Artikel ini akan memperkenalkan Anda pada makro yang paling mengesankan di Shared Email Templates - APA YANG HARUS DIMASUKKAN. Ini dapat menempelkan teks, angka, atau tanggal apa pun yang Anda inginkan di email Anda dan membuka dropdown dengan opsi prefilled yang dapat Anda pilih untuk mengisi pesan Anda. Anda bahkan dapat menempelkan nilai yang sama beberapa kali dan menggabungkan makro ini dengan yang lain.

Tetaplah bersama saya sampai akhir manual ini dan saya akan meyakinkan Anda bahwa satu makro kecil akan membantu menghindari begitu banyak pekerjaan manual yang bahkan tidak bisa Anda bayangkan ;)

Apa yang dimaksud dengan makro?

Sebelum kita mulai menjelajahi masing-masing dan setiap fitur makro WHAT TO ENTER, saya ingin menunjukkan bahwa makro ini memiliki bentuk berikut ini:

Untuk kenyamanan dan keterbacaan, saya akan menyebutnya WHAT TO ENTER atau lebih singkatnya - WTE. Namun, ketika Anda menggunakannya dalam templat Anda, harap ingat ejaan ini.

Sekarang, izinkan saya memandu Anda dengan cepat melalui dasar-dasarnya:

• Apa itu Template Email Bersama? Kami membuat aplikasi Outlook ini sehingga jutaan pengguna di seluruh dunia dapat menghindari melakukan tugas yang berulang-ulang dan menangani korespondensi email rutin mereka dengan beberapa klik mouse. Dengan add-in ini Anda dapat membuat satu set templat, menambahkan pemformatan, tautan, menentukan file yang akan dilampirkan dan bidang yang akan diisi, dan sebagainya.beberapa mesin (PC, Mac, dan tablet Windows) dan berbagi dengan kolega Anda.
• Apa arti makro dalam hal Template Email Bersama? Ini adalah placeholder khusus yang dapat membantu Anda memasukkan nama depan dan belakang penerima dalam pesan email, melampirkan file, menempelkan gambar sebaris, menambahkan alamat email ke bidang CC / BCC, mengisi subjek email Anda, menyertakan teks yang sama di beberapa tempat email Anda, dll. Ya, dll., karena daftar ini bahkan tidak mendekati lengkap :)

Kedengarannya menjanjikan, bukan? Kalau begitu, mari kita mulai :)

APA YANG HARUS MASUKKAN makro - apa yang dilakukannya dan kapan bisa digunakan

Singkat cerita, makro APA YANG HARUS MASUK menambahkan placeholder khusus ke template Anda sehingga Anda mendapatkan email yang lengkap dengan cepat. Anda dapat mengisi placeholder ini dengan nilai kustom apa pun - teks, angka, tautan, tanggal, dll. Atau, Anda dapat menambahkan daftar dropdown dan memilih salah satu opsi dari sana.

Selain itu, bila ada beberapa tempat dalam pesan Anda yang perlu Anda isi, WHAT TO ENTER akan meminta Anda untuk menentukan teks untuk ditempelkan hanya sekali dan mengisi semua tempat itu secara otomatis.

Sekarang mari kita lihat lebih dekat pada setiap opsi makro dan belajar untuk mengaturnya dengan benar untuk masing-masing dan setiap kasus.

Tambahkan info yang relevan ke email Outlook secara dinamis

Yang paling mudah adalah yang pertama :) Bayangkan ini: Anda mengirim pengingat kepada pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang status pesanan mereka. Tentu saja, setiap pesanan memiliki id yang unik sehingga Anda harus menempelkan templat, lalu mencari tempat nomor pesanan dalam teks dan mengetiknya secara manual. Hampir mendapatkan Anda ;) Tidak, Anda tidak memerlukannya karena APA YANG HARUS MASUK akan menunjukkan kotak input tempat Anda menempelkan nomor yang benaryang akan segera dimasukkan ke tempat yang diperlukan di email Anda.

Mari kita lihat bagaimana cara kerjanya. Anda membuat templat baru, menambahkan teks notifikasi dan menyertakan makro:

Tip. Jika Anda ingin mengubah atau menghapus teks di kolom isian, tidak perlu menambahkan kembali makro, cukup modifikasi sedikit saja. Lihat, pada contoh saya di atas makro terlihat seperti itu: ~%WHAT_TO_ENTER[masukkan nomor pesanan di sini;{title: "nomor pesanan"}]]

Jika Anda menghapus "masukkan nomor pesanan di sini" (atau menggantinya dengan teks yang lebih Anda sukai), cukup modifikasi parameter pertama makro:

Catatan. Penting untuk membiarkan titik koma di sebelah kiri agar tidak merusak penampilan kotak input.

Menempelkan nilai yang telah ditentukan ke dalam pesan

Mari kita lihat lebih dekat templat pengingat di atas. Meskipun ada nomor pesanan yang tidak terbatas, mungkin hanya ada beberapa status pesanan. Mengetik salah satu dari, katakanlah, tiga pilihan setiap kali tidak terlalu menghemat waktu, bukan? Inilah " Daftar tarik-turun "Anda tinggal menambahkan makro, mengatur semua nilai yang mungkin dan menempelkan templat Anda:

The Daftar Dropdown opsi menawarkan dua parameter yang ingin saya perhatikan:

• Pengguna dapat mengedit item yang dipilih - centang opsi ini dan Anda akan dapat mengedit nilai yang dipilih dalam daftar dropdown sebelum Anda menempelkannya ke dalam pesan Anda.
• Pengguna bisa memilih beberapa item yang dipisahkan oleh - setelah pendapat ini dipilih, Anda dapat memeriksa beberapa nilai sekaligus. Anda dapat menentukan pembatas atau membiarkan semuanya apa adanya dan pembatasnya adalah koma.

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa jendela makro sekarang memiliki dua placeholder untuk diisi - pesanan dan status. Karena saya telah menambahkan dua WTE, ada bidang khusus untuk masing-masing WTE. Setelah saya menambahkan yang ketiga (ya, saya akan menambahkannya), akan ada tiga tempat. Oleh karena itu, Anda tidak akan bosan dengan beberapa pop-up untuk setiap makro, tetapi isi semua info dan tekan OK sekali saja sebelum mendapatkan email yang siap dikirim.

Masukkan tanggal ke dalam templat Outlook

Makro WHAT TO ENTER tidak hanya bisa menangani teks dan angka, tetapi juga tanggal. Anda bisa memasukkannya secara manual, memilih dari kalender atau menekan tombol Hari ini dan tanggal saat ini akan terisi secara otomatis, terserah Anda.

Jadi, jika Anda perlu menentukan beberapa waktu, makro akan melakukan pekerjaan yang bagus untuk Anda.

Kembali ke pengingat kita, mari kita tingkatkan sedikit lagi dan tetapkan tanggal jatuh tempo untuk pesanan.

Lihat? Tiga bidang yang harus diatur, seperti yang dijanjikan;)

Menempatkan nilai-nilai yang berulang-ulang ke dalam tempat pesan yang berbeda

Anda mungkin berpikir bahwa Anda harus memasukkan nilai sebanyak yang ada APA YANG HARUS MASUK dalam templat Anda bahkan jika Anda perlu menempelkan teks yang sama di tempat yang berbeda. Karena makro dirancang untuk menghemat waktu Anda, makro tidak akan meminta Anda untuk menekan tombol tambahan :)

Mari kita lihat jendela makro. Jika Anda mengganti opsinya, Anda akan melihat bahwa tidak peduli yang mana yang dipilih, satu item tidak berubah. Saya mengacu pada " Judul jendela " karena ini adalah kunci untuk menempelkan nilai yang sama di tempat yang berbeda dalam sekali jalan.

Apa pun opsi penempelan yang Anda pilih - teks, dropdown atau tanggal - jika Anda memiliki Judul jendela Jadi, Anda dapat membuat makro ini satu kali, salin di seluruh template Anda dan nikmatilah :)

Nested WHAT TO ENTER atau cara menggabungkan beberapa makro

WTE dapat digunakan bersama dengan hampir setiap makro lainnya dari Shared Email Templates. Anda mungkin telah memperhatikan makro FILLSUBJECT dan WHAT TO ENTER yang bersarang dalam contoh saya dari bagian sebelumnya. Lihat, saya baru saja menetapkan nilai untuk WTE, nilai ini ditambahkan ke teks dari FILLSUBJECT dan hasilnya masuk ke baris subjek.

Namun, tidak semua makro dapat digabungkan dengan APA YANG HARUS MASUK. Mari kita aktifkan mode "merge-macros-like-a-pro" dan bergabung dengan beberapa makro untuk melihat apakah dan bagaimana mereka bekerja dan mengapa mereka mungkin berguna untuk Anda;)

Contoh penggunaan beberapa makro secara bersamaan

Menggabungkan makro adalah eksperimen yang bagus yang pada akhirnya berakhir dengan penghematan waktu. Jika Anda melihat daftar makro untuk Shared Email Templates, Anda mungkin berpikir "Wow, banyak sekali makro yang bisa dieksplorasi!". Peringatan spoiler - tidak semuanya bisa digabungkan dengan WHAT TO ENTER. Sekarang saya akan menunjukkan kepada Anda kasus-kasus ketika penggabungan semacam ini berhasil. Di bab berikutnya Anda akan melihat makro yang tidak akan bekerja dengan cara ini.

Berbicara secara umum, anda dapat menggabungkan WHAT TO ENTER dengan semua makro FILL dan ADD. Dengan cara ini, anda dapat menggabungkan WHAT TO ENTER dengan FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC, FILLBCC/ADDBCC, dan mengisi alamat penerima. Oleh karena itu, kolom TO/CC/BCC anda akan diisi dengan email yang anda masukkan saat menempelkan template.

Jika Anda ingat salah satu tutorial saya sebelumnya, makro ini meminta url gambar dan menempelkan gambar ini ke dalam pesan. Jadi, jika Anda tidak yakin gambar mana yang akan ditempelkan atau ingin memilih gambar untuk setiap kasus tertentu, Anda dapat mengganti tautan dengan APA YANG AKAN DIPASUKKAN dan menambahkan tautan saat menempelkan template.

Tip. Jika Anda tahu pasti gambar yang akan Anda pilih, Anda dapat menyematkan daftar tarik-turun menggunakan WTE dan memilih tautan yang Anda butuhkan dari sana.

Makro yang APA YANG HARUS MASUK tidak bisa digabungkan dengan

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, tidak semua makro dapat digabungkan. Berikut ini adalah makro yang tidak dapat Anda gabungkan dengan WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - karena hanya membersihkan badan email sebelum menempelkan template, tidak ada yang perlu ditentukan untuk itu.
• CATATAN - ini menambahkan catatan internal kecil untuk template. Tidak ada yang harus diisi pada saat menempelkan template, oleh karena itu, tidak ada yang bisa dilakukan WTE di sini.
• SUBJECT - makro subjek ini tidak mengisi bidang subjek email tetapi mendapatkan teks subjek dari sana dan menempelkannya ke badan email Anda. Tidak ada pekerjaan untuk WTE.
• TANGGAL dan WAKTU - makro-makro tersebut menyisipkan tanggal dan waktu saat ini, jadi tidak ada APA YANG HARUS MASUK yang dapat membantu Anda di sini.
• TO, CC dan BCC - makro kecil itu akan memeriksa email di TO/CC/BCC dan menempelkannya ke dalam pesan.
• LOKASI - kumpulan makro ini membantu Anda mengirim email tentang janji temu. Karena mereka mendapatkan info dari janji temu yang telah Anda atur, tidak ada info yang dapat ditambahkan atau diubah saat menempelkan templat.

APA YANG HARUS dilampirkan makro di Template Email Bersama

Saya ingin Anda berkenalan dengan satu makro lagi. Ini adalah "APA YANG HARUS MASUKKAN SMP" yang disebut APA YANG HARUS DILAMPIRKAN. Jika Anda terus memantau blog kami, Anda tahu kami memiliki serangkaian tutorial tentang lampiran. Anda dapat menyegarkan pengetahuan Anda dan memeriksa artikel tentang cara melampirkan file dari OneDrive, SharePoint, dan URL. Jika penyimpanan online tidak cocok untuk Anda dan Anda lebih suka menyimpan file Anda secara lokal di komputer Anda, Anda dapat menggunakan penyimpanan online.mesin, APA YANG HARUS DILENGKAPI akan menjadi solusi yang baik.

Apabila Anda menyisipkan makro ini dalam templat Anda, makro ini memiliki sintaksis berikut ini:

Seperti yang mungkin Anda perhatikan, tidak ada cara untuk mengatur lokasi file untuk melampirkannya secara otomatis. Ketika Anda menempelkan template dengan makro ini, Anda akan melihat " Pilih file untuk dilampirkan " yang meminta Anda untuk menelusuri file di PC Anda:

Kesimpulan - gunakan makro, hindari copy-paste yang berulang-ulang :)

Saya sangat berharap Anda akan menikmati menggunakan Template Email Bersama dengan semua makro seperti yang saya lakukan setiap hari :) Jika Anda belum mencoba Template Email Bersama kami, inilah saat yang tepat! Instal add-in ini langsung dari Microsoft Store dan cobalah. Percayalah, itu sepadan;)

Jika Anda memiliki pertanyaan untuk ditanyakan atau mungkin Anda memiliki ide tentang cara meningkatkan makro atau add-in kami, luangkan waktu beberapa menit untuk meninggalkan pemikiran Anda di Komentar. Terima kasih dan, tentu saja, nantikan terus!

Unduhan yang tersedia

Presentasi Template Email Bersama (file .pdf)