Artikel ini akan memperkenalkan anda kepada makro yang paling mengagumkan dalam Templat E-mel Dikongsi – APA YANG PERLU DIMASUKKAN. Ia mungkin menampal sebarang teks, nombor atau tarikh yang anda inginkan dalam anda e-mel dan buka menu lungsur dengan pilihan praisi yang boleh anda pilih untuk mengisi mesej anda. Anda juga boleh menampal nilai yang sama beberapa kali dan menggabungkan makro ini dengan yang lain.

Kekal bersama saya sehingga penghujung manual ini dan saya akan meyakinkan anda bahawa satu makro kecil akan membantu mengelakkan terlalu banyak kerja manual yang anda tidak dapat bayangkan ;)

Apakah itu makro?

Sebelum kita mula meneroka setiap ciri makro APA YANG PERLU DIMASUKKAN, saya ingin menyatakan bahawa ia mempunyai bentuk berikut:

Untuk kemudahan dan kebolehbacaan, saya akan memanggilnya WHAT TO ENTER atau lebih pendek lagi – WTE. Walau bagaimanapun, apabila anda menggunakannya dalam templat anda, sila ingat ejaan ini.

Sekarang izinkan saya membimbing anda dengan cepat melalui asas:

• Apakah Templat E-mel Dikongsi? Kami mencipta aplikasi Outlook ini supaya berjuta-juta pengguna di seluruh dunia boleh mengelak daripada melakukan tugasan berulang dan mengendalikan surat-menyurat e-mel rutin mereka dalam beberapa klik tetikus. Dengan tambahan ini anda boleh membuat satu set templat, menambah pemformatan, pautan, menentukan fail yang akan dilampirkan dan medan yang akan diisi dan sebagainya. Selain itu, templat tersebut boleh anda jalankan pada beberapa mesin (PC, Mac dan Windowstablet) dan kongsi dengan rakan sekerja anda.
• Apakah maksud makro dari segi Templat E-mel Dikongsi? Ia ialah pemegang tempat khas yang boleh membantu anda memasukkan nama pertama dan nama keluarga penerima dalam mesej e-mel, melampirkan fail, menampal imej sebaris, menambah alamat e-mel pada medan CC/BCC, mengisi subjek e-mel anda, sertakan teks yang sama di beberapa tempat e-mel anda, dsb. Ya, dsb., kerana senarai ini tidak hampir lengkap :)

Bunyinya menjanjikan, bukan? Kemudian mari kita mulakan :)

MAKRO APA YANG PERLU DIMASUKKAN – apa yang dilakukan dan bila ia boleh digunakan

Pendek cerita, makro APA YANG PERLU DIMASUKKAN menambah ruang letak khas pada templat anda supaya anda dapatkan e-mel yang lengkap dengan cepat. Anda boleh mengisi ruang letak ini dengan sebarang nilai tersuai – teks, nombor, pautan, tarikh, dsb. Sebagai alternatif, anda boleh menambah senarai lungsur turun dan memilih salah satu pilihan dari sana.

Selain itu, apabila terdapat beberapa tempat dalam mesej anda, anda perlu isi, APA YANG PERLU DIMASUKKAN akan meminta anda untuk menentukan teks untuk ditampal sekali sahaja dan mengisi semua tempat tersebut secara automatik.

Sekarang mari kita lihat dengan lebih dekat setiap pilihan makro dan belajar untuk menetapkan ia dibuat dengan betul untuk setiap kes.

Tambahkan maklumat yang berkaitan pada e-mel Outlook secara dinamik

Yang paling mudah dilakukan dahulu :) Bayangkan ini: anda menghantar peringatan kepada pelanggan anda untuk memberitahu mereka tentang status pesanan mereka. Sudah tentu, setiap pesanan adaid unik supaya anda perlu menampal templat, kemudian cari tempat nombor pesanan dalam teks dan taipkannya secara manual. Hampir mendapat anda ;) Tidak, anda tidak memerlukannya kerana WHAT TO ENTER akan menunjukkan kepada anda kotak input di mana anda menampal nombor yang betul yang akan dimasukkan ke dalam tempat yang diperlukan untuk e-mel anda dengan segera.

Mari kita lihat bagaimana ia berfungsi. Anda membuat templat baharu, menambah teks pemberitahuan dan sertakan makro:

Petua. Jika anda ingin menukar atau mengalih keluar teks dalam medan isian, tidak perlu menambah semula makro, cuma ubah suainya sedikit. Lihat, dalam contoh saya di atas makro kelihatan seperti itu: ~%WHAT_TO_ENTER[masukkan nombor pesanan di sini;{title:"nombor pesanan"}]

Jika anda mengalih keluar “masukkan nombor pesanan di sini” (atau gantikannya dengan teks yang anda seperti lebih banyak lagi), cuma ubah suai parameter pertama makro:

Nota. Adalah penting untuk meninggalkan koma bertitik agar tidak merosakkan penampilan kotak input.

Tampalkan nilai yang dipratentukan ke dalam mesej

Mari kita lihat dengan lebih dekat templat peringatan di atas. Walaupun terdapat nombor pesanan tanpa had, mungkin terdapat beberapa status pesanan sahaja. Menaip salah satu daripada, katakan, tiga pilihan setiap kali tidak sangat menjimatkan masa, bukan? Inilah pendapat " Senarai lungsur " tentang APA YANG PERLU DIMASUKKAN. Anda hanya menambah makro, tetapkan semua nilai yang mungkin dan tampal templat anda:

Pilihan Senarai Jatuh Turun menawarkan dua parameter yang saya ingin menarik perhatian anda:

• Pengguna boleh mengedit item yang dipilih – tandakan pilihan ini dan anda akan dapat mengedit yang dipilih nilai dalam senarai lungsur turun sebelum anda menampalnya ke dalam mesej anda.
• Pengguna boleh memilih berbilang item yang dipisahkan oleh – setelah pendapat ini dipilih, anda boleh menyemak beberapa nilai sekaligus. Anda boleh menentukan pembatas atau biarkan semuanya seperti sedia ada dan pembatas akan menjadi koma.

Anda mungkin perasan bahawa tetingkap makro kini mempunyai dua ruang letak untuk diisi - pesanan dan status. Memandangkan saya telah menambah dua WTE, terdapat medan khas untuk setiap satu daripadanya. Sebaik sahaja saya akan menambah yang ketiga (ya, saya akan), akan ada tiga tempat. Oleh itu, anda tidak akan bosan dengan berbilang pop timbul untuk setiap makro tetapi isikan semua maklumat dan tekan OK sekali sahaja sebelum mendapat e-mel yang sedia untuk dihantar.

Masukkan tarikh ke dalam Templat Outlook

Makro WHAT TO ENTER boleh mengendalikan bukan sahaja teks dan nombor, tetapi juga tarikh. Anda boleh memasukkannya secara manual, pilih daripada kalendar atau tekan Hari ini dan tarikh semasa akan diisi secara automatik. Terpulang kepada anda.

Jadi, jika anda perlu menentukan masa, makro akan melakukan kerja yang hebat untuk anda.

Berbalik kepada peringatan kami, mari kita perbaikinya sedikitsedikit lagi dan tetapkan tarikh tamat pesanan.

Nampak? Tiga medan untuk ditetapkan, seperti yang dijanjikan ;)

Letakkan nilai berulang ke tempat mesej yang berbeza

Anda mungkin berfikir bahawa anda perlu memasukkan seberapa banyak nilai yang terdapat WHAT TO ENTER dalam anda templat walaupun anda perlu menampal teks yang sama di tempat yang berbeza. Memandangkan makro direka bentuk untuk menjimatkan masa anda, ia tidak akan meminta anda melakukan apa-apa klikan butang tambahan :)

Mari kita lihat tetingkap makro. Jika anda menukar pilihan, anda akan melihat bahawa tidak kira yang mana satu daripadanya dipilih, satu item tidak berubah. Saya merujuk kepada medan " Tajuk tetingkap " kerana ini adalah kunci untuk menampal nilai yang sama di tempat yang berbeza dalam perjalanan.

Tidak tidak kira pilihan menampal yang anda pilih – teks, lungsur turun atau tarikh – jika anda mempunyai Tajuk tetingkap yang sama, nilai yang sama akan ditampal. Jadi, anda boleh mencipta makro ini sekali, menyalinnya ke seluruh templat anda dan nikmati :)

WHAT TO ENTER atau cara menggabungkan beberapa makro

WTE boleh digunakan bersama-sama dengan hampir setiap makro lain daripada Templat E-mel Dikongsi. Anda mungkin telah melihat makro FILLSUBJECT dan APA YANG PERLU DIMASUKKAN dalam contoh saya dari bahagian sebelumnya. Lihat, saya baru sahaja menetapkan nilai untuk WTE, nilai ini telah ditambahkan pada teks daripada FILLSUBJECT dan hasilnya pergi ke baris subjek.

Walau bagaimanapun, tidak semua makro boleh digabungkan dengan APA YANG PERLU DIMASUKKAN. Mari dayakan mod "gabung-makro-seperti-pro" dan sertai beberapa makro untuk melihat sama ada dan cara ia berfungsi serta sebab ia mungkin berguna untuk anda ;)

Contoh penggunaan beberapa makro bersama

Menggabungkan makro ialah percubaan bagus yang akhirnya berakhir dengan menjimatkan masa. Jika anda melihat senarai makro untuk Templat E-mel Dikongsi, anda mungkin berfikir "Wah, begitu banyak makro untuk diterokai!". Amaran spoiler – tidak semuanya boleh digabungkan dengan APA YANG PERLU DIMASUKKAN. Sekarang saya akan menunjukkan kepada anda kes apabila penggabungan jenis ini berfungsi. Dalam bab seterusnya anda akan melihat makro yang tidak akan berfungsi dengan cara ini.

Secara umum, anda boleh menyertai APA YANG PERLU DIMASUKKAN dengan semua makro ISI dan TAMBAH. Dengan cara ini, anda boleh menggabungkan APA YANG PERLU DIMASUKKAN dengan FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC dan isikan alamat penerima. Oleh itu, medan TO/CC/BCC anda akan diisi dengan e-mel yang anda masukkan semasa menampal templat.

Atau, mari ambil INSERT PICTURE FROM URL macro. Jika anda masih ingat salah satu tutorial saya sebelum ini, makro ini meminta url imej dan menampal imej ini ke dalam mesej. Jadi, jika anda tidak pasti imej yang hendak ditampal atau ingin memilih imej untuk setiap kes tertentu, anda boleh menggantikan pautan dengan APA YANG PERLU DIMASUKKAN dan menambah pautan apabila menampal templat.

Petua. Jika anda tahu pasti imej yang akan anda pilih, anda boleh membenamkan senarai lungsur menggunakan WTE dan pilih pautan yang anda perlukan dari sana.

Makro yang WHAT TO ENTER tidak boleh digabungkan dengan

Seperti yang telah kita bincangkan sebelum ini, tidak semua makro boleh digabungkan. Berikut ialah makro yang anda tidak akan dapat sertai dengan APA YANG PERLU DIMASUKKAN:

• CLEARBODY – kerana ia hanya mengosongkan badan e-mel sebelum menampal templat, tiada apa yang perlu ditentukan untuknya.
• NOTA – ia menambah nota dalaman kecil untuk templat. Tiada apa-apa yang perlu diisi semasa menampal templat, oleh itu, tiada apa yang perlu WTE lakukan di sini.
• SUBJEK – makro subjek ini tidak mengisi medan subjek e-mel tetapi mendapatkan teks subjek dari sana dan tampalkannya ke dalam badan e-mel anda. Tiada kerja untuk WTE.
• TARIKH dan MASA – makro tersebut memasukkan tarikh dan masa semasa, jadi tiada apa yang PERLU MASUKKAN boleh membantu anda di sini.
• KEPADA, CC dan BCC – itu makro kecil akan menyemak e-mel dalam TO/CC/BCC dan menampalnya ke dalam mesej.
• LOKASI – set makro ini membantu anda menghantar e-mel tentang janji temu. Memandangkan mereka mendapat maklumat daripada janji temu yang telah anda aturkan, tiada maklumat yang boleh ditambah atau diubah semasa menampal templat.

APA YANG PERLU DILAMPIKKAN makro dalam Templat E-mel Dikongsi

Saya ingin anda berkenalan dengan satu lagi makro. Ia adalah "WHAT TO ENTER Junior" dipanggil WHAT TOLAMPIRAN. Jika anda memerhatikan blog kami, anda tahu kami mempunyai satu siri tutorial tentang lampiran. Anda boleh menyegarkan semula pengetahuan anda dan menyemak artikel tentang cara melampirkan fail daripada OneDrive, SharePoint dan URL. Sekiranya storan dalam talian bukan untuk anda dan anda lebih suka mempunyai fail anda secara setempat pada mesin anda, WHAT TO ATTACH akan menjadi penyelesaian yang baik.

Apabila anda memasukkan makro ini dalam templat anda, ia mempunyai sintaks berikut:

Seperti yang anda mungkin perasan, tiada cara untuk menetapkan lokasi fail untuk melampirkannya secara automatik. Apabila anda menampal templat dengan makro ini, anda akan melihat tetingkap “ Pilih fail untuk dilampirkan ” yang menggesa anda menyemak imbas fail pada PC anda:

Kesimpulan – gunakan makro, elakkan salinan-tampal berulang :)

Saya sangat berharap anda akan menikmati menggunakan Templat E-mel Dikongsi dengan semua makronya seperti yang saya lakukan setiap hari :) Jika anda belum mencuba Templat E-mel Kongsi kami lagi, sudah tiba masanya! Pasang alat tambah ini terus dari Gedung Microsoft dan mencubanya. Percayalah, ia berbaloi ;)

Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan untuk ditanya atau mungkin anda telah mendapat idea tentang cara menambah baik makro atau tambahan kami, sila luangkan masa beberapa minit untuk meninggalkan fikiran anda dalam Komen. Terima kasih dan, sudah tentu, nantikan!

Muat turun yang tersedia

Pembentangan Templat E-mel Dikongsi (fail .pdf)