Cet article vous présente la macro la plus impressionnante des modèles d'e-mails partagés. - POUR ENTRER. Elle peut coller le texte, le nombre ou la date de votre choix dans votre courrier électronique et ouvrir une liste déroulante avec les options préremplies parmi lesquelles vous pouvez choisir pour remplir votre message. Vous pouvez même coller la même valeur plusieurs fois et combiner cette macro avec d'autres.

Restez avec moi jusqu'à la fin de ce manuel et je vous convaincrai qu'une petite macro permet d'éviter tellement de travail manuel que vous ne pouvez même pas imaginer ;)

Qu'est-ce qu'une macro ?

Avant de commencer à explorer chacune des caractéristiques de la macro WHAT TO ENTER, je tiens à préciser qu'elle a la forme suivante :

Pour des raisons de commodité et de lisibilité, je l'appellerai WHAT TO ENTER ou, plus brièvement encore, WTE. Toutefois, lorsque vous l'utiliserez dans vos modèles, veuillez tenir compte de cette orthographe.

Laissez-moi maintenant vous expliquer rapidement les principes de base :

• Qu'est-ce que Shared Email Templates ? Nous avons créé cette application Outlook pour que des millions d'utilisateurs dans le monde entier puissent éviter les tâches répétitives et gérer leur correspondance de routine par courrier électronique en quelques clics de souris. Avec cet add-in, vous pouvez créer un ensemble de modèles, ajouter des mises en forme, des liens, spécifier les fichiers à joindre et les champs à remplir, etc. En outre, ces modèles que vous pouvez exécuter surplusieurs machines (PC, Mac et tablettes Windows) et partager avec vos collègues.
• Il s'agit d'un espace réservé spécial qui peut vous aider à insérer le nom et le prénom du destinataire dans un message électronique, à joindre des fichiers, à coller des images en ligne, à ajouter des adresses électroniques dans les champs CC/BCC, à remplir l'objet de votre message électronique, à inclure le même texte à plusieurs endroits dans votre message électronique, etc.)

Cela semble prometteur, n'est-ce pas ? Alors commençons :)

QUOI ENTRER dans la macro - ce qu'elle fait et quand elle peut être utilisée

Pour faire court, la macro QUOI ENTRER ajoute des espaces spéciaux à vos modèles afin que vous obteniez un courriel complet à la volée. Vous pouvez remplir cet espace avec n'importe quelle valeur personnalisée - texte, chiffres, liens, dates, etc. Vous pouvez également ajouter la liste déroulante et choisir l'une des options qui s'y trouvent.

De plus, lorsqu'il y a plusieurs endroits dans votre message que vous devez remplir, QUOI ENTRER vous demandera de spécifier le texte à coller une seule fois et remplira tous ces endroits automatiquement.

Examinons maintenant de plus près les options de chaque macro et apprenons à les configurer correctement dans tous les cas.

Ajouter dynamiquement des informations pertinentes aux messages électroniques d'Outlook

Le plus facile commence :) Imaginez ceci : vous envoyez un rappel à vos clients pour les informer de l'état de leur commande. Bien sûr, chaque commande a un identifiant unique, vous devrez donc coller un modèle, puis chercher l'emplacement du numéro de commande dans le texte et le taper manuellement. Je vous ai presque eu ;) Non, vous n'aurez pas besoin de cela, car la commande QUOI ENTRER vous montrera le champ de saisie où vous collerez le bon numéro.qui sera inséré immédiatement à l'endroit nécessaire de votre courriel.

Voyons comment cela fonctionne. Vous créez un nouveau modèle, ajoutez le texte de la notification et incluez la macro :

Conseil : si vous souhaitez modifier ou supprimer le texte du champ à remplir, il n'est pas nécessaire de réintroduire la macro, il suffit de la modifier un peu. Dans mon exemple ci-dessus, la macro ressemble à ceci : ~%WHAT_TO_ENTER[entrez le numéro de commande ici;{titre : "numéro de commande"}].

Si vous supprimez "Entrez le numéro de commande ici" (ou si vous le remplacez par le texte qui vous plaît le plus), il suffit de modifier le premier paramètre de la macro :

Remarque : il est important de laisser le point-virgule afin de ne pas altérer l'apparence de la zone de saisie.

Coller des valeurs prédéfinies dans le message

Examinons de plus près le modèle de rappel ci-dessus. Bien qu'il y ait un nombre illimité de numéros de commande, il se peut qu'il n'y ait que quelques statuts de commande. Taper un choix parmi, disons, trois choix à chaque fois ne permet pas de gagner du temps, n'est-ce pas ? Voici le bouton "". Liste déroulante "Il vous suffit d'ajouter une macro, de définir toutes les valeurs possibles et de coller votre modèle :

Le site Liste déroulante offre deux paramètres sur lesquels j'aimerais attirer votre attention :

• L'utilisateur peut modifier le ou les éléments sélectionnés - Cochez cette option et vous pourrez modifier la valeur sélectionnée dans la liste déroulante avant de la coller dans votre message.
• L'utilisateur peut sélectionner plusieurs éléments séparés par - une fois cette opinion sélectionnée, vous pouvez vérifier plusieurs valeurs à la fois. Vous pouvez spécifier le délimiteur ou laisser tout tel quel et le délimiteur serait une virgule.

Vous avez peut-être remarqué que la fenêtre de la macro comporte maintenant deux champs à remplir - commande et statut. Comme j'ai ajouté deux WTE, il y a un champ spécial pour chacun d'entre eux. Lorsque j'ajouterai le troisième (oui, je le ferai), il y aura trois champs. Ainsi, vous ne serez pas ennuyé par de multiples pop-ups pour chaque macro, mais remplissez toutes les informations et appuyez sur OK une seule fois avant de recevoir un e-mail prêt à être envoyé.

Insérer des dates dans les modèles Outlook

La macro QUOI SAISIR peut traiter non seulement du texte et des nombres, mais aussi des dates. Vous pouvez les saisir manuellement, les choisir dans le calendrier ou appuyer sur Aujourd'hui et la date du jour sera remplie automatiquement. C'est à vous de voir.

Ainsi, si vous avez besoin de spécifier un certain timing, la macro fera un excellent travail pour vous.

Pour en revenir à notre rappel, améliorons-le un peu plus et fixons une date d'échéance pour la commande.

Vous voyez ? Trois champs à définir, comme promis ;)

Placez les valeurs répétitives à différents endroits du message

Vous pouvez penser que vous devrez entrer autant de valeurs qu'il y a de QUOI ENTRER dans votre modèle, même si vous devez coller le même texte à différents endroits. Comme la macro est conçue pour vous faire gagner du temps, elle ne vous demandera pas d'appuyer sur des boutons supplémentaires :)

Jetons un coup d'œil à la fenêtre de la macro. Si vous changez d'option, vous verrez que, quelle que soit l'option sélectionnée, un élément ne change pas. Je parle de l'élément " Titre de la fenêtre "car c'est la clé pour coller la même valeur à différents endroits d'une même opération.

Quelle que soit l'option de collage que vous choisissez - texte, liste déroulante ou date - si vous avez des données identiques à celles de l'année précédente, il est possible de les coller. Titre de la fenêtre Vous pouvez donc créer cette macro une seule fois, la copier dans tout votre modèle et en profiter :)

Nested WHAT TO ENTER ou comment combiner plusieurs macros

WTE peut être utilisé avec presque toutes les autres macros de Shared Email Templates. Vous avez peut-être déjà remarqué les macros imbriquées FILLSUBJECT et WHAT TO ENTER dans mon exemple de la section précédente. Vous voyez, je viens de définir une valeur pour WTE, cette valeur a été ajoutée au texte de FILLSUBJECT et le résultat a été placé dans un objet.

Cependant, toutes les macros ne peuvent pas être fusionnées avec WHAT TO ENTER. Activons le mode "merge-macros-like-a-pro" et rejoignons quelques macros pour voir si et comment elles fonctionnent et pourquoi elles peuvent vous être utiles ;)

Exemples d'utilisation conjointe de plusieurs macros

La fusion de macros est une expérience intéressante qui permet de gagner du temps. Si vous jetez un coup d'oeil à la liste des macros pour les modèles d'e-mails partagés, vous pouvez penser "Wow, tant de macros à explorer !". Alerte spoiler - toutes ne peuvent pas être fusionnées avec WHAT TO ENTER. Je vais maintenant vous montrer les cas où ce type de fusion fonctionne. Dans le prochain chapitre, vous verrez les macros qui ne fonctionnent pas de cette façon.

D'une manière générale, vous pouvez combiner WHAT TO ENTER avec toutes les macros FILL et ADD. De cette manière, vous pouvez combiner WHAT TO ENTER avec FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC et remplir les adresses des destinataires. Ainsi, votre champ TO/CC/BCC sera rempli avec l'email que vous avez entré en collant un modèle.

Ou encore, prenons la macro INSERT PICTURE FROM URL. Si vous vous souvenez d'un de mes précédents tutoriels, cette macro demande l'url de l'image et colle cette image dans le message. Donc, si vous n'êtes pas sûr de l'image à coller ou si vous voulez choisir une image pour chaque cas particulier, vous pouvez remplacer le lien par WHAT TO ENTER et ajouter le lien lors du collage d'un modèle.

Conseil : si vous êtes sûr des images que vous allez choisir, vous pouvez intégrer la liste déroulante en utilisant WTE et choisir le lien dont vous avez besoin à partir de là.

Les macros qui ne peuvent pas être fusionnées avec QUOI ENTRER.

Comme nous l'avons déjà dit, toutes les macros ne peuvent pas être fusionnées. Voici les macros que vous ne pourrez pas joindre avec WHAT TO ENTER :

• CLEARBODY - comme il s'agit simplement d'effacer le corps de l'e-mail avant de coller le modèle, il n'y a rien à spécifier pour cela.
• NOTE - il ajoute une petite note interne pour le modèle. Il n'y a rien à remplir au moment du collage du modèle, donc, il n'y a rien à faire ici pour WTE.
• SUBJECT - cette macro d'objet ne remplit pas le champ d'objet de l'e-mail, mais récupère le texte de l'objet et le colle dans le corps de l'e-mail.
• DATE et HEURE - ces macros insèrent la date et l'heure actuelles, il n'y a donc rien que WHAT TO ENTER puisse vous aider ici.
• TO, CC et BCC - ces petites macros vérifieront le courriel dans TO/CC/BCC et le colleront dans le message.
• LOCATION - cet ensemble de macros vous permet d'envoyer des courriels à propos d'un rendez-vous. Comme elles obtiennent les informations à partir des rendez-vous que vous avez déjà organisés, aucune information ne peut être ajoutée ou modifiée lors du collage d'un modèle.

macro QUOI JOINDRE dans Modèles d'e-mails partagés

J'aimerais que vous fassiez connaissance avec une autre macro. Il s'agit de "QUOI ENTRER Junior" appelé QUOI ATTACHER. Si vous gardez un œil sur notre blog, vous savez que nous avons une série de tutoriels sur les pièces jointes. Vous pouvez rafraîchir vos connaissances et consulter les articles sur la façon de joindre des fichiers à partir de OneDrive, SharePoint et URL. Dans le cas où un stockage en ligne n'est pas pour vous et vous préférez avoir vos fichiers localement sur votremachine, QUOI ATTACHER serait une bonne solution.

Lorsque vous insérez cette macro dans votre modèle, elle a la syntaxe suivante :

Comme vous l'avez peut-être remarqué, il n'y a aucun moyen de définir l'emplacement du fichier pour le joindre automatiquement. Lorsque vous collez un modèle avec cette macro, vous verrez le " Choisissez un fichier à joindre La fenêtre " " vous invite à rechercher le fichier sur votre PC :

Conclusion - utilisez des macros, évitez les copier-coller répétitifs :)

J'espère vraiment que vous apprécierez l'utilisation de Shared Email Templates et de toutes ses macros autant que je le fais quotidiennement :) Si vous n'avez pas encore essayé nos Shared Email Templates, il est grand temps ! Installez cet add-in directement depuis le Microsoft Store et essayez-le. Croyez-moi, cela en vaut la peine ;)

Si vous avez des questions à poser ou si vous avez une idée sur la façon d'améliorer nos macros ou notre module d'extension, prenez quelques minutes pour laisser vos commentaires.

Téléchargements disponibles

Présentation des modèles d'e-mails partagés (fichier .pdf)