Tento článek vám představí nejpůsobivější makro ve sdílených e-mailových šablonách. - CO VSTUPOVAT. Může vložit libovolný text, číslo nebo datum, které chcete do e-mailu vložit, a otevřít rozevírací okno s předvyplněnými možnostmi, z nichž si můžete vybrat pro vyplnění zprávy. Můžete dokonce vložit stejnou hodnotu několikrát a kombinovat toto makro s jinými.

Zůstaňte se mnou až do konce tohoto návodu a já vás přesvědčím, že jedno malé makro vám pomůže vyhnout se tolika ručním pracím, že si to ani nedokážete představit ;)

Co je makro?

Než začneme zkoumat jednotlivé funkce makra WHAT TO ENTER, rád bych upozornil, že má následující podobu:

Pro větší pohodlí a čitelnost mu budu říkat WHAT TO ENTER nebo ještě kratší - WTE. Až ho však budete používat ve svých šablonách, mějte prosím na paměti tento pravopis.

Nyní vás rychle seznámím se základními informacemi:

• Co jsou sdílené e-mailové šablony? Tuto aplikaci aplikace Outlook jsme vytvořili proto, aby se miliony uživatelů po celém světě mohly vyhnout opakovaným úkonům a vyřídit svou běžnou e-mailovou korespondenci několika kliknutími myší. Pomocí tohoto doplňku můžete vytvořit sadu šablon, přidat formátování, odkazy, určit soubory, které mají být připojeny, a pole, která mají být vyplněna, atd. Navíc tyto šablony můžete spustit na.několika počítačů (PC, Mac a tabletů se systémem Windows) a sdílet je s kolegy.
• Co znamená makro z hlediska šablon sdílených e-mailů? Jedná se o speciální zástupný symbol, který vám může pomoci vložit jméno a příjmení příjemce do e-mailové zprávy, přiložit soubory, vložit inline obrázky, přidat e-mailové adresy do polí CC/BCC, vyplnit předmět e-mailu, uvést stejný text na několika místech e-mailu atd. Ano, atd., protože tento výčet není ani zdaleka úplný :)

Zní to slibně, že? Tak začněme :)

CO VLOŽIT makro - k čemu slouží a kdy ho lze použít

Zkrátka a dobře, makro CO VLOŽIT přidá do šablon speciální zástupné symboly, takže se vám vyplněný e-mail zobrazí za běhu. Tento zástupný symbol můžete vyplnit libovolnou vlastní hodnotou - textem, čísly, odkazy, daty atd. Případně můžete přidat rozevírací seznam a vybrat z něj jednu z možností.

Pokud navíc potřebujete ve zprávě vyplnit několik míst, funkce CO VLOŽIT vás požádá o zadání textu, který chcete vložit, pouze jednou a všechna tato místa se vyplní automaticky.

Podívejme se nyní blíže na jednotlivé možnosti makra a naučme se je správně nastavit pro každý případ.

Dynamické přidávání relevantních informací do e-mailů aplikace Outlook

To nejjednodušší jde jako první :) Představte si následující: posíláte svým zákazníkům upomínku, abyste je informovali o stavu jejich objednávky. Každá objednávka má samozřejmě jedinečné ID, takže budete muset vložit šablonu, pak v textu hledat místo čísla objednávky a ručně ho zadat. Skoro jsem vás dostal ;) Ne, to nebudete potřebovat, protože WHAT TO ENTER vám ukáže vstupní pole, kam vložíte správné číslo.který se ihned vloží na potřebné místo v e-mailu.

Podívejme se, jak to funguje. Vytvoříte novou šablonu, přidáte text oznámení a vložíte makro:

Tip: Pokud chcete změnit nebo odstranit text ve vyplňovacím poli, nemusíte makro přidávat znovu, stačí ho jen trochu upravit. V mém příkladu výše vypadá makro takto: ~%WHAT_TO_ENTER[zde zadejte číslo objednávky;{title: "číslo objednávky"}]

Pokud odstraníte text "zde zadejte číslo objednávky" (nebo jej nahradíte textem, který se vám líbí více), stačí upravit první parametr makra:

Poznámka: Je důležité ponechat středník, aby nedošlo k poškození vzhledu vstupního pole.

Vkládání předdefinovaných hodnot do zprávy

Podívejme se blíže na výše uvedenou šablonu upomínky. Zatímco čísel objednávek je neomezeně, stavů objednávek může být jen několik. Zadávat pokaždé jednu z řekněme tří možností není příliš časově úsporné, že? Zde přichází na řadu " Rozbalovací seznam " názor CO VLOŽIT. Stačí přidat makro, nastavit všechny možné hodnoty a vložit šablonu:

Na stránkách Rozbalovací seznam možnost nabízí dva parametry, na které bych vás rád upozornil:

• Uživatel může upravovat vybrané položky - zaškrtněte tuto možnost a budete moci upravit vybranou hodnotu v rozevíracím seznamu předtím, než ji vložíte do zprávy.
• Uživatel může vybrat více položek oddělených - jakmile je toto stanovisko vybráno, můžete kontrolovat několik hodnot najednou. Můžete určit oddělovač nebo nechat vše tak, jak je, a oddělovačem by byla čárka.

Možná jste si všimli, že v okně makra jsou nyní dvě místa k vyplnění - objednávka a stav. Protože jsem přidal dvě WTE, je pro každé z nich speciální pole. Až přidám třetí (ano, přidám), budou tam místa tři. Proto se nebudete nudit několika vyskakovacími okny pro každé makro, ale vyplníte všechny informace a stisknete OK jen jednou, než vám přijde e-mail připravený k odeslání.

Vkládání dat do šablon aplikace Outlook

Makro CO VLOŽIT zvládne nejen text a čísla, ale také data. Můžete je zadat ručně, vybrat z kalendáře nebo stisknout tlačítko . Dnes a aktuální datum se vyplní automaticky. Záleží na vás.

Pokud tedy potřebujete zadat nějaké časování, makro odvede skvělou práci.

Vraťme se k naší upomínce, ještě ji trochu vylepšíme a nastavíme datum splatnosti objednávky.

Vidíte? Tři pole k nastavení, jak bylo slíbeno ;)

Vkládání opakujících se hodnot na různá místa zprávy

Možná si myslíte, že budete muset zadat tolik hodnot, kolik je v šabloně položek CO VLOŽIT, i když potřebujete vložit stejný text na různá místa. Protože je makro navrženo tak, aby šetřilo váš čas, nebude po vás chtít žádné další stisknutí tlačítka :).

Podívejme se na okno makra. Pokud přepínáte možnosti, zjistíte, že bez ohledu na to, která z nich je vybrána, jedna položka se nemění. Mám na mysli položku " Název okna ", protože to je klíčem k vkládání stejné hodnoty na různá místa.

Nezáleží na tom, jakou možnost vložení zvolíte - text, rozevírací seznam nebo datum - pokud máte shodné. Název okna , bude vložena stejná hodnota. Toto makro tedy můžete vytvořit jednou, zkopírovat ho po celé šabloně a užívat si :).

Vnořená makra WHAT TO ENTER aneb jak kombinovat několik maker

WTE lze použít společně s téměř každým dalším makrem ze sdílených šablon e-mailů. Možná jste si již všimli vnořených maker FILLSUBJECT a WHAT TO ENTER v mém příkladu z předchozí části. Vidíte, právě jsem nastavil hodnotu WTE, tato hodnota byla přidána k textu z FILLSUBJECT a výsledek přešel do řádku předmětu.

Ne všechna makra však lze sloučit pomocí funkce WHAT TO ENTER. Zapneme režim "merge-macros-like-a-pro" a spojíme několik maker, abychom zjistili, zda a jak fungují a proč mohou být pro vás užitečná ;)

Příklady použití několika maker dohromady

Slučování maker je pěkný experiment, který nakonec skončí úsporou času. Pokud se podíváte na seznam maker pro sdílené šablony e-mailů, možná si řeknete: "Páni, tolik maker k prozkoumání!". Pozor, spoiler - ne všechna lze sloučit pomocí funkce CO VLOŽIT. Nyní vám ukážu případy, kdy tento způsob slučování funguje. V další kapitole uvidíte makra, která takto fungovat nebudou.

Obecně řečeno, můžete spojit pole CO VLOŽIT se všemi makry FILL a ADD. Tímto způsobem můžete spojit pole CO VLOŽIT s makry FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC a vyplnit adresy příjemců. Proto se pole TO/CC/BCC vyplní e-mailem, který zadáte při vkládání šablony.

Nebo si vezměme makro INSERT PICTURE FROM URL. Pokud si vzpomínáte na jeden z mých předchozích návodů, toto makro si vyžádá url adresu obrázku a tento obrázek vloží do zprávy. Pokud si tedy nejste jisti, který obrázek vložit, nebo chcete vybrat obrázek pro každý konkrétní případ, můžete odkaz nahradit odkazem WHAT TO ENTER a tento odkaz přidat při vkládání šablony.

Tip: Pokud s jistotou víte, z jakých obrázků budete vybírat, můžete pomocí WTE vložit rozevírací seznam a vybrat z něj požadovaný odkaz.

Makra, která nelze sloučit s makry WHAT TO ENTER.

Jak jsme již uvedli dříve, ne všechna makra lze sloučit. Zde jsou makra, která nebudete moci sloučit pomocí funkce WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - protože před vložením šablony jednoduše vymaže tělo e-mailu, není třeba pro něj nic zadávat.
• POZNÁMKA - přidává malou interní poznámku k šabloně. V okamžiku vložení šablony není co vyplňovat, tudíž zde WTE nemá co dělat.
• SUBJECT - toto makro předmětu nevyplní pole předmětu e-mailu, ale převezme z něj text předmětu a vloží jej do těla e-mailu. Pro WTE nepracuje.
• DATUM a ČAS - tato makra vkládají aktuální datum a čas, takže vám zde nepomůže nic, co by se dalo zadat.
• TO, CC a BCC - tato malá makra zkontrolují e-mail v TO/CC/BCC a vloží jej do zprávy.
• MÍSTO - tato sada maker vám pomůže odeslat e-mail o schůzce. Vzhledem k tomu, že získávají informace z již sjednaných schůzek, nelze při vkládání šablony žádné informace přidávat ani měnit.

Makro CO PŘIPOJIT ve sdílených e-mailových šablonách

Rád bych vás seznámil ještě s jedním makrem. Je to "CO PŘIPOJIT JUNIOR" s názvem CO PŘIPOJIT. Pokud sledujete náš blog, víte, že máme sérii návodů o přílohách. Můžete si osvěžit své znalosti a podívat se na články o tom, jak připojit soubory z OneDrive, SharePointu a URL. V případě, že vám online úložiště nevyhovuje a raději máte soubory lokálně na svémstroj, CO PŘIPOJIT by bylo dobrým řešením.

Když toto makro vložíte do šablony, má následující syntaxi:

Jak jste si možná všimli, neexistuje žádný způsob, jak nastavit umístění souboru, aby se automaticky připojil. Když vložíte šablonu s tímto makrem, zobrazí se " Vyberte soubor, který chcete připojit ", kde vás vyzve k vyhledání souboru v počítači:

Závěr - používejte makra, vyhněte se opakovaným copy-pastům :)

Pevně doufám, že se vám používání Šablon sdílených e-mailů se všemi jejich makry bude líbit stejně jako mně každý den :) Pokud jste naše Šablony sdílených e-mailů ještě nevyzkoušeli, je nejvyšší čas! Nainstalujte si tento doplněk přímo z Microsoft Store a vyzkoušejte ho. Věřte mi, stojí to za to ;)

V případě, že máte nějaké dotazy nebo vás třeba napadlo, jak naše makra nebo doplněk vylepšit, věnujte nám prosím pár minut a zanechte své názory v komentářích. Děkujeme a samozřejmě zůstaňte s námi!

Dostupné soubory ke stažení

Prezentace Šablony sdílených e-mailů (.pdf soubor)