Ten artykuł przedstawi Ci najbardziej efektowne makro w Shared Email Templates - CO ZROBIĆ, ABY WEJŚĆ DO ŚRODKA. Może wkleić dowolny tekst, liczbę lub datę, którą chcesz w wiadomości e-mail i otworzyć rozwijaną listę z wstępnie wypełnionymi opcjami, z których możesz wybrać, aby zaludnić swoją wiadomość. Możesz nawet wkleić tę samą wartość kilka razy i połączyć to makro z innymi.

Zostań ze mną do końca tego poradnika, a przekonam Cię, że jedno małe makro pozwoli uniknąć tylu prac manualnych, że nawet sobie nie wyobrażasz ;)

Co to jest makro?

Zanim zaczniemy zgłębiać każdą cechę makra CO DO ENTER, chciałbym zaznaczyć, że ma ono następującą postać:

Dla wygody i czytelności będę ją nazywał WHAT TO ENTER lub jeszcze krócej - WTE. Jednak gdy będziecie jej używać w swoich szablonach, pamiętajcie o tej pisowni.

Teraz pozwólcie, że szybko przeprowadzę was przez podstawy:

• Co to jest Shared Email Templates? Stworzyliśmy tę aplikację dla programu Outlook, aby miliony użytkowników na całym świecie mogły uniknąć wykonywania powtarzalnych zadań i obsługiwać swoją rutynową korespondencję e-mailową za pomocą kilku kliknięć myszką. Dzięki temu dodatkowi możesz stworzyć zestaw szablonów, dodać formatowanie, linki, określić pliki, które mają być załączone, pola, które mają być wypełnione i tak dalej. Co więcej, te szablony możesz uruchomić nakilku maszyn (komputerów PC, Mac i tabletów z systemem Windows) i udostępniać je współpracownikom.
• Co oznacza makro w kontekście Shared Email Templates? Jest to specjalny placeholder, który może pomóc Ci wstawić imię i nazwisko odbiorcy w wiadomości e-mail, załączyć pliki, wkleić obrazy inline, dodać adresy e-mail do pól CC/BCC, zaludnić temat wiadomości e-mail, zawrzeć ten sam tekst w kilku miejscach wiadomości e-mail, itd. Tak, itd. bo ta lista nie jest nawet bliska bycia kompletną :)

Brzmi obiecująco, prawda? W takim razie zaczynajmy :)

CO ZROBIĆ z makrem - co robi i kiedy można go użyć

W skrócie, makro CO DO ENTER dodaje specjalne placeholdery do Twoich szablonów, tak abyś mógł w locie otrzymać wypełniony email. Możesz wypełnić ten placeholder dowolną wartością niestandardową - tekstem, liczbami, linkami, datami, itp. Alternatywnie możesz dodać listę rozwijaną i wybrać z niej jedną z opcji.

Co więcej, gdy w wiadomości jest kilka miejsc, które trzeba wypełnić, KIEDY WPROWADZIĆ poprosi Cię o określenie tekstu do wklejenia tylko raz i wypełni wszystkie te miejsca automatycznie.

Przyjrzyjmy się teraz bliżej każdej opcji makra i nauczmy się je poprawnie ustawiać w każdym przypadku.

Dynamiczne dodawanie istotnych informacji do wiadomości e-mail w programie Outlook

Najłatwiejsze jest pierwsze :) Wyobraź sobie taką sytuację: wysyłasz do swoich klientów przypomnienie o statusie ich zamówienia. Oczywiście każde zamówienie ma unikalne id, więc musisz wkleić szablon, a następnie poszukać w tekście miejsca na numer zamówienia i wpisać go ręcznie. Prawie Cię to spotkało ;) Nie, nie będziesz tego potrzebował, ponieważ CO WPROWADZIĆ pokaże Ci pole, w którym wkleisz właściwy numerktóry od razu zostaje wstawiony w niezbędne miejsce Twojego maila.

Zobaczmy jak to działa, tworzysz nowy szablon, dodajesz tekst powiadomienia i dołączasz makro:

Wskazówka. Jeśli chcesz zmienić lub usunąć tekst w polu wypełnienia, nie musisz ponownie dodawać makra, wystarczy, że nieco je zmodyfikujesz. Zobacz, w moim powyższym przykładzie makro wygląda tak: ~%WHAT_TO_ENTER[wpisz tutaj numer zamówienia;{title: "order number"}]

Jeśli usuniesz "wpisz tutaj numer zamówienia" (lub zastąpisz go tekstem, który bardziej Ci się podoba), wystarczy zmodyfikować pierwszy parametr makra:

Uwaga: Ważne jest, aby średnik został pozostawiony, aby nie zepsuć wyglądu pola wejściowego.

Wklejanie predefiniowanych wartości do wiadomości

Przyjrzyjmy się bliżej powyższemu szablonowi przypomnienia. O ile liczba zamówień jest nieograniczona, o tyle statusów zamówień może być tylko kilka. Wpisywanie za każdym razem jednego z, powiedzmy, trzech wyborów nie jest zbyt oszczędne, prawda? Tutaj pojawia się " Lista rozwijana " opinia o tym, CO WPROWADZIĆ. Wystarczy dodać makro, ustawić wszystkie możliwe wartości i wkleić swój szablon:

Na stronie Lista rozwijana opcja oferuje dwa parametry, na które chciałbym zwrócić uwagę:

• Użytkownik może edytować wybrane elementy - zaznacz tę opcję, a będziesz mógł edytować wybraną wartość na liście rozwijanej, zanim wkleisz ją do swojej wiadomości.
• Użytkownik może wybrać wiele elementów oddzielonych - po wybraniu tej opinii możesz sprawdzić kilka wartości jednocześnie. Możesz określić delimiter lub pozostawić wszystko tak jak jest, a delimiterem będzie przecinek.

Być może zauważyłeś, że okno makra ma teraz dwa placeholdery do wypełnienia - zamówienie i status. Ponieważ dodałem dwa WTE, dla każdego z nich jest specjalne pole. Gdy dodam trzecie (tak, dodam), będą trzy miejsca. Dzięki temu nie będziesz się nudził wielokrotnymi wyskakującymi okienkami dla każdego makra, tylko wypełnisz wszystkie informacje i klikniesz OK tylko raz, zanim dostaniesz gotowego do wysłania maila.

Wstawianie dat do szablonów programu Outlook

Makro CO WPROWADZIĆ może obsługiwać nie tylko tekst i liczby, ale także daty. Można je wpisać ręcznie, wybrać z kalendarza lub uderzyć Dzisiaj i bieżąca data zostanie zaludniona automatycznie, to zależy od ciebie.

Jeśli więc potrzebujesz określić jakiś czas, makro wykona dla Ciebie świetną robotę.

Wracając do naszego przypomnienia, poprawmy je jeszcze trochę i ustawmy termin realizacji zamówienia.

Zobaczcie, trzy pola do ustawienia, zgodnie z obietnicą ;)

Umieść powtarzające się wartości w różnych miejscach wiadomości

Może Ci się wydawać, że będziesz musiał wpisać tyle wartości, ile jest miejsc WHAT TO ENTER w Twoim szablonie, nawet jeśli musisz wkleić ten sam tekst w różnych miejscach. Ponieważ makro jest zaprojektowane tak, aby oszczędzać Twój czas, nie będzie Cię prosić o żadne dodatkowe uderzenia w przycisk :)

Spójrzmy na okno makra. Jeśli przełączymy opcje, zobaczymy, że bez względu na to, która z nich jest wybrana, jeden element się nie zmienia. Mam na myśli opcję " Tytuł okna " pole, gdyż jest to klucz do wklejania tej samej wartości w różnych miejscach w go.

Bez względu na to, którą opcję wklejania wybierzesz - tekst, dropdown czy data - jeśli masz identyczne Tytuł okna , ta sama wartość zostanie wklejona. Tak więc, możesz stworzyć to makro raz, skopiować je w całym swoim szablonie i cieszyć się :)

Zagnieżdżone CO DO ENTER czyli jak połączyć kilka makr

WTE może być używane razem z prawie każdym innym makrem z Shared Email Templates. Być może zauważyłeś już zagnieżdżone makra FILLSUBJECT i WHAT TO ENTER w moim przykładzie z poprzedniej sekcji. Zobacz, że właśnie ustawiłem wartość dla WTE, ta wartość została dodana do tekstu z FILLSUBJECT i wynik trafił do linii tematu.

Jednak nie wszystkie makra można scalić z WHAT TO ENTER. Włączmy tryb "merge-macros-like-a-pro" i połączmy kilka makr, aby zobaczyć czy i jak działają i dlaczego mogą być dla Ciebie przydatne ;)

Przykłady użycia kilku makr razem

Łączenie makr to miły eksperyment, który ostatecznie kończy się oszczędnością czasu. Jeśli spojrzysz na listę makr dla Współdzielonych szablonów e-mail, możesz pomyśleć "Wow, tyle makr do zbadania!". Spoiler alert - nie wszystkie z nich można połączyć z WHAT TO ENTER. Teraz pokażę Ci przypadki, w których takie łączenie działa. W następnym rozdziale zobaczysz makra, które nie będą działać w ten sposób.

Mówiąc ogólnie, możesz połączyć WHAT TO ENTER ze wszystkimi makrami FILL i ADD. W ten sposób możesz połączyć WHAT TO ENTER z FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC i wypełnić adresy odbiorców. W ten sposób Twoje pole TO/CC/BCC zostanie wypełnione mailem, który podasz przy wklejaniu szablonu.

Albo weźmy makro INSERT PICTURE FROM URL. Jeśli pamiętasz jeden z moich poprzednich tutoriali, to makro prosi o adres url obrazka i wkleja ten obrazek do wiadomości. Tak więc, jeśli nie jesteś pewien, który obrazek wkleić lub chcesz wybrać obrazek dla każdego konkretnego przypadku, możesz zastąpić link z napisem CO WPROWADZIĆ i dodać link podczas wklejania szablonu.

Wskazówka. jeśli wiesz na pewno, z jakich obrazów będziesz wybierać, możesz osadzić listę rozwijaną za pomocą WTE i wybrać stamtąd link, którego potrzebujesz.

Makra, których nie można łączyć z WHAT TO ENTER

Jak już wcześniej rozmawialiśmy, nie wszystkie makra da się połączyć. Oto makra, których nie będziesz mógł połączyć z WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - ponieważ po prostu czyści treść maila przed wklejeniem szablonu, nie ma dla niego nic do określenia.
• UWAGA - dodaje małą wewnętrzną notatkę dla szablonu. Nie ma nic do wypełnienia w momencie wklejania szablonu, stąd nie ma tu nic do zrobienia przez WTE.
• SUBJECT - to makro tematu nie wypełnia pola tematu wiadomości, ale pobiera z niego tekst tematu i wkleja go do treści wiadomości. Brak pracy dla WTE.
• DATA i CZAS - te makra wstawiają aktualną datę i godzinę, więc nie ma tu nic, w czym może pomóc WHAT TO ENTER.
• TO, CC i BCC - te małe makra sprawdzą maila w TO/CC/BCC i wkleją go do wiadomości.
• LOKALIZACJA - ten zestaw makr pomaga w wysyłaniu e-maili o umówionych spotkaniach. Ponieważ pobierają one informacje z umówionych już spotkań, nie ma informacji, które można dodać lub zmienić podczas wklejania szablonu.

Makro CO ZAŁĄCZYĆ w Współdzielonych Szablonach Email

Chciałbym, abyś zapoznał się z jeszcze jednym makrem. Jest to "CO ZROBIĆ, ABY ZROBIĆ Junior" o nazwie CO ZAŁĄCZYĆ. Jeśli śledzisz naszego bloga, to wiesz, że mamy serię tutoriali o załącznikach. Możesz odświeżyć swoją wiedzę i sprawdzić artykuły o tym, jak załączyć pliki z OneDrive, SharePoint i URL. W przypadku, gdy magazyn online nie jest dla Ciebie i wolisz mieć pliki lokalnie na swoimmaszyna, CZYLI JAK ZATWIERDZIĆ, byłaby dobrym rozwiązaniem.

Kiedy wstawiasz to makro do swojego szablonu, ma ono następującą składnię:

Jak pewnie zauważyłeś, nie ma możliwości ustawienia lokalizacji pliku, aby dołączyć go automatycznie. Gdy wkleisz szablon z tym makrem, zobaczysz napis " Wybierz plik do załączenia " okno z prośbą o wyszukanie pliku na komputerze:

Wniosek - używaj makr, unikaj powtarzających się copy-pastów :)

Mam nadzieję, że korzystanie z Shared Email Templates i wszystkich jego makr będzie dla Ciebie tak samo przyjemne jak dla mnie :) Jeśli jeszcze nie wypróbowałeś naszych Shared Email Templates, to najwyższy czas! Zainstaluj ten dodatek prosto z Microsoft Store i daj mu szansę. Zaufaj mi, warto ;)

W przypadku, gdy masz jakieś pytania do nas, a może wpadłeś na pomysł, jak ulepszyć nasze makra lub dodatek, poświęć kilka minut i zostaw swoje przemyślenia w Komentarzach. Dziękujemy i oczywiście stay tuned!

Dostępne pliki do pobrania

Prezentacja Shared Email Templates (plik .pdf)