Sadržaj
Prelazeći na još jednu stanicu našeg putovanja "Povratak na osnove", danas ću vam reći više o upravljanju vašim tabelama. Naučit ćete kako dijeliti, premještati i štititi svoje podatke u Google tablicama.
Kao što sam već spomenuo u svom prethodnom članku, glavna prednost Google tablica je mogućnost da više ljudi istovremeno radi sa stolovima. Više nema potrebe da šaljete datoteke e-poštom ili da nagađate koje su promjene napravile vaše kolege. Sve što trebate učiniti je podijeliti Google Sheets dokumente i početi raditi.
Kako dijeliti Google Sheets fajlove
- Da odobrite pristup svojim tabelama, pritisnite Dijeli dugme u gornjem desnom uglu web stranice Google Sheets i unesite imena onih korisnika koji će raditi sa tabelom. Odlučite hoćete li osobi dati pravo da uređuje ili komentira tabelu ili samo da pregleda podatke:
- Štaviše, možete dobiti vanjski link do svoje tablice i pošaljite je svojim kolegama i partnerima. Da biste to učinili, kliknite na Preuzmi vezu za dijeljenje u gornjem desnom kutu prozora za dijeljenje.
- Dalje, ako kliknete na link Napredno u donjem desnom kutu u istom prozoru, vidjet ćete napredne Postavke dijeljenja :
Tamo ćete vidjeti ne samo istu vezu za dijeljenje, već i dugmad za dijeljenje Google Sheets fajl na društvenim mrežama.
- Tačnoispod se nalazi lista onih koji već imaju pristup tabeli. Ako kliknete na opciju Promijeni , moći ćete promijeniti status privatnosti sa Javno na Svako sa vezom ili na Određene osobe .
- Svaka osoba s kojom dijelite tabelu može po defaultu vidjeti dokument. Da bi oni mogli to uređivati, trebali biste koristiti opciju Pozovi ljude iz naprednih postavki gdje unosite njihova imena ili adrese i postavljate odgovarajući tip pristupa. Ako ga preskočite, korisnici će morati zatražiti pristup kada slijede vezu do datoteke.
Savjet. Možete imenovati novog vlasnika datoteke klikom na ikonu sa strelicom koja pokazuje dolje pored njegovog ili njenog imena i odabirom Je li vlasnik.
- Konačno, opcije Postavke vlasnika omogućavaju ograničiti broj pozivnica kao i zabraniti preuzimanje, kopiranje i štampanje stranica za one kojima nije dozvoljeno da vrše bilo kakve promjene u tabelama.
Kako premjestiti Google Spreadsheets
Čuvanje fajlova nikada nije bilo tako jednostavno. Više ne morate raditi ništa posebno da sačuvate promjene. Google tabele automatski spremaju podatke sa svakom promjenom. Pogledajmo kako spremiti cijeli dokument na Google Drive.
- Svi fajlovi se po defaultu pohranjuju u korijenski direktorij Google diska. Međutim, možete kreirati podfoldere na Google disku i urediti svoje projekte unajpovoljniji način. Da premjestite tablicu u bilo koju drugu mapu, samo pronađite dokument na listi, kliknite desnim tasterom miša na njega i odaberite opciju Premjesti u .
- Drugi način je da kliknete na folder ikona odmah kada uređujete tabelu:
- Naravno, također možete prevući i ispustiti dokumente na Google Drive kao što to radite u Windows File Explorer.
Kako zaštititi ćelije u Google Sheets
Kada mnogo ljudi ima pristup vašim dokumentima, možda ćete htjeti zaštititi tabelu, radni list ili opseg od ćelija.
"Zašto?", možete pitati. Pa, može se desiti da neko od vaših kolega slučajno promijeni ili ukloni podatke. A oni to možda i ne primjećuju. Naravno, uvijek možemo vidjeti verziju ili historiju uređivanja ćelije i poništiti promjene. Ali će trebati neko vrijeme da se pregleda cijela lista i, osim toga, poništiće se ostale "ispravne" promjene. Da biste to izbjegli, možete zaštititi podatke u Google Sheets. Hajde da vidimo kako to možemo ostvariti.
Zaštitite cijelu tabelu
Pošto smo već pokrili kako dati pristup vašim tabelama i koja prava možete dodijeliti korisnicima, prvi Jednostavan savjet bi bio sljedeći - pokušajte dopustiti pregled tabele umjesto uređivanja . Tako ćete smanjiti broj nenamjernih promjena na minimum.
Zaštiti list
Kliknite desnim tasterom miša na karticu radnog lista i odaberite Zaštitilist. Uvjerite se da je tipka List već pritisnuta:
Savjet. Polje Unesite opis nije obavezno, iako bih vam preporučio da ga popunite kako biste zapamtili šta ste i zašto odlučili zaštititi od promjena.
Savjet. Možete dozvoliti uređivanje samo određenih ćelija u tabeli tako što ćete označiti opciju Osim određenih ćelija i unijeti ćelije ili opsege ćelija.
Sljedeći korak bi bio da prilagodite postavke za korisnika. Pritisnite plavo dugme Postavi dozvole :
- Ako odaberete radio dugme Prikaži upozorenje prilikom uređivanja ovog opsega , svi koji imaju pristup datoteci će imati pristup i ovom listu. Nakon što pokušaju nešto promijeniti, dobiće upozorenje o uređivanju zaštićenog raspona i morat će potvrditi akciju. Istovremeno ćete dobiti e-poštu s radnjama koje vaše kolege izvode u dokumentu.
- Ako odaberete radio dugme Ograniči tko može uređivati ovaj raspon , morat ćete unesite svakog pojedinačnog korisnika koji će moći uređivati radni list.
Kao rezultat, vidjet ćete ikonu katanca na kartici radnog lista što znači da je list zaštićen. Kliknite desnim tasterom miša na tu karticu i još jednom odaberite opciju Protect Sheet da biste je otključali:
Pojaviće se okno postavki u kojem možete promijeniti postavke ili uklonite zaštitu klikom na smećeikona kante.
Zaštiti ćelije u Google tablicama
Da zaštitite određene ćelije u Google tablicama, odaberite raspon, kliknite desnim klikom na njega i odaberite Zaštiti raspon :
Vidjet ćete poznato okno postavki i moći ćete postaviti potrebne dozvole.
Ali šta ako s vremenom zaboravite šta je zaštićeno i ko može pristupiti podacima? Bez brige, ovo se lako može prisjetiti. Samo odaberite Podaci > Zaštićeni listovi i opsezi iz glavnog menija Google Sheets:
Odaberite bilo koji od zaštićenih raspona i uredite dozvole ili izbrišite zaštitu klikom na ikonu korpe za smeće .
Da sumiramo sve, do sada ste naučili kako kreirati više radnih listova s tabelama, pohraniti ih u različite mape, podijeliti ih s drugima i zaštititi ćeliju u Google tablicama bez straha od gubitka ili oštećenja bilo kojeg važne informacije.
Sljedeći put ću dublje kopati u neke aspekte uređivanja tabela i podijeliti neke posebne aspekte rada u Google tabelama. Vidimo se onda!
