OutlookテンプレートでWHAT TO ENTERマクロを使用する

  • これを共有
Michael Brown

この記事では、共有メールテンプレートの中で最も印象的なマクロを紹介します。 - 何を応募するのか また、同じ値を何度も貼り付けたり、他のマクロと組み合わせたりすることも可能です。

このマニュアルの最後までお付き合いいただければ、たった一つの小さなマクロが、想像もつかないほど多くの手作業を回避するのに役立つことを納得していただけると思います ;)

    マクロとは何ですか?

    WHAT TO ENTERマクロの機能を一つ一つ調べていく前に、以下のような形になっていることを指摘しておきたいと思います。

    ~%what_to_enter[ オプション ]

    ここでは便宜上、WHAT TO ENTER、あるいはさらに短くWTEと呼ぶことにします。 ただし、テンプレートで使用する場合は、このスペルに留意してください。

    では、さっそく基本的なことを説明しましょう。

    • 共有メールテンプレートとは? 世界中の何百万人ものユーザーが、繰り返しの作業を避け、数回のマウスクリックで日常のメール対応を行えるように、このOutlookアプリを作成しました。 このアドインを使って、テンプレートのセットを作成し、フォーマット、リンクを追加し、添付するファイルや入力するフィールドを指定できます。 さらに、これらのテンプレートは、以下の場所で実行できます。複数のマシン(PC、Mac、Windowsタブレット)で使用し、同僚と共有することができます。
    • 共有メールテンプレートにおけるマクロの意味とは? メールメッセージに受信者の姓名を挿入する、ファイルを添付する、インライン画像を貼り付ける、メールアドレスをCC/BCCフィールドに追加する、メールの件名を入力する、メールの複数の場所に同じテキストを含める、などなど。 はい、など、このリストは完全ではありませんから :)。

    期待できそうですね、では始めましょう :)

    WHAT TO ENTERマクロ-何をするのか、どんな時に使えるのか

    簡単に説明すると、WHAT TO ENTERマクロは、テンプレートに特別なプレースホルダーを追加して、すぐに完成したメールを受け取れるようにします。 このプレースホルダーには、テキスト、数字、リンク、日付など、任意のカスタム値を入力できます。また、ドロップダウンリストを追加して、そこからオプションを選択することも可能です。

    さらに、メッセージの中に必要な箇所が複数ある場合、WHAT TO ENTERは貼り付けるテキストを一度指定するだけで、それらの箇所すべてに自動的に入力されるようになっています。

    それでは、各マクロのオプションを詳しく見て、それぞれのケースに応じた正しい設定を学びましょう。

    Outlookのメールに関連情報を動的に追加

    一番簡単な方法です :) 想像してみてください:顧客に注文状況を知らせるリマインダーを送ります。 もちろん、各注文には固有のIDがあるので、テンプレートを貼り付けて、テキスト内の注文番号の場所を探して手入力する必要があります。 ほぼ成功です ;) いいえ、その必要はありません。WHAT TO ENTERが入力ボックスを表示して、正しい番号を貼り付けることができるのです。をクリックすると、メールの必要な場所にすぐに挿入されます。

    新しいテンプレートを作成し、通知のテキストを追加し、マクロを含めると、どのように動作するかを見てみましょう。

    ヒント:記入欄のテキストを変更または削除したい場合、マクロを再追加する必要はなく、少し修正するだけです。 上記の例では、マクロは次のようになっています: ~%WHAT_TO_ENTER[Enter order number here;{title: "order number"}].

    もし、「ここに注文番号を入力してください」を削除する(または、より好みのテキストに置き換える)場合は、マクロの最初のパラメータを修正するだけです。

    ~%WHAT_TO_ENTER[;{title: "order number"}].

    注:入力ボックスの外観を損なわないために、セミコロンを残すことが重要です。

    メッセージに定義された値を貼り付ける

    上のリマインダーテンプレートを詳しく見てみましょう。 注文数は無制限ですが、注文のステータスは数種類しかありません。 例えば3つの選択肢のうち1つを毎回入力するのは、あまり時間短縮になりませんよね? ここで、""マークを付けます。 ドロップダウン・リスト 「マクロを追加し、設定可能な値をすべて設定し、テンプレートを貼り付けるだけです。

    ~%WHAT_TO_ENTER["Finalized"; "Waiting for the payment"; "Payment checking";{title: "Status"}].

    があります。 ドロップダウン・リスト オプションには、私が注目したい2つのパラメータがあります。

    • 選択した項目を編集することができます。 - このオプションをチェックすると、メッセージに貼り付ける前に、ドロップダウンリストで選択した値を編集することができます。
    • で区切られた複数の項目を選択することができます。 - この意見を選択すると、複数の値を一度にチェックすることができます。 デリミタを指定することもできますし、すべてをそのままにしてデリミタをカンマにすることも可能です。

    マクロのウィンドウには、注文とステータスの2つのプレースホルダーがあることにお気づきでしょうか。 WTEを2つ追加したので、それぞれに特別なフィールドがあります。 3つ目を追加したら(そうします)、3つのスポットがあります。 したがって、マクロごとに複数のポップアップで飽きることなく、すべての情報を入力してOKボタンを一度だけ押すと、すぐに送信できる電子メールが届きます。

    Outlookのテンプレートに日付を挿入する

    WHAT TO ENTERマクロは、文字や数字だけでなく、日付も扱うことができます。 手入力するか、カレンダーから選択するか、あるいは、ヒット 今日 と入力すると、現在の日付が自動的に入力されます。 それは、あなた次第です。

    そのため、何らかのタイミングを指定する必要がある場合、マクロが素晴らしい働きをしてくれるでしょう。

    リマインダーの話に戻りますが、もう少し改良して、注文の期限を設定してみましょう。

    ~%WHAT_TO_ENTER[{date,title: "Due date"}]のようになります。

    ほら、約束通り、3つのフィールドを設定しました。)

    メッセージのさまざまな場所に反復的な価値を置く

    同じテキストを別の場所に貼り付ける必要がある場合でも、テンプレート内のWHAT TO ENTERの数だけ値を入力する必要があると思うかもしれません。 マクロはあなたの時間を節約するように設計されているので、余計なボタン操作を要求することはありません :)。

    マクロのウィンドウを見てみましょう。 オプションを切り替えてみると、どれを選択しても変わらない項目があることがわかります。 それは、""マーク""です。 ウィンドウのタイトル 「このフィールドは、同じ値を異なる場所に貼り付けるための鍵になります。

    テキスト、ドロップダウン、日付のどの貼り付けオプションを選んでも、同じものがある場合は ウィンドウのタイトル このマクロを一度作成すれば、あとは自分のテンプレートにコピーするだけです。)

    ネストされたWHAT TO ENTER、または複数のマクロを結合する方法

    WTEは、Shared Email Templatesの他のほとんどのマクロと一緒に使うことができます。 前のセクションの例で、FILLSUBJECTとWHAT TO ENTERマクロがネストされていることにすでにお気づきかもしれません。 WTEに値を設定し、この値をFILLSUBJECTからのテキストに追加して、結果を件名に送信しているところです。

    ~FILLSUBJECT[注文に関する注意事項 ~%WHAT_TO_ENTER[ここに注文番号を入力してください。

    しかし、すべてのマクロをWHAT TO ENTERで結合できるわけではありません。 merge-macros-like-a-pro" モードを有効にして、いくつかのマクロを結合し、それらがどのように機能するか、なぜそれがあなたにとって有用であるかを見てみましょう ;)

    複数のマクロを併用する例

    マクロのマージは、最終的には時間の節約につながる良い試みです。 共有メールテンプレートのマクロのリストを見て、「うわ、こんなにたくさんのマクロがあるんだ!」と思うかもしれません。 ネタバレですが、すべてのマクロがWHAT TO ENTERでマージできるわけではありません。 ここでは、この種のマージがうまくいく場合を紹介します。 次の章では、この方法でうまくいかないマクロを紹介します。

    一般的に言えば、WHAT TO ENTERとすべてのFILLマクロやADDマクロを結合することができます。 この方法で、WHAT TO ENTERとFILLTO/ADDTO、FILLCC/ADDCC、FILLBCC/ADDBCCを結合して受信者のアドレスを入力できます。 したがって、テンプレートを貼り付けるときに入力した電子メールでTO/CC/BCCフィールドは満たされることになります。

    あるいは、INSERT PICTURE FROM URLマクロを例にとると、このマクロは画像のURLを尋ねて、その画像をメッセージに貼り付けるものです。 ですから、どの画像を貼り付けるかわからない場合や、特定のケースごとに画像を選びたい場合は、WHAT TO ENTERにリンクを置き換えて、テンプレートを貼り付けるときにリンクを追加するとよいでしょう。

    ヒント:選択する画像が確実に分かっている場合は、WTEを使用してドロップダウンリストを埋め込み、そこから必要なリンクを選択することができます。

    WHAT TO ENTERがマージできないマクロは

    以前にも説明しましたが、すべてのマクロが結合できるわけではありません。 ここでは、WHAT TO ENTERで結合できないマクロを紹介します。

    • CLEARBODY - テンプレートを貼り付ける前にメールの本文をクリアするだけなので、何も指定する必要はありません。
    • NOTE - テンプレートに小さな内部メモを追加します。 テンプレート貼り付けの瞬間には何も記入されないので、WTEがここで行うことは何もありません。
    • SUBJECT - この件名マクロは、メールの件名フィールドに入力するのではなく、そこから件名テキストを取得し、メール本文に貼り付けます。 WTEのための仕事はありません。
    • DATEとTIME - これらのマクロは現在の日付と時刻を挿入するので、WHAT TO ENTERがここで役立つことは何もありません。
    • TO、CC、BCC - これらの小さなマクロは、TO/CC/BCCのメールをチェックし、メッセージに貼り付けます。
    • LOCATION - このマクロのセットは、予定についてメールを送るのに役立ちます。 彼らはあなたがすでに手配した予定から情報を取得するので、テンプレートを貼り付けるときに追加または変更することができる情報は存在しません。

    共有メールテンプレートの「WHAT TO ATTACH」マクロ

    もうひとつ、「WHAT TO ATTACH」と呼ばれるマクロをご紹介します。 ブログをご覧の方は、添付ファイルに関するチュートリアルをご覧になっていると思います。 OneDrive、SharePoint、URLからファイルを添付する方法についての記事で、知識を新たにすることができます。 オンラインストレージが合わない場合、ファイルをローカルに置いておきたい場合は、以下の記事をご覧ください。の機械、WHAT TO ATTACHが良い解決策になると思います。

    このマクロをテンプレートに挿入する場合、以下のような構文になります。

    ~%what_to_attach

    お気づきのように、ファイルの場所を設定して自動的に添付する方法はありません。 このマクロでテンプレートを貼り付けると、" 添付するファイルを選択する 「というウィンドウが表示され、PC上のファイルを参照するよう促されます。

    結論 - マクロを使用し、コピーペーストの繰り返しを避ける :)

    私は本当にあなたがそのすべてのマクロと共有メールテンプレートを使用して楽しむことを望む毎日:) あなたはまだ私たちの共有メールテンプレートを試していない場合は、それは高い時間です!右からこのアドインをインストールし、それを試してみてください。 私を信じて、それは価値がある;)です。

    ご質問や、マクロやアドインの改善点などございましたら、コメント欄へお寄せください。 ありがとうございます。

    ダウンロード可能なもの

    共有メールテンプレートのプレゼンテーション(.pdfファイル)

    Michael Brown は、ソフトウェア ツールを使用して複雑なプロセスを簡素化することに情熱を注ぐ熱心なテクノロジー愛好家です。テクノロジー業界で 10 年以上の経験があり、Microsoft Excel と Outlook、さらに Google Sheets と Docs のスキルを磨いてきました。 Michael のブログは、彼の知識と専門知識を他の人と共有することに特化しており、生産性と効率を向上させるためのわかりやすいヒントとチュートリアルを提供しています。経験豊富なプロフェッショナルであろうと初心者であろうと、Michael のブログでは、これらの重要なソフトウェア ツールを最大限に活用するための貴重な洞察と実践的なアドバイスを提供しています。