विषयसूची
हमारी "बुनियादी बातों पर वापस" यात्रा के दूसरे पड़ाव की ओर बढ़ते हुए, आज मैं आपको अपनी स्प्रैडशीट प्रबंधित करने के बारे में और बताऊंगा। आप Google पत्रक में अपने डेटा को साझा, स्थानांतरित और सुरक्षित करना सीखेंगे।
जैसा कि मैंने अपने पिछले लेख में पहले ही उल्लेख किया है, Google पत्रक का मुख्य लाभ यह है कई लोगों के एक साथ टेबल के साथ काम करने की संभावना। अब फाइलों को ईमेल करने या यह अनुमान लगाने की जरूरत नहीं है कि आपके सहयोगियों ने क्या बदलाव किए हैं। आपको बस इतना करना है कि Google पत्रक दस्तावेज़ों को साझा करें और काम करना शुरू करें।
Google पत्रक फ़ाइलों को कैसे साझा करें
- अपनी तालिकाओं तक पहुंच प्रदान करने के लिए, साझा करें<2 दबाएं> Google पत्रक वेब-पेज के ऊपरी दाएं कोने पर बटन और उन उपयोगकर्ताओं के नाम दर्ज करें जो तालिका के साथ काम करेंगे। तय करें कि क्या व्यक्ति को टेबल पर संपादित करने या टिप्पणी करने का अधिकार देना है या केवल डेटा देखने का अधिकार देना है:
- और क्या, आप अपनी टेबल के लिए एक बाहरी लिंक प्राप्त कर सकते हैं और इसे अपने सहयोगियों और भागीदारों को भेजें। ऐसा करने के लिए, साझाकरण विंडो के ऊपरी दाएं कोने में साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करें क्लिक करें।
- आगे, यदि आप नीचे दाएं कोने में उन्नत लिंक क्लिक करते हैं उसी विंडो में, आपको उन्नत साझाकरण सेटिंग :
वहां, आपको न केवल वही साझा करने योग्य लिंक दिखाई देगा, बल्कि साझा करने के लिए बटन भी दिखाई देंगे सामाजिक मीडिया पर Google पत्रक फ़ाइल।
- ठीक हैनीचे उन लोगों की सूची है जिनके पास पहले से ही तालिका तक पहुंच है। यदि आप बदलें विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो आप गोपनीयता स्थिति को सार्वजनिक से कोई भी व्यक्ति जिसके पास लिंक है या विशिष्ट लोग<2 पर स्विच करने में सक्षम होंगे>.
- प्रत्येक व्यक्ति जिसके साथ आप तालिका साझा करते हैं, डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ देख सकता है। वे इसे संपादित कर सकें, इसके लिए आपको उन्नत सेटिंग्स से लोगों को आमंत्रित करें विकल्प का उपयोग करना चाहिए जहां आप उनके नाम या पते दर्ज करते हैं और उपयुक्त पहुंच प्रकार सेट करते हैं। यदि आप इसे छोड़ देते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल के लिंक का अनुसरण करने पर पहुँच का अनुरोध करना होगा।
युक्ति। आप फ़ाइल के नए मालिक को उसके नाम के पास नीचे की ओर इशारा करते हुए तीर वाले आइकन पर क्लिक करके और मालिक है चुनकर नियुक्त कर सकते हैं। आमंत्रणों की संख्या को सीमित करने के साथ-साथ उन लोगों के लिए पेजों को डाउनलोड करने, कॉपी करने और प्रिंट करने पर रोक लगाएं जिन्हें तालिकाओं में कोई परिवर्तन करने की अनुमति नहीं है।
Google स्प्रेडशीट को कैसे स्थानांतरित करें
फ़ाइलों को सहेजना इतना आसान कभी नहीं रहा। अब परिवर्तनों को सहेजने के लिए आपको कुछ विशेष करने की आवश्यकता नहीं है। Google पत्रक किए गए प्रत्येक परिवर्तन के साथ डेटा को स्वचालित रूप से सहेजता है। आइए देखें कि पूरे दस्तावेज़ को Google ड्राइव में कैसे सहेजा जाए।
- डिफ़ॉल्ट रूप से सभी फ़ाइलें Google ड्राइव रूट निर्देशिका में संग्रहीत की जाती हैं। हालाँकि, आप Google ड्राइव में सबफ़ोल्डर बना सकते हैं और अपनी परियोजनाओं को इसमें व्यवस्थित कर सकते हैंसबसे सुविधाजनक तरीका। तालिका को किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाने के लिए, बस सूची में दस्तावेज़ ढूंढें, उस पर राइट-क्लिक करें और मूव टू विकल्प चुनें।
- दूसरा तरीका फ़ोल्डर पर क्लिक करना है तालिका को संपादित करते समय आइकन:
- बेशक, आप Google डिस्क में दस्तावेज़ों को खींच और छोड़ भी सकते हैं जैसा कि आप इसमें करते हैं विंडोज फाइल एक्सप्लोरर। कोशिकाओं का।
"किसलिए?", आप पूछ सकते हैं। ठीक है, आपका कोई सहकर्मी गलती से डेटा को बदल सकता है या हटा सकता है। और हो सकता है कि उन्हें इसकी भनक तक न लगे। बेशक, हम हमेशा संस्करण या सेल-संपादन इतिहास देख सकते हैं और परिवर्तनों को पूर्ववत कर सकते हैं। लेकिन पूरी सूची को देखने में कुछ समय लगेगा और इसके अलावा, यह बाकी "सही" परिवर्तनों को रद्द कर देगा। इससे बचने के लिए आप Google पत्रक में डेटा की सुरक्षा कर सकते हैं। आइए देखें कि हम ऐसा कैसे कर सकते हैं।
संपूर्ण स्प्रेडशीट को सुरक्षित रखें
चूंकि हम पहले ही कवर कर चुके हैं कि आपकी तालिकाओं तक कैसे पहुंचें और आप उपयोगकर्ताओं को कौन से अधिकार प्रदान कर सकते हैं, सबसे पहले सलाह का सरल टुकड़ा यह होगा - संपादन के बजाय तालिका को देखने की अनुमति देने का प्रयास करें । इस प्रकार, आप अनजाने में किए गए परिवर्तनों की संख्या को कम से कम कर देंगे।
शीट को सुरक्षित रखें
वर्कशीट टैब पर राइट-क्लिक करें और प्रोटेक्ट को चुनेंचादर। सुनिश्चित करें कि शीट बटन पहले से ही दबाया हुआ है:
टिप। विवरण दर्ज करें फ़ील्ड की आवश्यकता नहीं है, हालांकि मैं यह याद रखने की सलाह दूंगा कि आपने क्या और क्यों परिवर्तनों से बचाने का निर्णय लिया था।
यह सभी देखें: एक्सेल में फॉर्मूले कैसे दिखाएंयुक्ति। आप कुछ सेल को छोड़कर विकल्प को चेक करके और सेल या सेल की श्रेणी में प्रवेश करके तालिका के केवल विशेष सेल को संपादित करने की अनुमति दे सकते हैं।
अगला चरण इसके लिए सेटिंग्स समायोजित करना होगा। उपयोगकर्ता। नीला अनुमतियां सेट करें बटन दबाएं:
- अगर आप इस श्रेणी में बदलाव करते समय चेतावनी दिखाएं रेडियो बटन चुनते हैं , फ़ाइल तक पहुंच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति के पास इस पत्रक की भी पहुंच होगी. एक बार जब वे कुछ बदलने की कोशिश करते हैं तो उन्हें संरक्षित श्रेणी को संपादित करने के बारे में चेतावनी मिलेगी और उन्हें कार्रवाई की पुष्टि करनी होगी। उसी समय, आपको उन कार्यों के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा जो आपके सहकर्मी दस्तावेज़ में करते हैं।
- यदि आप प्रतिबंधित करें कि कौन इस श्रेणी को संपादित कर सकता है रेडियो बटन चुनते हैं, तो आपको यह करना होगा हर एक उपयोगकर्ता दर्ज करें जो वर्कशीट को संपादित करने में सक्षम होगा।
परिणामस्वरूप, आपको वर्कशीट टैब पर पैडलॉक का आइकन दिखाई देगा जिसका अर्थ है कि शीट सुरक्षित है। उस टैब पर राइट-क्लिक करें और इसे अनलॉक करने के लिए एक बार फिर से प्रोटेक्ट शीट विकल्प चुनें:
सेटिंग्स बदलने के लिए आपके लिए सेटिंग पेन दिखाई देगा या ट्रैश पर क्लिक करके सुरक्षा हटाएंbin आइकन।
Google पत्रक में कक्षों को सुरक्षित रखें
Google पत्रक में विशिष्ट कक्षों की सुरक्षा के लिए, श्रेणी का चयन करें, उस पर राइट-क्लिक करें और श्रेणी सुरक्षित करें चुनें:
आपको एक जाना-पहचाना सेटिंग पेन दिखाई देगा और आप ज़रूरी अनुमतियां सेट कर पाएंगे.
लेकिन क्या होगा अगर समय रहते आप भूल जाएं कि क्या सुरक्षित है और कौन कर सकता है डेटा एक्सेस करें? कोई चिंता नहीं, इसे आसानी से याद किया जा सकता है। बस डेटा > Google पत्रक मुख्य मेनू से सुरक्षित पत्रक और श्रेणियां :
किसी भी संरक्षित श्रेणी का चयन करें और अनुमतियों को संपादित करें, या ट्रैश बिन आइकन पर क्लिक करके सुरक्षा हटाएं .
सबका योग करने के लिए, अब तक आपने सीखा है कि तालिकाओं के साथ कई कार्यपत्रक कैसे बनाएं, उन्हें अलग-अलग फ़ोल्डरों में संग्रहीत करें, उन्हें दूसरों के साथ साझा करें और बिना किसी को खोने या दूषित होने के डर के Google पत्रक में सेल की सुरक्षा करें। जानकारी के महत्वपूर्ण अंश।
अगली बार मैं तालिकाओं के संपादन के कुछ पहलुओं की गहन पड़ताल करूँगा और Google पत्रक में काम करने के कुछ विशिष्ट पहलुओं को साझा करूँगा। फिर मिलते हैं!
