Liikudes edasi meie "Tagasi põhitõdede juurde" teekonna teise peatuse juurde, räägin täna rohkem oma tabelite haldamisest. Saate teada, kuidas oma andmeid Google Sheetsis jagada, liigutada ja kaitsta.

Nagu ma juba oma eelmises artiklis mainisin, on Google Sheetsi peamine eelis see, et tabelitega saavad korraga töötada mitu inimest. Enam ei ole vaja faile e-postiga saata või arvata, milliseid muudatusi kolleegid tegid. Piisab vaid Google Sheetsi dokumentide jagamisest ja töö alustamisest.

Kuidas jagada Google Sheets faile

1. Tabelitele juurdepääsu andmiseks vajutage nuppu Jaga nuppu Google Sheetsi veebilehe paremas ülanurgas ja sisestage nende kasutajate nimed, kes hakkavad tabeliga töötama. Otsustage, kas anda isikule õigused tabelit muuta või kommenteerida või ainult andmeid vaadata:

   

2. Veelgi enam, te võite saada oma tabelile välise lingi ja saata selle oma kolleegidele ja partneritele. Selleks klõpsake nuppu Hangi jagatav link jagamisakna paremas ülanurgas.
3. Edaspidi, kui klõpsate Täiustatud linki sama akna alumises paremas nurgas, siis näete täiustatud Jagamise seaded :

   

   Seal näete mitte ainult sama jagatav linki, vaid ka nuppe Google Sheetsi faili jagamiseks sotsiaalmeedias.

4. Kohe all on nimekiri neist, kellel on juba ligipääs tabelile. Kui klõpsate lingil Muuda valiku abil saate muuta privaatsuse staatust järgmiselt Avalik aadressile Igaüks, kellel on link või Konkreetsed inimesed .
5. Iga inimene, kellega te tabelit jagate, saab vaikimisi dokumenti vaadata. Et nad saaksid seda redigeerida, peaksite kasutama funktsiooni Kutsuge inimesi valik edasijõudnute seadetes, kus sisestate nende nimed või aadressid ja määrate sobiva juurdepääsutüübi. Kui jätate selle vahele, peavad kasutajad taotlema juurdepääsu, kui nad järgivad faili linki.

   Vihje. Saate määrata faili uue omaniku, klõpsates tema nime kõrval oleval nooltega allapoole suunatud ikoonil ja valides Is owner (on omanik).

6. Lõpuks, Omaniku seaded valikud võimaldavad piirata kutsete arvu ning keelata lehekülgede allalaadimise, kopeerimise ja printimise neile, kes ei tohi tabelites muudatusi teha.

Kuidas liigutada Google'i arvutustabeleid

Failide salvestamine pole kunagi varem olnud nii lihtne. Muudatuste salvestamiseks ei pea enam midagi erilist tegema. Google Sheets salvestab andmed automaatselt iga tehtud muudatusega. Vaatame, kuidas kogu dokumenti Google Drive'i salvestada.

• Kõik failid salvestatakse vaikimisi Google Drive'i juurkataloogi. Siiski saate Google Drive'is luua alamkaustu ja paigutada oma projektid kõige mugavamal viisil. Tabeli liigutamiseks mõnda teise kausta, leidke lihtsalt dokument loetelust, tehke sellel paremklõps ja valige Liigu võimalus.
• Teine võimalus on klõpsata kausta ikoon paremale, kui te tabelit redigeerite:

  

• Loomulikult võite ka lohistage ja laske dokumendid Google Drive'is nagu Windowsi failiotsingus.

Kuidas kaitsta lahtreid Google Sheetsis

Kui teie dokumentidele on juurdepääs paljudel inimestel, võite soovida kaitsta tabelit, töölehte või lahtrite vahemikku.

"Milleks?", võite küsida. Noh, keegi teie kolleegidest võib juhtuda kogemata andmeid muutma või kustutama. Ja nad ei pruugi seda isegi mitte märgata. Muidugi, me võime alati vaadata versiooni või lahtritöötluse ajalugu ja muudatused tagasi võtta. Aga see võtab aega, et kogu nimekiri läbi vaadata ja pealegi tühistab see ülejäänud "õiged" muudatused. Et seda vältida, saate andmeid kaitsta Google'is.Lehtedega. Vaatame, kuidas me saame seda teha.

Kaitske kogu arvutustabelit

Kuna me juba käsitlesime, kuidas anda ligipääsu oma tabelitele ja milliseid õigusi kasutajatele anda, siis esimene väga lihtne nõuanne oleks järgmine - proovige, et lubada tabeli vaatamist redigeerimise asemel Nii vähendate tahtmatute muudatuste arvu miinimumini.

Kaitske lehte

Tehke paremklõps töölehe vahekaardil ja valige Kaitse leht. Veenduge, et Leht nupp on juba vajutatud:

Vihje. Sisestage kirjeldus väli ei ole kohustuslik, kuigi ma soovitan seda täita, et mäletada, mida ja miks te otsustasite muudatuste eest kaitsta.

Vihje. Saate lubada ainult tabeli teatud lahtrite redigeerimist, märgistades märkeruutu Välja arvatud teatavad rakud ja sisestades lahtrid või lahtrite vahemikud.

Järgmine samm oleks kasutajate seadete kohandamine. Vajutage sinist Õiguste määramine nupp:

• Kui valite Näita hoiatust selle vahemiku redigeerimisel raadionuppu, saavad kõik, kellel on juurdepääs failile, ka sellele lehele juurdepääsu. Kui nad üritavad midagi muuta, saavad nad hoiatuse kaitstud vahemiku muutmise kohta ja peavad toimingu kinnitama. Samal ajal saate e-kirja, kus on kirjas, milliseid toiminguid teie kolleegid dokumendis teevad.
• Kui valite Piirake, kes saavad seda vahemikku redigeerida raadionuppu, peate sisestama kõik kasutajad, kes saavad töölehte redigeerida.

Selle tulemusena näete töölehe vahekaardil tabloo ikooni, mis tähendab, et leht on kaitstud. Tehke sellel vahekaardil paremklõps ja valige Kaitse leht valiku uuesti lahti lukustamiseks:

Ilmub seadete paan, kus saate seadeid muuta või kaitse eemaldada, klõpsates prügikasti ikoonil.

Google'i lehtede lahtrite kaitsmine

Konkreetsete lahtrite kaitsmiseks Google Sheetsis valige vahemik, tehke sellel paremklõps ja valige to Kaitsepiirkond :

Näete tuttavat seadete paani ja saate määrata vajalikud õigused.

Aga mis siis, kui te unustate aja jooksul, mis on kaitstud ja kes pääseb andmetele ligi? Ei mingit muret, seda saab hõlpsasti meelde tuletada. Valige lihtsalt Andmed> Kaitstud lehed ja vahemikud Google Sheetsi peamenüüst:

Valige mõni kaitstud vahemik ja redigeerige õigusi või kustutage kaitse, klõpsates prügikasti ikoonil.

Kokkuvõtteks võib öelda, et siiani olete õppinud, kuidas luua mitu töölehte koos tabelitega, salvestada neid erinevatesse kaustadesse, jagada neid teistega ja kaitsta Google Sheets'i lahtrit ilma hirmuta, et mõni oluline informatsioon läheb kaduma või rikneb.

Järgmisel korral süvenen tabelite redigeerimise mõnda aspekti ja jagan mõningaid Google Sheetsis töötamise eripärasid. Kohtumiseni siis!