Šiame straipsnyje supažindinsime jus su įspūdingiausiu bendrųjų el. pašto šablonų makru. - KĄ ĮSIJUNGTI. Jis gali įklijuoti bet kokį norimą tekstą, skaičių ar datą ir atverti išskleidžiamąjį langą su iš anksto užpildytomis parinktimis, iš kurių galite pasirinkti, kaip užpildyti pranešimą. Galite net kelis kartus įklijuoti tą pačią reikšmę ir sujungti šį makrokomandą su kitomis.

Pasilikite su manimi iki šio vadovo pabaigos ir aš jus įtikinsiu, kad vienas nedidelis makrokomandas padės išvengti tiek daug rankų darbo, kad net negalėjote įsivaizduoti ;)

Kas yra makrokomandos?

Prieš pradėdami nagrinėti kiekvieną makrokomandos WHAT TO ENTER funkciją, norėčiau atkreipti dėmesį į tai, kad ji turi tokią formą:

Kad būtų patogiau ir lengviau skaityti, vadinsiu jį WHAT TO ENTER arba dar trumpiau - WTE. Tačiau, kai naudosite jį savo šablonuose, turėkite omenyje šią rašybą.

Dabar leiskite man greitai supažindinti jus su pagrindiniais dalykais:

• Kas yra bendri el. pašto šablonai? Sukūrėme šią "Outlook" programą, kad milijonai naudotojų visame pasaulyje galėtų išvengti pasikartojančių užduočių ir keliais pelės paspaudimais tvarkyti įprastą el. pašto korespondenciją. Naudodami šį priedą galite sukurti šablonų rinkinį, pridėti formatavimą, nuorodas, nurodyti pridedamus failus, užpildytinus laukus ir t. t. Be to, šiuos šablonus galite paleisti įkeliuose kompiuteriuose (PC, "Mac" ir "Windows" planšetiniuose kompiuteriuose) ir bendrinkite su kolegomis.
• Ką reiškia makrokomandas, kalbant apie bendrus el. pašto šablonus? Tai specialus vietos žymeklis, kuris gali padėti įterpti gavėjo vardą ir pavardę į el. laišką, pridėti failus, įklijuoti įterptinius paveikslėlius, įtraukti el. pašto adresus į CC / BCC laukus, užpildyti el. laiško temą, įtraukti tą patį tekstą keliose el. laiško vietose ir t. t. Taip, ir t. t., nes šis sąrašas dar toli gražu nėra baigtinis :)

Skamba daug žadančiai, ar ne? Tada pradėkime :)

KAIP ĮVADINTI makrokomandą - ką ji veikia ir kada ją galima naudoti

Trumpai tariant, makrokomandoje "WHAT TO ENTER" į šablonus pridedamos specialios vietos žymės, kad gautumėte užpildytą el. laišką, kai tik pradedate veikti. Šią vietos žymę galite užpildyti bet kokia pasirinktine reikšme - tekstu, skaičiais, nuorodomis, datomis ir t. t. Arba galite pridėti išskleidžiamąjį sąrašą ir iš jo pasirinkti vieną iš parinkčių.

Be to, jei žinutėje yra kelios vietos, kurias reikia užpildyti, funkcija WHAT TO ENTER paprašys jūsų nurodyti tekstą, kurį norite įterpti, tik vieną kartą ir automatiškai užpildys visas šias vietas.

Dabar atidžiau apžvelkime kiekvieną makrokomandos parinktį ir išmokime ją tinkamai nustatyti kiekvienu atveju.

Į "Outlook" el. laiškus dinamiškai pridėkite atitinkamos informacijos

Lengviausia eina pirma :) Įsivaizduokite taip: siunčiate priminimą savo klientams, kad praneštumėte jiems apie jų užsakymo būklę. Žinoma, kiekvienas užsakymas turi unikalų ID, todėl turėsite įklijuoti šabloną, tada tekste ieškoti užsakymo numerio vietos ir įvesti jį rankiniu būdu. Beveik jus pasiekė ;) Ne, jums to neprireiks, nes WHAT TO ENTER parodys įvesties laukelį, į kurį įklijuosite teisingą numerį.kuris iš karto įterpiamas į reikiamą jūsų el. pašto vietą.

Pažiūrėkime, kaip tai veikia. Sukuriamas naujas šablonas, pridedamas pranešimo tekstas ir įtraukiamas makrokomandas:

Patarimas. Jei norite pakeisti arba pašalinti tekstą užpildymo lauke, nereikia iš naujo įvesti makrokomandos, tiesiog šiek tiek ją pakeiskite. Mano pateiktame pavyzdyje makrokomanda atrodo taip: ~%WHAT_TO_ENTER[įveskite čia užsakymo numerį;{title: "užsakymo numeris"}]

Jei pašalinsite "čia įveskite užsakymo numerį" (arba pakeisite jį jums labiau patinkančiu tekstu), tiesiog pakeiskite pirmąjį makrokomandos parametrą:

Pastaba. Svarbu, kad kabliataškis būtų paliktas, kad nebūtų sugadinta įvesties langelio išvaizda.

Įkelkite iš anksto nustatytas vertes į pranešimą

Atidžiau pažvelkime į pirmiau pateiktą priminimo šabloną. Nors užsakymų numerių skaičius neribojamas, užsakymų būsenų gali būti vos kelios. Kiekvieną kartą įvesti vieną iš, tarkime, trijų pasirinkimų nėra labai taupu, tiesa? Čia atsiranda " Išskleidžiamieji sąrašai " nuomonę apie tai, ką įvesti. Tiesiog pridedate makrokomandą, nustatote visas galimas reikšmes ir įklijuojate savo šabloną:

Svetainė Išskleidžiamieji sąrašai parinktis siūlo du parametrus, į kuriuos norėčiau atkreipti jūsų dėmesį:

• Naudotojas gali redaguoti pasirinktą (-us) elementą (-us) - pažymėkite šią parinktį ir galėsite redaguoti išskleidžiamajame sąraše pasirinktą reikšmę prieš įklijuodami ją į pranešimą.
• Naudotojas gali pasirinkti kelis elementus, atskirtus - pasirinkę šią nuomonę, galite tikrinti kelias reikšmes vienu metu. Galite nurodyti skirtuką arba palikti viską taip, kaip yra, o skirtukas būtų kablelis.

Galbūt pastebėjote, kad dabar makrokomandos lange reikia užpildyti dvi vietas - užsakymą ir būseną. Kadangi pridėjau du WTE, kiekvienam iš jų skirtas specialus laukas. Kai pridėsiu trečią (taip, pridėsiu), bus trys vietos. Vadinasi, jums nereikės nuobodžiauti dėl daugybės iššokančių langų kiekvienoje makrokomandoje, bet užpildykite visą informaciją ir paspauskite OK tik vieną kartą, kol gausite paruoštą išsiųsti el. laišką.

Įterpti datas į "Outlook" šablonus

Makrokomandoje "WHAT TO ENTER" galima tvarkyti ne tik tekstą ir skaičius, bet ir datas. Jas galite įvesti rankiniu būdu, pasirinkti iš kalendoriaus arba paspausti Šiandien ir dabartinė data bus užpildyta automatiškai. Tai priklauso nuo jūsų.

Taigi, jei jums reikia nurodyti tam tikrą laiką, makrokomandos atliks puikų darbą.

Grįžtant prie priminimo, dar šiek tiek jį patobulinkime ir nustatykime užsakymo įvykdymo terminą.

Matote? Kaip ir žadėta, reikia nustatyti tris laukus ;)

Įdėkite pasikartojančias vertes į skirtingas pranešimo vietas

Galite manyti, kad reikės įvesti tiek reikšmių, kiek šablone yra WHAT TO ENTER, net jei tą patį tekstą reikia įklijuoti skirtingose vietose. Kadangi makrokomandos paskirtis - taupyti jūsų laiką, ji nereikalaus papildomų mygtukų paspaudimų :)

Pažvelkime į makrokomandos langą. Jei perjungsite parinktis, pamatysite, kad nesvarbu, kuri iš jų pasirinkta, vienas elementas nesikeičia. Turiu omenyje " Lango pavadinimas " lauką, nes tai yra raktas, leidžiantis įterpti tą pačią reikšmę skirtingose vietose.

Nesvarbu, kokią įterpimo parinktį pasirinksite - teksto, išskleidžiamojo sąrašo ar datos - jei turite vienodus Lango pavadinimas , bus įterpta ta pati reikšmė. Taigi, galite vieną kartą sukurti šį makrokomandą, nukopijuoti ją visame šablone ir mėgautis :)

Įterptinės makrokomandos WHAT TO ENTER arba kaip sujungti kelias makrokomandas

WTE galima naudoti kartu su beveik kiekvienu kitu makrokomandos Shared Email Templates (bendrieji el. pašto šablonai) makrokomandos makru. Galbūt jau pastebėjote mano pavyzdyje iš ankstesnio skyriaus įterptus makrokomandos FILLSUBJECT ir WHAT TO ENTER (ką įrašyti). Matote, ką tik nustačiau WTE reikšmę, ši reikšmė buvo pridėta prie teksto iš FILLSUBJECT ir rezultatas pateko į temos eilutę.

Tačiau ne visas makrokomandas galima sujungti su funkcija WHAT TO ENTER. Įjunkime režimą "merge-macros-like-a-pro" ir sujunkime kelias makrokomandas, kad pamatytume, ar ir kaip jos veikia ir kodėl jos gali būti jums naudingos ;)

Kelių makrokomandų naudojimo kartu pavyzdžiai

Makrokomandų sujungimas yra gražus eksperimentas, kuris galiausiai baigiasi laiko taupymu. Jei pažvelgsite į bendrųjų el. pašto šablonų makrokomandų sąrašą, galite pagalvoti: "Oho, tiek daug makrokomandų, kurias reikia ištirti!". Spoileris - ne visas jas galima sujungti su KAIP ĮRAŠYTI. Dabar parodysiu atvejus, kai toks sujungimas veikia. Kitame skyriuje pamatysite makrokomandas, kurios tokiu būdu neveiks.

Kalbant bendrai, galite sujungti WHAT TO ENTER su visomis FILL ir ADD makrokomandomis. Tokiu būdu galite sujungti WHAT TO ENTER su FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC ir užpildyti gavėjų adresus. Taigi, jūsų TO/CC/BCC laukas bus užpildytas el. paštu, kurį įvesite įklijuodami šabloną.

Arba paimkime makrokomandą INSERT PICTURE FROM URL. Jei prisimenate vieną iš mano ankstesnių vadovėlių, ši makrokomanda prašo paveikslėlio url adreso ir įklijuoja šį paveikslėlį į pranešimą. Taigi, jei nežinote, kokį paveikslėlį įklijuoti, arba norite pasirinkti paveikslėlį kiekvienam konkrečiam atvejui, galite pakeisti nuorodą į WHAT TO ENTER ir įklijuodami šabloną pridėti nuorodą.

Patarimas. Jei tikrai žinote, iš kokių vaizdų rinksitės, galite įterpti išskleidžiamąjį sąrašą naudodami WTE ir iš jo pasirinkti reikiamą nuorodą.

Makrokomandos, kurios WHAT TO ENTER negali būti sujungtos su

Kaip jau aptarėme anksčiau, ne visas makrokomandas galima sujungti. Štai makrokomandos, kurių negalėsite sujungti su funkcija WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - kadangi prieš įterpiant šabloną tiesiog išvalomas el. laiško korpusas, jo nurodyti nereikia.
• PASTABA - pridedama nedidelė vidinė šablono pastaba. Šablono įkėlimo metu nieko nereikia pildyti, todėl WTE čia nieko nereikia daryti.
• SUBJECT - šis temos makrokomandas neužpildo el. laiško temos lauko, bet gauna temos tekstą iš jo ir įterpia jį į el. laiško tekstą. WTE neveikia.
• DATA ir LAIKAS - šios makrokomandos įterpia dabartinę datą ir laiką, todėl nėra nieko, kas galėtų jums padėti.
• TO, CC ir BCC - šios mažos makrokomandos patikrins el. laišką TO/CC/BCC ir įkels jį į pranešimą.
• LAIKOTARPIS - šis makrokomandų rinkinys padeda siųsti el. laiškus apie susitikimą. Kadangi jie gauna informaciją iš jau surengtų susitikimų, įklijuojant šabloną negalima pridėti ar pakeisti jokios informacijos.

Bendrai naudojamų el. laiškų šablonų makrokomanda KĄ PRIDEDAMA

Norėčiau, kad susipažintumėte su dar vienu makru. Tai "KĄ ĮDĖTI jaunesniajam", kuris vadinasi KĄ PRIDĖTI. Jei stebite mūsų tinklaraštį, žinote, kad esame parengę nemažai pamokų apie priedus. Galite atnaujinti žinias ir peržiūrėti straipsnius apie tai, kaip pridėti failus iš "OneDrive", "SharePoint" ir URL. Tuo atveju, jei internetinė saugykla jums netinka ir pageidaujate failus turėti vietoje savomašina, KĄ PRISIJUNGTI būtų geras sprendimas.

Įterpiant šį makrokomandą į šabloną, jo sintaksė yra tokia:

Kaip turbūt pastebėjote, nėra galimybės nustatyti failo vietos, kad jis būtų automatiškai pridedamas. Kai įklijuosite šabloną su šiuo makru, pamatysite " Pasirinkite failą, kurį norite pridėti " langas, kuriame raginama ieškoti failo kompiuteryje:

Išvada - naudokite makrokomandas, venkite besikartojančių kopijuojamų tekstų :)

Tikrai tikiuosi, kad jums patiks naudotis bendraisiais el. pašto šablonais su visomis jų makrokomandomis taip pat, kaip man kasdien :) Jei dar neišbandėte mūsų bendrųjų el. pašto šablonų, pats laikas! Įdiekite šį priedą tiesiai iš "Microsoft Store" ir išbandykite jį. Patikėkite manimi, verta ;)

Jei turite kokių nors klausimų, o gal sugalvojote, kaip patobulinti mūsų makrokomandas ar priedus, skirkite keletą minučių ir palikite savo mintis komentaruose. Dėkojame ir, žinoma, būkite su mumis!

Galimi atsisiuntimai

Bendrai naudojamų el. pašto šablonų pristatymas (.pdf failas)