I dag vil jeg fortælle dig mere om at administrere dine regneark, og du vil lære, hvordan du deler, flytter og beskytter dine data i Google Sheets.

Som jeg allerede har nævnt i min tidligere artikel, er den største fordel ved Google Sheets muligheden for, at flere personer kan arbejde med tabellerne samtidigt. Du behøver ikke længere at sende filerne pr. e-mail eller gætte på, hvilke ændringer dine kolleger har foretaget. Du skal blot dele Google Sheets-dokumenter og begynde at arbejde.

Sådan deler du Google Sheets-filer

1. Hvis du vil give adgang til dine tabeller, skal du trykke på Del knappen i øverste højre hjørne af Google Sheets-websiden, og indtast navnene på de brugere, der skal arbejde med tabellen. Beslut, om du vil give personen rettigheder til at redigere eller kommentere tabellen eller kun til at se dataene:

   

2. Desuden kan du få et eksternt link til din tabel og sende det til dine kolleger og partnere. For at gøre det skal du klikke på Få et link, der kan deles i øverste højre hjørne af delingsvinduet.
3. Hvis du klikker på Avanceret linket i nederste højre hjørne af samme vindue, vil du se den avancerede Indstillinger for deling :

   

   Her kan du ikke kun se det samme link, der kan deles, men også knapperne til at dele Google Sheets-filen på sociale medier.

4. Lige nedenunder er der en liste over dem, der allerede har adgang til bordet. Hvis du klikker på Ændre kan du skifte privatlivsstatus fra Offentlig til Enhver med linket eller til Specifikke personer .
5. Alle personer, som du deler tabellen med, kan som standard se dokumentet. For at de kan redigere det, skal du bruge Inviter folk fra de avancerede indstillinger, hvor du indtaster deres navne eller adresser og indstiller den relevante adgangstype. Hvis du udelader det, skal brugerne anmode om adgang, når de følger linket til filen.

   Tip. Du kan udpege den nye ejer af filen ved at klikke på ikonet med en pil, der peger nedad, ved siden af hans eller hendes navn og vælge Er ejer.

6. Endelig, Indstillinger for ejeren muligheder gør det muligt at begrænse antallet af invitationer samt at forbyde downloading, kopiering og udskrivning af siderne for dem, der ikke må foretage ændringer i tabellerne.

Sådan flytter du Google-regneark

Det har aldrig været så nemt at gemme filerne. Du behøver ikke længere at gøre noget særligt for at gemme ændringerne. Google Sheets gemmer dataene automatisk ved hver ændring, der foretages. Lad os se, hvordan du gemmer hele dokumentet til Google Drive.

• Alle filer gemmes som standard i Google Drevs rodmappe. Du kan dog oprette undermapper i Google Drev og arrangere dine projekter på den mest praktiske måde. Hvis du vil flytte tabellen til en anden mappe, skal du blot finde dokumentet på listen, højreklikke på det og vælge den Flyt til mulighed.
• En anden måde er ved at klikke på ikon for mappe når du redigerer tabellen:

  

• Du kan naturligvis også trække og slippe dokumenterne i Google Drev, som du gør i Windows File Explorer.

Sådan beskytter du celler i Google Sheets

Når mange personer har adgang til dine dokumenter, kan du beskytte tabellen, regnearket eller celleområdet.

"Hvorfor?", spørger du måske. Det kan jo være, at en af dine kolleger tilfældigvis ændrer eller fjerner data ved et uheld. Og det opdager de måske ikke engang. Selvfølgelig kan vi altid se versions- eller celle-redigeringshistorikken og fortryde ændringerne. Men det vil tage noget tid at kigge hele listen igennem, og desuden vil det annullere resten af de "korrekte" ændringer. For at undgå det kan du beskytte dataene i GoogleLad os se, hvordan vi kan få det til at ske.

Beskyt hele regnearket

Da vi allerede har gennemgået, hvordan du giver adgang til dine tabeller, og hvilke rettigheder du kan give brugerne, er det første meget enkle råd følgende - prøv at tillade visning af tabellen i stedet for redigering På den måde reducerer du antallet af utilsigtede ændringer til et minimum.

Beskytte et ark

Højreklik på regnearksfanen, og vælg at Beskyt arket. Sørg for, at den Ark knappen er allerede trykket:

Tip. Indtast en beskrivelse feltet er ikke påkrævet, men jeg vil anbefale at udfylde det for at huske, hvad og hvorfor du besluttede at beskytte mod ændringerne.

Tip. Du kan kun tillade redigering af bestemte celler i tabellen ved at markere afkrydsningsfeltet Undtagen visse celler og indtaster cellerne eller celleintervallerne.

Det næste skridt er at justere indstillingerne for brugerne. Tryk på den blå Indstil tilladelser knap:

• Hvis du vælger den Vis en advarsel, når du redigerer dette område knappen, vil alle med adgang til filen også få adgang til dette ark. Når de forsøger at ændre noget, får de en advarsel om, at de skal redigere det beskyttede område, og de skal bekræfte handlingen. Samtidig får du en e-mail med de handlinger, som dine kolleger udfører i dokumentet.
• Hvis du vælger den Begræns hvem der kan redigere dette område skal du angive hver enkelt bruger, som skal kunne redigere regnearket.

Som følge heraf vil du se ikonet for en hængelås på regnearksfanen, hvilket betyder, at arket er beskyttet. Højreklik på fanen, og vælg den Beskyttelsesark igen for at låse den op:

Indstillingsruden vises, så du kan ændre indstillingerne eller fjerne beskyttelsen ved at klikke på ikonet med papirkurven.

Beskyttelse af celler i Google Sheets

Hvis du vil beskytte bestemte celler i Google Sheets, skal du vælge området, højreklikke på det og vælge at Beskytte området :

Du får vist en velkendt indstillingsrude og kan indstille de nødvendige tilladelser.

Men hvad nu hvis du med tiden glemmer, hvad der er beskyttet, og hvem der kan få adgang til dataene? Det er ikke noget problem, det kan nemt genkaldes. Du skal blot vælge Data> Beskyttede ark og intervaller fra hovedmenuen i Google Sheets:

Vælg et af de beskyttede områder, og rediger tilladelserne, eller slet beskyttelsen ved at klikke på ikonet med papirkurven.

For at opsummere det hele har du indtil videre lært at oprette flere regneark med tabeller, gemme dem i forskellige mapper, dele dem med andre og beskytte celler i Google Sheets uden frygt for at miste eller ødelægge vigtige oplysninger.

Næste gang vil jeg grave dybere ned i nogle aspekter af redigering af tabellerne og dele nogle særlige aspekter af at arbejde i Google Sheets. Vi ses!