Efnisyfirlit
Hverjum við á annan áfangastað í "Back to Basics" ferð okkar, í dag mun ég segja þér meira um stjórnun töflureiknanna. Þú munt læra hvernig á að deila, færa og vernda gögnin þín í Google Sheets.
Eins og ég hef þegar nefnt í fyrri grein minni er helsti kosturinn við Google Sheets möguleiki fyrir marga að vinna með borðin samtímis. Það er engin þörf á að senda skrárnar í tölvupósti eða giska á hvaða breytingar voru gerðar af samstarfsfólki þínu lengur. Allt sem þú þarft að gera er að deila Google Sheets skjölum og byrja að vinna.
Hvernig á að deila Google Sheets skrám
- Til að veita aðgang að töflunum þínum skaltu ýta á Deila hnappinn í efra hægra horninu á Google Sheets vefsíðunni og sláðu inn nöfn þeirra notenda sem munu vinna með töfluna. Ákveðið hvort viðkomandi eigi að fá réttindi til að breyta eða gera athugasemdir við töfluna eða aðeins til að skoða gögnin:
- Það sem meira er, þú getur fengið ytri tengil á töfluna þína og sendu það til samstarfsmanna þinna og samstarfsaðila. Til að gera það skaltu smella á Fá deilanlegan hlekk í efra hægra horninu á deilingarglugganum.
- Nánar ef þú smellir á Ítarlegt tengilinn neðst í hægra horninu. í sama glugga muntu sjá ítarlegar Deilingarstillingar :
Þar muntu sjá ekki aðeins sama hlekkinn sem hægt er að deila, heldur einnig hnappana til að deila Google Sheets skrá á samfélagsmiðlum.
Sjá einnig: Hvernig á að gera línurit í Excel - Réttfyrir neðan er listi yfir þá sem þegar hafa aðgang að borðinu. Ef þú smellir á Breyta valkostinum muntu geta skipt persónuverndarstöðu úr Opinberi í Allir með tengilinn eða í Sérstakt fólk .
- Sérhver einstaklingur sem þú deilir töflunni með getur sjálfgefið skoðað skjalið. Til þess að þeir geti breytt því, ættir þú að nota Bjóddu fólki valkostinn í háþróaðri stillingum þar sem þú slærð inn nöfn þeirra eða heimilisföng og stillir viðeigandi aðgangstegund. Ef þú sleppir því verða notendur að biðja um aðgang þegar þeir fylgja hlekknum á skrána.
Ábending. Þú getur skipað nýjan eiganda skrárinnar með því að smella á táknið með ör sem vísar niður við hlið nafns hans eða hennar og velja Er eigandi.
- Að lokum, Eigandastillingar gera kleift að takmarka fjölda boða sem og banna niðurhal, afritun og prentun síðna fyrir þá sem ekki mega gera neinar breytingar á töflunum.
Hvernig á að færa Google töflureikna
Það hefur aldrei verið svona auðvelt að vista skrárnar. Þú þarft ekki að gera neitt sérstakt til að vista breytingarnar lengur. Google Sheets vistar gögnin sjálfkrafa við hverja breytingu sem gerðar eru. Við skulum sjá hvernig á að vista allt skjalið á Google Drive.
- Allar skrárnar eru sjálfgefið vistaðar í rótarskrá Google Drive. Hins vegar geturðu búið til undirmöppur í Google Drive og raðað verkefnum þínum íþægilegasta leiðin. Til að færa töfluna í einhverja aðra möppu skaltu bara finna skjalið á listanum, hægrismella á það og velja Færa í möguleikann.
- Önnur leið er að smella á möppuna tákn þegar þú breytir töflunni:
- Auðvitað geturðu líka dragað og sleppt skjölunum í Google Drive eins og þú gerir í Windows File Explorer.
Hvernig á að vernda frumur í Google Sheets
Þegar fullt af fólki hefur aðgang að skjölunum þínum gætirðu viljað vernda töfluna, vinnublaðið eða svið af frumum.
"Til hvers?", gætirðu spurt. Jæja, einn af samstarfsmönnum þínum gæti gerst að breyta eða fjarlægja gögnin óvart. Og þeir taka kannski ekki einu sinni eftir því. Auðvitað getum við alltaf skoðað útgáfuna eða frumbreytingarferilinn og afturkallað breytingarnar. En það mun taka nokkurn tíma að skoða allan listann og að auki mun það hætta við afganginn af "réttum" breytingunum. Til að forðast það geturðu verndað gögnin í Google Sheets. Við skulum sjá hvernig við getum gert það að veruleika.
Verndaðu allan töflureiknið
Þar sem við höfum þegar fjallað um hvernig á að veita aðgang að töflunum þínum og hvaða réttindi þú getur veitt notendum, fyrst einfalt ráð væri þetta - reyndu að leyfa að skoða töfluna í stað þess að breyta . Þannig munt þú draga úr fjölda óviljandi breytinga í lágmarki.
Vernda blað
Hægri-smelltu á vinnublaðsflipann og veldu Verndablað. Gakktu úr skugga um að nú þegar sé ýtt á hnappinn Sheet :
Ábending. Reiturinn Sláðu inn lýsingu er ekki nauðsynlegur, þó ég myndi mæla með því að fylla hann út til að muna hvað og hvers vegna þú ákvaðst að verjast breytingunum.
Ábending. Þú getur leyft að breyta aðeins tilteknum hólfum í töflunni með því að haka við Nema ákveðnar hólf og slá inn hólfin eða svið hólfa.
Næsta skref væri að stilla stillingar fyrir notendur. Ýttu á bláa hnappinn Setja heimildir :
- Ef þú velur Sýna viðvörun þegar þú breytir þessu sviði valhnappinn , allir sem hafa aðgang að skránni munu einnig hafa aðgang að þessu blaði. Þegar þeir reyna að breyta einhverju munu þeir fá viðvörun um að breyta hinu verndaða sviði og þeir verða að staðfesta aðgerðina. Á sama tíma færðu tölvupóst með aðgerðum sem samstarfsmenn þínir framkvæma í skjalinu.
- Ef þú velur Takmarka hver getur breytt þessu sviði valhnappinn þarftu að sláðu inn hvern einasta notanda sem mun geta breytt vinnublaðinu.
Þar af leiðandi muntu sjá táknið fyrir hengilásinn á vinnublaðsflipanum sem þýðir að blaðið er varið. Hægrismelltu á þann flipa og veldu Protect Sheet valkostinn enn og aftur til að opna hann:
Stillingarglugginn mun birtast þar sem þú getur breytt stillingum eða fjarlægðu vörnina með því að smella á rusliðbin táknið.
Verndaðu frumur í Google Sheets
Til að vernda tilteknar frumur í Google Sheets skaltu velja svið, hægrismella á það og velja Vernda svið :
Þú munt sjá kunnuglegan stillingarúða og geta stillt nauðsynlegar heimildir.
En hvað ef þú gleymir með tímanum hvað er varið og hver getur nálgast gögnin? Engar áhyggjur, þetta er auðvelt að rifja upp. Veldu bara Gögn > Vernd blöð og svið úr aðalvalmynd Google Sheets:
Veldu eitthvað af vernduðu sviðunum og breyttu heimildunum, eða eyddu vörninni með því að smella á ruslafötutáknið .
Til að draga þetta allt saman, hingað til hefur þú lært hvernig á að búa til mörg vinnublöð með töflum, geyma þau í mismunandi möppum, deila þeim með öðrum og vernda hólf í Google Sheets án þess að óttast að tapa eða skemma mikilvægar upplýsingar.
Næst mun ég kafa dýpra í nokkra þætti við að breyta töflunum og deila nokkrum sérkennilegum þáttum þess að vinna í Google Sheets. Sjáumst þá!
