Ovaj članak će vas upoznati s najimpresivnijom makronaredbom u dijeljenim predlošcima e-pošte – ŠTO UNESITI. Može zalijepiti bilo koji tekst, broj ili datum koji želite u svoj e-poštom i otvorite padajući izbornik s unaprijed popunjenim opcijama koje možete odabrati za popunjavanje svoje poruke. Možete čak zalijepiti istu vrijednost nekoliko puta i kombinirati ovu makronaredbu s drugima.

Ostanite uz mene do kraja ovog priručnika i uvjerit ću vas da će vam jedan mali makro pomoći da izbjegnete toliko ručnog rada koji niste mogli ni zamisliti ;)

Što je makronaredba?

Prije nego počnemo istraživati ​​svaku pojedinu značajku makronaredbe ŠTO UNESITI, želio bih istaknuti da ona ima sljedeći oblik:

Radi praktičnosti i čitljivosti, zvat ću to ŠTO UNESITI ili još kraće – WTE. Međutim, kada ga budete koristili u svojim predlošcima, imajte na umu ovaj pravopis.

Dopustite mi da vas sada kratko provedem kroz osnove:

• Što su dijeljeni predlošci e-pošte? Stvorili smo ovu aplikaciju Outlook kako bi milijuni korisnika diljem svijeta mogli izbjeći obavljanje ponavljajućih zadataka i upravljati svojom rutinskom korespondencijom putem e-pošte u nekoliko klikova mišem. Pomoću ovog dodatka možete stvoriti skup predložaka, dodati oblikovanje, veze, odrediti datoteke koje će se priložiti i polja koja će se popuniti i tako dalje. Štoviše, te predloške možete pokrenuti na nekoliko strojeva (PC, Mac i Windowstablete) i podijelite sa svojim kolegama.
• Što znači makronaredba u smislu dijeljenih predložaka e-pošte? To je posebno rezervirano mjesto koje vam može pomoći da ubacite ime i prezime primatelja u poruku e-pošte, priložite datoteke, zalijepite ugrađene slike, dodate adrese e-pošte u polja CC/BCC, popunite predmet svoje e-pošte, uključite isti tekst na nekoliko mjesta vaše e-pošte, itd. Da, itd., jer ovaj popis nije ni blizu potpun :)

Zvuči obećavajuće, zar ne? Onda počnimo :)

Makro ŠTO UNESITI – što radi i kada se može koristiti

Ukratko, makronaredba ŠTO UNESITI dodaje posebna rezervirana mjesta vašim predlošcima tako da dobiti dovršenu e-poštu u hodu. Ovo rezervirano mjesto možete ispuniti bilo kojom prilagođenom vrijednošću – tekstom, brojevima, vezama, datumima itd. Alternativno, možete dodati padajući popis i tamo odabrati jednu od opcija.

Štoviše, kada postoji nekoliko mjesta u svojoj poruci koju trebate ispuniti, WHAT TO ENTER će od vas tražiti da navedete tekst koji želite zalijepiti samo jednom i automatski popuniti sva ta mjesta.

Pogledajmo sada pobliže opcije svake makronaredbe i naučimo postaviti ispravno za svaki slučaj.

Dinamički dodajte relevantne informacije Outlook e-pošti

Prvo ide najlakše :) Zamislite ovo: šaljete podsjetnik svojim klijentima da ih obavijestite o statusu njihovog reda. Naravno, svaka narudžba imajedinstveni ID tako da ćete morati zalijepiti predložak, zatim tražiti mjesto broja narudžbe u tekstu i upisati ga ručno. Skoro sam te shvatio ;) Ne, to ti neće trebati jer će ti WHAT TO ENTER pokazati okvir za unos u koji zalijepiš točan broj koji se odmah umeće na potrebno mjesto tvoje e-pošte.

Da vidimo kako radi. Izradite novi predložak, dodate tekst obavijesti i uključite makronaredbu:

Savjet. Ako želite promijeniti ili ukloniti tekst u polju za popunjavanje, nema potrebe za ponovnim dodavanjem makronaredbe, samo je malo izmijenite. Vidite, u mom gornjem primjeru makronaredba izgleda ovako: ~%WHAT_TO_ENTER[ovdje unesite broj narudžbe;{title:"broj narudžbe"}]

Ako uklonite “ovdje unesite broj narudžbe” (ili ga zamijenite tekstom koji poput više), samo izmijenite prvi parametar makronaredbe:

Napomena. Važno je ostaviti točku i zarez kako se ne bi oštetio izgled okvira za unos.

Zalijepi unaprijed definirane vrijednosti u poruku

Pogledajmo pobliže gornji predložak podsjetnika. Iako postoji neograničen broj narudžbi, može postojati samo nekoliko statusa narudžbe. Upisivanje jednog od, recimo, tri izbora svaki put ne štedi puno vremena, zar ne? Ovdje dolazi mišljenje “ Padajućeg popisa ” o tome ŠTO UNIJESTI. Samo dodate makronaredbu, postavite sve moguće vrijednosti i zalijepite svoj predložak:

Opcija Padajućeg popisa nudi dva parametra na koje bih vam želio skrenuti pozornost:

• Korisnik može uređivati ​​odabrane stavke – označite ovu opciju i moći ćete uređivati ​​odabrane vrijednost na padajućem popisu prije nego što je zalijepite u svoju poruku.
• Korisnik može odabrati više stavki odvojenih s – kada je ovo mišljenje odabrano, možete provjeriti nekoliko vrijednosti odjednom. Možete navesti razdjelnik ili ostaviti sve kako jest, a razdjelnik bi bio zarez.

Možda ste primijetili da prozor makronaredbe sada ima dva rezervirana mjesta za popunjavanje – redoslijed i status. Kako sam dodao dva WTE-a, postoji posebno polje za svaki od njih. Kad dodam treće (da, hoću), bit će tri mjesta. Stoga vam višestruki skočni prozori za svaku makronaredbu neće dosaditi, ali ispunite sve podatke i pritisnite OK samo jednom prije nego što dobijete e-poštu spremnu za slanje.

Umetnite datume u Predlošci programa Outlook

Makro WHAT TO ENTER može rukovati ne samo tekstom i brojevima, već i datumima. Možete ga unijeti ručno, odabrati iz kalendara ili pritisnuti Danas i trenutni datum bit će automatski popunjen. Na vama je.

Dakle, ako trebate navesti određeno vrijeme, makronaredba će obaviti odličan posao za vas.

Vratimo se na naš podsjetnik, poboljšajmo ga malomalo više i postavite datum dospijeća za narudžbu.

Vidite? Tri polja za postaviti, kao što je obećano ;)

Stavite vrijednosti koje se ponavljaju na različita mjesta u poruci

Možda mislite da ćete morati unijeti onoliko vrijednosti koliko ima WHAT TO UNES u vašem predložak čak i ako trebate zalijepiti isti tekst na različita mjesta. Budući da je makronaredba osmišljena da vam uštedi vrijeme, neće od vas tražiti dodatne pritiske gumba :)

Pogledajmo prozor makronaredbe. Ako promijenite opcije, vidjet ćete da se jedna stavka ne mijenja, bez obzira koja je od njih odabrana. Mislim na polje “ Naslov prozora ” jer je to ključ za lijepljenje iste vrijednosti na različita mjesta u pokretu.

Ne bez obzira koju opciju lijepljenja odaberete – tekst, padajući izbornik ili datum – ako imate identičan Naslov prozora , bit će zalijepljena ista vrijednost. Dakle, možete izraditi ovu makronaredbu jednom, kopirati je po cijelom predlošku i uživati ​​:)

Ugniježđeno ŠTO UNESITI ili kako kombinirati nekoliko makronaredbi

WTE se može koristiti zajedno s gotovo svakom drugom makronaredbom iz zajedničkih predložaka e-pošte. Možda ste već primijetili ugniježđene makronaredbe FILLSUBJECT i WHAT TO ENTER u mom primjeru iz prethodnog odjeljka. Vidite, upravo sam postavio vrijednost za WTE, ova je vrijednost dodana tekstu iz FILLSUBJECT i rezultat je otišao u red predmeta.

Međutim, ne mogu se sve makronaredbe spojiti s ONIM što UNIJESTI. Omogućimo način rada “spajanje makronaredbi kao profesionalac” i spojimo nekoliko makronaredbi da vidimo rade li i kako rade i zašto vam mogu biti od koristi ;)

Primjeri korištenja nekoliko makronaredbi zajedno

Spajanje makronaredbi je lijep eksperiment koji na kraju završava uštedom vremena. Ako pogledate popis makronaredbi za dijeljene predloške e-pošte, možda ćete pomisliti "Opa, toliko makronaredbi za istraživanje!". Upozorenje o spojleru – ne mogu se svi spojiti s ŠTO UNIJESTI. Sada ću vam pokazati slučajeve kada ova vrsta spajanja funkcionira. U sljedećem poglavlju vidjet ćete makronaredbe koje neće raditi na ovaj način.

Općenito govoreći, možete pridružiti WHAT TO ENTER svim makronaredbama FILL i ADD. Na ovaj način možete kombinirati WHAT TO ENTER s FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC i popunite adrese primatelja. Stoga će vaše polje TO/CC/BCC biti ispunjeno e-poštom koju unesete prilikom lijepljenja predloška.

Ili, uzmimo makronaredbu UMETNI SLIKU IZ URL-a. Ako se sjećate jednog od mojih prethodnih tutorijala, ova makronaredba traži url slike i lijepi tu sliku u poruku. Dakle, ako niste sigurni koju sliku zalijepiti ili želite odabrati sliku za svaki pojedini slučaj, možete zamijeniti vezu sa ŠTO UNIJESTI i dodati vezu prilikom lijepljenja predloška.

Savjet. Ako sigurno znate koje slike ćete birati, možete ugraditi padajući popis pomoću WTE-a i tamo odabrati vezu koja vam je potrebna.

Makronaredbe s kojima ŠTO UNIJESTI ne mogu se spojiti

Kao što smo već spomenuli, ne mogu se spojiti sve makronaredbe. Ovo su makronaredbe s kojima se nećete moći pridružiti. ŠTO UNIJETI:

• CLEARBODY – budući da jednostavno briše tijelo e-pošte prije lijepljenja predloška, ​​ne postoji ništa za specificirati za njega.
• NAPOMENA – dodaje malu internu bilješku za predložak. Ne postoji ništa što treba ispuniti u trenutku lijepljenja predloška, ​​stoga WTE ovdje nema što učiniti.
• PREDMET – ova makronaredba predmeta ne popunjava polje predmeta e-pošte, ali odatle dobiva tekst predmeta i zalijepi ga u tijelo vaše e-pošte. Ne radi za WTE.
• DATUM i VRIJEME – te makronaredbe umeću trenutni datum i vrijeme, tako da vam ovdje ništa ne može pomoći.
• TO, CC i BCC – to male makronaredbe provjerit će e-poštu u TO/CC/BCC i zalijepiti je u poruku.
• LOKACIJA – ovaj skup makronaredbi pomaže vam slati e-poštu o dogovoru. Budući da oni dobivaju informacije iz sastanaka koje ste već dogovorili, ne postoje informacije koje se mogu dodati ili promijeniti prilikom lijepljenja predloška.

ŠTO PRILOŽITI makronaredbu u dijeljenim predlošcima e-pošte

Želio bih da se upoznate s još jednim makroom. To je “WHAT TO ENTER Junior” pod nazivom WHAT TOPRILOŽITI. Ako pratite naš blog, znate da imamo niz uputstava o privicima. Možete osvježiti svoje znanje i provjeriti članke o tome kako priložiti datoteke s OneDrivea, SharePointa i URL-a. U slučaju da mrežna pohrana nije za vas i više volite imati svoje datoteke lokalno na vašem računalu, WHAT TO ATTACH bi bilo dobro rješenje.

Kada umetnete ovu makronaredbu u svoj predložak, ona ima sljedeću sintaksu:

Kao što ste mogli primijetiti, ne postoji način da postavite lokaciju datoteke da je automatski priložite. Kada zalijepite predložak s ovom makronaredbom, vidjet ćete prozor “ Odaberite datoteku za prilaganje ” koji od vas traži da potražite datoteku na računalu:

Zaključak – koristite makronaredbe, izbjegavajte repetitivno kopiranje i lijepljenje :)

Stvarno se nadam da ćete uživati ​​u korištenju dijeljenih predložaka e-pošte sa svim njihovim makronaredbama koliko i ja svakodnevno :) Ako niste probali naše zajedničke predloške e-pošte, krajnje je vrijeme! Instalirajte ovaj dodatak izravno iz Microsoftove trgovine i krenite. Vjerujte mi, isplati se ;)

U slučaju da imate pitanja ili ste možda došli na ideju kako poboljšati naše makronaredbe ili dodatke, odvojite nekoliko minuta da odete svoja razmišljanja u komentarima. Hvala vam i, naravno, ostanite s nama!

Dostupna preuzimanja

Prezentacija dijeljenih predložaka e-pošte (.pdf datoteka)