সুচিপত্র
এই নিবন্ধটি আপনাকে শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটের সবচেয়ে চিত্তাকর্ষক ম্যাক্রোর সাথে পরিচয় করিয়ে দেবে – কী লিখতে হবে। এটি আপনার পছন্দসই যেকোনো পাঠ্য, নম্বর বা তারিখ পেস্ট করতে পারে ইমেল করুন এবং একটি ড্রপডাউন খুলুন যেখানে আপনি আপনার বার্তাটি পূরণ করতে পছন্দ করতে পারেন। এমনকি আপনি একই মান বেশ কয়েকবার পেস্ট করতে পারেন এবং এই ম্যাক্রোটিকে অন্যদের সাথে একত্রিত করতে পারেন।
এই ম্যানুয়ালটি শেষ না হওয়া পর্যন্ত আমার সাথে থাকুন এবং আমি আপনাকে বোঝাব যে একটি ছোট ম্যাক্রো এত বেশি ম্যানুয়াল কাজ এড়াতে সাহায্য করবে যা আপনি কল্পনাও করতে পারবেন না ;)
ম্যাক্রো কি?
ম্যাক্রোতে কী প্রবেশ করতে হবে তার প্রতিটি বৈশিষ্ট্য অনুসন্ধান শুরু করার আগে, আমি উল্লেখ করতে চাই যে এটির নিম্নলিখিত ফর্ম রয়েছে:
~ %WHAT_TO_ENTER[ বিকল্পগুলি]সুবিধার জন্য এবং পাঠযোগ্যতার জন্য, আমি এটিকে বলতে চাই কি প্রবেশ করতে হবে বা আরও ছোট - WTE। যাইহোক, যখন আপনি এটিকে আপনার টেমপ্লেটে ব্যবহার করেন, তখন অনুগ্রহ করে এই বানানটি মনে রাখবেন৷
এখন আমি আপনাকে মূল বিষয়গুলির মধ্যে নিয়ে যেতে দিই:
- শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি কী? আমরা এই Outlook অ্যাপটি তৈরি করেছি যাতে সারা বিশ্বের লক্ষ লক্ষ ব্যবহারকারী পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি এড়াতে পারে এবং কয়েকটি মাউস ক্লিকে তাদের নিয়মিত ইমেল চিঠিপত্র পরিচালনা করতে পারে। এই অ্যাড-ইনটির সাহায্যে আপনি টেমপ্লেটের একটি সেট তৈরি করতে পারেন, ফর্ম্যাটিং যোগ করতে পারেন, লিঙ্কগুলিকে সংযুক্ত করতে হবে এবং ক্ষেত্রগুলিকে পপুলেট করতে হবে ইত্যাদি নির্দিষ্ট করতে পারেন। তাছাড়া, সেই টেমপ্লেটগুলি আপনি বিভিন্ন মেশিনে চালাতে পারেন (পিসি, ম্যাক এবং উইন্ডোজট্যাবলেট) এবং আপনার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করুন।
- শেয়ারড ইমেল টেমপ্লেটের পরিপ্রেক্ষিতে ম্যাক্রো বলতে কী বোঝায়? এটি একটি বিশেষ স্থানধারক যা আপনাকে একটি ইমেল বার্তায় প্রাপকের প্রথম এবং শেষ নাম সন্নিবেশ করতে, ফাইল সংযুক্ত করতে, ইনলাইন চিত্রগুলি পেস্ট করতে, CC/BCC ক্ষেত্রে ইমেল ঠিকানা যুক্ত করতে, আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু পূরণ করতে, বিভিন্ন জায়গায় একই পাঠ্য অন্তর্ভুক্ত করতে সহায়তা করতে পারে। আপনার ইমেল, ইত্যাদি। হ্যাঁ, ইত্যাদি, যেহেতু এই তালিকাটি সম্পূর্ণ হওয়ার কাছাকাছিও নয় :)
প্রত্যাশিত শোনাচ্ছে, তাই না? তাহলে চলুন শুরু করা যাক :)
ম্যাক্রোতে কী প্রবেশ করতে হবে – এটি কী করে এবং কখন এটি ব্যবহার করা যেতে পারে
সংক্ষেপে, কী লিখতে হবে ম্যাক্রো আপনার টেমপ্লেটগুলিতে বিশেষ স্থানধারক যোগ করে যাতে আপনি একটি উড়ে একটি সম্পূর্ণ ইমেল পান. আপনি যেকোনো কাস্টম মান দিয়ে এই স্থানধারকটি পূরণ করতে পারেন - পাঠ্য, সংখ্যা, লিঙ্ক, তারিখ ইত্যাদি। বিকল্পভাবে, আপনি ড্রপডাউন তালিকা যোগ করতে পারেন এবং সেখান থেকে বিকল্পগুলির মধ্যে একটি বেছে নিতে পারেন।
এছাড়াও, যখন বেশ কয়েকটি জায়গা থাকে আপনার বার্তায় আপনাকে পূরণ করতে হবে, WHAT TO ENTER আপনাকে শুধু একবার পেস্ট করার জন্য পাঠ্যটি নির্দিষ্ট করতে বলবে এবং সেই সমস্ত জায়গাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে বলবে৷
এখন আসুন প্রতিটি ম্যাক্রোর বিকল্পটি ঘনিষ্ঠভাবে দেখি এবং সেট করতে শিখি৷ প্রতিটি ক্ষেত্রে এটি সঠিকভাবে তৈরি করুন৷
আউটলুক ইমেলগুলিতে গতিশীলভাবে প্রাসঙ্গিক তথ্য যোগ করুন
সবচেয়ে সহজটি প্রথমে যায় :) এটি কল্পনা করুন: আপনি আপনার গ্রাহকদের স্ট্যাটাস সম্পর্কে অবহিত করার জন্য একটি অনুস্মারক পাঠান তাদের আদেশের। অবশ্যই, প্রতিটি আদেশ আছেএকটি অনন্য আইডি যাতে আপনাকে একটি টেমপ্লেট পেস্ট করতে হবে, তারপরে পাঠ্যে অর্ডার নম্বরের স্থানটি সন্ধান করুন এবং ম্যানুয়ালি টাইপ করুন। আপনি প্রায় পেয়ে গেছেন ;) না, আপনার এটির প্রয়োজন হবে না কারণ কী লিখতে হবে আপনাকে ইনপুট বক্সটি দেখাবে যেখানে আপনি সঠিক নম্বরটি পেস্ট করবেন যা এখনই আপনার ইমেলের প্রয়োজনীয় জায়গায় ঢোকানো হবে৷
চলুন দেখি কিভাবে এটা কাজ করে. আপনি একটি নতুন টেমপ্লেট তৈরি করুন, বিজ্ঞপ্তির পাঠ্য যোগ করুন এবং ম্যাক্রো অন্তর্ভুক্ত করুন:
টিপ৷ আপনি যদি ফিল-ইন ক্ষেত্রের পাঠ্যটি পরিবর্তন বা সরাতে চান তবে ম্যাক্রোটি পুনরায় যুক্ত করার দরকার নেই, কেবল এটিকে কিছুটা পরিবর্তন করুন। দেখুন, উপরের আমার উদাহরণে ম্যাক্রোটি এরকম দেখাচ্ছে: ~%WHAT_TO_ENTER[এখানে অর্ডার নম্বর লিখুন;{শিরোনাম:"অর্ডার নম্বর"}]
আপনি যদি "এখানে অর্ডার নম্বর লিখুন" সরিয়ে দেন (অথবা এটিকে টেক্সট দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন আরো মত), শুধু ম্যাক্রোর প্রথম প্যারামিটার পরিবর্তন করুন:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"order number"}] 
নোট। ইনপুট বক্সের চেহারা নষ্ট না করার জন্য সেমিকোলনটি রেখে দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷
বার্তায় পূর্বনির্ধারিত মানগুলি আটকান
আসুন উপরের অনুস্মারক টেমপ্লেটটি ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক। যেখানে সীমাহীন অর্ডার সংখ্যা আছে, সেখানে মাত্র কয়েকটি অর্ডার স্ট্যাটাস থাকতে পারে। একটি টাইপ করা যাক, প্রতিবার তিনটি পছন্দ খুব বেশি সময় সাশ্রয় হয় না, তাই না? এখানে " ড্রপডাউন তালিকা " কী লিখতে হবে তার মতামত আসে৷ আপনি শুধু একটি ম্যাক্রো যোগ করুন, সমস্ত সম্ভাব্য মান সেট করুন এবং আপনার টেমপ্লেট পেস্ট করুন:
~%WHAT_TO_ENTER[“চূড়ান্ত করা হয়েছে”;“পেমেন্টের জন্য অপেক্ষা করা হচ্ছে”;“পেমেন্ট চেকিং”;{title:"Status"}] 
ড্রপডাউন তালিকা বিকল্প দুটি পরামিতি অফার করে যা আমি আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ করতে চাই:
- ব্যবহারকারী নির্বাচিত আইটেম(গুলি) সম্পাদনা করতে পারে - এই বিকল্পটি চেক করুন এবং আপনি নির্বাচিতটি সম্পাদনা করতে সক্ষম হবেন আপনার বার্তায় পেস্ট করার আগে ড্রপডাউন তালিকায় মান।
- ব্যবহারকারী একাধিক আইটেম নির্বাচন করতে পারেন - একবার এই মতামতটি নির্বাচন করা হলে, আপনি একবারে একাধিক মান পরীক্ষা করতে পারেন। আপনি ডিলিমিটার নির্দিষ্ট করতে পারেন বা সবকিছু যেমন আছে তেমন রেখে দিতে পারেন এবং ডিলিমিটার একটি কমা হবে৷
আপনি হয়তো লক্ষ্য করেছেন যে ম্যাক্রোর উইন্ডোতে এখন দুটি স্থানধারক রয়েছে - অর্ডার এবং স্থিতি৷ যেহেতু আমি দুটি WTE যোগ করেছি, তাদের প্রত্যেকের জন্য একটি বিশেষ ক্ষেত্র রয়েছে। একবার আমি তৃতীয়টি যোগ করব (হ্যাঁ, আমি করব), তিনটি দাগ থাকবে। তাই, আপনি প্রতিটি ম্যাক্রোর জন্য একাধিক পপ-আপ দ্বারা বিরক্ত হবেন না কিন্তু সমস্ত তথ্য পূরণ করুন এবং একটি প্রস্তুত-প্রেরিত ইমেল পাওয়ার আগে ঠিক একবার চাপুন৷
এতে তারিখগুলি সন্নিবেশ করান আউটলুক টেমপ্লেট
ম্যাক্রোতে কী প্রবেশ করতে হবে তা কেবল পাঠ্য এবং সংখ্যাই নয়, তারিখগুলিও পরিচালনা করতে পারে। আপনি এটি ম্যানুয়ালি লিখতে পারেন, ক্যালেন্ডার থেকে বেছে নিতে পারেন বা আজ চাপুন এবং বর্তমান তারিখটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পপুলেট হয়ে যাবে। এটা আপনার উপর নির্ভর করে।
সুতরাং, যদি আপনাকে কিছু সময় নির্দিষ্ট করতে হয়, তাহলে ম্যাক্রো আপনার জন্য একটি দুর্দান্ত কাজ করবে।
আমাদের রিমাইন্ডারে ফিরে আসা যাক, আসুন এটিকে একটু উন্নত করিএকটু বেশি এবং অর্ডারের জন্য একটি নির্দিষ্ট তারিখ সেট করুন।
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title:"Due date"}] 
দেখছেন? তিনটি ক্ষেত্র সেট করার জন্য, প্রতিশ্রুতি অনুযায়ী ;)
বার্তার বিভিন্ন স্থানে পুনরাবৃত্তিমূলক মানগুলি রাখুন
আপনি মনে করতে পারেন যে আপনার যতগুলি মান প্রবেশ করতে হবে ততগুলি আপনাকে প্রবেশ করতে হবে টেমপ্লেট এমনকি যদি আপনাকে একই টেক্সট বিভিন্ন জায়গায় পেস্ট করতে হয়। যেহেতু ম্যাক্রোটি আপনার সময় বাঁচানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, এটি আপনাকে কোনো অতিরিক্ত বোতাম হিট করতে বলবে না :)
আসুন ম্যাক্রোর উইন্ডোটি দেখে নেওয়া যাক। আপনি যদি বিকল্পগুলি স্যুইচ করেন, আপনি দেখতে পাবেন যে তাদের মধ্যে কোনটি নির্বাচন করা হোক না কেন, একটি আইটেম পরিবর্তন হচ্ছে না। আমি “ উইন্ডো শিরোনাম ” ফিল্ডটি উল্লেখ করছি কারণ এটি একই মান বিভিন্ন স্থানে আটকানোর চাবিকাঠি।
না আপনি যে পেস্টিং বিকল্পটি বেছে নিন - পাঠ্য, ড্রপডাউন বা তারিখ - আপনার যদি অভিন্ন উইন্ডো শিরোনাম থাকে তবে একই মান আটকানো হবে। সুতরাং, আপনি একবার এই ম্যাক্রোটি তৈরি করতে পারেন, এটিকে আপনার টেমপ্লেট জুড়ে অনুলিপি করুন এবং উপভোগ করুন :)
নেস্টেড কি প্রবেশ করতে হবে বা কিভাবে একাধিক ম্যাক্রো একত্রিত করতে হয়
শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেট থেকে প্রায় প্রতিটি ম্যাক্রোর সাথে WTE একসাথে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি হয়ত পূর্ববর্তী বিভাগ থেকে আমার উদাহরণে নেস্টেড FILLSUBJECT এবং ম্যাক্রোগুলি কী লিখতে হবে তা ইতিমধ্যে লক্ষ্য করেছেন। দেখুন, আমি এইমাত্র WTE-এর জন্য একটি মান সেট করেছি, এই মানটি FILLSUBJECT থেকে পাঠ্যে যোগ করা হয়েছে এবং ফলাফলটি একটি বিষয় লাইনে চলে গেছে৷
~%FILLSUBJECT[বিষয় দ্রষ্টব্যঅর্ডার ~%WHAT_TO_ENTER[এখানে অর্ডার নম্বর লিখুন;{শিরোনাম:"অর্ডার নম্বর"}]]তবে, যা লিখতে হবে তার সাথে সমস্ত ম্যাক্রো একত্রিত করা যাবে না। আসুন "মার্জ-ম্যাক্রো-লাইক-এ-প্রো" মোড সক্ষম করি এবং কয়েকটি ম্যাক্রোতে যোগদান করি যে সেগুলি কীভাবে কাজ করে এবং কেন তারা আপনার জন্য উপযোগী হতে পারে তা দেখতে ;)
একসাথে একাধিক ম্যাক্রো ব্যবহার করার উদাহরণ
ম্যাক্রো একত্রিত করা একটি চমৎকার পরীক্ষা যা শেষ পর্যন্ত সময় বাঁচানোর মাধ্যমে শেষ হয়। শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেটগুলির জন্য ম্যাক্রোগুলির তালিকাটি আপনার কাছে একবার দেখে থাকলে, আপনি ভাবতে পারেন "বাহ, অন্বেষণ করার জন্য এতগুলি ম্যাক্রো!"। স্পয়লার সতর্কতা - তাদের সবগুলিকে কী প্রবেশ করতে হবে তার সাথে একত্রিত করা যাবে না৷ এখন আমি আপনাকে দেখাব যখন এই ধরনের মার্জিং কাজ করে। পরবর্তী অধ্যায়ে আপনি ম্যাক্রো দেখতে পাবেন যেগুলি এইভাবে কাজ করবে না৷
সাধারণভাবে বলতে গেলে, আপনি সমস্ত ফিল এবং অ্যাড ম্যাক্রোগুলির সাথে কী প্রবেশ করতে হবে তাতে যোগ দিতে পারেন৷ এই পদ্ধতিতে, আপনি FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC এর সাথে কী প্রবেশ করতে হবে তা একত্রিত করতে পারেন। FILLBCC/ADDBCC এবং প্রাপকদের ঠিকানা পূরণ করুন। তাই, আপনার TO/CC/BCC ক্ষেত্রটি একটি টেমপ্লেট পেস্ট করার সময় আপনি যে ইমেলটি লিখবেন তা দিয়ে পূর্ণ হবে৷
অথবা, URL ম্যাক্রো থেকে ছবি ঢোকা যাক৷ আপনি যদি আমার আগের টিউটোরিয়ালগুলির মধ্যে একটি মনে করেন, তাহলে এই ম্যাক্রোটি ছবির url চাইবে এবং এই ছবিটিকে মেসেজে পেস্ট করবে। সুতরাং, আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে কোন চিত্রটি পেস্ট করতে হবে বা প্রতিটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে একটি চিত্র চয়ন করতে চান, তাহলে আপনি লিঙ্কটিকে কী লিখতে হবে তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন এবং একটি টেমপ্লেট আটকানোর সময় লিঙ্কটি যোগ করতে পারেন৷
টিপ। আপনি যদি নিশ্চিতভাবে জানেন যে আপনি যে ছবিগুলি থেকে চয়ন করবেন, আপনি WTE ব্যবহার করে ড্রপডাউন তালিকাটি এম্বেড করতে পারেন এবং সেখান থেকে আপনার প্রয়োজনীয় লিঙ্কটি বেছে নিতে পারেন।
যে ম্যাক্রোগুলিকে কী প্রবেশ করতে হবে তার সাথে একত্রিত করা যাবে না
যেমন আমরা আগে আলোচনা করেছি, সমস্ত ম্যাক্রো মার্জ করা যাবে না৷ এখানে ম্যাক্রোগুলি রয়েছে যা আপনি কী প্রবেশ করতে পারবেন তার সাথে যোগ দিতে পারবেন না:
- ক্লিয়ারবডি - যেহেতু এটি টেমপ্লেট পেস্ট করার আগে ইমেলের মূল অংশটি পরিষ্কার করে, এটির জন্য নির্দিষ্ট করার কিছু নেই৷<9
- দ্রষ্টব্য - এটি টেমপ্লেটের জন্য একটি ছোট অভ্যন্তরীণ নোট যোগ করে। টেমপ্লেট পেস্ট করার মুহুর্তে কিছু পূরণ করার নেই, তাই এখানে WTE-এর কিছু করার নেই।
- বিষয় – এই বিষয় ম্যাক্রো ইমেলের বিষয় ক্ষেত্র পূরণ করে না কিন্তু সেখান থেকে বিষয়ের পাঠ্য পায় এবং এটি আপনার ইমেইল বডিতে পেস্ট করে। WTE-এর জন্য কোন কাজ নেই।
- তারিখ এবং সময় – এই ম্যাক্রোগুলি বর্তমান তারিখ এবং সময় সন্নিবেশিত করে, তাই এখানে কি লিখতে হবে তা আপনাকে সাহায্য করতে পারে।
- TO, CC এবং BCC – সেগুলি ছোট ম্যাক্রো TO/CC/BCC-এ ইমেল চেক করবে এবং মেসেজে পেস্ট করবে।
- অবস্থান – ম্যাক্রোর এই সেট আপনাকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সম্পর্কে ইমেল করতে সাহায্য করে। যেহেতু তারা ইতিমধ্যে আপনার সাজানো অ্যাপয়েন্টমেন্ট থেকে তথ্য পায়, তাই টেমপ্লেট পেস্ট করার সময় কোনো তথ্য যোগ করা বা পরিবর্তন করা যায় না।
শেয়ারড ইমেল টেমপ্লেটে ম্যাক্রো কী সংযুক্ত করতে হবে
আমি চাই আপনি আরও একটি ম্যাক্রোর সাথে পরিচিত হন। এটা হল “WHAT TO ENTER Junior” যাকে WHAT TO বলা হয়সংযুক্ত করুন। আপনি যদি আমাদের ব্লগে আপনার নজর রাখেন, আপনি জানেন যে সংযুক্তি সম্পর্কে আমাদের কাছে টিউটোরিয়ালের একটি সিরিজ রয়েছে। আপনি আপনার জ্ঞান রিফ্রেশ করতে পারেন এবং OneDrive, SharePoint এবং URL থেকে ফাইলগুলি কীভাবে সংযুক্ত করতে হয় সে সম্পর্কে নিবন্ধগুলি পরীক্ষা করতে পারেন৷ যদি একটি অনলাইন সঞ্চয়স্থান আপনার জন্য না হয় এবং আপনি আপনার ফাইলগুলিকে আপনার মেশিনে স্থানীয়ভাবে রাখতে পছন্দ করেন, তাহলে কী সংযুক্ত করবেন তা একটি ভাল সমাধান হবে৷
আপনি যখন আপনার টেমপ্লেটে এই ম্যাক্রোটি সন্নিবেশ করেন, তখন এটিতে নিম্নলিখিত সিনট্যাক্স থাকে:
~%WHAT_TO_ATTACHআপনি যেমনটি লক্ষ্য করেছেন, ফাইলের অবস্থান স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত করার জন্য সেট করার কোনো উপায় নেই৷ যখন আপনি এই ম্যাক্রোর সাথে একটি টেমপ্লেট পেস্ট করেন, আপনি " সংযুক্ত করার জন্য একটি ফাইল চয়ন করুন " উইন্ডোটি দেখতে পাবেন যা আপনাকে আপনার পিসিতে ফাইলটি ব্রাউজ করতে অনুরোধ করবে:
<3
উপসংহার - ম্যাক্রো ব্যবহার করুন, পুনরাবৃত্তিমূলক কপি-পেস্ট এড়িয়ে চলুন :)
আমি সত্যিই আশা করি আপনি শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলিকে এর সমস্ত ম্যাক্রোর সাথে ব্যবহার করে উপভোগ করবেন যতটা আমি প্রতিদিন করি :) আপনি যদি চেষ্টা না করে থাকেন আমাদের ভাগ করা ইমেল টেমপ্লেট এখনও, এটি উচ্চ সময়! মাইক্রোসফ্ট স্টোর থেকে সরাসরি এই অ্যাড-ইনটি ইনস্টল করুন এবং এটি চালু করুন। আমাকে বিশ্বাস করুন, এটি মূল্যবান ;)
যদি আপনার কাছে জিজ্ঞাসা করার মতো কোনো প্রশ্ন থাকে বা আপনি কীভাবে আমাদের ম্যাক্রো বা অ্যাড-ইন উন্নত করা যায় সে সম্পর্কে ধারণা নিয়ে এসেছেন, দয়া করে কয়েক মিনিট সময় নিয়ে চলে যান মন্তব্য আপনার চিন্তা. আপনাকে ধন্যবাদ এবং অবশ্যই সাথে থাকুন!
উপলভ্য ডাউনলোড
শেয়ারড ইমেল টেমপ্লেট উপস্থাপনা (.pdf ফাইল)
