Зміст
У цій статті ми познайомимо вас з найбільш вражаючим макросом у шаблонах спільних розсилок - ЩО ВВЕСТИ. Він може вставити будь-який текст, номер або дату, які ви хочете вказати у своєму електронному листі, і відкрити випадаюче меню із заздалегідь заповненими опціями, з яких ви можете вибрати, щоб заповнити своє повідомлення. Ви навіть можете вставити одне і те ж значення кілька разів і об'єднати цей макрос з іншими.
Залишайтеся зі мною до кінця цієї інструкції і я переконаю вас, що один маленький макрос допоможе уникнути такої кількості ручної роботи, яку ви навіть не могли собі уявити ;)
Що таке макрос?
Перш ніж приступити до розгляду всіх можливостей макросу WHAT TO ENTER, хотілося б відзначити, що він має наступний вигляд:
~%ЩО_ВВЕСТИ[ варіанти ]Для зручності та читабельності я буду називати його WHAT TO ENTER або ще коротше - WTE. Однак, коли ви будете використовувати його у своїх шаблонах, будь ласка, майте на увазі це написання.
Дозвольте мені коротко ознайомити вас з основами:
- Що таке Загальні шаблони електронної пошти? Ми створили цей додаток для Outlook, щоб мільйони користувачів по всьому світу могли уникнути повторюваних завдань і обробляти рутинну електронну кореспонденцію в кілька кліків мишкою. За допомогою цього додатка ви можете створити набір шаблонів, додати форматування, посилання, вказати прикріплені файли та поля для заповнення тощо. Крім того, ці шаблони можна запускати в таких програмах, якна декількох машинах (ПК, Mac і планшетах Windows) і поділитися з колегами.
- Що таке макрос в контексті шаблонів спільних листів? Це спеціальний заповнювач, за допомогою якого можна вставити ім'я та прізвище одержувача в лист, прикріпити файли, вставити вбудовані зображення, додати адреси електронної пошти в поля CC/BCC, заповнити тему листа, включити один і той самий текст в декілька місць листа і т.д. Так, і т.п., адже цей список навіть не є повним :).
Звучить багатообіцяюче, чи не так? Тоді почнемо :)
ЩО таке макрос - що він робить і коли його можна використовувати
Коротше кажучи, макрос WHAT TO ENTER додає спеціальні заповнювачі до ваших шаблонів, щоб ви отримували заповнений лист "на льоту". Ви можете заповнити цей заповнювач будь-яким користувацьким значенням - текстом, цифрами, посиланнями, датами і т.д. Крім того, ви можете додати випадаючий список і вибрати один з варіантів з нього.
Більше того, якщо у Вашому повідомленні є кілька місць, які потрібно заповнити, система WHAT TO ENTER попросить Вас вказати текст для вставки лише один раз і автоматично заповнить всі ці місця.
Тепер давайте детальніше розглянемо кожну опцію макросу і навчимося правильно налаштовувати його для кожного конкретного випадку.
Динамічне додавання релевантної інформації до листів Outlook
Спочатку найпростіше :) Уявіть собі: ви відправляєте нагадування своїм клієнтам, щоб повідомити їх про статус замовлення. Звичайно, кожне замовлення має унікальний ідентифікатор, тому вам потрібно буде вставити шаблон, потім шукати в тексті місце номера замовлення і вводити його вручну. Майже вгадала ;) Ні, це вам не знадобиться, оскільки в полі введення WHAT TO ENTER ви побачите поле, куди ви вставляєте правильний номер.який одразу ж вставляється в потрібне місце вашого листа.
Давайте подивимося, як це працює: ви створюєте новий шаблон, додаєте текст повідомлення і включаєте макрос:
Порада. Якщо ви хочете змінити або прибрати текст в полі заповнення, не потрібно заново додавати макрос, просто трохи модифікуйте його. Дивіться, в моєму прикладі вище макрос виглядає так: ~%WHAT_TO_ENTER[введіть тут номер замовлення;{title: "номер замовлення"}]
Якщо ви прибираєте "введіть тут номер замовлення" (або замінюєте його на текст, який вам більше подобається), просто змініть перший параметр макросу:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title: "номер замовлення"}]
Важливо, щоб крапка з комою залишалася, щоб не зіпсувати зовнішній вигляд поля введення.
Вставити в повідомлення заздалегідь визначені значення
Давайте уважніше розглянемо шаблон нагадування вище. Хоча кількість замовлень необмежена, статусів замовлень може бути лише кілька. Введення одного з, скажімо, трьох варіантів кожного разу не дуже економить час, чи не так? Ось тут з'являється кнопка " Випадаючий список "Ви просто додаєте макрос, встановлюєте всі можливі значення і вставляєте свій шаблон:
~%WHAT_TO_ENTER["Завершено"; "Очікується оплата"; "Перевірка платежу";{title: "Статус"}]
На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Випадаючий список опція пропонує два параметри, на які я хотів би звернути вашу увагу:
- Користувач може редагувати вибрані елементи - позначте цю опцію, і ви зможете відредагувати вибране значення у випадаючому списку перед тим, як вставити його у своє повідомлення.
- Користувач може вибрати декілька елементів, розділених - після того, як ця думка буде обрана, можна відмітити одразу декілька значень. Ви можете вказати роздільник або залишити все як є і роздільником буде кома.
Можливо, ви помітили, що у вікні макросу тепер є два поля для заповнення - замовлення та статус. Оскільки я додав два WTE, для кожного з них є окреме поле. Коли я додам третій (так, я це зроблю), таких полів буде три. Таким чином, ви не будете втомлюватися від численних спливаючих вікон для кожного макросу, а заповните всю інформацію і натиснете ОК лише один раз, перш ніж отримати готовий до відправки лист.
Вставка дат в шаблони Outlook
Макрос WHAT TO ENTER може працювати не тільки з текстом і числами, але і з датами. Ви можете ввести її вручну, вибрати з календаря або натиснути кнопку Сьогодні і поточна дата буде підставлена автоматично. Вибір за вами.
Тож, якщо вам потрібно вказати якийсь час, макрос чудово впорається з цією задачею.
Повертаючись до нашого нагадування, давайте ще трохи вдосконалимо його і встановимо термін виконання замовлення.
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title: "Термін виконання"}]
Бачите, три поля, як і обіцяли ;)
Розміщуйте значення, що повторюються, в різних місцях повідомлення
Ви можете подумати, що вам потрібно буде ввести стільки значень, скільки є полів WHAT TO ENTER у вашому шаблоні, навіть якщо вам потрібно вставити один і той же текст в різних місцях. Оскільки макрос розроблений для економії вашого часу, він не попросить вас робити зайвих натискань на кнопки :)
Давайте подивимося на вікно макросу. Якщо перемикати опції, то можна побачити, що незалежно від того, яка з них обрана, один елемент не змінюється. Я маю на увазі " Заголовок вікна ", оскільки це ключ до вставки одного і того ж значення в різних місцях за один раз.
Незалежно від того, який варіант вставки ви вибрали - текст, випадаючий список або дату - якщо у вас однакові Заголовок вікна Таким чином, ви можете створити цей макрос один раз, скопіювати його по всьому шаблону і насолоджуватися :)
Вкладеність WHAT TO ENTER або як об'єднати кілька макросів
WTE можна використовувати практично з будь-яким іншим макросом із шаблонів спільних листів. Можливо, ви вже помітили вкладений макрос FILLSUBJECT і WHAT TO ENTER у моєму прикладі з попереднього розділу. Дивіться, я просто встановив значення для WTE, це значення було додано до тексту з FILLSUBJECT, і результат потрапив до рядка теми листа.
~%FILLSUBJECT[Примітка про замовлення ~%WHAT_TO_ENTER[введіть тут номер замовлення;{title: "номер замовлення"}]]Проте не всі макроси можна об'єднати за допомогою WHAT TO ENTER. Давайте увімкнемо режим "об'єднати-макроси-як-профі" і об'єднаємо кілька макросів, щоб подивитися, чи працюють вони, як працюють і чому вони можуть бути корисними для вас ;)
Приклади спільного використання декількох макросів
Об'єднання макросів - це приємний експеримент, який зрештою закінчується економією часу. Якщо ви подивитеся на список макросів для шаблонів спільних листів, ви можете подумати: "Ого, так багато макросів для вивчення!". Спойлер: не всі з них можна об'єднати за допомогою WHAT TO ENTER. Зараз я покажу вам випадки, коли таке об'єднання працює. У наступній главі ви побачите макроси, які не працюють таким чином.
Загалом, ви можете об'єднати WHAT TO ENTER з усіма макросами FILL і ADD. Таким чином, ви можете об'єднати WHAT TO ENTER з FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC і заповнити адреси одержувачів. Таким чином, ваше поле TO/CC/BCC буде заповнене електронною поштою, яку ви вводите при вставці шаблону.
Або візьмемо макрос INSERT PICTURE FROM URL. Якщо ви пам'ятаєте один з моїх попередніх уроків, цей макрос запитує URL зображення і вставляє це зображення в повідомлення. Отже, якщо ви не знаєте, яке зображення вставити або хочете підібрати зображення для кожного конкретного випадку, ви можете замінити посилання на WHAT TO ENTER і додати посилання при вставці шаблону.
Порада: якщо ви точно знаєте, з яких зображень ви будете вибирати, ви можете вбудувати випадаючий список за допомогою WTE і вибрати з нього потрібне вам посилання.
Макроси, з якими не можна об'єднати WHAT TO ENTER
Як ми вже обговорювали раніше, не всі макроси можна об'єднати. Ось макроси, які ви не зможете об'єднати за допомогою WHAT TO ENTER:
- CLEARBODY - оскільки він просто очищає тіло листа перед вставкою шаблону, для нього нічого не потрібно вказувати.
- ПРИМІТКА - додає невелику внутрішню примітку до шаблону. У момент вставки шаблону нічого не заповнюється, отже, WTE тут робити нічого.
- ТЕМА - цей макрос теми не заповнює поле теми листа, а отримує текст теми звідти і вставляє його в тіло листа. Не працює для WTE.
- ДАТА і ЧАС - ці макроси вставляють поточну дату і час, тому тут вам не допоможе ніщо з того, що потрібно ввести.
- TO, CC та BCC - ці маленькі макроси перевірять електронний лист на TO/CC/BCC та вставлять його в повідомлення.
- МІСЦЕзнаходження - цей набір макросів допомагає вам повідомляти електронною поштою про зустріч. Оскільки вони отримують інформацію з уже призначених вами зустрічей, при вставці шаблону немає інформації, яку можна було б додати або змінити.
Що потрібно додавати до макросу в шаблонах спільних листів
Хочу познайомити вас з ще одним макросом "WHAT TO ENTER Junior" під назвою WHAT TO ATTACH. Якщо ви стежите за нашим блогом, то знаєте, що у нас є серія уроків про вкладення. Ви можете освіжити свої знання і переглянути статті про те, як прикріпити файли з OneDrive, SharePoint і URL. Якщо онлайн-сховище не для вас, і ви віддаєте перевагу зберігати файли локально на своєму комп'ютері, то ви можете скористатисямашина, ЩО ПРИЄДНУВАТИ було б гарним рішенням.
Коли ви вставляєте цей макрос у свій шаблон, він має наступний синтаксис:
~%ЩО_ПРИЄДНАТИЯк ви могли помітити, немає можливості задати розташування файлу для його автоматичного прикріплення. Коли ви вставляєте шаблон за допомогою цього макросу, ви побачите напис " Виберіть файл для прикріплення " з пропозицією знайти файл на вашому комп'ютері:
Висновок - використовуйте макроси, уникайте повторюваних копіпастів :)
Я дуже сподіваюся, що вам сподобається користуватися спільними шаблонами з усіма їхніми макросами так само, як і мені :) Якщо ви ще не спробували наші спільні шаблони, то саме час! Встановіть це доповнення прямо з Microsoft Store і спробуйте. Повірте, воно того варте ;)
Якщо у вас виникли питання або, можливо, у вас з'явилася ідея, як поліпшити наші макроси або доповнення, будь ласка, приділіть кілька хвилин і залиште свої думки в коментарях. Спасибі і, звичайно, залишайтеся з нами!
Доступні для завантаження
Презентація спільних шаблонів електронної пошти (.pdf файл)
