Siirrymme "Takaisin perusasioihin" -matkamme toiseen pysäkkiin, ja tänään kerron sinulle lisää taulukkolaskentataulukoiden hallinnasta. Opit, miten voit jakaa, siirtää ja suojata tietojasi Google Sheetsissä.

Kuten olen jo maininnut edellisessä artikkelissani, Google Sheetsin suurin etu on se, että useat ihmiset voivat työskennellä taulukoiden kanssa samanaikaisesti. Enää ei tarvitse lähettää tiedostoja sähköpostitse tai arvailla, mitä muutoksia kollegat ovat tehneet. Sinun tarvitsee vain jakaa Google Sheets -asiakirjoja ja aloittaa työskentely.

Google Sheets -tiedostojen jakaminen

1. Jos haluat myöntää pääsyn pöytiin, paina Jaa painiketta Google Sheets -verkkosivun oikeassa yläkulmassa ja kirjoita niiden käyttäjien nimet, jotka työskentelevät taulukon kanssa. Päätä, annatko henkilöille oikeudet muokata tai kommentoida taulukkoa vai ainoastaan tarkastella tietoja:

   

2. Lisäksi voit saada taulukkoon ulkoisen linkin ja lähettää sen kollegoillesi ja yhteistyökumppaneillesi. Voit tehdä sen napsauttamalla Hanki jaettava linkki jakamisikkunan oikeassa yläkulmassa.
3. Edelleen, jos napsautat Edistynyt linkkiä saman ikkunan oikeassa alareunassa, näet laajennetun Jakamisen asetukset :

   

   Siellä näet saman jaettavan linkin lisäksi myös painikkeet, joilla voit jakaa Google Sheets -tiedostoa sosiaalisessa mediassa.

4. Aivan alapuolella on luettelo niistä, joilla on jo pääsy taulukkoon. Jos napsautat kohtaa Muuta vaihtoehdon avulla voit vaihtaa yksityisyyden suojaustilan välillä Julkinen osoitteeseen Kuka tahansa, jolla on linkki tai Tietyt ihmiset .
5. Jokainen henkilö, jonka kanssa jaat taulukon, voi oletusarvoisesti tarkastella asiakirjaa. Jotta he voivat muokata sitä, sinun on käytettävä komentoa Kutsu ihmisiä vaihtoehto lisäasetuksista, jossa voit syöttää heidän nimensä tai osoitteensa ja määrittää sopivan käyttöoikeustyypin. Jos jätät sen pois, käyttäjien on pyydettävä käyttöoikeutta, kun he seuraavat linkkiä tiedostoon.

   Vihje. Voit nimetä tiedoston uuden omistajan napsauttamalla hänen nimensä vieressä olevaa kuvaketta, jossa on nuoli alaspäin, ja valitsemalla Onko omistaja.

   Katso myös: Päivämäärien lisääminen ja vähentäminen Excelissä
6. Vihdoinkin, Omistajan asetukset vaihtoehdoilla voidaan rajoittaa kutsujen määrää sekä kieltää sivujen lataaminen, kopioiminen ja tulostaminen niille, jotka eivät saa tehdä muutoksia taulukoihin.

Google-taulukoiden siirtäminen

Tiedostojen tallentaminen ei ole koskaan ollut näin helppoa. Sinun ei tarvitse enää tehdä mitään erityistä tallentaaksesi muutokset. Google Sheets tallentaa tiedot automaattisesti jokaisen muutoksen yhteydessä. Katsotaanpa, miten voit tallentaa koko asiakirjan Google Driveen.

• Kaikki tiedostot tallennetaan oletusarvoisesti Google Driven juurihakemistoon. Voit kuitenkin luoda Google Driveen alikansioita ja järjestää projektisi kätevimmällä tavalla. Jos haluat siirtää taulukon johonkin muuhun kansioon, etsi asiakirja luettelosta, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Siirry osoitteeseen vaihtoehto.
• Toinen tapa on napsauttaa kansion kuvake oikealle, kun muokkaat taulukkoa:

  

• Tietenkin voit myös vedä ja pudota asiakirjat Google Drivessa kuten Windowsin Tiedostonhallinnassa.

Solujen suojaaminen Google Sheetsissä

Kun monilla ihmisillä on pääsy asiakirjoihisi, saatat haluta suojata taulukon, työarkin tai solualueen.

"Miksi?", saatat kysyä. No, joku kollegoistasi voi sattua vahingossa muuttamaan tai poistamaan tietoja. Eikä hän välttämättä edes huomaa sitä. Tietenkin voimme aina katsoa versio- tai solumuokkaushistoriaa ja peruuttaa muutokset. Mutta koko listan läpikäyminen vie aikaa ja lisäksi se kumoaa loput "oikeat" muutokset. Tämän välttämiseksi voit suojata tiedot Googleen.Katsotaan, miten se onnistuu.

Suojaa koko laskentataulukko

Koska olemme jo käsitelleet, miten annat pääsyn taulukoihin ja mitä oikeuksia voit antaa käyttäjille, ensimmäinen hyvin yksinkertainen neuvo on tämä - yritä antaa sallia taulukon katselun muokkaamisen sijaan Näin vähennät tahattomien muutosten määrän minimiin.

Suojaa arkki

Napsauta hiiren kakkospainikkeella laskentataulukko-välilehteä ja valitse to Suojaa arkki. Varmista, että Arkki painiketta on jo painettu:

Vihje. Kirjoita kuvaus kenttää ei tarvita, mutta suosittelen täyttämään sen, jotta muistat, mitä ja miksi päätit suojata muutoksilta.

Vihje. Voit sallia vain tiettyjen taulukon solujen muokkaamisen merkitsemällä valintaruudun Paitsi tietyt solut ja syöttämällä solut tai solualueet.

Seuraava vaihe olisi käyttäjien asetusten säätäminen. Paina sinistä painiketta Aseta käyttöoikeudet nappi:

• Jos valitset Näytä varoitus, kun tätä aluetta muokataan valintapainiketta, kaikilla, joilla on pääsy tiedostoon, on myös pääsy tähän arkistoon. Kun he yrittävät muuttaa jotain, he saavat varoituksen suojatun alueen muokkaamisesta ja heidän on vahvistettava toimenpide. Samalla saat sähköpostiviestin, jossa kerrotaan kollegojesi asiakirjassa suorittamista toimenpiteistä.
• Jos valitset Rajoita, kuka voi muokata tätä aluetta valintapainiketta, sinun on annettava jokainen käyttäjä, joka voi muokata laskentataulukkoa.

Tämän seurauksena näet työarkki-välilehdellä riippulukon kuvakkeen, mikä tarkoittaa, että arkki on suojattu. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kyseistä välilehteä ja valitse Suojaa arkki vaihtoehto jälleen kerran avataksesi lukituksen:

Näyttöön tulee asetusruutu, jossa voit muuttaa asetuksia tai poistaa suojauksen napsauttamalla roskakorikuvaketta.

Solujen suojaaminen Google Sheetsissä

Jos haluat suojata tietyt solut Google Sheetsissä, valitse alue, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Suojaa. Suoja-alue :

Näet tutun asetusruudun ja voit asettaa tarvittavat käyttöoikeudet.

Mutta entä jos unohdat ajan mittaan, mitä on suojattu ja kuka pääsee käsiksi tietoihin? Ei hätää, tämä voidaan helposti palauttaa mieleen. Valitse vain Data> Suojatut arkit ja alueet Google Sheetsin päävalikosta:

Valitse jokin suojatuista alueista ja muokkaa käyttöoikeuksia tai poista suojaus napsauttamalla roskakorikuvaketta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että tähän mennessä olet oppinut luomaan useita taulukoita sisältäviä työarkkeja, tallentamaan niitä eri kansioihin, jakamaan niitä muiden kanssa ja suojaamaan soluja Google Sheetsissä ilman pelkoa tärkeiden tietojen menettämisestä tai turmelemisesta.

Seuraavalla kerralla perehdyn syvällisemmin joihinkin taulukoiden muokkaamiseen liittyviin seikkoihin ja kerron Google Sheetsissä työskentelyn erikoisista piirteistä. Nähdään sitten!