Dieser Artikel stellt Ihnen das beeindruckendste Makro in Shared Email Templates vor - WAS ZUR BEWERBUNG. Es kann einen beliebigen Text, eine Zahl oder ein Datum in Ihre E-Mail einfügen und ein Dropdown-Menü mit den vorausgefüllten Optionen öffnen, aus denen Sie wählen können, um Ihre Nachricht zu füllen. Sie können sogar denselben Wert mehrmals einfügen und dieses Makro mit anderen kombinieren.

Bleiben Sie mir bis zum Ende dieses Handbuchs treu und ich werde Sie davon überzeugen, dass ein kleines Makro Ihnen so viel manuelle Arbeit erspart, wie Sie es sich nicht einmal vorstellen können ;)

Was ist ein Makro?

Bevor wir uns mit den einzelnen Funktionen des Makros WHAT TO ENTER beschäftigen, möchte ich darauf hinweisen, dass es die folgende Form hat:

Der Einfachheit und Lesbarkeit halber nenne ich es WHAT TO ENTER oder noch kürzer - WTE. Wenn Sie es jedoch in Ihren Vorlagen verwenden, beachten Sie bitte diese Schreibweise.

Jetzt möchte ich Ihnen kurz die Grundlagen erläutern:

• Was ist Shared Email Templates? Wir haben diese Outlook-Anwendung entwickelt, damit Millionen von Anwendern auf der ganzen Welt sich wiederholende Aufgaben vermeiden und ihre routinemäßige E-Mail-Korrespondenz mit ein paar Mausklicks erledigen können. Mit diesem Add-In können Sie eine Reihe von Vorlagen erstellen, Formatierungen und Links hinzufügen, die anzuhängenden Dateien und die auszufüllenden Felder angeben usw. Außerdem können Sie diese Vorlagen aufmehrere Geräte (PCs, Macs und Windows-Tablets) und teilen Sie sie mit Ihren Kollegen.
• Was bedeutet das Makro in Bezug auf Shared Email Templates? Es ist ein spezieller Platzhalter, der Ihnen helfen kann, den Vor- und Nachnamen des Empfängers in eine E-Mail-Nachricht einzufügen, Dateien anzuhängen, Inline-Bilder einzufügen, E-Mail-Adressen in die CC/BCC-Felder einzufügen, den Betreff Ihrer E-Mail aufzufüllen, denselben Text an mehreren Stellen Ihrer E-Mail einzufügen, usw. Ja, usw., denn diese Liste ist nicht einmal annähernd vollständig :)

Klingt vielversprechend, nicht wahr? Dann nichts wie los :)

WHAT TO ENTER Makro - was es bewirkt und wann es verwendet werden kann

Kurz gesagt, das Makro WHAT TO ENTER fügt Ihren Vorlagen spezielle Platzhalter hinzu, so dass Sie auf Anhieb eine fertige E-Mail erhalten. Sie können diesen Platzhalter mit einem beliebigen benutzerdefinierten Wert füllen - Text, Zahlen, Links, Daten usw. Alternativ können Sie auch die Dropdown-Liste hinzufügen und eine der Optionen daraus auswählen.

Wenn es in Ihrer Nachricht mehrere Stellen gibt, die Sie ausfüllen müssen, werden Sie von WAS EINGEBEN aufgefordert, den einzufügenden Text nur einmal anzugeben, und alle diese Stellen werden automatisch ausgefüllt.

Schauen wir uns nun die einzelnen Makrooptionen genauer an und lernen, wie man sie für jeden einzelnen Fall richtig einrichtet.

Dynamisches Hinzufügen relevanter Informationen zu Outlook-E-Mails

Das Einfachste zuerst :) Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie senden eine Erinnerung an Ihre Kunden, um sie über den Status ihrer Bestellung zu informieren. Natürlich hat jede Bestellung eine eindeutige ID, also müssen Sie eine Vorlage einfügen, dann die Stelle der Bestellnummer im Text suchen und sie manuell eingeben. Fast geschafft ;) Nein, das brauchen Sie nicht, denn WAS EINGEBEN zeigt Ihnen das Eingabefeld, in das Sie die richtige Nummer einfügender sofort an der richtigen Stelle in Ihre E-Mail eingefügt wird.

Sie erstellen eine neue Vorlage, fügen den Text der Meldung hinzu und fügen das Makro ein:

Tipp: Wenn Sie den Text im Ausfüllfeld ändern oder entfernen möchten, müssen Sie das Makro nicht neu hinzufügen, sondern nur ein wenig abändern. In meinem obigen Beispiel sieht das Makro so aus: ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title: "order number"}]

Wenn Sie "Geben Sie hier die Bestellnummer ein" entfernen (oder durch einen Text ersetzen, der Ihnen besser gefällt), müssen Sie nur den ersten Parameter des Makros ändern:

Hinweis: Es ist wichtig, dass das Semikolon stehen bleibt, um das Erscheinungsbild des Eingabefeldes nicht zu beeinträchtigen.

Vordefinierte Werte in die Nachricht einfügen

Schauen wir uns die obige Erinnerungsvorlage genauer an. Es gibt zwar unbegrenzt viele Bestellnummern, aber vielleicht nur wenige Bestellstatus. Jedes Mal eine von, sagen wir, drei Auswahlmöglichkeiten einzugeben, ist nicht sehr zeitsparend, oder? Hier kommt die " Auswahlliste "Sie fügen einfach ein Makro hinzu, stellen alle möglichen Werte ein und fügen Ihre Vorlage ein:

Die Auswahlliste bietet zwei Parameter, auf die ich Ihre Aufmerksamkeit lenken möchte:

• Benutzer kann ausgewählte Elemente bearbeiten - Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie den ausgewählten Wert in der Dropdown-Liste bearbeiten, bevor Sie ihn in Ihre Nachricht einfügen.
• Der Benutzer kann mehrere Elemente auswählen, die durch - Wenn Sie diese Meinung gewählt haben, können Sie mehrere Werte auf einmal prüfen. Sie können das Trennzeichen angeben oder alles so lassen, wie es ist, und das Trennzeichen wäre ein Komma.

Sie haben vielleicht bemerkt, dass das Makrofenster jetzt zwei Platzhalter hat - Bestellung und Status. Da ich zwei WTEs hinzugefügt habe, gibt es für jedes von ihnen ein eigenes Feld. Sobald ich das dritte hinzufüge (ja, das werde ich), wird es drei Felder geben. So werden Sie nicht durch mehrere Pop-ups für jedes einzelne Makro gelangweilt, sondern füllen alle Informationen aus und drücken nur einmal auf OK, bevor Sie eine versandfertige E-Mail erhalten.

Einfügen von Daten in Outlook-Vorlagen

Das Makro WAS EINGEBEN kann nicht nur Text und Zahlen verarbeiten, sondern auch Daten, die Sie manuell eingeben, aus dem Kalender auswählen oder mit Heute und das aktuelle Datum wird automatisch eingefügt. Es liegt an Ihnen.

Wenn Sie also ein bestimmtes Timing vorgeben müssen, leistet das Makro gute Arbeit für Sie.

Zurück zu unserer Erinnerung, lassen Sie uns diese noch ein wenig verbessern und ein Fälligkeitsdatum für die Bestellung festlegen.

Siehst du? Drei Felder zum Einstellen, wie versprochen ;)

Sich wiederholende Werte an verschiedenen Stellen der Nachricht einfügen

Sie werden vielleicht denken, dass Sie so viele Werte eingeben müssen, wie es in Ihrer Vorlage WAS EINGEBEN gibt, auch wenn Sie denselben Text an verschiedenen Stellen einfügen müssen. Da das Makro so konzipiert ist, dass es Ihre Zeit spart, wird es Sie nicht auffordern, zusätzliche Tasten zu drücken :)

Werfen wir einen Blick auf das Fenster des Makros. Wenn Sie die Optionen umschalten, werden Sie feststellen, dass sich ein Element nicht ändert, egal welche Option ausgewählt ist. Ich beziehe mich auf die Option " Titel des Fensters "Dies ist der Schlüssel zum Einfügen desselben Wertes an verschiedenen Stellen in einem Durchgang.

Unabhängig davon, welche Einfügeoption Sie wählen - Text, Dropdown oder Datum - wenn Sie identische Titel des Fensters Sie können dieses Makro also einmal erstellen, es in Ihre gesamte Vorlage kopieren und genießen :)

Verschachtelte WHAT TO ENTER oder wie man mehrere Makros kombiniert

WTE kann zusammen mit fast jedem anderen Makro aus Shared Email Templates verwendet werden. Vielleicht haben Sie bereits die verschachtelten Makros FILLSUBJECT und WHAT TO ENTER in meinem Beispiel aus dem vorherigen Abschnitt bemerkt. Sehen Sie, ich habe gerade einen Wert für WTE festgelegt, dieser Wert wurde zum Text aus FILLSUBJECT hinzugefügt und das Ergebnis ging in eine Betreffzeile.

Allerdings können nicht alle Makros mit WHAT TO ENTER zusammengeführt werden. Aktivieren wir den Modus "Makros wie ein Profi zusammenführen" und fügen ein paar Makros zusammen, um zu sehen, ob und wie sie funktionieren und warum sie für dich nützlich sein könnten ;)

Beispiele für die gemeinsame Verwendung mehrerer Makros

Das Zusammenführen von Makros ist ein nettes Experiment, das letztendlich Zeit spart. Wenn Sie sich die Liste der Makros für Gemeinsame E-Mail-Vorlagen ansehen, denken Sie vielleicht: "Wow, so viele Makros, die es zu erforschen gilt!". Spoiler-Alarm - nicht alle können mit WAS EINGEBEN zusammengeführt werden. Jetzt zeige ich Ihnen die Fälle, in denen diese Art des Zusammenführens funktioniert. Im nächsten Kapitel werden Sie die Makros sehen, die auf diese Weise nicht funktionieren.

Generell können Sie WAS EINGEBEN mit allen FILL- und ADD-Makros kombinieren. Auf diese Weise können Sie WAS EINGEBEN mit FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC, FILLBCC/ADDBCC kombinieren und die Empfängeradressen ausfüllen. Auf diese Weise wird Ihr TO/CC/BCC-Feld mit der E-Mail gefüllt, die Sie beim Einfügen einer Vorlage eingeben.

Oder nehmen wir das Makro BILD AUS URL EINFÜGEN. Wenn Sie sich an eines meiner früheren Tutorials erinnern, fragt dieses Makro nach der URL des Bildes und fügt dieses Bild in die Nachricht ein. Wenn Sie also nicht sicher sind, welches Bild Sie einfügen sollen, oder wenn Sie ein Bild für jeden Einzelfall auswählen möchten, können Sie den Link durch WAS EINGEBEN ersetzen und den Link beim Einfügen einer Vorlage hinzufügen.

Tipp: Wenn Sie genau wissen, welche Bilder Sie auswählen möchten, können Sie die Dropdown-Liste mit WTE einbetten und den gewünschten Link von dort auswählen.

Die Makros, die WHAT TO ENTER können nicht zusammengeführt werden mit

Wie wir bereits besprochen haben, können nicht alle Makros zusammengeführt werden. Hier sind die Makros, die Sie nicht mit WHAT TO ENTER zusammenführen können:

• CLEARBODY - da es einfach den Textkörper der E-Mail vor dem Einfügen der Vorlage löscht, gibt es dafür nichts anzugeben.
• HINWEIS - es wird eine kleine interne Notiz für die Vorlage hinzugefügt, die beim Einfügen der Vorlage nicht ausgefüllt werden muss, daher gibt es für WTE hier nichts zu tun.
• SUBJECT - dieses Betreff-Makro füllt nicht das Betreff-Feld der E-Mail aus, sondern holt sich den Betreff-Text von dort und fügt ihn in den E-Mail-Text ein. Keine Arbeit für WTE.
• DATUM und UHRZEIT - diese Makros fügen das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ein, es gibt also nichts, womit WAS EINGEBEN Ihnen hier helfen könnte.
• TO, CC und BCC - diese kleinen Makros prüfen die E-Mail in TO/CC/BCC und fügen sie in die Nachricht ein.
• LOCATION - diese Makros helfen Ihnen dabei, eine E-Mail über einen Termin zu versenden. Da sie die Informationen von den bereits vereinbarten Terminen erhalten, gibt es keine Informationen, die beim Einfügen einer Vorlage hinzugefügt oder geändert werden können.

Makro WHAT TO ATTACH in Gemeinsame E-Mail-Vorlagen

Ich möchte Sie mit einem weiteren Makro vertraut machen: "WHAT TO ENTER Junior", genannt WHAT TO ATTACH. Wenn Sie unseren Blog im Auge behalten, wissen Sie, dass wir eine Reihe von Anleitungen über Anhänge haben. Sie können Ihr Wissen auffrischen und die Artikel darüber lesen, wie man Dateien von OneDrive, SharePoint und URL anhängt. Falls ein Online-Speicher für Sie nicht in Frage kommt und Sie Ihre Dateien lieber lokal auf IhremMaschine, WHAT TO ATTACH wäre eine gute Lösung.

Wenn Sie dieses Makro in Ihre Vorlage einfügen, hat es die folgende Syntax:

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, gibt es keine Möglichkeit, den Speicherort der Datei festzulegen, um sie automatisch anzuhängen. Wenn Sie eine Vorlage mit diesem Makro einfügen, sehen Sie das " Wählen Sie eine Datei zum Anhängen "Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, die Datei auf Ihrem PC zu suchen:

Fazit - Makros verwenden, wiederholte Copy-Paste-Arbeiten vermeiden :)

Ich hoffe wirklich, dass Sie Shared Email Templates mit all seinen Makros genauso genießen werden wie ich :) Wenn Sie unsere Shared Email Templates noch nicht ausprobiert haben, wird es höchste Zeit! Installieren Sie dieses Add-In direkt aus dem Microsoft Store und probieren Sie es aus. Vertrauen Sie mir, es lohnt sich ;)

Falls Sie Fragen haben oder eine Idee, wie wir unsere Makros oder unser Add-In verbessern können, nehmen Sie sich bitte ein paar Minuten Zeit und hinterlassen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren. Vielen Dank und bleiben Sie natürlich dran!

Verfügbare Downloads

Präsentation "Gemeinsame E-Mail-Vorlagen" (.pdf-Datei)