सामग्री सारणी
हा लेख तुम्हाला सामायिक ईमेल टेम्पलेट्समधील सर्वात प्रभावी मॅक्रोची ओळख करून देईल – काय प्रविष्ट करायचे आहे. तो तुम्हाला हवा असलेला कोणताही मजकूर, क्रमांक किंवा तारीख पेस्ट करू शकतो. ईमेल करा आणि तुमचा संदेश भरण्यासाठी तुम्ही निवडू शकता अशा प्रीफिल्ड पर्यायांसह ड्रॉपडाउन उघडा. तुम्ही समान मूल्य अनेक वेळा पेस्ट करू शकता आणि हे मॅक्रो इतरांसह एकत्र करू शकता.
या मॅन्युअलच्या शेवटपर्यंत माझ्यासोबत राहा आणि मी तुम्हाला खात्री पटवून देईन की एक लहान मॅक्रो इतके मॅन्युअल काम टाळण्यास मदत करेल ज्याची तुम्ही कल्पनाही करू शकत नाही ;)
मॅक्रो म्हणजे काय?
~ %WHAT_TO_ENTER[ पर्याय]सोयीसाठी आणि वाचनीयतेसाठी, मी त्याला व्हॉट टू एंटर किंवा त्याहूनही लहान - WTE म्हणेन. तथापि, जेव्हा तुम्ही ते तुमच्या टेम्पलेट्समध्ये वापरता, तेव्हा कृपया हे शब्दलेखन लक्षात ठेवा.
आता मी तुम्हाला मूलभूत गोष्टींबद्दल त्वरित सांगू दे:
- सामायिक ईमेल टेम्पलेट्स म्हणजे काय? आम्ही हे Outlook अॅप तयार केले आहे जेणेकरून जगभरातील लाखो वापरकर्ते पुनरावृत्ती होणारी कार्ये टाळू शकतील आणि काही माऊस क्लिकमध्ये त्यांचे नियमित ईमेल पत्रव्यवहार हाताळू शकतील. या अॅड-इनद्वारे तुम्ही टेम्पलेट्सचा संच तयार करू शकता, फॉरमॅटिंग, लिंक्स जोडू शकता, संलग्न करायच्या फायली निर्दिष्ट करू शकता आणि फील्ड पॉप्युलेट करायच्या आहेत इत्यादी. शिवाय, ते टेम्पलेट्स तुम्ही अनेक मशीनवर चालवू शकता (पीसी, मॅक आणि विंडोजटॅब्लेट) आणि तुमच्या सहकार्‍यांसोबत शेअर करा.
- सामायिक ईमेल टेम्प्लेट्सच्या संदर्भात मॅक्रोचा अर्थ काय आहे? हा एक विशेष प्लेसहोल्डर आहे जो तुम्हाला ईमेल संदेशामध्ये प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि आडनाव समाविष्ट करण्यास, फाइल्स संलग्न करण्यास, इनलाइन प्रतिमा पेस्ट करण्यास, CC/BCC फील्डमध्ये ईमेल पत्ते जोडण्यास, तुमच्या ईमेलचा विषय भरण्यास, अनेक ठिकाणी समान मजकूर समाविष्ट करण्यास मदत करू शकेल. तुमचा ईमेल इ. होय, इ., कारण ही यादी पूर्ण होण्याच्या जवळपासही नाही :)
आश्वासक वाटत आहे, नाही का? चला तर मग सुरुवात करूया :)
मॅक्रो एंटर करायचे - ते काय करते आणि ते कधी वापरले जाऊ शकते
लॉन्ग स्टोरी शॉर्ट, व्हॉट टू एंटर मॅक्रो तुमच्या टेम्प्लेटमध्ये विशेष प्लेसहोल्डर्स जोडते जेणेकरून तुम्ही फ्लायवर पूर्ण ईमेल मिळवा. तुम्ही हे प्लेसहोल्डर कोणत्याही सानुकूल मूल्यासह भरू शकता - मजकूर, संख्या, दुवे, तारखा इ. वैकल्पिकरित्या, तुम्ही ड्रॉपडाउन सूची जोडू शकता आणि तिथून एक पर्याय निवडू शकता.
शिवाय, अनेक ठिकाणे असताना तुमच्या मेसेजमध्ये तुम्हाला भरायचे आहे, WHAT TO ENTER तुम्हाला मजकूर फक्त एकदाच पेस्ट करण्यासाठी निर्दिष्ट करण्यास सांगेल आणि ती सर्व ठिकाणे आपोआप पॉप्युलेट करा.
आता प्रत्येक मॅक्रोच्या पर्यायावर बारकाईने नजर टाकूया आणि सेट करायला शिकूया. प्रत्येक केससाठी ते योग्यरित्या तयार करा.
आऊटलूक ईमेलमध्ये डायनॅमिकली संबंधित माहिती जोडा
सर्वात सोपे पहिले जाते :) याची कल्पना करा: तुम्ही तुमच्या ग्राहकांना स्थितीबद्दल सूचित करण्यासाठी त्यांना स्मरणपत्र पाठवता त्यांच्या आदेशानुसार. अर्थात, प्रत्येक ऑर्डर आहेएक अद्वितीय आयडी म्हणून तुम्हाला टेम्पलेट पेस्ट करणे आवश्यक आहे, नंतर मजकूरातील ऑर्डर क्रमांकाचे स्थान शोधा आणि ते व्यक्तिचलितपणे टाइप करा. तुम्हाला जवळजवळ समजले आहे ;) नाही, तुम्हाला याची आवश्यकता नाही कारण काय प्रविष्ट करायचे ते इनपुट बॉक्स दर्शवेल जिथे तुम्ही योग्य क्रमांक पेस्ट कराल जो तुमच्या ईमेलच्या आवश्यक ठिकाणी लगेच टाकला जाईल.
चला पाहू. हे कसे कार्य करते. तुम्ही एक नवीन टेम्पलेट तयार करा, सूचनांचा मजकूर जोडा आणि मॅक्रो समाविष्ट करा:
टीप. जर तुम्हाला फिल-इन फील्डमधील मजकूर बदलायचा असेल किंवा काढून टाकायचा असेल, तर मॅक्रो पुन्हा जोडण्याची गरज नाही, फक्त त्यात थोडासा बदल करा. पहा, माझ्या वरील उदाहरणात मॅक्रो असे दिसते: ~%WHAT_TO_ENTER[येथे ऑर्डर क्रमांक प्रविष्ट करा;{शीर्षक:"ऑर्डर क्रमांक"}]
तुम्ही "येथे ऑर्डर क्रमांक प्रविष्ट करा" काढल्यास (किंवा मजकुराच्या जागी तो अधिक सारखे), फक्त मॅक्रोचे पहिले पॅरामीटर बदला:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"order number"}] 
टीप. इनपुट बॉक्सचे स्वरूप खराब होऊ नये म्हणून अर्धविराम शिल्लक ठेवणे महत्त्वाचे आहे.
मेसेजमध्ये पूर्वनिर्धारित मूल्ये पेस्ट करा
चला वरील स्मरणपत्र टेम्पलेट जवळून पाहू. अमर्यादित ऑर्डर संख्या असताना, फक्त काही ऑर्डर स्थिती असू शकतात. यापैकी एक टाईप करणे, प्रत्येक वेळी तीन निवडी म्हणजे वेळ वाचवता येत नाही, बरोबर? येथे " ड्रॉपडाउन सूची " काय प्रविष्ट करायचे याचे मत येते. तुम्ही फक्त मॅक्रो जोडा, सर्व संभाव्य मूल्ये सेट करा आणि तुमचा टेम्पलेट पेस्ट करा:
~%WHAT_TO_ENTER[“अंतिम झाले”;“पेमेंटची वाट पाहत आहे”;“पेमेंट तपासणी”;{शीर्षक:"स्थिती"}] 
ड्रॉपडाउन सूची पर्याय दोन पॅरामीटर्स ऑफर करते ज्यांकडे मी तुमचे लक्ष वेधू इच्छितो:
- वापरकर्ता निवडलेले आयटम संपादित करू शकतो - हा पर्याय तपासा आणि तुम्ही निवडलेले संपादित करू शकाल तुमच्या संदेशात पेस्ट करण्यापूर्वी ड्रॉपडाउन सूचीमधील मूल्य.
- वापरकर्ता द्वारे विभक्त केलेल्या एकाधिक आयटम निवडू शकतो – एकदा हे मत निवडल्यानंतर, तुम्ही एकाच वेळी अनेक मूल्ये तपासू शकता. तुम्ही परिसीमक निर्दिष्ट करू शकता किंवा सर्वकाही जसे आहे तसे सोडू शकता आणि परिसीमक हा स्वल्पविराम असेल.
तुमच्या लक्षात आले असेल की मॅक्रोच्या विंडोमध्ये आता दोन प्लेसहोल्डर्स आहेत – ऑर्डर आणि स्थिती. जसे मी दोन WTE जोडले आहेत, त्या प्रत्येकासाठी एक विशेष फील्ड आहे. एकदा मी तिसरा जोडला (होय, मी करेन), तीन स्पॉट्स असतील. त्यामुळे, तुम्हाला प्रत्येक मॅक्रोसाठी एकाधिक पॉप-अप्सचा कंटाळा येणार नाही, परंतु सर्व माहिती भरा आणि पाठवण्याकरिता तयार ईमेल मिळण्यापूर्वी एकदाच ओके दाबा.
यामध्ये तारखा घाला आउटलुक टेम्पलेट्स
मॅक्रोमध्ये काय प्रविष्ट करायचे ते केवळ मजकूर आणि संख्याच नव्हे तर तारखा देखील हाताळू शकतात. तुम्ही ते स्वहस्ते प्रविष्ट करू शकता, कॅलेंडरमधून निवडा किंवा आज दाबा आणि वर्तमान तारीख आपोआप पॉप्युलेट होईल. हे तुमच्यावर अवलंबून आहे.
म्हणून, तुम्हाला काही वेळ निर्दिष्ट करायची असल्यास, मॅक्रो तुमच्यासाठी उत्तम काम करेल.
आमच्या रिमाइंडरवर परत येत आहे, चला त्यात थोडी सुधारणा करूया.थोडे अधिक आणि ऑर्डरसाठी देय तारीख सेट करा.
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title:"Due date"}] 
पाहिले? सेट करण्यासाठी तीन फील्ड, वचन दिल्याप्रमाणे ;)
संदेशाच्या वेगवेगळ्या ठिकाणी पुनरावृत्तीची मूल्ये ठेवा
तुम्हाला वाटेल की तुमच्यामध्ये काय एंटर करायचे आहे तितकी मूल्ये प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे. जरी तुम्हाला समान मजकूर वेगवेगळ्या ठिकाणी पेस्ट करण्याची आवश्यकता असेल तरीही टेम्पलेट. मॅक्रो तुमचा वेळ वाचवण्यासाठी डिझाइन केलेले असल्याने, ते तुम्हाला कोणतेही अतिरिक्त बटण हिट करण्यास सांगणार नाही :)
चला मॅक्रोच्या विंडोवर एक नजर टाकूया. तुम्ही पर्याय स्विच केल्यास, तुम्हाला दिसेल की त्यापैकी कोणता पर्याय निवडला असला तरीही, एक आयटम बदलत नाही. मी “ विंडो शीर्षक ” फील्डचा संदर्भ देत आहे कारण एकाच वेळी वेगवेगळ्या ठिकाणी समान मूल्य पेस्ट करण्याची ही गुरुकिल्ली आहे.
नाही तुम्ही कोणता पेस्ट पर्याय निवडता - मजकूर, ड्रॉपडाउन किंवा तारीख - जर तुमच्याकडे समान विंडो शीर्षक असेल, तर समान मूल्य पेस्ट केले जाईल. त्यामुळे, तुम्ही हा मॅक्रो एकदा तयार करू शकता, ते तुमच्या सर्व टेम्पलेटवर कॉपी करा आणि आनंद घ्या :)
नेस्टेड व्हॉट एंटर करायचे किंवा अनेक मॅक्रो कसे एकत्र करायचे
शेअर केलेल्या ईमेल टेम्प्लेट्समधील जवळपास प्रत्येक मॅक्रोसह WTE चा वापर केला जाऊ शकतो. मागील विभागातील माझ्या उदाहरणात तुम्ही नेस्टेड FILLSUBJECT आणि मॅक्रो काय प्रविष्ट करावे हे आधीच लक्षात घेतले असेल. पहा, मी नुकतेच WTE साठी एक मूल्य सेट केले आहे, हे मूल्य FILLSUBJECT मधील मजकुरात जोडले गेले आणि परिणाम विषय ओळीवर गेला.
~%FILLSUBJECT[बद्दल टीपऑर्डर ~%WHAT_TO_ENTER[येथे ऑर्डर नंबर टाका;{शीर्षक:"ऑर्डर नंबर"}]]तथापि, सर्व मॅक्रो काय एंटर करायचे आहे त्यात विलीन केले जाऊ शकत नाहीत. चला “मर्ज-मॅक्रो-लाइक-ए-प्रो” मोड सक्षम करूया आणि ते कसे कार्य करतात आणि ते आपल्यासाठी का उपयुक्त आहेत हे पाहण्यासाठी काही मॅक्रोमध्ये सामील होऊ या ;)
अनेक मॅक्रो एकत्र वापरण्याची उदाहरणे
मॅक्रो विलीन करणे हा एक चांगला प्रयोग आहे जो शेवटी वेळेची बचत करून संपतो. शेअर केलेल्या ईमेल टेम्प्लेट्ससाठी मॅक्रोची यादी पाहिल्यास, तुम्हाला वाटेल “व्वा, एक्सप्लोर करण्यासाठी इतके मॅक्रो!”. स्पॉयलर अलर्ट – त्या सर्वांना व्हॉट एंटर करायचे यात विलीन केले जाऊ शकत नाही. जेव्हा या प्रकारचे विलीनीकरण कार्य करते तेव्हा मी तुम्हाला प्रकरणे दाखवतो. पुढील प्रकरणामध्ये तुम्हाला मॅक्रो दिसतील जे अशा प्रकारे कार्य करणार नाहीत.
सामान्यपणे बोलायचे झाल्यास, तुम्ही सर्व भरणे आणि जोडा मॅक्रोसह काय प्रविष्ट करायचे आहे यात सामील होऊ शकता. या पद्धतीने, तुम्ही FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC सह काय प्रविष्ट करायचे ते एकत्र करू शकता. FILLBCC/ADDBCC आणि प्राप्तकर्त्यांचे पत्ते भरा. त्यामुळे, टेम्प्लेट पेस्ट करताना तुमची TO/CC/BCC फील्ड तुम्ही एंटर केलेल्या ईमेलने भरली जाईल.
किंवा, URL मॅक्रोमधून चित्र इन्सर्ट करू या. जर तुम्हाला माझ्या मागील ट्यूटोरियलपैकी एक आठवत असेल, तर हा मॅक्रो इमेजची url मागतो आणि ही इमेज मेसेजमध्ये पेस्ट करतो. त्यामुळे, तुम्हाला कोणती प्रतिमा पेस्ट करायची याची खात्री नसल्यास किंवा प्रत्येक विशिष्ट केससाठी प्रतिमा निवडायची असल्यास, तुम्ही दुवा बदलून काय प्रविष्ट करू शकता आणि टेम्पलेट पेस्ट करताना लिंक जोडू शकता.
टीप. तुम्ही निवडत असलेल्या प्रतिमा तुम्हाला निश्चितपणे माहित असल्यास, तुम्ही WTE वापरून ड्रॉपडाउन सूची एम्बेड करू शकता आणि तिथून तुम्हाला आवश्यक असलेली लिंक निवडू शकता.
जे मॅक्रो जे एंटर करायचे आहे ते विलीन केले जाऊ शकत नाहीत
आम्ही आधी चर्चा केल्याप्रमाणे, सर्व मॅक्रो एकत्र केले जाऊ शकत नाहीत. येथे असे मॅक्रो आहेत ज्यात तुम्ही काय एंटर करावे यासह सामील होऊ शकणार नाही:
- क्लियरबॉडी – जसे की ते टेम्पलेट पेस्ट करण्यापूर्वी ईमेलचे मुख्य भाग साफ करते, त्यासाठी निर्दिष्ट करण्यासाठी काहीही नाही.<9
- टीप - ते टेम्प्लेटसाठी एक लहान अंतर्गत नोट जोडते. टेम्प्लेट पेस्ट करण्याच्या क्षणात भरण्यासारखे काहीही नाही, म्हणून, येथे WTE ने करण्यासारखे काहीही नाही.
- विषय – हा विषय मॅक्रो ईमेलच्या विषय फील्डमध्ये भरत नाही परंतु तेथून विषय मजकूर प्राप्त करतो आणि ते तुमच्या ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये पेस्ट करते. WTE साठी काम नाही.
- तारीख आणि वेळ – ते मॅक्रो सध्याची तारीख आणि वेळ टाकतात, त्यामुळे इथे तुम्हाला काय एंटर करायचे आहे ते काही मदत करू शकत नाही.
- TO, CC आणि BCC – त्या छोटे मॅक्रो TO/CC/BCC मधील ईमेल तपासतील आणि संदेशात पेस्ट करतील.
- स्थान – मॅक्रोचा हा संच तुम्हाला भेटीबद्दल ईमेल करण्यास मदत करतो. तुम्ही आधीच आयोजित केलेल्या भेटींमधून त्यांना माहिती मिळत असल्याने, टेम्पलेट पेस्ट करताना जोडता किंवा बदलता येईल अशी कोणतीही माहिती नाही.
सामायिक ईमेल टेम्पलेट्समध्ये मॅक्रो काय जोडावे
तुम्ही आणखी एका मॅक्रोशी परिचित व्हावे अशी माझी इच्छा आहे. हे "कनिष्ठात काय प्रवेश करावे" याला काय म्हणतातसंलग्न करा. तुम्ही आमच्या ब्लॉगवर तुमची नजर ठेवल्यास, तुम्हाला माहिती आहे की आमच्याकडे संलग्नकांबद्दल ट्यूटोरियलची मालिका आहे. तुम्ही तुमचे ज्ञान रीफ्रेश करू शकता आणि OneDrive, SharePoint आणि URL वरून फायली कशा संलग्न करायच्या यावरील लेख तपासू शकता. जर ऑनलाइन स्टोरेज तुमच्यासाठी नसेल आणि तुम्ही तुमच्या फायली तुमच्या मशीनवर स्थानिक पातळीवर ठेवण्यास प्राधान्य देत असाल तर, काय जोडावे हा एक चांगला उपाय असेल.
जेव्हा तुम्ही हा मॅक्रो तुमच्या टेम्प्लेटमध्ये समाविष्ट करता, तेव्हा त्यात खालील वाक्यरचना असते:
~%WHAT_TO_ATTACHतुम्ही लक्षात घेतल्याप्रमाणे, फाइलचे स्थान स्वयंचलितपणे संलग्न करण्यासाठी सेट करण्याचा कोणताही मार्ग नाही. जेव्हा तुम्ही या मॅक्रोसह टेम्पलेट पेस्ट करता, तेव्हा तुम्हाला “ संलग्न करण्यासाठी फाइल निवडा ” विंडो दिसेल जी तुम्हाला तुमच्या PC वरील फाइल ब्राउझ करण्यासाठी सूचित करते:
<3
निष्कर्ष - मॅक्रो वापरा, पुनरावृत्ती होणारी कॉपी-पेस्ट टाळा :)
मला खरोखर आशा आहे की तुम्हाला शेअर केलेले ईमेल टेम्प्लेट त्याच्या सर्व मॅक्रोसह वापरण्याचा आनंद घ्याल जसा मी दररोज करतो :) तुम्ही प्रयत्न केला नसेल तर आमचे सामायिक केलेले ईमेल टेम्पलेट्स अजून, ही वेळ आली आहे! हे अॅड-इन थेट Microsoft Store वरून स्थापित करा आणि त्यास जा. माझ्यावर विश्वास ठेवा, ते फायदेशीर आहे ;)
तुम्हाला काही प्रश्न विचारायचे असल्यास किंवा कदाचित तुम्हाला आमचे मॅक्रो किंवा अॅड-इन कसे सुधारायचे याबद्दल कल्पना आली असेल, कृपया निघण्यासाठी काही मिनिटे द्या आपले विचार टिप्पण्यांमध्ये. धन्यवाद आणि नक्कीच संपर्कात रहा!
उपलब्ध डाउनलोड
सामायिक ईमेल टेम्पलेट सादरीकरण (.pdf फाइल)
