Эта статья познакомит вас с самым впечатляющим макросом в общих шаблонах электронной почты - ЧТО ВХОДИТ. Он может вставить в письмо любой текст, число или дату и открыть выпадающий список с предварительно заполненными параметрами, которые вы можете выбрать для заполнения сообщения. Вы даже можете вставить одно и то же значение несколько раз и объединить этот макрос с другими.

Оставайтесь со мной до конца этого руководства, и я убежу вас, что один маленький макрос поможет избежать такого количества ручной работы, которое вы даже не могли себе представить ;)

Что такое макрос?

Прежде чем мы начнем изучать каждую функцию макроса WHAT TO ENTER, я хотел бы отметить, что он имеет следующую форму:

Для удобства и читабельности я буду называть его WHAT TO ENTER или еще короче - WTE. Однако, когда вы будете использовать его в своих шаблонах, пожалуйста, учитывайте это написание.

Теперь позвольте мне быстро рассказать вам об основных принципах:

• Что такое Shared Email Templates? Мы создали это приложение для Outlook, чтобы миллионы пользователей по всему миру могли избежать выполнения повторяющихся задач и обрабатывать рутинную переписку по электронной почте несколькими щелчками мыши. С помощью этого дополнения вы можете создать набор шаблонов, добавить форматирование, ссылки, указать прикрепляемые файлы и заполняемые поля и т.д. Более того, эти шаблоны вы можете запустить нанескольких машин (ПК, Mac и планшеты Windows) и делиться с коллегами.
• Что означает макрос с точки зрения общих шаблонов электронной почты? Это специальный заполнитель, который может помочь вам вставить имя и фамилию получателя в сообщение электронной почты, прикрепить файлы, вставить встроенные изображения, добавить адреса электронной почты в поля CC/BCC, заполнить тему письма, включить один и тот же текст в нескольких местах письма и т.д. Да, и т.д., поскольку этот список даже близко не является полным :)

Звучит многообещающе, не так ли? Тогда давайте начнем :)

ЧТО ВХОДИТ В МАКРОС - что он делает и когда его можно использовать

Короче говоря, макрос WHAT TO ENTER добавляет специальные заполнители в ваши шаблоны, чтобы вы получали заполненное письмо на лету. Вы можете заполнить этот заполнитель любым пользовательским значением - текстом, числами, ссылками, датами и т.д. Или же вы можете добавить выпадающий список и выбрать один из вариантов оттуда.

Более того, если в сообщении есть несколько мест, которые необходимо заполнить, WHAT TO ENTER попросит вас указать текст для вставки всего один раз и заполнит все эти места автоматически.

Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую опцию макроса и научимся правильно настраивать его для каждого конкретного случая.

Динамическое добавление необходимой информации в электронные письма Outlook

Самое простое идет первым :) Представьте себе следующее: вы отправляете напоминание своим клиентам, чтобы сообщить им о состоянии их заказа. Конечно, каждый заказ имеет уникальный идентификатор, поэтому вам нужно вставить шаблон, затем найти в тексте место для номера заказа и ввести его вручную. Почти получилось ;) Нет, вам это не понадобится, поскольку WHAT TO ENTER покажет вам поле ввода, куда вы вставите правильный номер.который сразу же вставляется в нужное место вашего письма.

Давайте посмотрим, как это работает. Вы создаете новый шаблон, добавляете текст уведомления и включаете макрос:

Совет. Если вы хотите изменить или удалить текст в поле заполнения, не нужно заново добавлять макрос, просто немного измените его. Смотрите, в моем примере выше макрос выглядит так: ~%WHAT_TO_ENTER[введите номер заказа здесь;{title: "номер заказа"}].

Если вы удалите "введите номер заказа здесь" (или замените его на текст, который вам больше нравится), просто измените первый параметр макроса:

Примечание. Важно оставить точку с запятой, чтобы не испортить внешний вид поля ввода.

Вставьте предопределенные значения в сообщение

Давайте посмотрим на шаблон напоминания выше. В то время как количество заказов неограниченно, статусов заказов может быть всего несколько. Вводить каждый раз один из, скажем, трех вариантов - не очень экономит время, верно? Здесь вводится " Выпадающий список "Вы просто добавляете макрос, устанавливаете все возможные значения и вставляете свой шаблон:

Сайт Выпадающий список опция предлагает два параметра, на которые я хотел бы обратить ваше внимание:

• Пользователь может редактировать выбранный элемент(ы) - отметьте этот параметр, и вы сможете редактировать выбранное значение в выпадающем списке, прежде чем вставить его в сообщение.
• Пользователь может выбрать несколько элементов, разделенных - после выбора этого мнения можно проверить сразу несколько значений. можно указать разделитель или оставить все как есть, а разделителем будет запятая.

Возможно, вы заметили, что в окне макроса теперь есть два поля для заполнения - заказ и статус. Поскольку я добавил два WTE, для каждого из них есть специальное поле. Когда я добавлю третий (да, я добавлю), будет три поля. Таким образом, вам не надоедят многочисленные всплывающие окна для каждого макроса, но заполните всю информацию и нажмите OK только один раз, прежде чем получить готовое к отправке письмо.

Вставка дат в шаблоны Outlook

Макрос WHAT TO ENTER может обрабатывать не только текст и числа, но и даты. Вы можете ввести их вручную, выбрать из календаря или нажать кнопку Сегодня и текущая дата будет заполнена автоматически. Это зависит от вас.

Поэтому, если вам нужно задать определенное время, макрос отлично справится с этой задачей.

Возвращаясь к нашему напоминанию, давайте еще немного усовершенствуем его и установим дату выполнения заказа.

Видите? Три поля для установки, как и было обещано ;)

Поместите повторяющиеся значения в разные места сообщения

Вы можете подумать, что вам придется вводить столько значений, сколько есть пунктов WHAT TO ENTER в вашем шаблоне, даже если вам нужно вставить один и тот же текст в разных местах. Поскольку макрос создан для экономии вашего времени, он не попросит вас делать лишние нажатия кнопок :)

Давайте посмотрим на окно макроса. Если вы переключите опции, вы увидите, что независимо от того, какая из них выбрана, один элемент не меняется. Я имею в виду " Заголовок окна ", так как это ключ к вставке одного и того же значения в разные места за один раз.

Неважно, какой вариант вставки вы выберете - текст, выпадающий список или дату - если у вас одинаковые Заголовок окна То же значение будет вставлено. Таким образом, вы можете создать этот макрос один раз, скопировать его по всему вашему шаблону и наслаждаться :)

Вложенные макросы WHAT TO ENTER или как объединить несколько макросов

WTE можно использовать вместе почти с любым другим макросом из Shared Email Templates. Возможно, вы уже заметили вложенные макросы FILLSUBJECT и WHAT TO ENTER в моем примере из предыдущего раздела. Смотрите, я только что установил значение для WTE, это значение было добавлено к тексту из FILLSUBJECT, и результат попал в тему письма.

Однако не все макросы можно объединить с WHAT TO ENTER. Давайте включим режим "merge-macros-like-a-pro" и объединим несколько макросов, чтобы посмотреть, работают ли они и почему они могут быть полезны для вас ;)

Примеры совместного использования нескольких макросов

Слияние макросов - это приятный эксперимент, который в конечном итоге заканчивается экономией времени. Если вы посмотрите на список макросов для общих шаблонов электронной почты, вы можете подумать: "Ого, как много макросов для изучения!". Спойлер - не все из них можно объединить с ЧТОБЫ ВВЕСТИ. Сейчас я покажу вам случаи, когда такое объединение работает. В следующей главе вы увидите макросы, которые не будут работать таким образом.

Говоря в общем, вы можете объединить WHAT TO ENTER со всеми макросами FILL и ADD. Таким образом, вы можете объединить WHAT TO ENTER с FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC и заполнить адреса получателей. Таким образом, ваше поле TO/CC/BCC будет заполнено электронной почтой, которую вы вводите при вставке шаблона.

Или возьмем макрос INSERT PICTURE FROM URL. Если вы помните один из моих предыдущих уроков, этот макрос запрашивает url изображения и вставляет это изображение в сообщение. Итак, если вы не уверены, какое изображение вставить или хотите выбрать изображение для каждого конкретного случая, вы можете заменить ссылку на WHAT TO ENTER и добавить ссылку при вставке шаблона.

Совет. Если вы точно знаете, из каких изображений вы будете выбирать, вы можете встроить выпадающий список с помощью WTE и выбрать нужную ссылку оттуда.

Макросы, которые ЧТОБЫ ВВЕСТИ, не могут быть объединены с

Как мы уже говорили, не все макросы можно объединить. Вот макросы, которые вы не сможете объединить с WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - поскольку он просто очищает тело письма перед вставкой шаблона, для него ничего не нужно указывать.
• ПРИМЕЧАНИЕ - добавляет небольшое внутреннее примечание для шаблона. В момент вставки шаблона ничего не заполняется, следовательно, WTE здесь делать нечего.
• SUBJECT - этот макрос темы не заполняет поле темы письма, а получает оттуда текст темы и вставляет его в тело письма. Не работает для WTE.
• ДАТА и ВРЕМЯ - эти макросы вставляют текущую дату и время, поэтому здесь вам не поможет НИ ЧТО ВВЕСТИ.
• TO, CC и BCC - эти маленькие макросы проверят письмо в TO/CC/BCC и вставят его в сообщение.
• LOCATION - этот набор макросов поможет вам отправить сообщение о назначенной встрече. Поскольку они получают информацию из уже назначенных вами встреч, нет никакой информации, которую можно добавить или изменить при вставке шаблона.

Макрос WHAT TO ATTACH в общих шаблонах электронной почты

Я хотел бы познакомить вас с еще одним макросом. Это "ЧТО ВСТАВИТЬ Младшему", который называется ЧТО ВСТАВИТЬ. Если вы следите за нашим блогом, то знаете, что у нас есть серия уроков о вложениях. Вы можете освежить свои знания и проверить статьи о том, как вложить файлы из OneDrive, SharePoint и URL. В случае, если онлайн-хранилище не для вас и вы предпочитаете иметь файлы локально на вашемМашина, WHAT TO ATTACH была бы хорошим решением.

Когда вы вставляете этот макрос в свой шаблон, он имеет следующий синтаксис:

Как вы могли заметить, нет возможности задать местоположение файла, чтобы прикрепить его автоматически. Когда вы вставляете шаблон с помощью этого макроса, вы увидите " Выберите файл для вложения " появится окно с предложением найти файл на вашем компьютере:

Вывод - используйте макросы, избегайте повторяющихся копипастов :)

Я очень надеюсь, что вам понравится использовать Shared Email Templates со всеми его макросами так же, как это делаю я ежедневно :) Если вы еще не пробовали наши Shared Email Templates, самое время! Установите это дополнение прямо из Microsoft Store и попробуйте. Поверьте, оно того стоит ;)

Если у вас есть вопросы или, возможно, вы придумали, как улучшить наши макросы или дополнения, пожалуйста, уделите несколько минут и оставьте свои мысли в Комментариях. Спасибо и, конечно, оставайтесь с нами!

Доступные загрузки

Презентация общих шаблонов электронной почты (.pdf файл)