I denne artikel får du en introduktion til den mest imponerende makro i delte e-mail-skabeloner - HVAD SKAL I TILMELDES. Du kan indsætte en tekst, et tal eller en dato i din e-mail og åbne en rulleliste med de forudfyldte muligheder, du kan vælge mellem for at udfylde din besked. Du kan endda indsætte den samme værdi flere gange og kombinere denne makro med andre.

Følg mig til slutningen af denne manual, så vil jeg overbevise dig om, at en lille makro vil hjælpe dig med at undgå så meget manuelt arbejde, at du ikke engang kunne forestille dig det ;)

Hvad er en makro?

Inden vi begynder at udforske hver enkelt funktion i makroen WHAT TO ENTER, vil jeg gerne påpege, at den har følgende form:

For at gøre det nemmere og lettere at læse, vil jeg kalde det WHAT TO ENTER eller endnu kortere - WTE. Når du bruger det i dine skabeloner, skal du dog huske på denne stavemåde.

Lad mig nu hurtigt gennemgå det grundlæggende:

• Hvad er Shared Email Templates? Vi skabte denne Outlook-app, så millioner af brugere rundt om i verden kunne undgå at udføre gentagne opgaver og håndtere deres rutinemæssige e-mailkorrespondance med få museklik. Med denne tilføjelse kan du oprette et sæt skabeloner, tilføje formatering, links, angive de filer, der skal vedhæftes, og de felter, der skal udfyldes osv. Desuden kan disse skabeloner, du kan køre påflere maskiner (pc'er, Mac-computere og Windows-tablets) og dele med dine kolleger.
• Hvad betyder makroen i forbindelse med delte e-mail-skabeloner? Det er en særlig pladsholder, der kan hjælpe dig med at indsætte modtagerens for- og efternavn i en e-mail, vedhæfte filer, indsætte billeder i linjen, tilføje e-mailadresser til CC/BCC-felterne, udfylde din e-mails emne, inkludere den samme tekst flere steder i din e-mail osv. Ja, osv., da denne liste ikke engang er tæt på at være komplet :)

Det lyder lovende, ikke sandt? Så lad os komme i gang :)

HVAD SKAL INDGØRE makro - hvad den gør, og hvornår den kan bruges

Kort fortalt tilføjer makroen WHAT TO ENTER særlige pladsholdere til dine skabeloner, så du får en færdig e-mail i en fart. Du kan udfylde denne pladsholder med en hvilken som helst brugerdefineret værdi - tekst, tal, links, datoer osv. Alternativt kan du tilføje dropdown-listen og vælge en af mulighederne derfra.

Når der er flere steder i din besked, som du skal udfylde, vil WHAT TO ENTER desuden bede dig om at angive den tekst, der skal indsættes, én gang og udfylde alle disse steder automatisk.

Lad os nu se nærmere på hver enkelt makroindstilling og lære at opsætte den korrekt i hvert enkelt tilfælde.

Tilføj relevante oplysninger til Outlook-e-mails dynamisk

Det letteste går først :) Forestil dig dette: Du sender en påmindelse til dine kunder for at informere dem om status for deres ordre. Hver ordre har selvfølgelig et unikt id, så du skal indsætte en skabelon, derefter lede efter stedet for ordrenummeret i teksten og skrive det manuelt. Næsten fået dig ;) Nej, det behøver du ikke, da WHAT TO ENTER vil vise dig indtastningsfeltet, hvor du indsætter det korrekte nummerder indsættes på det nødvendige sted i din e-mail med det samme.

Lad os se, hvordan det fungerer: Du opretter en ny skabelon, tilføjer meddelelsens tekst og inkluderer makroen:

Tip: Hvis du vil ændre eller fjerne teksten i udfyldningsfeltet, behøver du ikke at tilføje makroen igen, men blot ændre den en smule. I mit eksempel ovenfor ser makroen således ud: ~%WHAT_TO_ENTER[indtast ordrenummer her;{title: "ordrenummer"}]

Hvis du fjerner "indtast ordrenummer her" (eller erstatter det med den tekst, du foretrækker), skal du blot ændre den første parameter i makroen:

Bemærk: Det er vigtigt, at semikolonet står til venstre for ikke at ødelægge indtastningsfeltets udseende.

Indsæt foruddefinerede værdier i meddelelsen

Lad os se nærmere på ovenstående påmindelsesskabelon. Selv om der er ubegrænsede ordrenumre, kan der kun være få ordrestatuser. At skrive et af, lad os sige, tre valgmuligheder hver gang er ikke særlig tidsbesparende, vel? Her kommer " Dropdown-liste "Du skal blot tilføje en makro, indstille alle de mulige værdier og indsætte din skabelon:

Dropdown-liste tilbyder to parametre, som jeg gerne vil henlede din opmærksomhed på:

• Brugeren kan redigere de(t) valgte emne(r) - Hvis du markerer denne indstilling, kan du redigere den valgte værdi i rullelisten, før du indsætter den i din besked.
• Brugeren kan vælge flere elementer adskilt af - Når denne udtalelse er valgt, kan du kontrollere flere værdier på én gang. Du kan angive afgrænseren eller lade alt være som det er, og afgrænseren vil være et komma.

Du har måske bemærket, at makroens vindue nu har to pladsholdere, der skal udfyldes - ordre og status. Da jeg har tilføjet to WTE'er, er der et særligt felt for hver af dem. Når jeg tilføjer den tredje (ja, det gør jeg), vil der være tre pladser. Derfor vil du ikke blive kedet af flere pop-ups for hver enkelt makro, men udfylde alle oplysningerne og trykke OK en enkelt gang, før du får en e-mail, der er klar til at blive sendt.

Indsæt datoer i Outlook-skabeloner

Makroen WHAT TO ENTER kan ikke kun håndtere tekst og tal, men også datoer. Du kan indtaste dem manuelt, vælge fra kalenderen eller trykke på I dag og den aktuelle dato udfyldes automatisk. Det er op til dig.

Så hvis du har brug for at angive en bestemt timing, vil makroen gøre et godt stykke arbejde for dig.

Lad os vende tilbage til vores påmindelse og forbedre den en smule mere og fastsætte en forfaldsdato for ordren.

Se? Tre felter skal indstilles, som lovet ;)

Sæt gentagne værdier på forskellige steder i meddelelsen

Du tror måske, at du skal indtaste lige så mange værdier, som der er WHAT TO ENTERs i din skabelon, selv om du skal indsætte den samme tekst forskellige steder. Da makroen er designet til at spare tid, vil den ikke bede dig om at trykke på nogen ekstra knapper :)

Lad os kigge på makroens vindue. Hvis du skifter mellem indstillingerne, vil du se, at uanset hvilken af dem der er valgt, er der et element, der ikke ændres. Jeg henviser til " Vinduestitel " feltet, da dette er nøglen til at indsætte den samme værdi forskellige steder i en gang.

Uanset hvilken indsætningsmulighed du vælger - tekst, dropdown eller dato - hvis du har identiske Vinduestitel , vil den samme værdi blive indsat. Så du kan oprette denne makro én gang, kopiere den over hele din skabelon og nyde den :)

Skjulte WHAT TO ENTER eller hvordan man kombinerer flere makroer

WTE kan bruges sammen med næsten alle andre makroer fra Shared Email Templates. Du har måske allerede bemærket de indlejrede FILLSUBJECT- og WHAT TO ENTER-makroer i mit eksempel fra det foregående afsnit. Se, jeg har lige indstillet en værdi for WTE, denne værdi blev tilføjet til teksten fra FILLSUBJECT, og resultatet gik til en emnelinje.

Det er dog ikke alle makroer, der kan slås sammen med WHAT TO ENTER. Lad os aktivere "merge-macros-like-a-pro" og slå et par makroer sammen for at se, om og hvordan de fungerer, og hvorfor de kan være nyttige for dig ;)

Eksempler på brug af flere makroer sammen

Sammenlægning af makroer er et dejligt eksperiment, der i sidste ende ender med at spare tid. Hvis du kigger på listen over makroer for Shared Email Templates, tænker du måske "Wow, så mange makroer at udforske!". Spoiler alert - ikke alle kan sammenlægges med WHAT TO ENTER. Nu vil jeg vise dig de tilfælde, hvor denne form for sammenlægning virker. I næste kapitel vil du se de makroer, der ikke virker på denne måde.

Generelt set kan du kombinere WHAT TO ENTER med alle FILL og ADD makroer. På denne måde kan du kombinere WHAT TO ENTER med FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC, FILLBCC/ADDBCC og udfylde modtagernes adresser. Således vil dit TO/CC/BCC-felt blive udfyldt med den e-mail, du indtaster, når du indsætter en skabelon.

Eller lad os tage makroen INSERT PICTURE FROM URL. Hvis du husker en af mine tidligere tutorials, spørger denne makro om billedets url og indsætter dette billede i meddelelsen. Så hvis du ikke er sikker på, hvilket billede du skal indsætte, eller hvis du ønsker at vælge et billede til hvert enkelt tilfælde, kan du erstatte linket med WHAT TO ENTER og tilføje linket, når du indsætter en skabelon.

Tip. Hvis du ved med sikkerhed, hvilke billeder du skal vælge mellem, kan du indlejre rullelisten ved hjælp af WTE og vælge det link, du har brug for, derfra.

Makroerne, der HVAD TIL ENTER, kan ikke slås sammen med

Som vi har diskuteret før, er det ikke alle makroer, der kan slås sammen. Her er de makroer, du ikke kan slå sammen med WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - da den blot rydder e-mailens krop, før skabelonen indsættes, er der intet at angive for den.
• BEMÆRK - der tilføjes en lille intern note til skabelonen. Der er intet der skal udfyldes i det øjeblik, hvor skabelonen indsættes, og derfor er der intet for WTE at gøre her.
• SUBJECT - denne emnemakro udfylder ikke e-mailens emnefelt, men henter emneteksten derfra og indsætter den i din e-mailtekst. Intet arbejde for WTE.
• DATO og TID - disse makroer indsætter den aktuelle dato og klokkeslæt, så der er ikke noget, som WHAT TO ENTER kan hjælpe dig med her.
• TO, CC og BCC - disse små makroer tjekker e-mailen i TO/CC/BCC og indsætter den i meddelelsen.
• LOCATION - dette sæt makroer hjælper dig med at sende en e-mail om en aftale. Da de får oplysningerne fra de aftaler, du allerede har arrangeret, er der ingen oplysninger, der kan tilføjes eller ændres, når du indsætter en skabelon.

Makroen WHAT TO ATTACH i delte e-mail-skabeloner

Jeg vil gerne have dig til at stifte bekendtskab med endnu en makro. Det er "WHAT TO ENTER Junior" kaldet WHAT TO ATTACH. Hvis du holder øje med vores blog, ved du, at vi har en række tutorials om vedhæftede filer. Du kan genopfriske din viden og tjekke artiklerne om, hvordan du vedhæfter filer fra OneDrive, SharePoint og URL. Hvis en online lagring ikke er noget for dig, og du foretrækker at have dine filer lokalt på dinmaskine, HVAD SKAL ATTEKKE ville være en god løsning.

Når du indsætter denne makro i din skabelon, har den følgende syntaks:

Som du måske har bemærket, er der ingen mulighed for at angive filens placering for at vedhæfte den automatisk. Når du indsætter en skabelon med denne makro, vil du se " Vælg en fil at vedhæfte ", hvor du bliver bedt om at søge efter filen på din pc:

Konklusion - brug makroer, undgå gentagende copy-pastes :)

Jeg håber virkelig, at du vil nyde at bruge Shared Email Templates med alle dets makroer lige så meget som jeg gør dagligt :) Hvis du ikke har prøvet vores Shared Email Templates endnu, er det på høje tid! Installer denne tilføjelse direkte fra Microsoft Store og prøv det. Tro mig, det er det hele værd ;)

Hvis du har spørgsmål, eller hvis du har fået en idé til, hvordan vi kan forbedre vores makroer eller add-in, så tag et par minutter til at skrive dine tanker i kommentaren. Tak og bliv selvfølgelig på kanalen!

Tilgængelige downloads

Præsentation af delte e-mailskabeloner (.pdf-fil)