Samouczek wyjaśnia, jak korzystać z funkcji Subtotal w Excelu, aby automatycznie sumować, liczyć lub uśredniać różne grupy komórek. Dowiesz się również, jak wyświetlać lub ukrywać szczegóły subtotal, kopiować tylko wiersze subtotal oraz jak usuwać subtotals.

Arkusze z dużą ilością danych mogą często wyglądać na zagracone i trudne do zrozumienia. Na szczęście Microsoft Excel oferuje potężną funkcję Subtotal, która pozwala szybko podsumować różne grupy danych i stworzyć zarys arkuszy. Kliknij poniższe linki, aby poznać szczegóły.

Czym jest suma częściowa w programie Excel?

Ogólnie rzecz biorąc, suma cząstkowa jest sumą zestawu liczb, która jest następnie dodawana do innego zestawu (zestawów) liczb, aby uzyskać całkowitą sumę.

W programie Microsoft Excel funkcja sum częściowych nie ogranicza się jedynie do sumowania podzbiorów wartości w zbiorze danych. Umożliwia ona grupowanie i podsumowywanie danych przy użyciu funkcji SUMA, LICZBA, ŚREDNIA, MIN, MAX i innych. Dodatkowo tworzy hierarchię grup, zwaną konspektem, która umożliwia wyświetlanie lub ukrywanie szczegółów każdej sumy częściowej lub wyświetlanie tylko podsumowania sum częściowych i sumy głównej.sumy.

Na przykład tak mogą wyglądać twoje sumy częściowe w Excelu:

Jak wstawić sumy częściowe w programie Excel

Aby szybko dodać sumy częściowe w programie Excel, wykonaj następujące czynności.

1. uporządkowanie danych źródłowych

Funkcja Suma częściowa w programie Excel wymaga, aby dane źródłowe były ułożone w odpowiedniej kolejności i nie powinny zawierać żadnych pustych wierszy.

Dlatego przed dodaniem sum częściowych należy upewnić się, że sortuj kolumnę, według której chcesz pogrupować dane. Najłatwiej jest to zrobić, klikając przycisk Filtr przycisk na Dane na karcie, a następnie kliknij strzałkę filtra i wybierz sortowanie od A do Z lub od Z do A:

Aby usunąć puste komórki bez bałaganu w danych, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami: jak usunąć wszystkie puste wiersze w programie Excel.

Dodaj sumy cząstkowe

Wybierz dowolną komórkę w zbiorze danych, przejdź do Dane tab> Zarys grupę, a następnie kliknij Suma cząstkowa .

Wskazówka. Jeśli chcesz dodać sumy częściowe tylko dla pewnej części danych, wybierz żądany zakres przed kliknięciem przycisku Suma cząstkowa przycisk.

3) Zdefiniuj opcje sumy częściowej

W oknie dialogowym Sumowanie określ trzy podstawowe rzeczy - według jakiej kolumny grupować, jakiej funkcji podsumowującej użyć oraz które kolumny odejmować:

• W Przy każdej zmianie w skrzyni , wybierz kolumnę zawierającą dane, które chcesz pogrupować według.
• W Użyj pola funkcyjnego , wybierz jedną z następujących funkcji:
  • Suma - zsumowanie liczb.
  • Count - zliczaj niepuste komórki (dzięki temu wstawisz formuły Subtotal z funkcją COUNTA).
  • Średnia - obliczanie średniej z liczb.
  • Max - zwraca największą wartość.
  • Min - zwraca najmniejszą wartość.
  • Produkt - obliczanie iloczynu komórek.
  • Count Numbers - zlicza komórki zawierające liczby (dzięki temu wstawi formuły Subtotal z funkcją COUNT).
  • StdDev - oblicz odchylenie standardowe populacji na podstawie próbki liczb.
  • StdDevp - zwraca odchylenie standardowe na podstawie całej populacji liczb.
  • Var - oszacowanie wariancji populacji na podstawie próby liczb.
  • Varp - oszacowanie wariancji populacji na podstawie całej populacji liczb.
• Pod adresem Dodaj sumę cząstkową do Zaznacz pole wyboru dla każdej kolumny, którą chcesz odjąć.

W tym przykładzie grupujemy dane według. Region i użyj funkcji SUM, aby zsumować liczby w kolumnie Sprzedaż oraz Zysk kolumny.

Dodatkowo można wybrać dowolną z poniższych opcji:

• Aby wstawić automatyczny podział strony po każdej sumie cząstkowej, wybierz opcję Przerwa między grupami pudełko.
• Aby wyświetlić wiersz podsumowania nad wierszem szczegółów, usuń zaznaczenie Podsumowanie poniżej danych Aby wyświetlić wiersz podsumowania poniżej wiersza szczegółów, zaznacz to pole wyboru (zwykle zaznaczone domyślnie).
• Aby nadpisać istniejące sumy częściowe, należy zachować Zastąp aktualne sumy częściowe pole wybrane, w przeciwnym razie wyczyść to pole.

Na koniec kliknij przycisk OK Sumy częściowe pojawią się pod każdą grupą danych, a suma całkowita zostanie dodana na końcu tabeli.

Po wstawieniu sum częściowych do arkusza, będą one przeliczane automatycznie podczas edycji danych źródłowych.

Wskazówka: Jeśli sumy częściowe i suma całkowita nie są przeliczane, upewnij się, że w swoim skoroszycie ustawiłeś automatyczne obliczanie formuł ( Plik > Opcje > Formuły> Opcje obliczeniowe > Obliczenia w podręczniku > Automatycznie ).

3 rzeczy, które powinieneś wiedzieć o funkcji Subtotal w Excelu

Excel Subtotal jest bardzo potężny i wszechstronny, a jednocześnie jest to funkcja bardzo specyficzna pod względem sposobu obliczania danych. Poniżej znajdziesz szczegółowe wyjaśnienia specyfiki Subtotal.

1. tylko widoczne wiersze są sumowane

Zasadniczo Excel Subtotal oblicza wartości w widocznych komórkach i ignoruje odfiltrowane wiersze. Uwzględnia jednak wartości w wierszach ukrytych ręcznie, tj. wierszach, które zostały ukryte za pomocą funkcji Ukryj wiersze polecenie na Strona główna tab> Komórki grupa> Format > Hide & Unhide lub klikając prawym przyciskiem myszy na wiersze, a następnie klikając Ukryj W kilku kolejnych akapitach wyjaśnione są kwestie techniczne.

Zastosowanie funkcji Subtotal w programie Excel powoduje automatyczne tworzenie formuł SUBTOTAL, które wykonują określony typ obliczeń, taki jak suma, zliczanie, średnia itp. Funkcja jest określona przez liczbę w pierwszym argumencie (funkcja_num), która należy do jednego z następujących zestawów:

• 1 - 11 ignorują przefiltrowane komórki, ale uwzględniają ręcznie ukryte wiersze.
• 101 - 111 ignoruje wszystkie ukryte wiersze (odfiltrowane i ukryte ręcznie).

Funkcja Excel Subtotal wstawia formuły o numerze funkcji 1-11.

W powyższym przykładzie wstawienie sum częściowych za pomocą funkcji Suma tworzy taką formułę: SUMA CZĄSTKOWA(9, C2:C5) . gdzie 9 reprezentuje funkcję SUM, a C2:C5 to pierwsza grupa komórek do odejmowania.

Jeśli przefiltrujesz, powiedz, Cytryny oraz Pomarańcze Jeśli jednak ukryjesz te wiersze ręcznie, zostaną one uwzględnione w sumach częściowych. Poniższy obrazek ilustruje tę różnicę:

Do wykluczyć ręcznie ukryte wiersze aby obliczane były tylko widoczne komórki, zmodyfikuj formułę Subtotal, zastępując numer funkcji 1-11 odpowiednimi numerami 101-111.

W naszym przykładzie, aby sumować tylko widoczne komórki z wyłączeniem ręcznie ukrytych wierszy, zmień SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) do SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Więcej informacji na temat używania formuł Subtotal w programie Excel można znaleźć w samouczku funkcji SUBTOTAL.

2) Wielkie sumy są obliczane na podstawie danych pierwotnych

Funkcja sum częściowych programu Excel oblicza sumy całkowite na podstawie oryginalnych danych, a nie na podstawie wartości sum częściowych.

Na przykład wstawienie sum częściowych z funkcją Średnia oblicza Wielką Średnią jako średnią arytmetyczną wszystkich oryginalnych wartości w komórkach C2:C19, zaniedbując wartości w wierszach sum częściowych. Wystarczy porównać poniższe zrzuty ekranu, aby zobaczyć różnicę:

3. sumy częściowe nie są dostępne w tabelach programu Excel

Jeśli przycisk Subtotal jest wyszarzony na wstążce, to najprawdopodobniej pracujesz z tabelą Excela. Ponieważ funkcja Subtotal nie może być używana z tabelami Excela, musiałbyś najpierw przekonwertować swoją tabelę na zwykły zakres. Sprawdź ten samouczek dla szczegółowych kroków: Jak przekonwertować tabelę Excela na zakres.

Jak dodać wiele sum częściowych w Excelu (zagnieżdżone sumy częściowe)

W poprzednim przykładzie pokazaliśmy, jak wstawić jeden poziom sum częściowych, a teraz pójdziemy dalej i dodamy sumy częściowe dla grup wewnętrznych w ramach odpowiadających im grup zewnętrznych. Dokładniej, pogrupujemy nasze przykładowe dane według Region najpierw, a następnie rozbić go na Pozycja .

1. sortowanie danych według kilku kolumn

Podczas wstawiania zagnieżdżonych sum częściowych w programie Excel ważne jest, aby posortować dane we wszystkich kolumnach, według których chcemy pogrupować sumy częściowe. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki Dane tab> Sortowanie & Filtr grupę, kliknij przycisk Sortuj przycisk , i dodać dwa lub więcej poziomów sortowania:

Szczegółowe instrukcje znajdziesz w rozdziale Jak sortować według kilku kolumn.

W efekcie wartości w dwóch pierwszych kolumnach są posortowane w kolejności alfabetycznej:

2) Wstaw pierwszy poziom sum częściowych

Wybierz dowolną komórkę z listy danych i dodaj pierwszy, zewnętrzny poziom sum częściowych, jak pokazano w poprzednim przykładzie. W rezultacie otrzymasz Sprzedaż oraz Zysk sumy cząstkowe na Region :

3. wstawianie zagnieżdżonych poziomów sum częściowych

Po wprowadzeniu zewnętrznych sum częściowych kliknij Dane > Sumy cząstkowe ponownie, aby dodać wewnętrzny poziom sumy częściowej:

• W Przy każdej zmianie w polu, wybierz drugą kolumnę, według której chcesz pogrupować swoje dane.
• W Użyj funkcji w polu, wybrać żądaną funkcję podsumowania.
• Pod adresem Dodaj sumę cząstkową do Wybierz kolumnę (kolumny), dla której chcesz obliczyć sumy częściowe. Może to być ta sama kolumna (kolumny) co w sumach częściowych zewnętrznych lub inne.

Na koniec należy wyczyścić Zastąp aktualne sumy częściowe Jest to kluczowy punkt, który zapobiega nadpisywaniu zewnętrznego poziomu sum częściowych.

Powtórz ten krok, aby dodać więcej zagnieżdżonych sum częściowych, jeśli to konieczne.

W tym przykładzie, wewnętrzny poziom sumy częściowej będzie grupował dane według Pozycja i zsumować wartości w kolumnie Sprzedaż oraz Zysk kolumny:

W rezultacie Excel obliczy sumy dla każdej pozycji w ramach każdego regionu, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Ze względu na pomieszczenie, tj. Region Wschodni grupa jest rozwijana, aby wyświetlić zagnieżdżone Pozycja sumy częściowe, a 3 pozostałe grupy regionów są zwinięte (jak to zrobić, wyjaśnia poniższy rozdział: Wyświetlanie lub ukrywanie szczegółów sum częściowych).

Dodaj różne sumy częściowe dla tej samej kolumny

Używając sum częściowych w Excelu, nie jesteś ograniczony do wstawienia tylko jednej sumy częściowej na kolumnę. W rzeczywistości możesz podsumować dane w tej samej kolumnie za pomocą dowolnej liczby różnych funkcji.

Na przykład w naszej przykładowej tabeli, oprócz sum dla regionów, moglibyśmy wyświetlić średnią dla Sprzedaż oraz Zysk kolumny:

Aby uzyskać wynik podobny do tego, który widać na powyższym zrzucie ekranu, wykonaj czynności opisane w rozdziale Jak dodać wiele sum częściowych w Excelu. Pamiętaj tylko, aby wyczyścić pole Zastąp aktualne sumy częściowe pole za każdym razem, gdy dodajesz drugi i wszystkie kolejne poziomy sum częściowych.

Jak używać sum częściowych w programie Excel

Teraz, gdy wiesz, jak robić sumy częściowe w Excelu, aby natychmiast uzyskać podsumowanie dla różnych grup danych, poniższe wskazówki pomogą Ci uzyskać funkcję sum częściowych w Excelu pod pełną kontrolą.

Pokaż lub ukryj szczegóły sumy cząstkowej

Aby wyświetlić podsumowanie danych, tj. tylko sumy cząstkowe i całkowite, kliknij jeden z symboli konturu które pojawiają się w lewym górnym rogu arkusza:

• Numer 1 wyświetla tylko sumy całkowite.
• Ostatnia liczba wyświetla zarówno sumy cząstkowe, jak i poszczególne wartości.
• W zależności od tego, ile sum częściowych wstawiono do arkusza, w konspekcie może znajdować się jedna, dwie, trzy lub więcej sum częściowych.

W naszym przykładowym arkuszu kliknij numer 2, aby wyświetlić pierwsze grupowanie według Region :

Lub kliknij numer 3, aby wyświetlić zagnieżdżone sumy częściowe według Pozycja :

Aby wyświetlić lub ukryć wiersze danych dla poszczególne sumy cząstkowe , użyj oraz symbole.

Lub kliknij przycisk Pokaż szczegóły oraz Ukryj szczegóły przyciski na Dane zakładka, w Zarys grupa.

Kopiuj tylko wiersze sumy częściowej

Jak widzisz, korzystanie z Subtotal w Excelu jest proste... dopóki nie przyjdzie do skopiowania tylko sum cząstkowych gdzieś indziej.

Najbardziej oczywisty sposób, który przychodzi do głowy - wyświetlenie żądanych sum częściowych, a następnie skopiowanie tych wierszy do innej lokalizacji - nie zadziała! Excel skopiuje i wklei wszystkie wiersze, a nie tylko widoczne wiersze zawarte w zaznaczeniu.

Aby skopiować tylko widoczne wiersze zawierające sumy częściowe, wykonaj następujące czynności:

1. Wyświetl tylko te wiersze sum częściowych, które chcesz skopiować, używając numerów konturowych lub symboli plusa i minusa.
2. Zaznacz dowolną komórkę sumy cząstkowej, a następnie naciśnij Ctrl+A, aby zaznaczyć wszystkie komórki.
3. Mając zaznaczone sumy częściowe, przejdź do Strona główna tab> Edycja grupę, a następnie kliknij Znajdź & Wybierz > Przejdź do Special...

Wskazówka. Zamiast używać Go To Special funkcja, możesz nacisnąć Alt + ;, aby wybrać tylko widoczne komórki.

Gotowe! W rezultacie masz tylko podsumowanie danych skopiowane do innego arkusza. Zwróć uwagę, że ta metoda kopiuje wartości cząstkowe a nie formuły:

Wskazówka. Możesz użyć tej samej sztuczki, aby zmienić formatowanie wszystkich wierszy sum częściowych za jednym zamachem.

Jak zmienić sumy częściowe

Aby szybko zmodyfikować istniejące sumy częściowe, wystarczy wykonać następujące czynności:

1. Zaznacz dowolną komórkę sumy częściowej.
2. Idź do Dane zakładka, i kliknij Suma cząstkowa .
3. W Suma cząstkowa W oknie dialogowym należy wprowadzić wszelkie zmiany dotyczące kolumny kluczowej, funkcji podsumowania i wartości do odejmowania.
4. Upewnij się, że Zastąp aktualne sumy częściowe zaznaczone jest pole.
5. Kliknij przycisk OK.

Uwaga: Jeśli dla tego samego zestawu danych zostało dodanych wiele sum częściowych, nie ma możliwości ich edycji. Jedynym sposobem jest usunięcie wszystkich istniejących sum częściowych, a następnie wstawienie ich od nowa.

Jak usunąć sumy częściowe w programie Excel

Aby usunąć sumy częściowe, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dowolną komórkę w zakresie sum częściowych.
2. Idź do Dane tab> Zarys grupę, a następnie kliknij Suma cząstkowa .
3. W Suma cząstkowa Kliknij w oknie dialogowym Usuń wszystko przycisk.

Spowoduje to wyodrębnienie grupowania danych i usunięcie wszystkich istniejących sum częściowych.

Oprócz funkcji Subtotal w Excelu, która wstawia sumy cząstkowe automatycznie, istnieje "ręczny" sposób dodawania sum cząstkowych w Excelu - za pomocą funkcji SUBTOTAL. Zapewnia ona jeszcze większą uniwersalność, a podlinkowany powyżej tutorial pokazuje kilka przydatnych sztuczek.