Przechodząc do kolejnego przystanku naszej podróży "Powrót do podstaw", dziś opowiem Ci więcej o zarządzaniu arkuszami kalkulacyjnymi. Dowiesz się jak udostępniać, przenosić i chronić swoje dane w Google Sheets.

Jak już wspomniałem w poprzednim artykule, główną zaletą Google Sheets jest możliwość jednoczesnej pracy z tabelami przez kilka osób. Nie trzeba już wysyłać plików mailem ani domyślać się, jakie zmiany wprowadzili współpracownicy. Wystarczy udostępnić dokumenty Google Sheets i rozpocząć pracę.

Jak udostępniać pliki arkuszy Google

1. Aby przyznać dostęp do swoich stołów, naciśnij przycisk Podziel się przycisk w prawym górnym rogu strony internetowej Arkuszy Google i wprowadź nazwy tych użytkowników, którzy będą pracować z tabelą. Zdecyduj, czy nadać danej osobie prawa do edycji lub komentowania tabeli, czy tylko do przeglądania danych:

   

2. Co więcej, możesz uzyskać zewnętrzny link do swojej tabeli i wysłać go do swoich kolegów i partnerów. Aby to zrobić, kliknij Pobierz link do udostępnienia w prawym górnym rogu okna udostępniania.
3. Dalej, jeśli klikniesz na Zaawansowane link w prawym dolnym rogu tego samego okna, zobaczysz zaawansowane Ustawienia udostępniania :

   

   Tam zobaczysz nie tylko ten sam link udostępniający, ale także przyciski do udostępniania pliku Google Sheets w mediach społecznościowych.

4. Tuż pod nim znajduje się lista osób, które mają już dostęp do tabeli. Jeśli klikniesz na przycisk Zmiana opcja, będziesz mógł przełączyć status prywatności z Publiczna do Każdy, kto ma link lub do Konkretni ludzie .
5. Każda osoba, której udostępniamy tabelę, może domyślnie oglądać dokument. Aby mogła go edytować, należy użyć opcji Zaproś ludzi Opcja z ustawień zaawansowanych, w której wpisujesz ich nazwy lub adresy i ustawiasz odpowiedni typ dostępu. Jeśli ją pominiesz, użytkownicy będą musieli poprosić o dostęp po wejściu na link do pliku.

   Wskazówka. Możesz wyznaczyć nowego właściciela pliku, klikając ikonę ze strzałką skierowaną w dół obok jego nazwiska i wybierając opcję Is owner.

6. Wreszcie, Ustawienia właściciela opcje umożliwiają ograniczenie liczby zaproszeń, a także zakaz pobierania, kopiowania i drukowania stron dla osób, które nie mogą dokonywać zmian w tabelach.

Jak przenieść arkusze kalkulacyjne Google

Zapisywanie plików jeszcze nigdy nie było tak proste. Nie musisz już robić nic specjalnego, aby zapisać zmiany. Google Sheets zapisuje dane automatycznie przy każdej wprowadzonej zmianie. Zobaczmy, jak zapisać cały dokument na Google Drive.

• Wszystkie pliki domyślnie przechowywane są w katalogu głównym Google Drive. W Google Drive można jednak tworzyć podfoldery i układać swoje projekty w najwygodniejszy sposób. Aby przenieść tabelę do dowolnego innego folderu, wystarczy znaleźć dokument na liście, kliknąć na niego prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Przesunąć się do opcja.
• Innym sposobem jest kliknięcie przycisku ikona folderu zaraz po edycji tabeli:

  

• Oczywiście, można też przeciągnij i upuść dokumenty w Google Drive tak samo jak w Eksploratorze plików Windows.

Jak chronić komórki w arkuszach Google

Gdy wiele osób ma dostęp do Twoich dokumentów, możesz chcieć chronić tabelę, arkusz lub zakres komórek.

"Po co?", można zapytać. Otóż może się zdarzyć, że któryś z kolegów przypadkowo zmieni lub usunie dane. I może nawet tego nie zauważyć. Oczywiście zawsze możemy przejrzeć historię wersji lub edycję komórki i cofnąć zmiany. Ale przejrzenie całej listy zajmie trochę czasu, a poza tym anuluje resztę "poprawnych" zmian. Aby tego uniknąć, można zabezpieczyć dane w GooglePlansze, zobaczmy jak możemy to zrealizować.

Ochrona całego arkusza kalkulacyjnego

Skoro już omówiliśmy, jak nadać dostęp do Twoich tabel i jakie prawa możesz nadać użytkownikom, pierwsza bardzo prosta rada będzie taka - spróbuj umożliwić przeglądanie tabeli zamiast jej edycji . W ten sposób zmniejszysz liczbę niezamierzonych zmian do minimum.

Chronić arkusz

Kliknij prawym przyciskiem myszy na zakładce arkusza i wybierz do Zabezpieczyć arkusz. Upewnij się, że Arkusz przycisk jest już wciśnięty:

Wskazówka. Wprowadź opis pole nie jest wymagane, choć zalecałbym jego wypełnienie, aby pamiętać, co i dlaczego zdecydowałeś się chronić przed zmianami.

Wskazówka. Możesz zezwolić na edycję tylko poszczególnych komórek tabeli zaznaczając opcję Z wyjątkiem niektórych komórek opcja i wpisanie komórek lub zakresów komórek.

Następnym krokiem będzie dostosowanie ustawień dla użytkowników. Naciśnij niebieski przycisk Ustawianie uprawnień przycisk:

• Jeśli wybierzesz Pokaż ostrzeżenie podczas edycji tego zakresu Przycisk radiowy, wszyscy z dostępem do pliku będą mieli dostęp również do tego arkusza. Gdy spróbują coś zmienić, otrzymają ostrzeżenie o edycji chronionego zakresu i będą musieli potwierdzić akcję. W tym samym czasie otrzymasz e-mail z działaniami, które Twoi współpracownicy wykonują w dokumencie.
• W przypadku wybrania opcji Ograniczenie liczby osób mogących edytować ten zakres trzeba będzie wprowadzić każdego użytkownika, który będzie mógł edytować arkusz.

W efekcie na karcie arkusza pojawi się ikona kłódki oznaczająca, że arkusz jest chroniony. Kliknij prawym przyciskiem myszy tę kartę i wybierz opcję Protect Sheet ponownie, aby go odblokować:

Pojawi się okienko ustawień, w którym można zmienić ustawienia lub usunąć ochronę, klikając ikonę kosza.

Zabezpiecz komórki w arkuszach Google

Aby zabezpieczyć określone komórki w Arkuszach Google, należy zaznaczyć zakres, kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję do Zakres ochrony :

Zobaczysz znajome okienko ustawień i będziesz mógł ustawić niezbędne uprawnienia.

A co jeśli z czasem zapomnisz co jest chronione i kto ma dostęp do danych? Bez obaw, można to łatwo przypomnieć. Wystarczy wybrać Dane> Chronione arkusze i zakresy z menu głównego Google Sheets:

Wybierz dowolny z chronionych zakresów i edytuj uprawnienia lub usuń zabezpieczenie klikając ikonę kosza.

Podsumowując, do tej pory dowiedziałeś się, jak tworzyć wiele arkuszy z tabelami, przechowywać je w różnych folderach, udostępniać innym i chronić komórkę w Google Sheets bez obawy o utratę lub uszkodzenie jakichkolwiek ważnych informacji.

Następnym razem zagłębię się w niektóre aspekty edycji tabel i podzielę się kilkoma osobliwymi aspektami pracy w Google Sheets. Do zobaczenia!