEÍRJON A makró - mit csinál és mikor használható

Hosszú történet röviden, a WHAT TO ENTER makró speciális helyőrzőket ad a sablonokhoz, hogy egyből kész e-mailt kapjon. Ezt a helyőrzőt bármilyen egyéni értékkel kitöltheti - szöveggel, számokkal, linkekkel, dátumokkal, stb. Alternatívaként hozzáadhatja a legördülő listát, és kiválaszthatja az egyik lehetőséget onnan.

Sőt, ha az üzenetben több helyet kell kitöltenie, a WHAT TO ENTER megkéri, hogy csak egyszer adja meg a beillesztendő szöveget, és automatikusan kitölti az összes helyet.

Most nézzük meg közelebbről az egyes makrók opcióit, és tanuljuk meg, hogyan kell azokat minden egyes esetben helyesen beállítani.

Releváns információk dinamikus hozzáadása az Outlook e-mailekhez

A legegyszerűbb megy először :) Képzeld el a következőt: emlékeztetőt küldesz a vásárlóidnak, hogy értesítsd őket a rendelésük állapotáról. Természetesen minden rendelésnek egyedi azonosítója van, így be kell illesztened egy sablont, majd megkeresni a szövegben a rendelésszám helyét, és kézzel beírni. Majdnem megfogtalak ;) Nem, erre nem lesz szükséged, mivel a WHAT TO ENTER megmutatja a beviteli mezőt, ahová beilleszted a megfelelő számot.amely azonnal beillesztésre kerül az e-mail szükséges helyére.

Lássuk, hogyan működik. Létrehoz egy új sablont, hozzáadja az értesítés szövegét, és beépíti a makrót:

Tipp. Ha meg akarod változtatni vagy el akarod távolítani a kitöltőmezőben lévő szöveget, nem kell újra hozzáadni a makrót, csak egy kicsit módosítani kell. Nézd, a fenti példámban a makró így néz ki: ~%WHHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title: "order number"}]

Ha eltávolítja az "enter order number here" szöveget (vagy kicseréli egy Önnek jobban tetsző szövegre), csak módosítsa a makró első paraméterét:

Megjegyzés: Fontos, hogy a pontosvessző balra maradjon, hogy ne rontsa a beviteli mező megjelenését.

Előre meghatározott értékek beillesztése az üzenetbe

Nézzük meg közelebbről a fenti emlékeztető sablont. Míg a rendelésszámok száma korlátlan, addig a rendelési státuszok száma csak néhány lehet. Mondjuk három lehetőség közül minden alkalommal egyet beírni nem túl időtakarékos, nem igaz? Itt jön a " Legördülő lista " véleményét a WHAT TO ENTER. Ön csak hozzáad egy makrót, beállítja az összes lehetséges értéket, és beilleszti a sablonját:

A Legördülő lista opció két paramétert kínál, amelyekre szeretném felhívni a figyelmet:

• A felhasználó szerkesztheti a kiválasztott elem(ek)et - jelölje be ezt a lehetőséget, és a legördülő listában szerkesztheti a kiválasztott értéket, mielőtt beillesztené az üzenetbe.
• A felhasználó több elemet is kiválaszthat - ha ezt a véleményt kiválasztotta, egyszerre több értéket is ellenőrizhet. Megadhatja az elválasztójelet, vagy mindent úgy hagyhat, ahogy van, és az elválasztójel egy vessző lenne.

Talán észrevetted, hogy a makró ablakában most két helyőrzőt kell kitölteni - a megrendelést és a státuszt. Mivel két WTE-t adtam hozzá, mindegyikhez van egy külön mező. Amint hozzáadom a harmadikat (igen, hozzá fogom), három hely lesz. Ezért nem fogsz unatkozni a több felugró ablakban minden egyes makróhoz, hanem kitöltöd az összes információt, és csak egyszer nyomod meg az OK-t, mielőtt megkapod a kész e-mailt.

Dátumok beszúrása az Outlook sablonokba

A WHAT TO ENTER makró nem csak szöveget és számokat, hanem dátumokat is képes kezelni. Megadhatja kézzel, kiválaszthatja a naptárból vagy megnyomhatja a Ma és az aktuális dátum automatikusan feltöltődik. Ez csak rajtad múlik.

Tehát, ha meg kell adnia valamilyen időzítést, a makró nagyszerű munkát végez.

Visszatérve az emlékeztetőnkhöz, javítsunk rajta még egy kicsit, és állítsunk be egy esedékességi dátumot a megrendeléshez.

Látod? Három mezőt kell beállítani, ahogy ígértük ;)

Ismétlődő értékek elhelyezése az üzenet különböző helyein

Azt gondolhatod, hogy annyi értéket kell megadnod, ahány WHAT TO ENTER van a sablonodban, még akkor is, ha ugyanazt a szöveget kell beillesztened különböző helyekre. Mivel a makró célja, hogy időt takarítson meg, nem fog extra gombnyomásokat kérni tőled :)

Nézzük meg a makró ablakát. Ha váltogatjuk az opciókat, látni fogjuk, hogy mindegy, hogy melyik van kiválasztva, egy elem nem változik. A " Ablak címe " mezőt, mivel ez a kulcsa annak, hogy ugyanazt az értéket egy menetben több helyre is beilleszthessük.

Nem számít, hogy melyik beillesztési lehetőséget választja - szöveg, legördülő vagy dátum -, ha az azonos Ablak címe , ugyanaz az érték lesz beillesztve. Tehát, létrehozhatja ezt a makrót egyszer, másolja az egész sablonra és élvezze :)

Beágyazott WHAT TO ENTER vagy több makró kombinálása

A WTE a Shared Email Templates szinte minden más makrójával együtt használható. Talán már észrevetted a beágyazott FILLSUBJECT és WHAT TO ENTER makrókat a példámban az előző részben. Látod, most állítottam be egy értéket a WTE-nek, ez az érték hozzá lett adva a FILLSUBJECT-ből származó szöveghez, és az eredmény a tárgysorba került.

Azonban nem minden makró egyesíthető a WHAT TO ENTER segítségével. Kapcsoljuk be a "merge-macros-like-a-pro" módot, és egyesítsünk néhány makrót, hogy lássuk, működnek-e és hogyan, és miért lehetnek hasznosak számodra ;)

Példák több makró együttes használatára

A makrók összevonása egy szép kísérlet, ami végül időmegtakarítással végződik. Ha megnézed a megosztott e-mail sablonok makrók listáját, azt gondolhatod: "Hű, mennyi makró, amit felfedezhetsz!". Spoiler alert - nem mindegyik vonható össze a WHAT TO ENTER-rel. Most megmutatom azokat az eseteket, amikor ez a fajta összevonás működik. A következő fejezetben meglátod azokat a makrókat, amelyek nem működnek így.

Általánosságban elmondható, hogy a WHAT TO ENTER-t összekapcsolhatja a FILL és ADD makrókkal. Így a WHAT TO ENTER-t kombinálhatja a FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC, FILLBCC/ADDBCC és a címzettek címének feltöltésével. Így a TO/CC/BCC mezőt a sablon beillesztésekor megadott e-mail címmel tölti fel.

Vagy vegyük az INSERT PICTURE FROM URL makrót. Ha emlékszel az egyik korábbi bemutatómra, ez a makró elkéri a kép url-jét, és ezt a képet illeszti be az üzenetbe. Tehát, ha nem vagy biztos benne, hogy melyik képet illeszd be, vagy minden egyes esetre szeretnél képet választani, akkor a linket helyettesítheted a WHAT TO ENTER-rel, és a sablon beillesztésekor hozzáadhatod a linket.

Tipp: Ha biztosan tudja, hogy milyen képek közül fog választani, akkor a WTE segítségével beágyazhatja a legördülő listát, és onnan kiválaszthatja a kívánt linket.

A makrók, amelyek WHAT TO ENTER nem egyesíthetők a

Mint már korábban is említettük, nem minden makró egyesíthető. Itt vannak azok a makrók, amelyeket nem fogsz tudni egyesíteni a WHAT TO ENTER programmal:

• CLEARBODY - mivel a sablon beillesztése előtt egyszerűen törli az e-mail testét, nincs mit megadni.
• MEGJEGYZÉS - egy kis belső megjegyzést ad a sablonhoz. A sablon beillesztésének pillanatában nincs mit kitölteni, ezért a WTE-nek itt nincs mit tennie.
• SUBJECT - ez a tárgy makró nem tölti ki az e-mail tárgy mezőjét, hanem onnan szerzi be a tárgy szövegét, és beilleszti az e-mail szövegébe. A WTE nem dolgozik.
• DÁTUM és IDŐ - ezek a makrók az aktuális dátumot és időt illesztik be, így itt semmi olyan nincs, amin a WHAT TO ENTER segíthet.
• TO, CC és BCC - ezek a kis makrók ellenőrzik az e-mailt a TO/CC/BCC mezőben, és beillesztik az üzenetbe.
• HELYSZÍN - ez a makrókészlet segít Önnek e-mailt küldeni egy találkozóról. Mivel az információkat a már megbeszélt találkozókból kapják, nincs olyan információ, amelyet hozzáadhat vagy megváltoztathat a sablon beillesztésekor.

Mire csatoljon makrót a Megosztott e-mail sablonok között

Szeretném, ha megismerkedne még egy makróval. Ez a "WHAT TO ENTER Junior", melynek neve WHAT TO ATTACH. Ha figyelemmel kíséri a blogunkat, tudja, hogy van egy sorozatunk a csatolásokról. Felfrissítheti tudását, és megnézheti a cikkeket arról, hogyan csatolhat fájlokat a OneDrive-ból, a SharePointból és az URL-ről. Ha az online tárhely nem az Ön számára, és jobban szereti, ha a fájljai helyben vannak a számítógépén.gép, MIVEL KAPCSOLTATNI jó megoldás lenne.

Amikor ezt a makrót beszúrja a sablonjába, a következő szintaxissal rendelkezik:

Mint azt már észrevehette, nincs mód a fájl helyének beállítására, hogy automatikusan csatolja azt. Amikor ezzel a makróval beilleszt egy sablont, akkor a " Válassza ki a csatolandó fájlt " ablak, amely arra kéri, hogy keresse meg a fájlt a számítógépén:

Következtetés - használj makrókat, kerüld az ismétlődő copy-paste-eket :)

Nagyon remélem, hogy Ön is annyira fogja élvezni a megosztott e-mail sablonok használatát a makrókkal együtt, mint én naponta :) Ha még nem próbálta ki a megosztott e-mail sablonokat, itt az ideje! Telepítse ezt a kiegészítőt a Microsoft Store-ból és próbálja ki. Higgye el, megéri ;)

Ha bármilyen kérdésed van, vagy esetleg ötleted támadt, hogyan lehetne javítani a makrónkat vagy a kiegészítőnket, kérlek szánj rá néhány percet, hogy megírd gondolataidat a hozzászólások között. Köszönjük, és természetesen maradj velünk!

Elérhető letöltések

Megosztott e-mail sablonok bemutató (.pdf fájl)