Ky artikull do t'ju prezantojë me makronë më mbresëlënëse në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike – ÇFARË TË SHQYRONI. Mund të ngjitë çdo tekst, numër ose datë që dëshironi në tuaj email dhe hapni një listë me opsionet e parambushura nga të cilat mund të zgjidhni për të plotësuar mesazhin tuaj. Ju madje mund të ngjisni të njëjtën vlerë disa herë dhe ta kombinoni këtë makro me të tjera.

Qëndroni me mua deri në fund të këtij manuali dhe unë do t'ju bind se një makro e vogël do t'ju ndihmojë të shmangni kaq shumë punë manuale që as nuk mund ta imagjinoni ;)

Çfarë është një makro?

Para se të fillojmë të eksplorojmë çdo veçori të makro WHAT TO ENTER, do të doja të theksoja se ajo ka formën e mëposhtme:

Për lehtësinë dhe lexueshmërinë, unë do ta quaj atë ÇFARË TË SHQYROJ ose edhe më të shkurtër – WTE. Megjithatë, kur e përdorni në shabllonet tuaja, ju lutemi mbani parasysh këtë drejtshkrim.

Tani më lejoni t'ju tregoj shpejt në bazat:

• Çfarë janë shabllonet e përbashkëta të postës elektronike? Ne krijuam këtë aplikacion Outlook në mënyrë që miliona përdorues në mbarë botën të shmangin kryerjen e detyrave të përsëritura dhe të trajtojnë korrespondencën e tyre rutinë me email me disa klikime të miut. Me këtë shtesë mund të krijoni një sërë shabllonesh, të shtoni formatim, lidhje, të specifikoni skedarët që do të bashkëngjiten dhe fushat që do të plotësohen e kështu me radhë. Për më tepër, ato shabllone që mund t'i ekzekutoni në disa makina (PC, Mac dhe Windowstableta) dhe ndajeni me kolegët tuaj.
• Çfarë do të thotë makro për sa i përket shablloneve të përbashkëta të postës elektronike? Është një vendmbajtës i veçantë që mund t'ju ndihmojë të futni emrin dhe mbiemrin e marrësit në një mesazh emaili, të bashkëngjitni skedarë, të ngjitni imazhe në linjë, të shtoni adresat e emailit në fushat CC/BCC, të plotësoni temën e emailit tuaj, të përfshini të njëjtin tekst në disa vende e emailit tuaj, etj. Po, etj., pasi kjo listë nuk është as afër për t'u plotësuar :)

Tingëllon premtuese, apo jo? Pastaj le të fillojmë :)

ÇFARË TË SHQYROJMË makro – çfarë bën dhe kur mund të përdoret

Përmbledhje, makro WHAT TO ENTER shton mbajtëse të veçanta vendesh në shabllonet tuaja në mënyrë që ju merrni një email të plotësuar menjëherë. Ju mund ta plotësoni këtë vendmbajtës me çdo vlerë të personalizuar – tekst, numra, lidhje, data, etj. Përndryshe, mund të shtoni listën rënëse dhe të zgjidhni një nga opsionet prej andej.

Për më tepër, kur ka disa vende në mesazhin tuaj që duhet të plotësoni, ÇFARË TË SHQYRONI do t'ju kërkojë të specifikoni tekstin për t'u ngjitur vetëm një herë dhe të plotësoni të gjitha ato vende automatikisht.

Tani le të shohim më nga afër opsionin e çdo makro dhe të mësojmë të vendosim është e saktë për secilin rast.

Shto informacione përkatëse në email-et e Outlook në mënyrë dinamike

Më e lehtë është e para :) Imagjinoni këtë: ju dërgoni një kujtesë klientëve tuaj për t'i njoftuar ata për statusin të rendit të tyre. Sigurisht, çdo porosi kanjë ID unike, kështu që do t'ju duhet të ngjisni një shabllon, më pas kërkoni vendin e numrit të porosisë në tekst dhe shkruani atë me dorë. Pothuajse e kuptova ;) Jo, nuk do t'ju duhet, pasi WHAT TO ENTER do t'ju tregojë kutinë e hyrjes ku ngjisni numrin e saktë që futet në vendin e nevojshëm të emailit tuaj menjëherë.

Le të shohim si punon. Ju krijoni një shabllon të ri, shtoni tekstin e njoftimit dhe përfshini makro:

Këshillë. Nëse dëshironi të ndryshoni ose hiqni tekstin në fushën e plotësimit, nuk ka nevojë të ri-shtoni makro, thjesht modifikoni pak. Shihni, në shembullin tim më lart, makroja duket kështu: ~%WHAT_TO_ENTER[fut numrin e porosisë këtu;{title:"numri i porosisë"}]

Nëse hiqni "futni numrin e porosisë këtu" (ose zëvendësoni atë me tekstin që ju si më shumë), thjesht modifikoni parametrin e parë të makros:

Shënim. Është e rëndësishme që pikëpresja të mbetet në mënyrë që të mos korruptohet pamja e kutisë së hyrjes.

Ngjitni vlerat e paracaktuara në mesazh

Le t'i hedhim një vështrim më të afërt shabllonit rikujtues të mësipërm. Ndërsa ka numra porosish të pakufizuar, mund të ketë vetëm disa statuse porosie. Të shkruash një nga, le të themi, tre zgjedhje çdo herë nuk është shumë e kursyer, apo jo? Këtu vjen opinioni " Lista rënëse " për ÇFARË DUHET HYRË. Thjesht shtoni një makro, vendosni të gjitha vlerat e mundshme dhe ngjisni shabllonin tuaj:

Opsioni Lista rënëse ofron dy parametra ndaj të cilëve dëshiroj të tërheq vëmendjen tuaj:

• Përdoruesi mund të modifikojë artikujt e përzgjedhur – kontrolloni këtë opsion dhe do të jeni në gjendje të modifikoni të zgjedhurit vlerë në listën rënëse përpara se ta ngjisni në mesazhin tuaj.
• Përdoruesi mund të zgjedhë disa artikuj të ndarë me – pasi të zgjidhet ky opinion, mund të kontrolloni disa vlera njëherësh. Mund të specifikoni ndarësin ose të lini gjithçka ashtu siç është dhe ndarësi do të ishte presje.

Mund të keni vënë re se dritarja e makros tani ka dy mbajtëse vendesh për t'u mbushur - renditja dhe statusi. Ndërsa kam shtuar dy WTE, ka një fushë të veçantë për secilën prej tyre. Sapo të shtoj të tretën (po, do ta bëj), do të ketë tre pika. Prandaj, nuk do të mërziteni nga dritare të shumta kërcyese për secilën makro, por plotësoni të gjitha informacionet dhe shtypni OK vetëm një herë përpara se të merrni një email të gatshëm për t'u dërguar.

Fut datat në Modelet e Outlook

Makro WHAT TO ENTER mund të trajtojë jo vetëm tekstin dhe numrat, por edhe datat. Mund ta futni manualisht, të zgjidhni nga kalendari ose të shtypni Sot dhe data aktuale do të plotësohet automatikisht. Varet nga ju.

Pra, nëse keni nevojë të specifikoni një kohë, makro do të bëjë një punë të shkëlqyer për ju.

Duke u kthyer te rikujtesa jonë, le ta përmirësojmë pakpak më shumë dhe cakto një datë të caktuar për porosinë.

E shikon? Tre fusha për të vendosur, siç është premtuar ;)

Vendosni vlera të përsëritura në vende të ndryshme të mesazhit

Mund të mendoni se do t'ju duhet të futni aq vlera sa janë ÇFARË TË SHQYROJNË në tuaj shabllon edhe nëse duhet të ngjitni të njëjtin tekst në vende të ndryshme. Meqenëse makro është krijuar për të kursyer kohën tuaj, nuk do t'ju kërkojë të bëni ndonjë goditje shtesë të butonit :)

Le t'i hedhim një sy dritares së makros. Nëse ndërroni opsionet, do të shihni se pavarësisht se cila prej tyre zgjidhet, një artikull nuk ndryshon. Po i referohem fushës " Titulli i dritares " pasi ky është çelësi për të ngjitur të njëjtën vlerë në vende të ndryshme në lëvizje.

Jo pa marrë parasysh se cilin opsion ngjitjeje zgjidhni – teksti, menyja rënëse ose data – nëse keni titull të dritares identike , e njëjta vlerë do të ngjitet. Pra, mund ta krijosh këtë makro një herë, ta kopjosh në të gjithë shabllonin tënd dhe të kënaqesh :)

E ndërlidhur ÇFARË DUHET SHQIP ose si të kombinohen disa makro

WTE mund të përdoret së bashku me pothuajse çdo makro tjetër nga shabllonet e përbashkëta të postës elektronike. Ju mund ta keni vënë re tashmë makrot e futura FILLSUBJECT dhe WHAT TO ENTER në shembullin tim nga seksioni i mëparshëm. Shihni, sapo vendosa një vlerë për WTE, kjo vlerë iu shtua tekstit nga FILLSUBJECT dhe rezultati shkoi në rreshtin e temës.

Megjithatë, jo të gjitha makrot mund të bashkohen me WHAT TO ENTER. Le të aktivizojmë modalitetin "merge-macros-like-a-pro" dhe të bashkojmë disa makro për të parë nëse dhe si funksionojnë dhe pse mund të jenë të dobishme për ju ;)

Shembuj të përdorimit të disa makrove së bashku

Shkrirja e makrove është një eksperiment i bukur që përfundimisht përfundon me kursimin e kohës. Nëse i hidhni një sy listës së makrove për shabllonet e përbashkëta të postës elektronike, mund të mendoni "Uau, kaq shumë makro për të eksploruar!". Sinjalizim spoiler - jo të gjithë mund të bashkohen me ÇFARË TË SHQYROJ. Tani do t'ju tregoj rastet kur funksionon ky lloj bashkimi. Në kapitullin tjetër do të shihni makrot që nuk do të funksionojnë në këtë mënyrë.

Duke folur në përgjithësi, mund të bashkoheni me WHAT TO ENTER me të gjitha makrot FILL dhe ADD. Në këtë mënyrë, ju mund të kombinoni WHAT TO ENTER me FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC dhe plotësoni adresat e marrësve. Prandaj, fusha juaj TO/CC/BCC do të mbushet me emailin që futni kur ngjitni një shabllon.

Ose, le të marrim makro INSERT PICTURE FROM URL. Nëse ju kujtohet një nga mësimet e mia të mëparshme, kjo makro kërkon url-në e imazhit dhe e ngjit këtë imazh në mesazh. Pra, nëse nuk jeni të sigurt se cilin imazh të ngjitni ose dëshironi të zgjidhni një imazh për çdo rast të veçantë, mund ta zëvendësoni lidhjen me ÇFARË TË SHQYRONI dhe të shtoni lidhjen kur ngjitni një shabllon.

Këshillë. Nëse i dini me siguri imazhet nga të cilat do të zgjidhni, mund të futni listën rënëse duke përdorur WTE dhe të zgjidhni lidhjen që ju nevojitet prej andej.

Makrot me të cilat ÇFARË DUHET SHQYRT nuk mund të bashkohen

Siç e kemi diskutuar më parë, jo të gjitha makrot mund të bashkohen. Këtu janë makrot që nuk do të mund t'i bashkoni me ÇFARË DUHET SHQIP:

• CLEARBODY – pasi thjesht pastron trupin e emailit përpara se të ngjitni shabllonin, nuk ka asgjë për të specifikuar për të.
• SHËNIM – shton një shënim të vogël të brendshëm për shabllonin. Nuk ka asgjë për të plotësuar në momentin e ngjitjes së shabllonit, prandaj, WTE nuk ka asgjë për të bërë këtu.
• SUBJEKT – kjo makro e subjektit nuk e plotëson fushën e temës së emailit, por merr tekstin e temës prej andej dhe e ngjit atë në trupin tuaj të emailit. Nuk ka punë për WTE.
• DATA dhe KOHA – ato makro futin datën dhe orën aktuale, kështu që nuk ka asgjë për ÇFARË TË SHQYROJMË mund t'ju ndihmojë këtu.
• TO, CC dhe BCC - ato makro të vogla do ta kontrollojnë emailin në TO/CC/BCC dhe do ta ngjisin në mesazh.
• VENDNDODHJA – ky grup makrosh ju ndihmon të dërgoni email për një takim. Duke qenë se ata marrin informacionin nga takimet që keni rregulluar tashmë, nuk ka asnjë informacion që mund të shtohet ose ndryshohet kur ngjitni një shabllon.

ÇFARË TË SHËNGJITHET makro në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike

Do të doja që të njiheshit me një makro më shumë. Është "ÇFARË TË HYRË Junior" që quhet ÇFARË TËBASHKËNGJITEN. Nëse e mbani syrin në blogun tonë, ju e dini që ne kemi një seri mësimesh rreth bashkëngjitjeve. Mund të rifreskoni njohuritë tuaja dhe të kontrolloni artikujt se si të bashkëngjitni skedarë nga OneDrive, SharePoint dhe URL. Në rast se një hapësirë ​​ruajtëse në internet nuk është për ju dhe ju preferoni t'i keni skedarët tuaj lokalisht në kompjuterin tuaj, ÇFARË TË SHKËNGJITEN do të ishte një zgjidhje e mirë.

Kur e futni këtë makro në shabllonin tuaj, ajo ka sintaksën e mëposhtme:

Siç mund ta keni vënë re, nuk ka asnjë mënyrë për të vendosur vendndodhjen e skedarit për ta bashkangjitur automatikisht. Kur ngjisni një shabllon me këtë makro, do të shihni dritaren " Zgjidhni një skedar për të bashkëngjitur " që ju kërkon të kërkoni për skedarin në kompjuterin tuaj:

Përfundim – përdorni makro, shmangni kopjimin e përsëritur :)

Shpresoj vërtet që do të kënaqeni duke përdorur shabllonet e përbashkëta të postës elektronike me të gjitha makrot e tij, po aq sa unë çdo ditë :) Nëse nuk e keni provuar Modelet tona të përbashkëta të postës elektronike ende, është koha! Instaloni këtë shtesë direkt nga Dyqani i Microsoft dhe jepini një hap. Më beso, ia vlen ;)

Në rast se keni ndonjë pyetje për të bërë ose ndoshta keni ardhur me idenë se si të përmirësoni makrot ose shtesat tona, ju lutemi merrni disa minuta për t'u larguar mendimet tuaja në komente. Faleminderit dhe, sigurisht, qëndroni të sintonizuar!

Shkarkimet e disponueshme

Prezantimi i shablloneve të përbashkëta të postës elektronike (skedari pdf)