Paglipat sa isa pang hinto ng aming paglalakbay sa "Bumalik sa Mga Pangunahing Kaalaman," ngayon ay sasabihin ko sa iyo ang higit pa tungkol sa pamamahala ng iyong mga spreadsheet. Matututuhan mo kung paano ibahagi, ilipat at protektahan ang iyong data sa Google Sheets.

Tulad ng nabanggit ko na sa aking nakaraang artikulo, ang pangunahing bentahe ng Google Sheets ay ang posibilidad para sa ilang mga tao na magtrabaho sa mga talahanayan nang sabay-sabay. Hindi na kailangang i-email ang mga file o hulaan kung anong mga pagbabago ang ginawa ng iyong mga kasamahan. Ang kailangan mo lang gawin ay magbahagi ng mga dokumento ng Google Sheets at magsimulang magtrabaho.

Paano magbahagi ng mga file sa Google Sheets

1. Upang magbigay ng access sa iyong mga talahanayan, pindutin ang Ibahagi button sa kanang sulok sa itaas ng web-page ng Google Sheets at ilagay ang mga pangalan ng mga user na iyon na gagana sa talahanayan. Magpasya kung bibigyan ang tao ng mga karapatang mag-edit o magkomento sa talahanayan o tingnan lamang ang data:

   

2. Higit pa rito, maaari kang makakuha ng panlabas na link sa iyong talahanayan at ipadala ito sa iyong mga kasamahan at kasosyo. Upang gawin iyon, i-click ang Kumuha ng naibabahaging link sa kanang sulok sa itaas ng window ng pagbabahagi.
3. Higit pa, kung iki-click mo ang link na Advanced sa kanang sulok sa ibaba ng parehong window, makikita mo ang mga advanced na Mga setting ng pagbabahagi :

   

   Doon, makikita mo hindi lamang ang parehong naibabahaging link, kundi pati na rin ang mga pindutan upang ibahagi ang Google Sheets file sa social media.

4. Tamasa ilalim ay mayroong listahan ng mga may access na sa talahanayan. Kung iki-click mo ang opsyon na Baguhin , magagawa mong ilipat ang katayuan sa privacy mula sa Pampubliko patungo sa Sinumang may link o sa Mga partikular na tao .
5. Maaaring tingnan ng bawat taong binahagian mo ang talahanayan bilang default. Para ma-edit nila ito, dapat mong gamitin ang opsyong Mag-imbita ng mga tao mula sa mga advanced na setting kung saan mo ilalagay ang kanilang mga pangalan o address at itakda ang naaangkop na uri ng pag-access. Kung lalaktawan mo ito, ang mga gumagamit ay kailangang humiling ng access kapag sinundan nila ang link sa file.

   Tip. Maaari mong italaga ang bagong may-ari ng file sa pamamagitan ng pag-click sa icon na may arrow na nakaturo pababa sa tabi ng kanyang pangalan at pagpili sa Ay may-ari.

6. Sa wakas, Mga setting ng may-ari ay nagbibigay-daan sa limitahan ang bilang ng mga imbitasyon pati na rin ipagbawal ang pag-download, pagkopya at pag-print ng mga pahina para sa mga hindi pinapayagang gumawa ng anumang mga pagbabago sa mga talahanayan.

Paano ilipat ang Google Spreadsheets

Ang pag-save ng mga file ay hindi naging ganoon kadali. Hindi mo na kailangang gumawa ng anumang espesyal para i-save ang mga pagbabago. Awtomatikong sine-save ng Google Sheets ang data sa bawat pagbabagong ginawa. Tingnan natin kung paano i-save ang buong dokumento sa Google Drive.

• Ang lahat ng mga file ay naka-store sa root directory ng Google Drive bilang default. Gayunpaman, maaari kang lumikha ng mga subfolder sa Google Drive at ayusin ang iyong mga proyekto sapinaka maginhawang paraan. Upang ilipat ang talahanayan sa anumang ibang folder, hanapin lamang ang dokumento sa listahan, i-right-click ito at piliin ang opsyon na Ilipat sa .
• Ang isa pang paraan ay ang pag-click sa folder icon kapag na-edit mo ang talahanayan:

  

• Siyempre, maaari mo ring i-drag at i-drop ang mga dokumento sa Google Drive tulad ng ginagawa mo sa ang Windows File Explorer.

Paano protektahan ang mga cell sa Google Sheets

Kapag maraming tao ang may access sa iyong mga dokumento, maaaring gusto mong protektahan ang talahanayan, ang worksheet o ang hanay ng mga cell.

"Para saan?", maaari mong itanong. Well, ang isa sa iyong mga kasamahan ay maaaring mangyari na baguhin o alisin ang data nang hindi sinasadya. At baka hindi rin nila mapansin iyon. Siyempre, maaari nating tingnan ang bersyon o kasaysayan ng pag-edit ng cell anumang oras at i-undo ang mga pagbabago. Ngunit magtatagal ng ilang oras upang tingnan ang buong listahan at, bukod pa, kakanselahin nito ang iba pang "tamang" mga pagbabago. Para maiwasan iyon, maaari mong protektahan ang data sa Google Sheets. Tingnan natin kung paano namin iyon magagawa.

Protektahan ang buong spreadsheet

Dahil nasaklaw na namin kung paano magbigay ng access sa iyong mga talahanayan at kung anong mga karapatan ang maaari mong ibigay sa mga user, ang unang simpleng payo ay ito - subukang payagan ang pagtingin sa talahanayan sa halip na i-edit . Kaya, babawasan mo ang bilang ng mga hindi sinasadyang pagbabago sa pinakamababa.

Protektahan ang isang sheet

I-right-click ang tab na worksheet at piliin na Protektahansheet. Tiyaking napindot na ang button na Sheet :

Tip. Ang field na Magpasok ng isang paglalarawan ay hindi kinakailangan, bagama't inirerekumenda kong punan ito upang matandaan kung ano at bakit ka nagpasya na protektahan mula sa mga pagbabago.

Tip. Maaari mong payagan ang pag-edit lamang ng mga partikular na cell ng talahanayan sa pamamagitan ng pagsuri sa opsyon na Maliban sa ilang partikular na mga cell at paglalagay sa mga cell o mga hanay ng mga cell.

Ang susunod na hakbang ay ang pagsasaayos ng mga setting para sa mga gumagamit. Pindutin ang asul na button na Magtakda ng mga pahintulot :

• Kung pipiliin mo ang radio button na Magpakita ng babala kapag ine-edit ang hanay na ito , lahat ng may access sa file ay magkakaroon din ng access sa sheet na ito. Kapag sinubukan nilang baguhin ang isang bagay, makakakuha sila ng babala tungkol sa pag-edit ng protektadong hanay at kakailanganin nilang kumpirmahin ang pagkilos. Kasabay nito, makakatanggap ka ng email na may mga pagkilos na ginagawa ng iyong mga kasamahan sa dokumento.
• Kung pipiliin mo ang Paghigpitan kung sino ang maaaring mag-edit ng hanay na ito radio button, kakailanganin mong ipasok ang bawat user na makakapag-edit ng worksheet.

Bilang resulta, makikita mo ang icon ng padlock sa tab ng worksheet na nangangahulugang protektado ang sheet. I-right-click ang tab na iyon at piliin muli ang Protektahan ang Sheet na opsyon upang i-unlock ito:

Lalabas ang pane ng mga setting para baguhin mo ang mga setting o alisin ang proteksyon sa pamamagitan ng pag-click sa basurahanbin icon.

Protektahan ang mga cell sa Google Sheets

Upang protektahan ang mga partikular na cell sa Google Sheets, piliin ang range, i-right click dito at piliin na Protektahan ang range :

Makakakita ka ng isang pamilyar na pane ng mga setting at magagawa mong itakda ang mga kinakailangang pahintulot.

Ngunit paano kung sa kalaunan ay makalimutan mo kung ano ang protektado at kung sino ang maaaring i-access ang data? Huwag mag-alala, ito ay madaling maalala. Piliin lang ang Data > Mga protektadong sheet at hanay mula sa pangunahing menu ng Google Sheets:

Pumili ng alinman sa mga protektadong hanay at i-edit ang mga pahintulot, o tanggalin ang proteksyon sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng basurahan .

Sa kabuuan, sa ngayon ay natutunan mo na kung paano gumawa ng maraming worksheet gamit ang mga talahanayan, iimbak ang mga ito sa iba't ibang folder, ibahagi ang mga ito sa iba at protektahan ang cell sa Google Sheets nang walang takot na mawala o masira ang anumang mahahalagang piraso ng impormasyon.

Sa susunod na maghuhukay ako ng mas malalim sa ilang aspeto ng pag-edit ng mga talahanayan at magbabahagi ng ilang kakaibang aspeto ng pagtatrabaho sa Google Sheets. See you then!