1 آپ Google Sheets میں اپنے ڈیٹا کو شیئر کرنے، منتقل کرنے اور محفوظ کرنے کا طریقہ سیکھیں گے۔

جیسا کہ میں نے اپنے پچھلے مضمون میں ذکر کیا ہے، گوگل شیٹس کا بنیادی فائدہ یہ ہے کہ ایک ساتھ کئی لوگوں کے میزوں کے ساتھ کام کرنے کا امکان۔ فائلوں کو ای میل کرنے یا یہ اندازہ لگانے کی ضرورت نہیں ہے کہ اب آپ کے ساتھیوں نے کیا تبدیلیاں کی ہیں۔ آپ کو بس گوگل شیٹس کی دستاویزات کو شیئر کرنے اور کام شروع کرنے کی ضرورت ہے۔

Google شیٹس فائلز کو کیسے شیئر کیا جائے

1. اپنی ٹیبلز تک رسائی دینے کے لیے، شیئر کریں<2 کو دبائیں> گوگل شیٹس ویب پیج کے اوپری دائیں کونے میں بٹن اور ان صارفین کے نام درج کریں جو ٹیبل کے ساتھ کام کریں گے۔ فیصلہ کریں کہ آیا اس شخص کو ٹیبل پر ترمیم یا تبصرہ کرنے کا حق دینا ہے یا صرف ڈیٹا کو دیکھنے کے لیے:

   

2. مزید کیا ہے، آپ اپنے ٹیبل کا ایک بیرونی لنک حاصل کرسکتے ہیں۔ اور اسے اپنے ساتھیوں اور شراکت داروں کو بھیجیں۔ ایسا کرنے کے لیے، شیئرنگ ونڈو کے اوپری دائیں کونے میں شیئر کے قابل لنک حاصل کریں پر کلک کریں۔
3. مزید، اگر آپ نیچے دائیں کونے میں ایڈوانسڈ لنک پر کلک کرتے ہیں۔ اسی ونڈو میں، آپ کو ایڈوانس شیئرنگ سیٹنگز :

   

   دیکھیں گے، وہاں آپ کو نہ صرف ایک ہی شیئر کرنے کے قابل لنک، بلکہ بٹن بھی نظر آئیں گے سوشل میڈیا پر گوگل شیٹس فائل۔

4. دائیںنیچے ان لوگوں کی فہرست ہے جو پہلے سے ہی ٹیبل تک رسائی رکھتے ہیں۔ اگر آپ تبدیل کریں آپشن پر کلک کرتے ہیں، تو آپ رازداری کی حیثیت کو عوامی سے لنک کے ساتھ کسی بھی فرد میں یا مخصوص لوگوں<2 میں تبدیل کر سکیں گے۔>.
5. ہر وہ شخص جس کے ساتھ آپ ٹیبل کا اشتراک کرتے ہیں وہ دستاویز کو بطور ڈیفالٹ دیکھ سکتا ہے۔ ان کے لیے اس میں ترمیم کرنے کے قابل ہونے کے لیے، آپ کو جدید ترتیبات سے لوگوں کو مدعو کریں اختیار استعمال کرنا چاہیے جہاں آپ ان کے نام یا پتے درج کرتے ہیں اور مناسب رسائی کی قسم سیٹ کرتے ہیں۔ اگر آپ اسے چھوڑ دیتے ہیں، تو صارفین کو فائل کے لنک کی پیروی کرتے وقت رسائی کی درخواست کرنی ہوگی۔

   ٹپ۔ آپ فائل کے نئے مالک کو اس کے نام کے ساتھ نیچے کی طرف اشارہ کرنے والے تیر والے آئیکن پر کلک کرکے اور Is مالک کو منتخب کر کے اس کا نیا مالک مقرر کر سکتے ہیں۔

   بھی دیکھو: Google Docs اور Google Sheets کی حدود – سب ایک جگہ پر
6. آخر میں، مالک کی ترتیبات اختیارات کو فعال دعوت ناموں کی تعداد کو محدود کرنے کے ساتھ ساتھ ان لوگوں کے لیے صفحات کو ڈاؤن لوڈ، کاپی اور پرنٹ کرنے پر پابندی لگائیں جنہیں ٹیبلز میں کوئی تبدیلی کرنے کی اجازت نہیں ہے۔

Google Spreadsheets کو کیسے منتقل کیا جائے

فائلوں کو محفوظ کرنا اتنا آسان کبھی نہیں تھا۔ تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے اب آپ کو کچھ خاص کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ گوگل شیٹس ہر تبدیلی کے ساتھ ڈیٹا کو خود بخود محفوظ کرتا ہے۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ پوری دستاویز کو گوگل ڈرائیو میں کیسے محفوظ کیا جائے۔

• تمام فائلیں بطور ڈیفالٹ گوگل ڈرائیو روٹ ڈائرکٹری میں محفوظ ہوتی ہیں۔ تاہم، آپ گوگل ڈرائیو میں ذیلی فولڈر بنا سکتے ہیں اور اپنے پروجیکٹس کو ترتیب دے سکتے ہیں۔سب سے آسان طریقہ. ٹیبل کو کسی دوسرے فولڈر میں منتقل کرنے کے لیے، فہرست میں موجود دستاویز کو تلاش کریں، اس پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں آپشن کو منتخب کریں۔
• دوسرا طریقہ یہ ہے کہ فولڈر پر کلک کریں۔ icon جب آپ ٹیبل میں ترمیم کرتے ہیں:

  

  بھی دیکھو: ایکسل کالموں اور قطاروں میں ڈیٹا کیسے پلٹائیں (عمودی اور افقی طور پر)
• یقینا، آپ Google Drive میں بھی دستاویزات کو گھسیٹ کر چھوڑ سکتے ہیں جیسا کہ آپ کرتے ہیں۔ ونڈوز فائل ایکسپلورر۔

گوگل شیٹس میں سیلز کی حفاظت کیسے کی جائے

جب بہت سے لوگوں کو آپ کی دستاویزات تک رسائی حاصل ہو تو آپ ٹیبل، ورک شیٹ یا رینج کی حفاظت کرنا چاہیں گے۔ سیلز کا۔

"کس کے لیے؟"، آپ پوچھ سکتے ہیں۔ ٹھیک ہے، آپ کے ساتھیوں میں سے کوئی غلطی سے ڈیٹا کو تبدیل یا ہٹا سکتا ہے۔ اور ہو سکتا ہے کہ وہ اس بات کا نوٹس بھی نہ لیں۔ بلاشبہ، ہم ہمیشہ ورژن یا سیل میں ترمیم کی تاریخ دیکھ سکتے ہیں اور تبدیلیوں کو کالعدم کر سکتے ہیں۔ لیکن پوری فہرست کو دیکھنے میں کچھ وقت لگے گا اور اس کے علاوہ، یہ باقی "درست" تبدیلیوں کو منسوخ کر دے گا۔ اس سے بچنے کے لیے، آپ گوگل شیٹس میں ڈیٹا کی حفاظت کر سکتے ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ ہم اسے کیسے انجام دے سکتے ہیں۔

پوری اسپریڈشیٹ کی حفاظت کریں

چونکہ ہم پہلے ہی اس بات کا احاطہ کر چکے ہیں کہ آپ کے ٹیبلز تک کیسے رسائی دی جائے اور آپ صارفین کو کون سے حقوق دے سکتے ہیں، سب سے پہلے مشورہ کا ایک آسان حصہ یہ ہوگا - کوشش کریں کہ ترمیم کرنے کے بجائے ٹیبل کو دیکھنے کی اجازت دیں ۔ اس طرح، آپ غیر ارادی تبدیلیوں کی تعداد کو کم سے کم کر دیں گے۔

ایک شیٹ کی حفاظت کریں

ورک شیٹ کے ٹیب پر دائیں کلک کریں اور محفوظ کرنے کا انتخاب کریںشیٹ یقینی بنائیں کہ Sheet بٹن پہلے ہی دبایا ہوا ہے:

ٹپ۔ تفصیل درج کریں فیلڈ کی ضرورت نہیں ہے، حالانکہ میں اس کو پُر کرنے کی سفارش کروں گا تاکہ یہ یاد رکھا جا سکے کہ آپ نے کیا اور کیوں تبدیلیوں سے محفوظ رہنے کا فیصلہ کیا ہے۔

ٹپ۔ آپ ٹیبل کے صرف مخصوص سیلز میں ترمیم کرنے کی اجازت دے سکتے ہیں سوائے کچھ سیلز کے آپشن کو چیک کرکے اور سیلز یا سیلز کی رینجز میں داخل ہو کر۔

اگلا مرحلہ سیٹنگز کو ایڈجسٹ کرنا ہوگا۔ صارفین نیلے رنگ کو دبائیں اجازتیں سیٹ کریں بٹن:

• اگر آپ اس رینج میں ترمیم کرتے وقت انتباہ دکھائیں ریڈیو بٹن , فائل تک رسائی رکھنے والے ہر فرد کو اس شیٹ تک بھی رسائی حاصل ہوگی۔ ایک بار جب وہ کچھ تبدیل کرنے کی کوشش کریں گے تو انہیں محفوظ رینج میں ترمیم کرنے کے بارے میں انتباہ ملے گا اور انہیں کارروائی کی تصدیق کرنی ہوگی۔ ایک ہی وقت میں، آپ کو دستاویز میں آپ کے ساتھیوں کی جانب سے کیے گئے اعمال کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوگی۔
• اگر آپ اس رینج میں ترمیم کرنے والے کو محدود کریں ریڈیو بٹن کو منتخب کرتے ہیں، تو آپ کو یہ کرنا پڑے گا ہر ایک صارف کو درج کریں جو ورک شیٹ میں ترمیم کرنے کے قابل ہو گا۔

اس کے نتیجے میں، آپ ورک شیٹ کے ٹیب پر پیڈ لاک کا آئیکن دیکھیں گے جس کا مطلب ہے کہ شیٹ محفوظ ہے۔ اس ٹیب پر دائیں کلک کریں اور اسے کھولنے کے لیے ایک بار پھر پروٹیکٹ شیٹ آپشن کا انتخاب کریں:

سیٹنگز پین آپ کے لیے سیٹنگز کو تبدیل کرنے کے لیے ظاہر ہو گا یا کوڑے دان پر کلک کرکے تحفظ کو ہٹا دیں۔bin icon۔

Google Sheets میں سیلز کی حفاظت کریں

Google Sheets میں مخصوص سیلز کی حفاظت کے لیے، رینج کو منتخب کریں، اس پر دائیں کلک کریں اور Protect range :<کا انتخاب کریں۔ 3>

آپ کو ایک مانوس ترتیبات کا پین نظر آئے گا اور ضروری اجازتیں سیٹ کر سکیں گے۔

لیکن اگر وقت گزرنے کے ساتھ آپ یہ بھول جائیں کہ کیا محفوظ ہے اور کون کر سکتا ہے ڈیٹا تک رسائی؟ پریشان ہونے کی کوئی بات نہیں، اسے آسانی سے یاد کیا جا سکتا ہے۔ بس ڈیٹا > محفوظ شدہ شیٹس اور رینجز Google Sheets مین مینو سے:

کسی بھی محفوظ رینج کو منتخب کریں اور اجازتوں میں ترمیم کریں، یا کوڑے دان کے آئیکن پر کلک کرکے تحفظ کو حذف کریں۔ .

اس سب کا خلاصہ یہ ہے کہ، اب تک آپ نے سیکھا ہے کہ کس طرح ٹیبل کے ساتھ متعدد ورک شیٹس بنانا، انہیں مختلف فولڈرز میں اسٹور کرنا، دوسروں کے ساتھ شیئر کرنا اور گوگل شیٹس میں سیل کو بغیر کسی کھونے یا خراب ہونے کے خوف کے محفوظ کرنا ہے۔ معلومات کے اہم ٹکڑے۔

اگلی بار میں ٹیبلز میں ترمیم کرنے کے کچھ پہلوؤں کو گہرائی میں کھودوں گا اور گوگل شیٹس میں کام کرنے کے کچھ خاص پہلوؤں کا اشتراک کروں گا۔ پھر ملتے ہیں!