Тази статия ще ви запознае с най-впечатляващия макрос в Шаблони за споделени имейли - КАКВО ДА ВНЕСЕТЕ. Той може да вмъкне всеки текст, число или дата, които желаете в имейла си, и да отвори падащо меню с предварително попълнени опции, от които можете да избирате, за да попълните съобщението си. Можете дори да вмъкнете една и съща стойност няколко пъти и да комбинирате този макрос с други.

Останете с мен до края на това ръководство и ще ви убедя, че едно малко макро ще ви помогне да избегнете толкова много ръчна работа, че дори не можете да си представите ;)

Какво е макрос?

Преди да започнем да разглеждаме всяка функция на макроса WHAT TO ENTER, бих искал да отбележа, че той има следната форма:

За удобство и четивност ще го наричам WHAT TO ENTER или още по-кратко - WTE. Въпреки това, когато го използвате във вашите шаблони, моля, имайте предвид това изписване.

Сега ще ви разкажа набързо за основните неща:

• Какво е Шаблони за споделени имейли? Създадохме това приложение за Outlook, за да могат милиони потребители по света да избегнат повтарящи се задачи и да се справят с рутинната си имейл кореспонденция с няколко кликвания на мишката. С тази добавка можете да създадете набор от шаблони, да добавите форматиране, връзки, да посочите файловете, които да бъдат прикачени, и полетата, които да бъдат попълнени, и т.н. Освен това тези шаблони можете да стартирате наняколко машини (PC, Mac и таблети с Windows) и да ги споделяте с колегите си.
• Какво означава макросът по отношение на Шаблони за споделени имейли? Това е специален заместител, който може да ви помогне да вмъкнете името и фамилията на получателя в имейл съобщението, да прикачите файлове, да вмъкнете вградени изображения, да добавите имейл адреси в полетата CC/BCC, да попълните темата на имейла, да включите един и същ текст на няколко места в имейла и т.н. Да, и т.н., тъй като този списък дори не е близо до изчерпване :)

Звучи обещаващо, нали? Тогава нека започнем :)

КАКВО ДА ВЪВЕДЕТЕ макроса - какво прави и кога може да се използва

Накратко, макросът WHAT TO ENTER (Какво да въведем) добавя специални заместители към вашите шаблони, така че да получавате завършен имейл в движение. Можете да попълните този заместител с всяка потребителска стойност - текст, числа, връзки, дати и т.н. Алтернативно можете да добавите падащ списък и да изберете една от опциите от него.

Освен това, когато в съобщението ви има няколко места, които трябва да попълните, функцията WHAT TO ENTER ще ви помоли да посочите текста, който да поставите, само веднъж и ще попълни всички тези места автоматично.

Сега нека разгледаме по-подробно всяка опция на макроса и да се научим да я настройваме правилно за всеки отделен случай.

Динамично добавяне на подходяща информация към имейлите на Outlook

Най-лесното е първо :) Представете си следното: изпращате напомняне на клиентите си, за да ги уведомите за статуса на поръчката им. Разбира се, всяка поръчка има уникален идентификатор, така че ще трябва да поставите шаблона, след което да потърсите мястото на номера на поръчката в текста и да го въведете ръчно. Почти ви стигна ;) Не, това няма да ви е необходимо, тъй като КОЙ ДА ВЛЕЗЕ ще ви покаже полето за въвеждане, където да поставите правилния номеркойто веднага се вмъква на необходимото място в имейла ви.

Нека видим как работи. Създавате нов шаблон, добавяте текста на известието и включвате макроса:

Съвет: Ако искате да промените или премахнете текста в полето за попълване, не е необходимо да добавяте отново макроса, а само да го промените малко. Вижте, в примера ми по-горе макросът изглежда така: ~%WHAT_TO_ENTER[въведете номера на поръчката тук;{title: "номер на поръчката"}]

Ако премахнете "въведете номера на поръчката тук" (или го замените с текст, който ви харесва повече), просто променете първия параметър на макроса:

Бележка: Важно е точката с точка и запетая да бъде оставена, за да не се наруши външният вид на полето за въвеждане.

Вмъкване на предварително зададени стойности в съобщението

Нека разгледаме по-отблизо горния шаблон за напомняне. Въпреки че има неограничен брой номера на поръчки, може да има само няколко статуса на поръчките. Всеки път да въвеждате един от, да речем, три избора не е много спестяващо време, нали? Тук идва " Падащ списък " мнение за това какво да въведете. Просто добавяте макрос, задавате всички възможни стойности и поставяте шаблона си:

Сайтът Падащ списък опцията предлага два параметъра, на които бих искал да обърна внимание:

• Потребителят може да редактира избрания(ите) елемент(и) - отбележете тази опция и ще можете да редактирате избраната стойност в падащия списък, преди да я поставите в съобщението си.
• Потребителят може да избере няколко елемента, разделени с - След като изберете това мнение, можете да проверите няколко стойности едновременно. Можете да посочите разделител или да оставите всичко както е и разделителят ще бъде запетая.

Може би сте забелязали, че в прозореца на макроса вече има две места за попълване - поръчка и статус. Тъй като съм добавил два WTE, за всеки от тях има специално поле. След като добавя трети (да, ще го направя), местата ще бъдат три. Следователно няма да се отегчавате от многобройните изскачащи прозорци за всеки макрос, а ще попълните цялата информация и ще натиснете OK само веднъж, преди да получите готов за изпращане имейл.

Вмъкване на дати в шаблони на Outlook

Макросът WHAT TO ENTER може да обработва не само текст и числа, но и дати. Можете да ги въведете ръчно, да изберете от календара или да натиснете Днес и текущата дата ще се попълни автоматично. Това зависи от вас.

Така че, ако трябва да зададете някакво време, макросът ще ви свърши чудесна работа.

Връщайки се към нашето напомняне, нека да го подобрим още малко и да зададем срок за изпълнение на поръчката.

Виждате ли? Три полета за задаване, както беше обещано ;)

Поставяне на повтарящи се стойности на различни места в съобщението

Може би си мислите, че ще трябва да въведете толкова стойности, колкото са точките WHAT TO ENTER в шаблона, дори ако трябва да поставите един и същ текст на различни места. Тъй като макросът е създаден, за да пести времето ви, той няма да изисква от вас допълнителни натискания на бутони :)

Нека разгледаме прозореца на макроса. Ако превключите опциите, ще видите, че независимо коя от тях е избрана, един елемент не се променя. Имам предвид " Заглавие на прозореца ", тъй като това е ключът към вмъкването на една и съща стойност на различни места в един ход.

Без значение коя опция за вмъкване сте избрали - текст, падащо меню или дата - ако имате идентични Заглавие на прозореца Така че можете да създадете този макрос веднъж, да го копирате навсякъде във вашия шаблон и да се наслаждавате :)

Вложени макроси WHAT TO ENTER или как да комбинирате няколко макроса

WTE може да се използва заедно с почти всеки друг макрос от Shared Email Templates (Шаблони за електронна поща). Може би вече сте забелязали вложените макроси FILLSUBJECT и WHAT TO ENTER в примера ми от предишния раздел. Вижте, току-що зададох стойност за WTE, тази стойност беше добавена към текста от FILLSUBJECT и резултатът отиде в реда на темата.

Не всички макроси обаче могат да бъдат обединени с WHAT TO ENTER. Нека активираме режима "merge-macros-like-a-pro" и да обединим няколко макроса, за да видим дали и как работят и защо могат да ви бъдат полезни ;)

Примери за използване на няколко макроса заедно

Сливането на макроси е приятен експеримент, който в крайна сметка завършва със спестяване на време. Ако погледнете списъка с макроси за Шаблони за споделени имейли, може да си помислите: "Уау, толкова много макроси за изследване!". Спойлер - не всички от тях могат да бъдат слети с КОЙТО ДА ВЛЕЗЕ. Сега ще ви покажа случаите, когато този вид сливане работи. В следващата глава ще видите макросите, които няма да работят по този начин.

Най-общо казано, можете да комбинирате WHAT TO ENTER с всички макроси FILL и ADD. По този начин можете да комбинирате WHAT TO ENTER с FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC и да попълните адресите на получателите. Следователно полето TO/CC/BCC ще бъде попълнено с имейла, който въвеждате при вмъкване на шаблон.

Или нека вземем макроса INSERT PICTURE FROM URL. Ако си спомняте един от предишните ми уроци, този макрос пита за URL адреса на изображението и вмъква това изображение в съобщението. Така че, ако не сте сигурни кое изображение да вмъкнете или искате да изберете изображение за всеки конкретен случай, можете да замените връзката с WHAT TO ENTER и да добавите връзката при вмъкването на шаблона.

Съвет: Ако знаете със сигурност изображенията, от които ще избирате, можете да вградите падащия списък с помощта на WTE и да изберете необходимата връзка оттам.

Макросите, които не могат да бъдат обединени с WHAT TO ENTER

Както вече обсъдихме, не всички макроси могат да бъдат обединени. Ето кои макроси няма да можете да обедините с КОЙ ДА ВЛЕЗЕ:

• CLEARBODY - тъй като просто изчиства тялото на имейла, преди да вмъкнете шаблона, няма какво да задавате за него.
• ЗАБЕЛЕЖКА - добавя се малка вътрешна бележка за шаблона. Няма какво да се попълва в момента на поставяне на шаблона, следователно WTE няма какво да прави тук.
• SUBJECT - този макрос за тема не попълва полето за тема на имейла, а получава текста на темата оттам и го вмъква в тялото на имейла ви. Няма работа за WTE.
• ДАТА и ВРЕМЕ - тези макроси вмъкват текущата дата и час, така че тук няма нищо, с което да ви помогне WHAT TO ENTER.
• TO, CC и BCC - тези малки макроси ще проверят имейла в TO/CC/BCC и ще го вмъкнат в съобщението.
• МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ - този набор от макроси ви помага да изпращате имейли за дадена среща. Тъй като те получават информацията от вече уговорените срещи, няма информация, която може да бъде добавена или променена при вмъкване на шаблона.

Какво да прикачите макрос в Шаблони на споделени имейли

Бих искала да се запознаете с още един макрос. Той е "КАКВО ДА ВЪВЕДЕМ ДЖУНИЪР", наречен КАКВО ДА ПРИЛОЖИМ. Ако следите блога ни, знаете, че имаме поредица от уроци за приложенията. Можете да опресните знанията си и да разгледате статиите за това как да прикачвате файлове от OneDrive, SharePoint и URL. В случай че онлайн хранилището не е за вас и предпочитате да имате файловете си локално намашина, КАКВО ДА ПРИЛОЖИТЕ би било добро решение.

Когато вмъквате този макрос в шаблона си, той има следния синтаксис:

Както може би сте забелязали, няма начин да зададете местоположението на файла, за да го прикачите автоматично. Когато поставите шаблон с този макрос, ще видите символа " Изберете файл, който да прикачите ", който ви подканва да прегледате файла на вашия компютър:

Заключение - използвайте макроси, избягвайте повтарящите се копи-пейст :)

Наистина се надявам, че ще се наслаждавате на използването на Шаблони за споделени имейли с всичките им макроси толкова, колкото и аз ежедневно :) Ако все още не сте опитали нашите Шаблони за споделени имейли, крайно време е! Инсталирайте тази добавка директно от Microsoft Store и опитайте. Повярвайте ми, заслужава си ;)

В случай, че имате въпроси, които да зададете, или може би ви е хрумнала идея как да подобрим нашите макроси или добавки, моля, отделете няколко минути, за да оставите мислите си в коментарите. Благодарим ви и, разбира се, останете с нас!

Налични изтегляния

Презентация на Шаблони за споделени имейли (.pdf файл)