目次
今回は、Google Sheetsでデータを共有、移動、保護する方法について説明します。
前回の記事で紹介したように、Google Sheetsの最大の利点は、複数の人が同時に表を使って作業できることです。 もうファイルをメールで送ったり、同僚がどんな変更をしたかを推測する必要はありません。 Google Sheetsの文書を共有して作業を始めるだけでいいんです。
Google Sheetsのファイルを共有する方法
- テーブルへのアクセスを許可するには シェア ボタンをクリックし、そのテーブルで作業するユーザーの名前を入力します。 その人に、テーブルの編集やコメントをする権限を与えるか、データの閲覧のみをさせるかを決めます。
- さらに、テーブルへの外部リンクを取得し、同僚やパートナーに送信することができます。 そのためには、次のようにクリックします。 シェアリングリンクの取得 をクリックすると、共有ウィンドウの右上隅に表示されます。
- さらにその先で アドバンスト のリンクをクリックすると、同じウィンドウの右下にある詳細な 共有設定 :
そこには、同じように共有できるリンクだけでなく、Google Sheetsのファイルをソーシャルメディアで共有するためのボタンが表示されます。
- そのすぐ下に、すでにテーブルにアクセスしている人のリストがあります。 その中の 変更 オプションで、プライバシーの状態を 公開 まで リンクをお持ちの方 または 特定人物 .
- テーブルを共有するすべての人は、デフォルトでドキュメントを閲覧することができますが、編集できるようにするためには 人を誘う このオプションを省略した場合、ユーザーはファイルへのリンクをたどる際にアクセスを要求する必要があります。
ヒント：ファイルの新しい所有者を指定するには、所有者の名前の横にある下向き矢印のアイコンをクリックし、[所有者にする]を選択します。
- 最後に オーナー設定 オプションにより、招待状の枚数を制限したり、テーブルの変更を許可されていない人のページのダウンロード、コピー、印刷を禁止することができます。
Googleスプレッドシートの移動方法
ファイルの保存がとても簡単になりました。 もう特別な操作は必要ありません。 Google Sheetsは変更を加えるたびに自動的にデータを保存します。 それでは、ドキュメント全体をGoogle Driveに保存する方法を見てみましょう。
- すべてのファイルは、デフォルトではGoogleドライブのルートディレクトリに保存されます。 しかし、Googleドライブにサブフォルダを作成し、最も便利な方法でプロジェクトを配置することができます。 表を他のフォルダに移動するには、リストでドキュメントを見つけ、それを右クリックして に移動します。 オプションを使用します。
- 別の方法として フォルダアイコン テーブルを編集するときに右クリックします。
- もちろん ドキュメントをドラッグ＆ドロップする をWindowsのファイルエクスプローラと同じようにGoogle Driveで使用することができます。
Google Sheetsでセルを保護する方法
多くの人が文書にアクセスする場合、表、ワークシート、またはセルの範囲を保護したい場合があります。
「と聞かれるかもしれませんが、同僚の誰かが誤ってデータを変更したり削除したりするかもしれません。 そして、そのことに気づかないかもしれません。 もちろん、バージョンやセルの編集履歴を見て変更を取り消すことはできます。 しかし、リスト全体を見るには時間がかかり、しかも、残りの「正しい」変更を取り消すことになります。 そうならないために、Googleでデータを保護することができるのです。シーツ、どうすれば実現できるか考えてみよう。
スプレッドシート全体の保護
テーブルへのアクセス方法と、ユーザーに付与できる権利についてはすでに説明しましたので、最初の非常に簡単なアドバイスは、次のとおりです。 テーブルを編集するのではなく、表示できるようにする .こうして、不用意な変更を最小限に抑えることができるのです。
シートの保護
ワークシートタブを右クリックし、以下を選択します。 プロテクトシート を確認してください。 シート ボタンがすでに押されています。
ヒント その 説明文を入力する フィールドは必須ではありませんが、変更から保護することにした内容と理由を覚えておくために記入することをお勧めします。
ヒント：表の特定のセルだけを編集できるようにするためには 特定の細胞を除く オプションを使って、セルまたはセルの範囲を入力します。
次に、ユーザーの設定を調整します。 青いボタンを押します。 パーミッションの設定 ボタンをクリックします。
- を選択した場合 この範囲を編集する際に警告を表示する ラジオボタンを押すと、ファイルにアクセスできる全員がこのシートにもアクセスできるようになります。 彼らが何かを変更しようとすると、保護された範囲の編集に関する警告が表示され、操作を確認する必要があります。 同時に、同僚が文書内で行った操作が電子メールで送信されます。
- を選択した場合 この範囲を編集できる人を制限する ラジオボタンをクリックすると、ワークシートを編集できるすべてのユーザーを入力する必要があります。
その結果、ワークシートタブに南京錠のアイコンが表示され、シートが保護されていることがわかります。 そのタブを右クリックし プロテクトシート オプションをもう一度選択すると、ロックが解除されます。
設定画面が表示され、設定を変更したり、ゴミ箱のアイコンをクリックして保護を解除したりすることができます。
Googleシートでセルを保護する
Google Sheetsで特定のセルを保護するには、範囲を選択し、右クリックで プロテクトレンジ :
見慣れた設定ペインが表示され、必要な権限を設定することができます。
しかし、そのうちに何が保護されているのか、誰がデータにアクセスできるのかを忘れてしまったら？ 心配はいりません、これは簡単に呼び戻すことができます。 データ>保護されたシートと範囲 をクリックすると、Google Sheets のメインメニューが表示されます。
保護された範囲のいずれかを選択して権限を編集するか、ゴミ箱アイコンをクリックして保護を削除してください。
まとめると、ここまでで、表付きのワークシートを複数作成し、異なるフォルダに保存し、他の人と共有し、重要な情報を失ったり壊れたりする心配なくGoogle Sheetsのセルを保護する方法を学びました。
次回は、テーブルの編集をより深く掘り下げ、Google Sheetsで作業する際の特異な点をご紹介します。 それでは、またお会いしましょう。
