Овој напис ќе ве запознае со најимпресивното макро во Шаблони за споделени е-пошта – ШТО ДА ВНЕСЕТЕ. Може да залепи кој било текст, број или датум што го сакате во вашиот е-пошта и отворете паѓачко мени со претходно пополнетите опции од кои можете да изберете за да ја пополните вашата порака. Може дури и да ја залепите истата вредност неколку пати и да го комбинирате ова макро со други.

Останете со мене до крајот на овој прирачник и ќе ве убедам дека едно мало макро ќе помогне да се избегне толку многу рачна работа што не можете ни да ја замислите ;)

Што е макро?

Пред да започнеме со истражување на секоја карактеристика на макрото ШТО ДА ВНЕСЕ, би сакал да истакнам дека ја има следната форма:

За погодност и читливост, ќе го наречам ШТО ДА ВНЕСИ или уште пократко – WTE. Меѓутоа, кога го користите во вашите шаблони, ве молиме имајте го на ум овој правопис.

Сега дозволете ми брзо да ве проучам низ основите:

• Што се шаблони за споделени е-пошта? Ја создадовме оваа апликација Outlook за милиони корисници ширум светот да избегнат да вршат повторувачки задачи и да се справат со нивната рутинска кореспонденција преку е-пошта со неколку кликнувања на глувчето. Со овој додаток можете да креирате збир на шаблони, да додавате форматирање, врски, да ги наведете датотеките што треба да се прикачат и полињата што треба да се пополнат и така натаму. Покрај тоа, тие шаблони што можете да ги користите на неколку машини (компјутери, Mac и Windowsтаблети) и споделете со вашите колеги.
• Што значи макрото во однос на Шаблони за споделени е-пошта? Тоа е специјално место кое може да ви помогне да го вметнете името и презимето на примачот во е-порака, да прикачите датотеки, да залепите слики, да додавате адреси на е-пошта во полињата CC/BCC, да го пополните предметот на вашата е-пошта, да го вклучите истиот текст на неколку места од вашата е-пошта, итн. Да, итн., бидејќи оваа листа не е ни блиску до целосна :)

Звучи ветувачки, нели? Потоа, да започнеме :)

ШТО ДА ВНЕСЕМЕ макро – што прави и кога може да се користи

Накратко, макрото WHAT TO ENTER додава специјални заштитници на вашите шаблони за да добијте пополнета е-пошта на лет. Може да го пополните ова место со која било приспособена вредност – текст, броеви, врски, датуми итн. Алтернативно, можете да ја додадете паѓачката листа и да изберете една од опциите од таму.

Покрај тоа, кога има неколку места во вашата порака што треба да ја пополните, ШТО ДА ВНЕСЕТЕ ќе ве замоли да го одредите текстот за залепување само еднаш и автоматски да ги пополните сите тие места.

Сега да ја разгледаме поблиску опцијата на секое макро и да научиме да поставуваме правилно се поставува за секој случај.

Динамично додавајте релевантни информации на е-поштата на Outlook

Најлесно оди на прво место :) Замислете го ова: испраќате потсетник до вашите клиенти за да ги известат за статусот по нивен ред. Се разбира, секоја нарачка имауникатен ид, па ќе треба да залепите шаблон, а потоа да го побарате местото на бројот на нарачката во текстот и да го напишете рачно. Речиси ве разбрав ;) Не, нема да ви треба бидејќи ШТО ДА ВНЕСЕТЕ ќе ви го покаже полето за внесување каде што ќе го залепите точниот број што се вметнува на потребното место на вашата е-пошта веднаш.

Ајде да видиме како работи. Создавате нов образец, го додавате текстот на известувањето и го вклучувате макрото:

Совет. Ако сакате да го промените или отстраните текстот во полето за пополнување, нема потреба повторно да го додавате макрото, само малку изменете го. Видете, во мојот пример погоре, макрото изгледа вака: ~%WHAT_TO_ENTER[внесете го бројот на нарачката овде;{title:"број на нарачка"}]

Ако го отстраните „внесете го бројот на нарачката овде“ (или заменете го со текстот што како повеќе), само изменете го првиот параметар на макрото:

Забелешка. Важно е да ја оставите точка-запирката за да не се оштети изгледот на полето за внесување.

Залепете ги претходно дефинираните вредности во пораката

Да го погледнеме подетално шаблонот за потсетници погоре. Иако има неограничени броеви на нарачки, може да има само неколку статуси на нарачки. Впишувањето на еден од, да речеме, трите избори секој пат не е многу заштеда на време, нели? Овде доаѓа мислењето „ Опаѓачка листа “ за ШТО ДА ВНЕСЕ. Само додавате макро, ги поставувате сите можни вредности и го залепувате вашиот шаблон:

Опцијата Опаѓачка листа нуди два параметри на кои би сакал да го привлечам вашето внимание:

• Корисникот може да ги уредува избраните ставки – проверете ја оваа опција и ќе можете да ја уредите избраната вредност во паѓачката листа пред да ја залепите во вашата порака.
• Корисникот може да избере повеќе ставки одделени со – штом ќе се избере ова мислење, можете да проверите неколку вредности одеднаш. Може да го наведете разграничувачот или да оставите сè како што е, а разграничувачот ќе биде запирка.

Можеби сте забележале дека прозорецот на макрото сега има две места за пополнување - ред и статус. Како што додадов два WTE, има посебно поле за секој од нив. Откако ќе го додадам третото (да, ќе), ќе има три места. Оттука, нема да ви здодеат повеќе скокачки прозорци за секое макро, туку пополнете ги сите информации и притиснете ОК само еднаш пред да добиете е-пошта подготвена за испраќање.

Вметнете датуми во Шаблони на Outlook

Макрото WHAT TO ENTER може да ракува не само со текст и броеви, туку и со датуми. Може да го внесете рачно, да изберете од календарот или да притиснете Денес и тековниот датум ќе се пополни автоматски. Од вас зависи.

Значи, ако треба да одредите одредено време, макрото ќе ви заврши одлична работа.

Враќајќи се на нашиот потсетник, ајде малку да го подобримемалку повеќе и поставете датум на доспевање за нарачката.

Гледате? Три полиња за поставување, како што ветивме ;)

Ставете повторливи вредности на различни места на пораката

Можеби мислите дека ќе треба да внесете онолку вредности колку што има ШТО ДА ВНЕСЕ во вашата шаблон дури и ако треба да го залепите истиот текст на различни места. Бидејќи макрото е дизајнирано да ви заштеди време, нема да бара од вас да притискате дополнителни копчиња :)

Ајде да го погледнеме прозорецот на макрото. Ако ги префрлите опциите, ќе видите дека без разлика која од нив е избрана, една ставка не се менува. Мислам на полето „ Наслов на прозорецот “ бидејќи ова е клучот за залепување на истата вредност на различни места во движење.

Не без разлика која опција за залепување ќе ја изберете - текст, паѓачко мени или датум - ако имате идентичен Наслов на прозорецот , истата вредност ќе биде залепена. Така, можете да го креирате ова макро еднаш, да го копирате целиот шаблон и да уживате :)

Вгнездени ШТО ДА ВНЕСЕТЕ или како да комбинирате неколку макроа

WTE може да се користи заедно со речиси секое друго макро од Шаблони за споделени е-пошта. Можеби веќе сте ги забележале вгнездените макроа FILLSUBJECT и WHAT TO ENTER во мојот пример од претходниот дел. Видете, штотуку поставив вредност за WTE, оваа вредност беше додадена на текстот од FILLSUBJECT и резултатот отиде во темата.

Сепак, не сите макроа може да се спојат со WHAT TO ENTER. Ајде да го овозможиме режимот „спој-макроа-како-а-про“ и да придружиме неколку макроа за да видиме дали и како функционираат и зошто може да бидат корисни за вас ;)

Примери за користење на неколку макроа заедно

Спојувањето макроа е убав експеримент кој на крајот завршува со заштеда на време. Ако погледнете во списокот со макроа за шаблони за споделени е-пошта, можеби ќе помислите „Леле, толку многу макроа за истражување!“. Предупредување за спојлер - не може сите да се спојат со ШТО ДА ВНЕСЕ. Сега ќе ви ги покажам случаите кога функционира ваквото спојување. Во следното поглавје ќе ги видите макроата што нема да функционираат на овој начин.

Општо земено, може да се придружите на WHAT TO ENTER со сите макроа FILL и ADD. На овој начин, можете да комбинирате ШТО ДА ВНЕСЕТЕ со FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC и пополнете ги адресите на примачите. Оттука, вашето поле TO/CC/BCC ќе биде пополнето со е-поштата што ја внесувате кога залепувате шаблон.

Или, ајде да земеме макро INSERT PICTURE FROM URL. Ако се сеќавате на едно од моите претходни упатства, ова макро бара URL на сликата и ја залепува оваа слика во пораката. Значи, ако не сте сигурни која слика да залепите или сакате да изберете слика за секој конкретен случај, можете да ја замените врската со ШТО ДА ВНЕСЕТЕ и да ја додадете врската кога ставате шаблон.

Совет. Ако сигурно ги знаете сликите од кои ќе изберете, можете да ја вградите паѓачката листа користејќи WTE и да ја изберете врската што ви треба од таму.

Макроата со кои ШТО ДА ВНЕСЕ не може да се спојат

Како што разговаравме претходно, не може да се спојат сите макроа. Еве ги макроата на кои нема да можете да се придружите со ШТО ДА ВНЕСЕТЕ:

• CLEARBODY – бидејќи едноставно го брише телото на е-поштата пред да го залепи шаблонот, нема што да се определи за него.
• ЗАБЕЛЕШКА – додава мала внатрешна белешка за шаблонот. Нема ништо што треба да се пополни во моментот на залепување на шаблонот, оттука, WTE нема што да прави овде.
• ПРЕДМЕТ – ова макро за предмет не го пополнува полето за тема на е-поштата, туку го добива текстот на темата од таму и го става во телото на вашата е-пошта. Нема работа за WTE.
• DATE и TIME – тие макроа ги вметнуваат тековниот датум и време, така што нема ништо ШТО ДА ВНЕСЕТЕ може да ви помогнат овде.
• TO, CC и BCC – тие малите макроа ќе ја проверат е-поштата во TO/CC/BCC и ќе ја залепат во пораката.
• ЛОКАЦИЈА – овој сет на макроа ви помага да е-порачате за состанок. Бидејќи тие ги добиваат информациите од состаноците што веќе сте ги договориле, нема информации што може да се додадат или променат при залепување шаблон.

ШТО ДА СЕ ПРИКАЧИ макро во Шаблони за споделени е-пошта

Би сакал да се запознаете со уште едно макро. Тоа е „ШТО ДА ВЛЕЗЕ Џуниор“ наречено ШТО ДАПРИЛОЖЕТЕ. Ако внимавате на нашиот блог, знаете дека имаме серија упатства за прилозите. Може да го освежите вашето знаење и да ги проверите написите за тоа како да прикачите датотеки од OneDrive, SharePoint и URL. Во случај онлајн складирањето да не е за вас и претпочитате да ги имате датотеките локално на вашиот уред, ШТО ДА СЕ ПРИКАЖЕТЕ би било добро решение.

Кога ќе го вметнете ова макро во вашиот шаблон, тој ја има следнава синтакса:

Како што можеби забележавте, не постои начин да се постави локацијата на датотеката за да се прикачува автоматски. Кога ќе залепите шаблон со ова макро, ќе го видите прозорецот „ Изберете датотека за прикачување “ кој ве поттикнува да ја пребарувате датотеката на вашиот компјутер:

Заклучок – користете макроа, избегнувајте повторувачки copy-paste :)

Навистина се надевам дека ќе уживате во користењето на Шаблони за споделени е-пошта со сите негови макроа исто како и јас секојдневно :) Ако не сте пробале нашите шаблони за споделени е-пошта сè уште, крајно време е! Инсталирајте го овој додаток директно од продавницата на Microsoft и повелете. Верувај ми, вреди ;)

Во случај да имате какви било прашања да поставите или можеби сте дошле до идеја како да ги подобрите нашите макроа или додатоци, одвојте неколку минути за да заминете вашите размислувања во коментари. Ви благодариме и, се разбира, останете присутни!

Достапни преземања

Презентација на обрасци за споделени е-пошта (датотека .pdf)