Bu makale sizi Paylaşılan E-posta Şablonlarındaki en etkileyici makro ile tanıştıracak - NE KATILACAK? E-postanıza istediğiniz metni, sayıyı veya tarihi yapıştırabilir ve mesajınızı doldurmak için seçebileceğiniz önceden doldurulmuş seçeneklerle bir açılır menü açabilir. Hatta aynı değeri birkaç kez yapıştırabilir ve bu makroyu diğerleriyle birleştirebilirsiniz.

Bu kılavuzun sonuna kadar benimle kalın ve sizi küçük bir makronun hayal bile edemeyeceğiniz kadar çok manuel çalışmayı önlemeye yardımcı olacağına ikna edeceğim ;)

Makro nedir?

WHAT TO ENTER makrosunun her bir özelliğini incelemeye başlamadan önce, aşağıdaki forma sahip olduğunu belirtmek isterim:

Kolaylık ve okunabilirlik açısından, buna WHAT TO ENTER veya daha da kısaltarak WTE diyeceğim. Ancak, şablonlarınızda kullanırken lütfen bu yazımı aklınızda bulundurun.

Şimdi size hızlıca temel bilgilerden bahsedeyim:

• Paylaşılan E-posta Şablonları Nedir? Bu Outlook uygulamasını, dünyanın dört bir yanındaki milyonlarca kullanıcının tekrarlayan görevleri yapmaktan kaçınabilmesi ve rutin e-posta yazışmalarını birkaç fare tıklamasıyla halledebilmesi için oluşturduk. Bu eklenti ile bir dizi şablon oluşturabilir, biçimlendirme, bağlantılar ekleyebilir, eklenecek dosyaları ve doldurulacak alanları belirtebilirsiniz.birkaç makine (PC'ler, Mac'ler ve Windows tabletler) ve iş arkadaşlarınızla paylaşın.
• Paylaşılan E-posta Şablonları açısından makro ne anlama geliyor? Bir e-posta iletisine alıcının adını ve soyadını eklemenize, dosya eklemenize, satır içi görüntüleri yapıştırmanıza, CC/BCC alanlarına e-posta adresleri eklemenize, e-postanızın konusunu doldurmanıza, e-postanızın birkaç yerine aynı metni eklemenize vb. yardımcı olabilecek özel bir yer tutucudur. Evet, vb. çünkü bu liste tamamlanmaya yakın bile değil :)

Kulağa umut verici geliyor, değil mi? O zaman başlayalım :)

MAKROYA NE GİRİLMELİ - ne işe yarar ve ne zaman kullanılabilir

Uzun lafın kısası, NE GİRİLECEK makrosu şablonlarınıza özel yer tutucular ekler, böylece anında tamamlanmış bir e-posta alırsınız. Bu yer tutucuyu herhangi bir özel değerle doldurabilirsiniz - metin, sayılar, bağlantılar, tarihler vb. Alternatif olarak, açılır listeyi ekleyebilir ve buradan seçeneklerden birini seçebilirsiniz.

Ayrıca, mesajınızda doldurmanız gereken birkaç yer olduğunda, WHAT TO ENTER sizden yalnızca bir kez yapıştırılacak metni belirtmenizi isteyecek ve tüm bu yerleri otomatik olarak dolduracaktır.

Şimdi her bir makro seçeneğine daha yakından bakalım ve her bir durum için doğru şekilde ayarlamayı öğrenelim.

Outlook e-postalarına dinamik olarak ilgili bilgileri ekleyin

En kolayı önce gelir :) Şunu hayal edin: Müşterilerinize siparişlerinin durumu hakkında bilgi vermek için bir hatırlatma gönderiyorsunuz. Elbette, her siparişin benzersiz bir kimliği vardır, bu nedenle bir şablon yapıştırmanız, ardından metinde sipariş numarasının yerini aramanız ve manuel olarak yazmanız gerekir. Neredeyse anladım ;) Hayır, buna ihtiyacınız olmayacak çünkü NE GİRİLECEK size doğru numarayı yapıştırdığınız giriş kutusunu gösterecektire-postanızın gerekli yerine hemen eklenir.

Nasıl çalıştığını görelim: Yeni bir şablon oluşturuyorsunuz, bildirim metnini ekliyorsunuz ve makroyu dahil ediyorsunuz:

İpucu: Doldurma alanındaki metni değiştirmek veya kaldırmak isterseniz, makroyu yeniden eklemenize gerek yoktur, sadece biraz değiştirin. Yukarıdaki örneğimde makro şu şekilde görünüyor: ~%WHAT_TO_ENTER[sipariş numarasını buraya girin;{title: "sipariş numarası"}]

"Sipariş numarasını buraya girin" ifadesini kaldırırsanız (veya daha çok beğendiğiniz bir metinle değiştirirseniz), makronun ilk parametresini değiştirmeniz yeterlidir:

Not: Giriş kutusunun görünümünü bozmamak için noktalı virgülün solda olması önemlidir.

Önceden tanımlanmış değerleri mesaja yapıştırın

Yukarıdaki hatırlatma şablonuna daha yakından bakalım. Sınırsız sipariş numarası olsa da, sadece birkaç sipariş durumu olabilir. Her seferinde diyelim ki üç seçenekten birini yazmak çok zaman kazandırıcı değil, değil mi? İşte " Açılır liste "Sadece bir makro ekleyin, tüm olası değerleri ayarlayın ve şablonunuzu yapıştırın:

Bu Açılır Liste seçeneği dikkatinizi çekmek istediğim iki parametre sunuyor:

• Kullanıcı seçili öğe(ler)i düzenleyebilir - Bu seçeneği işaretlediğinizde, mesajınıza yapıştırmadan önce açılır listede seçili değeri düzenleyebileceksiniz.
• Kullanıcı, aşağıdakilerle ayrılmış birden fazla öğe seçebilir - Bu görüş seçildikten sonra, aynı anda birden fazla değeri kontrol edebilirsiniz. Sınırlayıcıyı belirtebilir veya her şeyi olduğu gibi bırakabilirsiniz ve sınırlayıcı virgül olacaktır.

Makronun penceresinde artık doldurulması gereken iki yer tutucu olduğunu fark etmiş olabilirsiniz - sipariş ve durum. İki WTE eklediğim için, her biri için özel bir alan var. Üçüncüyü eklediğimde (evet, ekleyeceğim), üç yer olacak. Bu nedenle, her makro için birden fazla açılır pencereden sıkılmayacaksınız, ancak gönderilmeye hazır bir e-posta almadan önce tüm bilgileri doldurun ve yalnızca bir kez Tamam'a basın.

Outlook şablonlarına tarih ekleme

NE GİRİLECEK makrosu yalnızca metin ve sayıları değil, tarihleri de işleyebilir. Manuel olarak girebilir, takvimden seçebilir veya Bugün ve geçerli tarih otomatik olarak doldurulacaktır. Bu size kalmış.

Dolayısıyla, bazı zamanlamaları belirtmeniz gerekiyorsa, makro sizin için harika bir iş çıkaracaktır.

Hatırlatıcımıza geri dönersek, onu biraz daha geliştirelim ve sipariş için bir son tarih belirleyelim.

Gördünüz mü? Söz verildiği gibi ayarlanacak üç alan ;)

Tekrarlayan değerleri mesajın farklı yerlerine yerleştirin

Aynı metni farklı yerlere yapıştırmanız gerekse bile şablonunuzdaki GİRİLECEKLER sayısı kadar değer girmeniz gerekeceğini düşünebilirsiniz. Makro size zaman kazandırmak için tasarlandığından, sizden fazladan herhangi bir düğmeye basmanızı istemeyecektir :)

Makronun penceresine bir göz atalım. Seçenekleri değiştirirseniz, hangisi seçili olursa olsun, bir öğenin değişmediğini göreceksiniz. " Pencere başlığı " alanı, aynı değeri bir seferde farklı yerlere yapıştırmanın anahtarıdır.

Hangi yapıştırma seçeneğini seçerseniz seçin - metin, açılır menü veya tarih - eğer aynı Pencere başlığı Yani, bu makroyu bir kez oluşturabilir, şablonunuzun her yerine kopyalayabilir ve keyfini çıkarabilirsiniz :)

İç içe NE GİRİLECEK veya birkaç makro nasıl birleştirilir

WTE, Paylaşılan E-posta Şablonlarındaki hemen hemen tüm diğer makrolarla birlikte kullanılabilir. Önceki bölümdeki örneğimde iç içe geçmiş FILLSUBJECT ve WHAT TO ENTER makrolarını zaten fark etmiş olabilirsiniz. Bakın, WTE için bir değer belirledim, bu değer FILLSUBJECT'ten gelen metne eklendi ve sonuç bir konu satırına gitti.

Ancak, tüm makrolar WHAT TO ENTER ile birleştirilemez. "Merge-macros-like-a-pro" modunu etkinleştirelim ve çalışıp çalışmadıklarını ve nasıl çalıştıklarını ve sizin için neden yararlı olabileceklerini görmek için birkaç makroyu birleştirelim ;)

Birkaç makroyu birlikte kullanma örnekleri

Makroları birleştirmek, sonunda zaman tasarrufu ile sonuçlanan güzel bir deneydir. Paylaşılan E-posta Şablonları için makro listesine bir göz atarsanız, "Vay canına, keşfedilecek çok fazla makro var!" diye düşünebilirsiniz. Spoiler uyarısı - hepsi NE GİRİLECEK ile birleştirilemez. Şimdi size bu tür bir birleştirmenin işe yaradığı durumları göstereceğim. Bir sonraki bölümde bu şekilde çalışmayan makroları göreceksiniz.

Genel olarak konuşmak gerekirse, WHAT TO ENTER'ı tüm FILL ve ADD makrolarıyla birleştirebilirsiniz. Bu şekilde, WHAT TO ENTER'ı FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC ile birleştirebilir ve alıcıların adreslerini doldurabilirsiniz. Böylece, TO/CC/BCC alanınız bir şablonu yapıştırırken girdiğiniz e-posta ile doldurulacaktır.

Önceki eğitimlerimden birini hatırlarsanız, bu makro resmin URL'sini sorar ve bu resmi mesaja yapıştırır. Bu nedenle, hangi resmi yapıştıracağınızdan emin değilseniz veya her bir özel durum için bir resim seçmek istiyorsanız, bağlantıyı NE GİRİLECEK ile değiştirebilir ve bir şablonu yapıştırırken bağlantıyı ekleyebilirsiniz.

İpucu: Seçeceğiniz resimlerden eminseniz, WTE kullanarak açılır listeyi yerleştirebilir ve ihtiyacınız olan bağlantıyı buradan seçebilirsiniz.

WHAT TO ENTER ile birleştirilemeyen makrolar

Daha önce de bahsettiğimiz gibi, tüm makrolar birleştirilemez. WHAT TO ENTER ile birleştiremeyeceğiniz makrolar şunlardır:

• CLEARBODY - şablonu yapıştırmadan önce e-postanın gövdesini temizlediğinden, bunun için belirtilecek bir şey yoktur.
• NOT - şablon için küçük bir dahili not ekler. Şablon yapıştırma anında doldurulacak bir şey yoktur, dolayısıyla WTE'nin burada yapacağı bir şey yoktur.
• SUBJECT - bu konu makrosu e-postanın konu alanını doldurmaz, ancak konu metnini oradan alır ve e-posta gövdenize yapıştırır. WTE için çalışma yok.
• TARİH ve SAAT - bu makrolar geçerli tarih ve saati ekler, bu nedenle burada size yardımcı olabilecek bir şey yoktur.
• TO, CC ve BCC - bu küçük makrolar TO/CC/BCC'deki e-postayı kontrol edecek ve mesaja yapıştıracaktır.
• LOCATION - bu makro seti, bir randevu hakkında e-posta göndermenize yardımcı olur. Bilgileri önceden ayarladığınız randevulardan aldıklarından, bir şablon yapıştırırken eklenebilecek veya değiştirilebilecek herhangi bir bilgi yoktur.

Paylaşılan E-posta Şablonlarında MAKRO NE EKLENMELİ

Bir makro ile daha tanışmanızı istiyorum. Bu makro "WHAT TO ENTER Junior" yani NE EKLENİR. Blogumuzu takip ediyorsanız, ekler hakkında bir dizi eğitimimiz olduğunu biliyorsunuzdur. Bilgilerinizi tazeleyebilir ve OneDrive, SharePoint ve URL'den nasıl dosya ekleyeceğinizle ilgili makalelere göz atabilirsiniz. Çevrimiçi depolama sizin için uygun değilse ve dosyalarınızı yerel olarak bilgisayarınızda bulundurmayı tercih ediyorsanızmakine, NE EKLENECEĞİ iyi bir çözüm olacaktır.

Bu makroyu şablonunuza eklediğinizde, aşağıdaki sözdizimine sahip olur:

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, dosyayı otomatik olarak eklemek için konumunu ayarlamanın bir yolu yoktur. Bu makro ile bir şablon yapıştırdığınızda, " Eklemek için bir dosya seçin " penceresi sizden dosyayı bilgisayarınızda aramanızı ister:

Sonuç - makroları kullanın, tekrarlayan kopyala-yapıştırlardan kaçının :)

Paylaşılan E-posta Şablonlarını tüm makrolarıyla birlikte kullanmaktan her gün benim kadar keyif alacağınızı umuyorum :) Paylaşılan E-posta Şablonlarımızı henüz denemediyseniz, tam zamanı! Bu eklentiyi doğrudan Microsoft Store'dan yükleyin ve bir deneyin. Bana güvenin, buna değer ;)

Sormak istediğiniz herhangi bir soru varsa veya makrolarımızı veya eklentimizi nasıl geliştirebileceğinize dair bir fikriniz varsa, lütfen düşüncelerinizi Yorumlarda bırakmak için birkaç dakikanızı ayırın. Teşekkürler ve elbette bizi izlemeye devam edin!

Mevcut indirmeler

Paylaşılan E-posta Şablonları sunumu (.pdf dosyası)