Beralih ke perhentian lain dalam perjalanan "Kembali kepada Asas" kami, hari ini saya akan memberitahu anda lebih lanjut tentang mengurus hamparan anda. Anda akan belajar cara berkongsi, mengalihkan dan melindungi data anda dalam Helaian Google.

Seperti yang telah saya nyatakan dalam artikel saya sebelum ini, kelebihan utama Helaian Google ialah kemungkinan untuk beberapa orang bekerja dengan meja secara serentak. Tidak perlu menghantar e-mel fail atau meneka perubahan yang dibuat oleh rakan sekerja anda lagi. Apa yang anda perlu lakukan ialah berkongsi dokumen Helaian Google dan mula bekerja.

Cara berkongsi fail Helaian Google

1. Untuk memberikan akses kepada jadual anda, tekan butang Kongsi butang di penjuru kanan sebelah atas halaman web Helaian Google dan masukkan nama pengguna yang akan bekerja dengan jadual. Tentukan sama ada untuk memberi orang itu hak untuk mengedit atau mengulas pada jadual atau hanya untuk melihat data:

   

2. Apatah lagi, anda boleh mendapatkan pautan luaran ke jadual anda dan hantarkannya kepada rakan sekerja dan rakan kongsi anda. Untuk berbuat demikian, klik Dapatkan pautan boleh kongsi di penjuru kanan sebelah atas tetingkap perkongsian.
3. Seterusnya, jika anda mengklik pautan Terperinci di penjuru kanan sebelah bawah daripada tetingkap yang sama, anda akan melihat Tetapan perkongsian lanjutan:

   

   Di sana, anda akan melihat bukan sahaja pautan boleh kongsi yang sama, tetapi juga butang untuk berkongsi Fail Helaian Google di media sosial.

4. Betuldi bawahnya terdapat senarai mereka yang sudah mempunyai akses kepada jadual. Jika anda mengklik pilihan Tukar , anda akan dapat menukar status privasi daripada Awam kepada Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan atau kepada Orang tertentu .
5. Setiap orang yang anda berkongsi jadual boleh melihat dokumen secara lalai. Untuk mereka boleh mengeditnya, anda harus menggunakan pilihan Jemput orang daripada tetapan lanjutan yang anda masukkan nama atau alamat mereka dan tetapkan jenis akses yang sesuai. Jika anda melangkaunya, pengguna perlu meminta akses apabila mereka mengikuti pautan ke fail tersebut.

   Petua. Anda boleh melantik pemilik baharu fail dengan mengklik ikon dengan anak panah menuding ke bawah di sebelah namanya dan memilih Adakah pemilik.

6. Akhir sekali, pilihan Tetapan pemilik membolehkan untuk hadkan bilangan jemputan serta melarang memuat turun, menyalin dan mencetak halaman bagi mereka yang tidak dibenarkan membuat sebarang perubahan dalam jadual.

Cara mengalihkan Hamparan Google

Menyimpan fail tidak pernah semudah ini. Anda tidak perlu melakukan sesuatu yang istimewa untuk menyimpan perubahan lagi. Helaian Google menyimpan data secara automatik dengan setiap perubahan yang dibuat. Mari lihat cara menyimpan keseluruhan dokumen ke Google Drive.

• Semua fail disimpan dalam direktori akar Google Drive secara lalai. Walau bagaimanapun, anda boleh membuat subfolder dalam Google Drive dan mengatur projek anda dalamcara yang paling mudah. Untuk mengalihkan jadual ke mana-mana folder lain, cuma cari dokumen dalam senarai, klik kanan padanya dan pilih pilihan Alih ke .
• Cara lain ialah mengklik folder ikon tepat apabila anda mengedit jadual:

  

• Sudah tentu, anda juga boleh seret dan lepas dokumen dalam Google Drive seperti yang anda lakukan dalam Windows File Explorer.

Cara melindungi sel dalam Helaian Google

Apabila ramai orang mempunyai akses kepada dokumen anda, anda mungkin mahu melindungi jadual, lembaran kerja atau julat daripada sel.

"Untuk apa?", anda mungkin bertanya. Nah, salah seorang rakan sekerja anda mungkin menukar atau mengalih keluar data secara tidak sengaja. Dan mereka mungkin tidak menyedarinya. Sudah tentu, kita sentiasa boleh melihat versi atau sejarah suntingan sel dan membuat asal perubahan. Tetapi ia akan mengambil sedikit masa untuk melihat keseluruhan senarai dan, selain itu, ia akan membatalkan baki perubahan "betul". Untuk mengelakkannya, anda boleh melindungi data dalam Helaian Google. Mari lihat bagaimana kami boleh melakukannya.

Lindungi keseluruhan hamparan

Memandangkan kami telah membincangkan cara memberi akses kepada jadual anda dan hak yang boleh anda berikan kepada pengguna, yang pertama sekali Nasihat ringkas ialah ini - cuba membenarkan melihat jadual dan bukannya mengedit . Oleh itu, anda akan mengurangkan bilangan perubahan yang tidak disengajakan kepada minimum.

Lindungi helaian

Klik kanan tab lembaran kerja dan pilih untuk Lindungilembaran. Pastikan butang Helaian sudah ditekan:

Petua. Medan Masukkan perihalan tidak diperlukan, walaupun saya syorkan anda mengisinya untuk mengingati perkara dan sebab anda memutuskan untuk melindungi daripada perubahan.

Petua. Anda boleh membenarkan pengeditan hanya sel tertentu dalam jadual dengan menyemak pilihan Kecuali sel tertentu dan memasukkan sel atau julat sel.

Langkah seterusnya ialah melaraskan tetapan untuk pengguna. Tekan butang biru Tetapkan kebenaran :

• Jika anda memilih butang radio Tunjukkan amaran semasa mengedit julat ini , semua orang yang mempunyai akses kepada fail akan mempunyai akses kepada helaian ini juga. Sebaik sahaja mereka cuba mengubah sesuatu, mereka akan mendapat amaran tentang mengedit julat yang dilindungi dan mereka perlu mengesahkan tindakan tersebut. Pada masa yang sama, anda akan menerima e-mel dengan tindakan yang dilakukan oleh rakan sekerja anda dalam dokumen.
• Jika anda memilih butang radio Hadkan siapa yang boleh mengedit julat ini , anda perlu masukkan setiap pengguna yang boleh mengedit lembaran kerja.

Hasilnya, anda akan melihat ikon kunci pada tab lembaran kerja yang bermaksud helaian dilindungi. Klik kanan tab itu dan pilih pilihan Lindungi Helaian sekali lagi untuk membuka kuncinya:

Anak tetingkap tetapan akan muncul untuk anda menukar tetapan atau alih keluar perlindungan dengan mengklik sampahikon bin.

Lindungi sel dalam Helaian Google

Untuk melindungi sel tertentu dalam Helaian Google, pilih julat, klik kanan padanya dan pilih untuk Lindungi julat :

Anda akan melihat anak tetingkap tetapan biasa dan dapat menetapkan kebenaran yang diperlukan.

Tetapi bagaimana jika anda terlupa perkara yang dilindungi dan siapa yang boleh mengakses data? Jangan risau, ini boleh diingati dengan mudah. Hanya pilih Data > Helaian dan julat yang dilindungi daripada menu utama Helaian Google:

Pilih mana-mana julat yang dilindungi dan edit kebenaran atau padamkan perlindungan dengan mengklik ikon tong sampah .

Ringkasnya, setakat ini anda telah mempelajari cara membuat berbilang lembaran kerja dengan jadual, menyimpannya dalam folder berbeza, berkongsinya dengan orang lain dan melindungi sel dalam Helaian Google tanpa rasa takut kehilangan atau merosakkan sebarang maklumat penting.

Lain kali saya akan mengkaji dengan lebih mendalam beberapa aspek pengeditan jadual dan berkongsi beberapa aspek pelik dalam bekerja dalam Helaian Google. Jumpa lagi!