Vandaag vertel ik u meer over het beheer van uw spreadsheets. U leert hoe u uw gegevens in Google Sheets kunt delen, verplaatsen en beschermen.

Zoals ik in mijn vorige artikel al heb vermeld, is het belangrijkste voordeel van Google Sheets de mogelijkheid voor meerdere mensen om tegelijkertijd met de tabellen te werken. U hoeft de bestanden niet meer te e-mailen of te raden welke wijzigingen uw collega's hebben aangebracht. U hoeft alleen maar Google Sheets-documenten te delen en aan de slag te gaan.

Hoe Google Sheets-bestanden delen

1. Om toegang tot uw tafels te verlenen, drukt u op de Deel knop in de rechterbovenhoek van de Google Sheets web-pagina en voer de namen in van de gebruikers die met de tabel gaan werken. Beslis of de persoon de rechten krijgt om de tabel te bewerken of van commentaar te voorzien, of alleen om de gegevens te bekijken:

   

2. Bovendien kunt u een externe link naar uw tabel krijgen en deze naar uw collega's en partners sturen. Klik daarvoor op Krijg deelbare link in de rechterbovenhoek van het deelvenster.
3. Verderop, als u op de Geavanceerd link in de rechterbenedenhoek van hetzelfde venster, ziet u de geavanceerde Instellingen delen :

   

   Daar ziet u niet alleen dezelfde deelbare link, maar ook de knoppen om het Google Sheets-bestand te delen op sociale media.

   Zie ook: Excel MIRR-functie om gewijzigd intern rendement te berekenen
4. Rechtsonder staat een lijst met degenen die al toegang hebben tot de tabel. Als u op de Verander optie, kunt u de privacy status veranderen van Publiek naar Iedereen met de link of naar Specifieke mensen .
5. Elke persoon met wie u de tabel deelt, kan het document standaard bekijken. Om hen in staat te stellen het te bewerken, moet u de optie Mensen uitnodigen optie van de geavanceerde instellingen waar u hun namen of adressen invoert en het juiste toegangstype instelt. Als u dit overslaat, zullen de gebruikers toegang moeten vragen wanneer ze de link naar het bestand volgen.

   Tip. U kunt de nieuwe eigenaar van het bestand aanwijzen door op het pictogram met de pijl naar beneden naast zijn of haar naam te klikken en te kiezen voor Is eigenaar.

6. Eindelijk, Instellingen eigenaar opties maken het mogelijk het aantal uitnodigingen te beperken en het downloaden, kopiëren en afdrukken van de pagina's te verbieden voor degenen die geen wijzigingen in de tabellen mogen aanbrengen.

Hoe Google Spreadsheets verplaatsen

Het opslaan van de bestanden is nog nooit zo eenvoudig geweest. U hoeft niets speciaals meer te doen om de wijzigingen op te slaan. Google Sheets slaat de gegevens automatisch op bij elke wijziging die wordt aangebracht. Laten we eens kijken hoe u het hele document kunt opslaan in Google Drive.

• Alle bestanden worden standaard opgeslagen in de hoofdmap van Google Drive. U kunt echter submappen aanmaken in Google Drive en uw projecten ordenen op de meest handige manier. Om de tabel naar een andere map te verplaatsen, zoekt u het document in de lijst, klikt u er met de rechtermuisknop op en kiest u de optie Ga naar optie.
• Een andere manier is om de map-icoon rechts wanneer u de tabel bewerkt:

  

• U kunt natuurlijk ook de documenten slepen en neerzetten in Google Drive zoals in de Windows Verkenner.

Hoe cellen beschermen in Google Sheets

Wanneer veel mensen toegang hebben tot uw documenten, wilt u misschien de tabel, het werkblad of het cellenbereik beschermen.

"Waarom?", vraagt u zich misschien af. Nou, het kan gebeuren dat een van uw collega's de gegevens per ongeluk wijzigt of verwijdert. En dat merken ze misschien niet eens. Natuurlijk kunnen we altijd de versie- of celbewerkingsgeschiedenis bekijken en de wijzigingen ongedaan maken. Maar het kost wat tijd om de hele lijst door te spitten en bovendien zal het de rest van de "correcte" wijzigingen ongedaan maken. Om dat te voorkomen, kunt u de gegevens beschermen in GoogleSheets. Laten we kijken hoe we dat kunnen laten gebeuren.

Bescherm de hele spreadsheet

Aangezien we al behandeld hebben hoe je toegang geeft tot je tabellen en welke rechten je de gebruikers kunt geven, is het eerste zeer eenvoudige advies dit - probeer om de tabel bekijken in plaats van bewerken Zo beperk je het aantal onbedoelde wijzigingen tot een minimum.

Een blad beschermen

Klik met de rechtermuisknop op het tabblad van het werkblad en kies voor Bescherm vel. Zorg ervoor dat de Blad knop al is ingedrukt:

Tip. Geef een beschrijving veld is niet verplicht, maar ik raad aan het in te vullen om te onthouden wat en waarom u besloot te beschermen tegen de wijzigingen.

Tip. U kunt het bewerken van alleen bepaalde cellen van de tabel toestaan door de optie Behalve bepaalde cellen optie en voer de cellen of celbereiken in.

De volgende stap is het aanpassen van de instellingen voor de gebruikers. Druk op de blauwe Machtigingen instellen knop:

• Als u de Toon een waarschuwing bij het bewerken van dit bereik Zodra ze iets proberen te wijzigen, krijgen ze een waarschuwing over het bewerken van het beschermde bereik en moeten ze de actie bevestigen. Tegelijkertijd krijgt u een e-mail met de acties die uw collega's in het document uitvoeren.
• Als u de Beperken wie dit bereik kan bewerken keuzerondje, moet u elke gebruiker invoeren die het werkblad kan bewerken.

Als gevolg daarvan ziet u het pictogram van het hangslot op het tabblad van het werkblad, wat betekent dat het blad beschermd is. Klik met de rechtermuisknop op dat tabblad en kies de optie Beschermingsblad optie nogmaals om het te ontgrendelen:

In het instellingenpaneel kunt u de instellingen wijzigen of de bescherming verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken.

Cellen beschermen in Google Sheets

Om specifieke cellen in Google Sheets te beschermen, selecteert u het bereik, klikt u er met de rechtermuisknop op en kiest u voor Bescherm bereik :

U ziet een vertrouwd instellingenscherm en kunt de nodige machtigingen instellen.

Maar wat als u na verloop van tijd vergeet wat is beveiligd en wie toegang heeft tot de gegevens? Geen nood, dit kan gemakkelijk worden teruggehaald. Kies gewoon Gegevens> Beschermde bladen en reeksen in het hoofdmenu van Google Sheets:

Selecteer een van de beschermde bereiken en bewerk de rechten, of verwijder de bescherming door op het prullenbakpictogram te klikken.

Om het allemaal samen te vatten, tot nu toe heb je geleerd hoe je meerdere werkbladen met tabellen kunt maken, ze kunt opslaan in verschillende mappen, ze kunt delen met anderen en cellen in Google Sheets kunt beschermen zonder bang te zijn dat je belangrijke informatie verliest of beschadigt.

De volgende keer ga ik dieper in op enkele aspecten van het bewerken van de tabellen en deel ik enkele eigenaardige aspecten van het werken in Google Sheets. Tot dan!