Προχωρώντας σε έναν άλλο σταθμό του ταξιδιού μας "Επιστροφή στα βασικά", σήμερα θα σας πω περισσότερα για τη διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων σας. Θα μάθετε πώς να μοιράζεστε, να μετακινείτε και να προστατεύετε τα δεδομένα σας στα φύλλα Google.

Όπως έχω ήδη αναφέρει στο προηγούμενο άρθρο μου, το κύριο πλεονέκτημα των Google Sheets είναι η δυνατότητα πολλών ατόμων να εργάζονται ταυτόχρονα με τους πίνακες. Δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε τα αρχεία με email ή να μαντεύετε ποιες αλλαγές έκαναν οι συνάδελφοί σας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μοιραστείτε τα έγγραφα των Google Sheets και να αρχίσετε να εργάζεστε.

Πώς να μοιραστείτε αρχεία Google Sheets

1. Για να χορηγήσετε πρόσβαση στους πίνακές σας, πατήστε το πλήκτρο Μοιραστείτε το στην επάνω δεξιά γωνία της ιστοσελίδας Google Sheets και εισάγετε τα ονόματα των χρηστών που θα εργαστούν με τον πίνακα. Αποφασίστε αν θα δώσετε στο άτομο τα δικαιώματα επεξεργασίας ή σχολιασμού του πίνακα ή μόνο προβολής των δεδομένων:

   

2. Επιπλέον, μπορείτε να αποκτήσετε έναν εξωτερικό σύνδεσμο προς τον πίνακα σας και να τον στείλετε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Αποκτήστε σύνδεσμο κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου κοινής χρήσης.
3. Περαιτέρω, αν κάνετε κλικ στο Προχωρημένο στην κάτω δεξιά γωνία του ίδιου παραθύρου, θα δείτε το προηγμένο παράθυρο Ρυθμίσεις κοινής χρήσης :

   

   Εκεί, θα δείτε όχι μόνο τον ίδιο σύνδεσμο κοινής χρήσης, αλλά και τα κουμπιά για να μοιραστείτε το αρχείο Google Sheets στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

4. Ακριβώς από κάτω υπάρχει μια λίστα με αυτούς που έχουν ήδη πρόσβαση στον πίνακα. Αν κάνετε κλικ στην επιλογή Αλλαγή επιλογή, θα μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση απορρήτου από Δημόσιο στο Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο ή στο Συγκεκριμένοι άνθρωποι .
5. Κάθε άτομο με το οποίο μοιράζεστε τον πίνακα μπορεί να δει το έγγραφο από προεπιλογή. Για να μπορούν να το επεξεργαστούν, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Προσκαλέστε τους ανθρώπους από τις ρυθμίσεις για προχωρημένους, όπου εισάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις τους και ορίζετε τον κατάλληλο τύπο πρόσβασης. Αν το παραλείψετε, οι χρήστες θα πρέπει να ζητήσουν πρόσβαση όταν ακολουθήσουν το σύνδεσμο προς το αρχείο.

   Συμβουλή. Μπορείτε να ορίσετε τον νέο ιδιοκτήτη του αρχείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στο όνομά του και επιλέγοντας Είναι ιδιοκτήτης.

6. Τέλος, Ρυθμίσεις ιδιοκτήτη επιλογές επιτρέπουν τον περιορισμό του αριθμού των προσκλήσεων καθώς και την απαγόρευση της λήψης, αντιγραφής και εκτύπωσης των σελίδων για όσους δεν επιτρέπεται να κάνουν αλλαγές στους πίνακες.

Πώς να μετακινήσετε τα λογιστικά φύλλα Google

Η αποθήκευση των αρχείων δεν ήταν ποτέ άλλοτε τόσο εύκολη. Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε κάτι ιδιαίτερο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Το Google Sheets αποθηκεύει τα δεδομένα αυτόματα με κάθε αλλαγή που γίνεται. Ας δούμε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ολόκληρο το έγγραφο στο Google Drive.

• Όλα τα αρχεία αποθηκεύονται στον ριζικό κατάλογο του Google Drive από προεπιλογή. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε υποφακέλους στο Google Drive και να τακτοποιήσετε τα έργα σας με τον πιο βολικό τρόπο. Για να μετακινήσετε τον πίνακα σε οποιονδήποτε άλλο φάκελο, απλά βρείτε το έγγραφο στη λίστα, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε την επιλογή Μετακίνηση σε επιλογή.
• Ένας άλλος τρόπος είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου δεξιά όταν επεξεργάζεστε τον πίνακα:

  

• Φυσικά, μπορείτε επίσης να σύρετε και αφήστε τα έγγραφα στο Google Drive, όπως και στην Εξερεύνηση αρχείων των Windows.

Πώς να προστατεύσετε τα κελιά στο Google Sheets

Όταν πολλά άτομα έχουν πρόσβαση στα έγγραφά σας, μπορεί να θέλετε να προστατεύσετε τον πίνακα, το φύλλο εργασίας ή την περιοχή κελιών.

"Για ποιο λόγο;", μπορεί να αναρωτηθείτε. Λοιπόν, κάποιος από τους συναδέλφους σας μπορεί να τύχει να αλλάξει ή να αφαιρέσει τα δεδομένα κατά λάθος. Και μπορεί να μην το καταλάβουν καν. Φυσικά, μπορούμε πάντα να δούμε το ιστορικό έκδοσης ή το ιστορικό επεξεργασίας κελιών και να αναιρέσουμε τις αλλαγές. Αλλά θα χρειαστεί αρκετός χρόνος για να δούμε όλη τη λίστα και, εκτός αυτού, θα ακυρώσει τις υπόλοιπες "σωστές" αλλαγές. Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα στο GoogleΦύλλα. Ας δούμε πώς μπορούμε να το κάνουμε αυτό.

Προστασία ολόκληρου του λογιστικού φύλλου

Εφόσον έχουμε ήδη καλύψει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δώσετε πρόσβαση στους πίνακές σας και ποια δικαιώματα μπορείτε να χορηγήσετε στους χρήστες, η πρώτη πολύ απλή συμβουλή είναι η εξής - προσπαθήστε να επιτρέπει την προβολή του πίνακα αντί της επεξεργασίας Έτσι, θα μειώσετε τον αριθμό των ακούσιων αλλαγών στο ελάχιστο.

Προστατέψτε ένα φύλλο

Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου εργασίας και επιλέξτε να Προστατέψτε το φύλλο. Βεβαιωθείτε ότι το Φύλλο είναι ήδη πατημένο:

Συμβουλή. Εισάγετε μια περιγραφή δεν απαιτείται, αν και θα συνιστούσα να το συμπληρώσετε για να θυμάστε τι και γιατί αποφασίσατε να προστατεύσετε από τις αλλαγές.

Συμβουλή. Μπορείτε να επιτρέψετε την επεξεργασία μόνο συγκεκριμένων κελιών του πίνακα, τσεκάροντας την επιλογή Εκτός από ορισμένα κύτταρα και εισάγοντας τα κελιά ή τις περιοχές των κελιών.

Το επόμενο βήμα θα είναι η προσαρμογή των ρυθμίσεων για τους χρήστες. Πατήστε το μπλε Ορισμός δικαιωμάτων κουμπί:

• Εάν επιλέξετε το Εμφάνιση προειδοποίησης κατά την επεξεργασία αυτής της περιοχής κουμπί επιλογής, όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο αρχείο θα έχουν πρόσβαση και σε αυτό το φύλλο. Μόλις προσπαθήσουν να αλλάξουν κάτι, θα λάβουν μια προειδοποίηση σχετικά με την επεξεργασία της προστατευόμενης περιοχής και θα πρέπει να επιβεβαιώσουν την ενέργεια. Ταυτόχρονα, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις ενέργειες που εκτελούν οι συνάδελφοί σας στο έγγραφο.
• Εάν επιλέξετε το Περιορίστε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτή την περιοχή θα πρέπει να καταχωρίσετε κάθε χρήστη που θα μπορεί να επεξεργάζεται το φύλλο εργασίας.

Ως αποτέλεσμα, θα δείτε το εικονίδιο του λουκέτου στην καρτέλα του φύλλου εργασίας που σημαίνει ότι το φύλλο είναι προστατευμένο. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα αυτή και επιλέξτε το Φύλλο προστασίας για να το ξεκλειδώσετε:

Θα εμφανιστεί το παράθυρο ρυθμίσεων για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ή να καταργήσετε την προστασία κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.

Προστασία κελιών στο Google Sheets

Για να προστατέψετε συγκεκριμένα κελιά στο Google Sheets, επιλέξτε την περιοχή, κάντε δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέξτε να Προστασία εύρους :

Θα εμφανιστεί ένα οικείο παράθυρο ρυθμίσεων και θα μπορείτε να ορίσετε τα απαραίτητα δικαιώματα.

Αλλά τι γίνεται αν με τον καιρό ξεχάσετε τι προστατεύεται και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα; Μην ανησυχείτε, αυτό μπορεί εύκολα να ανακληθεί. Απλά επιλέξτε Δεδομένα> Προστατευμένα φύλλα και σειρές από το κύριο μενού του Google Sheets:

Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις προστατευόμενες περιοχές και επεξεργαστείτε τα δικαιώματα ή διαγράψτε την προστασία κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.

Συνοψίζοντας, μέχρι στιγμής έχετε μάθει πώς να δημιουργείτε πολλαπλά φύλλα εργασίας με πίνακες, να τα αποθηκεύετε σε διαφορετικούς φακέλους, να τα μοιράζεστε με άλλους και να προστατεύετε το κελί στο Google Sheets χωρίς να φοβάστε ότι θα χάσετε ή θα καταστρέψετε σημαντικές πληροφορίες.

Την επόμενη φορά θα εμβαθύνω σε ορισμένες πτυχές της επεξεργασίας των πινάκων και θα μοιραστώ κάποιες ιδιαίτερες πτυχές της εργασίας στα φύλλα Google. Τα λέμε τότε!