Преминувајќи кон друга станица на нашето патување „Назад кон основите“, денес ќе ви кажам повеќе за управувањето со вашите табели. Ќе научите како да ги споделувате, преместувате и заштитувате вашите податоци во Google Sheets.

Како што веќе спомнав во мојата претходна статија, главната предност на Google Sheets е можност неколку луѓе да работат со табелите истовремено. Веќе нема потреба да испраќате е-пошта на датотеките или да погодувате какви промени биле направени од вашите колеги. Сè што треба да направите е да ги споделите документите на Google Sheets и да започнете со работа.

Како да ги споделите датотеките на Google Sheets

1. За да дозволите пристап до вашите табели, притиснете Сподели копчето во горниот десен агол на веб-страницата на Google Sheets и внесете ги имињата на оние корисници кои ќе работат со табелата. Одлучете дали на лицето ќе му ги дадете правата за уредување или коментирање на табелата или само за прегледување на податоците:

   

2. Што е повеќе, можете да добиете надворешна врска до вашата табела и испратете го до вашите колеги и партнери. За да го направите тоа, кликнете Добијте врска што може да се сподели во горниот десен агол на прозорецот за споделување.
3. Понатаму, ако кликнете на врската Напредно во долниот десен агол од истиот прозорец, ќе ги видите напредните Поставки за споделување :

   

   Таму ќе ја видите не само истата врска што може да се сподели, туку и копчињата за споделување Датотека на Google Sheets на социјалните мрежи.

4. Точнодолу има список на оние кои веќе имаат пристап до табелата. Ако кликнете на опцијата Промени , ќе можете да го префрлите статусот на приватност од Јавно на Секој со врска или на Специфични луѓе .
5. Секое лице со кое ја споделувате табелата може стандардно да го гледа документот. За да можат да го уредуваат, треба да ја користите опцијата Поканете луѓе од напредните поставки каде што ги внесувате нивните имиња или адреси и го поставувате соодветниот тип на пристап. Ако го прескокнете, корисниците ќе мора да побараат пристап кога ќе ја следат врската до датотеката.

   Совет. Можете да го назначите новиот сопственик на датотеката со кликнување на иконата со стрелка која покажува надолу покрај неговото или нејзиното име и избирање е сопственик.

6. На крајот, Поставки за сопственикот опциите овозможуваат ограничете го бројот на покани, како и забранете преземање, копирање и печатење на страниците за оние на кои не им е дозволено да прават никакви промени во табелите.

Како да преместите табели на Google

Зачувувањето на датотеките никогаш не било толку лесно. Веќе не треба да правите ништо посебно за да ги зачувате промените. Google Sheets автоматски ги зачувува податоците со секоја направена промена. Ајде да видиме како да го зачувате целиот документ на Google Drive.

• Сите датотеки стандардно се зачувани во root директориумот на Google Drive. Сепак, можете да креирате подпапки во Google Drive и да ги организирате вашите проекти вонајзгоден начин. За да ја преместите табелата во која било друга папка, само пронајдете го документот во списокот, кликнете со десното копче на него и изберете ја опцијата Премести во .
• Друг начин е да кликнете на папката икона веднаш кога ја уредувате табелата:

  

  Исто така види: Како да ги откриете колоните во Excel, прикажете скриени колони
• Се разбира, можете исто така да влечете и испуштате документи на Google Drive како што правите во Windows File Explorer.

Како да ги заштитите ќелиите во Google Sheets

Кога многу луѓе имаат пристап до вашите документи, можеби ќе сакате да ги заштитите табелата, работниот лист или опсегот на клетки.

„За што?“, можеби ќе прашате. Па, некој од вашите колеги може случајно да ги промени или отстрани податоците. А тоа можеби и не го забележуваат. Се разбира, секогаш можеме да ја прегледаме историјата на верзијата или уредувањето на ќелиите и да ги вратиме промените. Но, ќе биде потребно извесно време за да се разгледа целата листа и, покрај тоа, ќе се поништат останатите „точни“ промени. За да го избегнете тоа, можете да ги заштитите податоците во Google Sheets. Ајде да видиме како можеме да го направиме тоа.

Заштитете ја целата табела

Бидејќи веќе опфативме како да им дадете пристап до вашите табели и кои права можете да ги дадете на корисниците, првиот многу едноставен совет би бил овој - обидете се да дозволите гледање на табелата наместо уредување . Така, ќе го намалите бројот на ненамерни промени на минимум.

Заштитете лист

Десен-клик на картичката на работниот лист и изберете Заштитилист. Проверете дали копчето Лист е веќе притиснато:

Совет. Полето Внесете опис не е потребно, иако би препорачал да го пополните за да запомните што и зошто решивте да заштитите од промените.

Совет. Можете да дозволите уредување само одредени ќелии од табелата со проверка на опцијата Освен одредени ќелии и внесување на ќелиите или опсегот на ќелиите.

Следниот чекор би бил да ги прилагодите поставките за корисници. Притиснете го синото копче Постави дозволи :

• Ако изберете радио копче Прикажи предупредување при уредување на овој опсег , секој што има пристап до датотеката ќе има пристап и до овој лист. Откако ќе се обидат да променат нешто, ќе добијат предупредување за уредување на заштитениот опсег и ќе треба да го потврдат дејството. Во исто време, ќе добиете е-пошта со дејствата што вашите колеги ги вршат во документот.
• Ако го изберете радио копчето Ограничи кој може да го уреди овој опсег , ќе мора да внесете го секој корисник кој ќе може да го уредува работниот лист.

Како резултат на тоа, ќе ја видите иконата на катанецот на картичката на работниот лист што значи дека листот е заштитен. Кликнете со десното копче на таа картичка и изберете ја опцијата Заштитете го листот уште еднаш за да го отклучите:

Ќе се појави окното за поставки за да ги промените поставките или отстранете ја заштитата со кликнување на ѓубретоикона за корпа.

Заштитете ги ќелиите во листовите на Google

За да заштитите одредени ќелии во листовите на Google, изберете го опсегот, кликнете со десното копче на него и изберете Заштити опсег :

Ќе видите познато окно за поставки и ќе можете да ги поставите потребните дозволи.

Но, што ако на време заборавите што е заштитено и кој може пристап до податоците? Без грижи, ова може лесно да се потсети. Само изберете Податоци > Заштитени листови и опсези од главното мени на Google Sheets:

Изберете кој било од заштитените опсези и уредете ги дозволите или избришете ја заштитата со кликнување на иконата за корпа за отпадоци .

Да се ​​сумира сето тоа, досега сте научиле како да креирате повеќе работни листови со табели, да ги складирате во различни папки, да ги споделувате со други и да ја заштитите ќелијата во Google Sheets без страв дека ќе изгубите или оштетите важни информации.

Следниот пат ќе навлезам подлабоко во некои аспекти на уредувањето на табелите и ќе споделам некои чудни аспекти од работата во Google Sheets. Се гледаме тогаш!