For å gå videre til et annet stopp på vår "Back to Basics"-reise, vil jeg i dag fortelle deg mer om hvordan du administrerer regnearkene dine. Du vil lære hvordan du deler, flytter og beskytter dataene dine i Google Sheets.

Som jeg allerede har nevnt i min forrige artikkel, er hovedfordelen med Google Sheets mulighet for flere personer til å jobbe med bordene samtidig. Det er ikke nødvendig å sende filene på e-post eller gjette hvilke endringer som ble gjort av kollegene dine lenger. Alt du trenger å gjøre er å dele Google Sheets-dokumenter og begynne å jobbe.

Hvordan dele Google Sheets-filer

1. For å gi tilgang til tabellene dine, trykk på Del -knappen øverst til høyre på Google Sheets-nettsiden og skriv inn navnene på brukerne som skal jobbe med tabellen. Bestem om du vil gi personen rettigheter til å redigere eller kommentere tabellen eller bare se dataene:

   

   Se også: Excel SUMIF med flere ELLER-kriterier
2. I tillegg kan du få en ekstern lenke til tabellen din og send den til dine kolleger og partnere. For å gjøre det, klikk Få delbar lenke øverst til høyre i delingsvinduet.
3. Videre, hvis du klikker på Avansert -koblingen nederst i høyre hjørne i samme vindu vil du se de avanserte Delingsinnstillinger :

   

   Der vil du ikke bare se den samme delbare lenken, men også knappene for å dele Google Sheets-fil på sosiale medier.

4. Riktigunder er det en liste over de som allerede har tilgang til tabellen. Hvis du klikker Endre -alternativet, vil du kunne bytte personvernstatus fra Offentlig til Alle med koblingen eller til spesifikke personer .
5. Hver person du deler tabellen med kan se dokumentet som standard. For at de skal kunne redigere det, bør du bruke Inviter folk -alternativet fra de avanserte innstillingene der du skriver inn navnene eller adressene deres og angir riktig tilgangstype. Hvis du hopper over det, må brukerne be om tilgang når de følger lenken til filen.

   Tips. Du kan utnevne den nye eieren av filen ved å klikke på ikonet med en pil som peker ned ved siden av hans eller hennes navn og velge Er eier.

6. Til slutt kan alternativene Eierinnstillinger aktivere begrense antall invitasjoner samt forby nedlasting, kopiering og utskrift av sidene for de som ikke har lov til å gjøre noen endringer i tabellene.

Hvordan flytte Google Regneark

Det har aldri vært så enkelt å lagre filene. Du trenger ikke gjøre noe spesielt for å lagre endringene lenger. Google Sheets lagrer dataene automatisk med hver endring som gjøres. La oss se hvordan du lagrer hele dokumentet til Google Disk.

• Alle filene lagres som standard i Google Disk-rotkatalogen. Du kan imidlertid opprette undermapper i Google Disk og ordne prosjektene dine imest praktiske måten. For å flytte tabellen til en annen mappe, finn dokumentet i listen, høyreklikk det og velg alternativet Flytt til .
• En annen måte er å klikke på mappen. ikon rett når du redigerer tabellen:

  

• Selvfølgelig kan du også dra og slippe dokumentene i Google Disk som du gjør i Windows Filutforsker.

Hvordan beskytte celler i Google Sheets

Når mange mennesker har tilgang til dokumentene dine, kan det være lurt å beskytte tabellen, regnearket eller området av celler.

"Hva for?", kan du spørre. Vel, en av kollegene dine kan tilfeldigvis endre eller fjerne dataene ved et uhell. Og de legger kanskje ikke merke til det engang. Selvfølgelig kan vi alltid se versjonen eller celleredigeringshistorikken og angre endringene. Men det vil ta litt tid å se gjennom hele listen, og dessuten vil det avbryte resten av de "riktige" endringene. For å unngå det kan du beskytte dataene i Google Sheets. La oss se hvordan vi kan få det til.

Beskytt hele regnearket

Siden vi allerede har dekket hvordan du gir tilgang til tabellene dine og hvilke rettigheter du kan gi brukerne, den første aller første et enkelt råd ville være dette - prøv å tillate visning av tabellen i stedet for å redigere . Dermed vil du redusere antallet utilsiktede endringer til et minimum.

Beskytt et ark

Høyreklikk på regnearkfanen og velg Beskyttark. Sørg for at Ark -knappen allerede er trykket:

Tips. Skriv inn en beskrivelse -feltet er ikke obligatorisk, men jeg vil anbefale å fylle det ut for å huske hva og hvorfor du bestemte deg for å beskytte mot endringene.

Tips. Du kan tillate redigering av kun bestemte celler i tabellen ved å merke av for Unntatt visse celler og angi cellene eller celleområdene.

Neste trinn vil være å justere innstillingene for brukere. Trykk på den blå Angi tillatelser -knappen:

• Hvis du velger Vis en advarsel når du redigerer dette området , vil alle med tilgang til filen også ha tilgang til dette arket. Når de prøver å endre noe, vil de få en advarsel om å redigere det beskyttede området, og de må bekrefte handlingen. Samtidig vil du få en e-post med handlingene dine kollegaer utfører i dokumentet.
• Hvis du velger Begrens hvem som kan redigere dette området -alternativknappen, må du skriv inn hver enkelt bruker som vil kunne redigere regnearket.

Som et resultat vil du se ikonet for hengelåsen på regnearkfanen som betyr at arket er beskyttet. Høyreklikk på den fanen og velg alternativet Beskytt ark igjen for å låse den opp:

Innstillingsruten vises slik at du kan endre innstillingene eller fjern beskyttelsen ved å klikke på papirkurvenbin-ikonet.

Beskytt celler i Google Sheets

For å beskytte bestemte celler i Google Sheets, velg området, høyreklikk på det og velg Beskytt området :

Du vil se en kjent innstillingsrute og kunne angi de nødvendige tillatelsene.

Men hva om du med tiden glemmer hva som er beskyttet og hvem som kan få tilgang til dataene? Ingen grunn til bekymring, dette kan enkelt huskes. Bare velg Data > Beskyttede ark og områder fra hovedmenyen i Google Regneark:

Velg et av de beskyttede områdene og rediger tillatelsene, eller slett beskyttelsen ved å klikke på søppelbøtteikonet .

For å oppsummere det hele, så langt har du lært hvordan du lager flere regneark med tabeller, lagrer dem i forskjellige mapper, deler dem med andre og beskytter cellen i Google Sheets uten frykt for å miste eller ødelegge noen viktig informasjon.

Neste gang skal jeg grave dypere inn i noen aspekter ved å redigere tabellene og dele noen særegne aspekter ved å jobbe i Google Regneark. Vi sees da!