ไปยังอีกจุดหนึ่งของการเดินทาง "กลับสู่พื้นฐาน" วันนี้ฉันจะบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการสเปรดชีตของคุณ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแชร์ ย้าย และปกป้องข้อมูลของคุณใน Google ชีต

ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วในบทความก่อนหน้านี้ ข้อได้เปรียบหลักของ Google ชีตคือ เป็นไปได้สำหรับหลายคนที่จะทำงานกับตารางพร้อมกัน ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลไฟล์หรือเดาว่าเพื่อนร่วมงานของคุณเปลี่ยนแปลงอะไรอีกต่อไป สิ่งที่คุณต้องทำคือแชร์เอกสาร Google ชีตและเริ่มทำงาน

วิธีแชร์ไฟล์ Google ชีต

1. หากต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงตารางของคุณ ให้กดปุ่ม แชร์ ที่มุมขวาบนของหน้าเว็บ Google ชีต และป้อนชื่อของผู้ใช้ที่จะทำงานกับตาราง ตัดสินใจว่าจะให้สิทธิ์แก่บุคคลนั้นในการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในตารางหรือเฉพาะในการดูข้อมูล:

   

2. ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถรับลิงก์ภายนอกไปยังตารางของคุณ และส่งไปยังเพื่อนร่วมงานและคู่ค้าของคุณ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้คลิก รับลิงก์ที่แชร์ได้ ที่มุมขวาบนของหน้าต่างการแชร์
3. นอกจากนี้ หากคุณคลิกลิงก์ ขั้นสูง ที่มุมขวาล่าง ในหน้าต่างเดียวกัน คุณจะเห็น การตั้งค่าการแชร์ ขั้นสูง:

   

   ที่นั่น คุณจะเห็นไม่เพียงแค่ลิงก์ที่แชร์ได้เดียวกันเท่านั้น แต่ยังเห็นปุ่มสำหรับแชร์ ไฟล์ Google ชีตบนโซเชียลมีเดีย

4. ใช่ด้านล่างมีรายชื่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงตาราง หากคุณคลิกตัวเลือก เปลี่ยน คุณจะสามารถเปลี่ยนสถานะความเป็นส่วนตัวจาก สาธารณะ เป็น ทุกคนที่มีลิงก์ หรือเป็น เฉพาะบุคคล .
5. ทุกคนที่คุณแชร์โต๊ะด้วยสามารถดูเอกสารได้ตามค่าเริ่มต้น เพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขได้ คุณควรใช้ตัวเลือก เชิญบุคคล จากการตั้งค่าขั้นสูง โดยที่คุณป้อนชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลนั้น และตั้งค่าประเภทการเข้าถึงที่เหมาะสม หากคุณข้ามขั้นตอนนี้ ผู้ใช้จะต้องขอสิทธิ์เข้าถึงเมื่อไปตามลิงก์ไปยังไฟล์

   เคล็ดลับ คุณสามารถแต่งตั้งเจ้าของไฟล์คนใหม่ได้โดยคลิกไอคอนที่มีลูกศรชี้ลงข้างชื่อของเขาหรือเธอ และเลือกเป็นเจ้าของ

6. สุดท้าย ตัวเลือก การตั้งค่าเจ้าของ เปิดใช้งานเพื่อ จำกัดจำนวนคำเชิญ รวมทั้งห้ามดาวน์โหลด คัดลอก และพิมพ์หน้าสำหรับผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขใดๆ ในตาราง

วิธีย้าย Google Spreadsheets

การบันทึกไฟล์ไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรเป็นพิเศษเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงอีกต่อไป Google ชีตจะบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง มาดูวิธีบันทึกเอกสารทั้งหมดไปยัง Google ไดรฟ์

• ไฟล์ทั้งหมดจะจัดเก็บไว้ในไดเรกทอรีรากของ Google ไดรฟ์ตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Google ไดรฟ์และจัดเรียงโครงการของคุณในวิธีที่สะดวกที่สุด หากต้องการย้ายตารางไปยังโฟลเดอร์อื่น เพียงค้นหาเอกสารในรายการ คลิกขวาที่ตารางแล้วเลือกตัวเลือก ย้ายไปยัง
• อีกวิธีหนึ่งคือคลิกโฟลเดอร์ ไอคอน ทันทีที่คุณแก้ไขตาราง:

  

• แน่นอน คุณยังสามารถ ลากและวางเอกสาร ใน Google ไดรฟ์ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Windows File Explorer

วิธีป้องกันเซลล์ใน Google ชีต

เมื่อมีคนจำนวนมากเข้าถึงเอกสารของคุณ คุณอาจต้องการปกป้องตาราง แผ่นงาน หรือช่วง ของเซลล์

คุณอาจถามว่า "เพื่ออะไร" เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของคุณอาจเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ และพวกเขาอาจไม่ได้สังเกตเห็นด้วยซ้ำว่า แน่นอน เราสามารถดูเวอร์ชันหรือประวัติการแก้ไขเซลล์และเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา แต่จะใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบรายการทั้งหมดและนอกจากนี้ยังจะยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่ "ถูกต้อง" ที่เหลือ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถปกป้องข้อมูลใน Google ชีตได้ มาดูกันว่าเราจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร

ปกป้องทั้งสเปรดชีต

เนื่องจากเราได้กล่าวถึงวิธีการให้สิทธิ์เข้าถึงตารางของคุณแล้ว และสิทธิ์ใดที่คุณสามารถให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ได้ อันดับแรก คำแนะนำง่ายๆ คือ พยายาม อนุญาตให้ดูตารางแทนการแก้ไข ดังนั้น คุณจะลดจำนวนการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจให้เหลือน้อยที่สุด

ป้องกันแผ่นงาน

คลิกขวาที่แท็บแผ่นงาน แล้วเลือก ป้องกันแผ่น. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กดปุ่ม แผ่นงาน แล้ว:

เคล็ดลับ ฟิลด์ ป้อนคำอธิบาย ไม่จำเป็น แม้ว่าฉันจะแนะนำให้กรอกในช่องนี้เพื่อจดจำว่าเหตุใดคุณจึงตัดสินใจป้องกันการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวและเพราะเหตุใด

เคล็ดลับ คุณสามารถอนุญาตให้แก้ไขเฉพาะบางเซลล์ของตารางได้โดยทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ยกเว้นบางเซลล์ และป้อนเซลล์หรือช่วงของเซลล์

ขั้นตอนต่อไปคือการปรับการตั้งค่าสำหรับ ผู้ใช้ กดปุ่มสีน้ำเงิน ตั้งค่าสิทธิ์ :

• หากคุณเลือกปุ่มตัวเลือก แสดงคำเตือนเมื่อแก้ไขช่วงนี้ ทุกคนที่เข้าถึงไฟล์จะมีสิทธิ์เข้าถึงชีตนี้เช่นกัน เมื่อพวกเขาพยายามเปลี่ยนแปลงบางอย่าง พวกเขาจะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการแก้ไขช่วงที่ป้องกันและพวกเขาจะต้องยืนยันการดำเนินการ ในเวลาเดียวกัน คุณจะได้รับอีเมลพร้อมการดำเนินการที่เพื่อนร่วมงานของคุณดำเนินการในเอกสาร
• หากคุณเลือกปุ่มตัวเลือก จำกัดว่าใครสามารถแก้ไขช่วงนี้ คุณจะต้อง ป้อนผู้ใช้ทุกรายที่จะสามารถแก้ไขแผ่นงานได้

ด้วยเหตุนี้ คุณจะเห็นไอคอนแม่กุญแจบนแท็บแผ่นงาน หมายความว่าแผ่นงานได้รับการป้องกัน คลิกขวาที่แท็บนั้นแล้วเลือกตัวเลือก ป้องกันแผ่นงาน อีกครั้งเพื่อปลดล็อก:

บานหน้าต่างการตั้งค่าจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเปลี่ยนการตั้งค่าหรือ ลบการป้องกันโดยคลิกที่ถังขยะไอคอนถังขยะ

ป้องกันเซลล์ใน Google ชีต

หากต้องการป้องกันเซลล์ที่ต้องการใน Google ชีต ให้เลือกช่วง คลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือก ป้องกันช่วง :

คุณจะเห็นบานหน้าต่างการตั้งค่าที่คุ้นเคยและสามารถตั้งค่าการอนุญาตที่จำเป็นได้

แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณลืมสิ่งที่ได้รับการปกป้องและใครสามารถ เข้าถึงข้อมูล? ไม่ต้องกังวล สามารถเรียกคืนได้ง่าย เพียงเลือก ข้อมูล > แผ่นงานและช่วงที่ป้องกัน จากเมนูหลักของ Google ชีต:

เลือกช่วงที่ป้องกันและแก้ไขการอนุญาต หรือลบการป้องกันโดยคลิกที่ไอคอนถังขยะ

โดยสรุป จนถึงตอนนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีสร้างเวิร์กชีตหลายแผ่นพร้อมตาราง เก็บไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ แชร์กับผู้อื่น และปกป้องเซลล์ใน Google ชีตโดยไม่ต้องกลัวว่าจะสูญหายหรือเสียหายใดๆ ข้อมูลสำคัญ

ในครั้งหน้า ฉันจะเจาะลึกลงไปในบางแง่มุมของการแก้ไขตารางและแบ่งปันลักษณะพิเศษบางอย่างของการทำงานใน Google ชีต แล้วเจอกัน!