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Dans le cadre de notre voyage "Retour aux sources", je vais vous parler aujourd'hui de la gestion de vos feuilles de calcul. Vous apprendrez à partager, déplacer et protéger vos données dans Google Sheets.
Comme je l'ai déjà mentionné dans mon précédent article, le principal avantage de Google Sheets est la possibilité pour plusieurs personnes de travailler simultanément sur les tableaux. Il n'est plus nécessaire d'envoyer les fichiers par e-mail ou de deviner les modifications apportées par vos collègues. Il suffit de partager les documents Google Sheets et de commencer à travailler.
Comment partager des fichiers Google Sheets
- Pour accorder l'accès à vos tables, appuyez sur la touche Partager dans le coin supérieur droit de la page Web de Google Sheets et saisissez les noms des utilisateurs qui travailleront avec le tableau. Décidez si vous souhaitez donner à la personne les droits de modifier ou de commenter le tableau ou seulement de visualiser les données :
- De plus, vous pouvez obtenir un lien externe vers votre tableau et l'envoyer à vos collègues et partenaires. Pour ce faire, cliquez sur Obtenir un lien partageable dans le coin supérieur droit de la fenêtre de partage.
- Plus loin, si vous cliquez sur le bouton Avancé situé dans le coin inférieur droit de la même fenêtre, vous verrez apparaître l'interface avancée de l'entreprise. Paramètres de partage :
Vous y verrez non seulement le même lien partageable, mais aussi les boutons permettant de partager le fichier Google Sheets sur les médias sociaux.
- Juste en dessous, il y a une liste de ceux qui ont déjà accès à la table. Si vous cliquez sur le bouton Changement vous pourrez faire passer l'état de confidentialité de l'option Public à Toute personne ayant le lien ou à Personnes spécifiques .
- Toutes les personnes avec qui vous partagez le tableau peuvent voir le document par défaut. Pour qu'elles puissent le modifier, vous devez utiliser l'attribut Inviter des personnes dans les paramètres avancés où vous entrez leurs noms ou adresses et définissez le type d'accès approprié. Si vous ne le faites pas, les utilisateurs devront demander l'accès lorsqu'ils suivront le lien vers le fichier.
Conseil : vous pouvez désigner le nouveau propriétaire du fichier en cliquant sur l'icône avec une flèche pointant vers le bas à côté de son nom et en sélectionnant Is owner.
- Enfin, Paramètres du propriétaire Les options permettent de limiter le nombre d'invitations ainsi que d'interdire le téléchargement, la copie et l'impression des pages pour ceux qui ne sont pas autorisés à apporter des modifications aux tableaux.
Comment déplacer des feuilles de calcul Google
L'enregistrement des fichiers n'a jamais été aussi facile. Vous n'avez plus besoin de faire quoi que ce soit de spécial pour enregistrer les modifications. Google Sheets enregistre automatiquement les données à chaque modification apportée. Voyons comment enregistrer l'ensemble du document sur Google Drive.
- Par défaut, tous les fichiers sont stockés dans le répertoire racine de Google Drive. Toutefois, vous pouvez créer des sous-dossiers dans Google Drive et organiser vos projets de la manière la plus pratique. Pour déplacer le tableau vers un autre dossier, il suffit de trouver le document dans la liste, de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de choisir l'option de menu "Déplacement". Déplacez-vous vers option.
- Un autre moyen consiste à cliquer sur le bouton icône de dossier à droite lorsque vous éditez le tableau :
- Bien sûr, vous pouvez aussi glisser et déposer les documents dans Google Drive comme vous le faites dans l'Explorateur de fichiers de Windows.
Comment protéger les cellules dans Google Sheets
Lorsque de nombreuses personnes ont accès à vos documents, vous pouvez vouloir protéger le tableau, la feuille de calcul ou la plage de cellules.
"Vous vous demandez peut-être pourquoi. Il se peut que l'un de vos collègues modifie ou supprime accidentellement des données, sans même s'en rendre compte. Bien sûr, il est toujours possible de consulter l'historique des versions ou des modifications de cellules et d'annuler les modifications. Mais cela prendra un certain temps pour parcourir toute la liste et, en outre, cela annulera le reste des modifications "correctes". Pour éviter cela, vous pouvez protéger les données dans GoogleDes feuilles. Voyons comment on peut y arriver.
Protéger l'ensemble de la feuille de calcul
Puisque nous avons déjà vu comment donner accès à vos tables et quels droits vous pouvez accorder aux utilisateurs, le premier conseil très simple est le suivant : essayez d'accéder à vos tables par l'intermédiaire de votre ordinateur. permettre de visualiser le tableau au lieu de l'éditer Ainsi, vous réduirez au minimum le nombre de modifications involontaires.
Protéger une feuille
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille de travail et choisissez de Protéger la feuille. Assurez-vous que le Feuille est déjà enfoncé :
Conseil. Entrez une description n'est pas obligatoire, mais je vous recommande de le remplir pour vous souvenir de ce que vous avez décidé de protéger des changements et pourquoi.
Conseil : vous pouvez autoriser la modification de certaines cellules du tableau en cochant l'option Sauf certaines cellules et saisir les cellules ou les plages de cellules.
L'étape suivante consiste à régler les paramètres des utilisateurs. Appuyez sur le bouton bleu Définir les autorisations bouton :
- Si vous sélectionnez le Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage toutes les personnes ayant accès au fichier auront également accès à cette feuille. Lorsqu'ils essaieront de modifier quelque chose, ils recevront un avertissement concernant la modification de la plage protégée et devront confirmer l'action. Dans le même temps, vous recevrez un e-mail contenant les actions effectuées par vos collègues dans le document.
- Si vous sélectionnez le Restreindre les personnes qui peuvent modifier cette gamme vous devrez entrer tous les utilisateurs qui pourront modifier la feuille de calcul.
En conséquence, vous verrez l'icône du cadenas sur l'onglet de la feuille de calcul, ce qui signifie que la feuille est protégée. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cet onglet et choisissez la fonction Protéger la feuille une fois de plus pour le déverrouiller :
Le volet des paramètres s'affiche pour vous permettre de modifier les paramètres ou de supprimer la protection en cliquant sur l'icône de la corbeille.
Protéger les cellules dans Google Sheets
Pour protéger des cellules spécifiques dans Google Sheets, sélectionnez la plage, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez "Protéger". Protéger la gamme :
Vous verrez apparaître un volet de paramètres familier et pourrez définir les autorisations nécessaires.
Mais que se passe-t-il si, au fil du temps, vous oubliez ce qui est protégé et qui peut accéder aux données ? Pas de souci, vous pouvez facilement vous en souvenir. Il suffit de choisir Données> ; Feuilles et plages protégées dans le menu principal de Google Sheets :
Sélectionnez l'une des plages protégées et modifiez les autorisations, ou supprimez la protection en cliquant sur l'icône de la corbeille.
En résumé, vous avez appris jusqu'à présent à créer plusieurs feuilles de calcul avec des tableaux, à les stocker dans différents dossiers, à les partager avec d'autres personnes et à protéger les cellules dans Google Sheets sans craindre de perdre ou de corrompre des informations importantes.
La prochaine fois, j'approfondirai certains aspects de l'édition des tableaux et je partagerai certains aspects particuliers du travail dans Google Sheets. À bientôt !
