Trecând la o altă etapă a călătoriei noastre "Înapoi la elementele de bază", astăzi vă voi spune mai multe despre gestionarea foilor de calcul. Veți învăța cum să partajați, să mutați și să vă protejați datele în Google Sheets.

Așa cum am menționat deja în articolul anterior, principalul avantaj al Google Sheets este posibilitatea ca mai multe persoane să lucreze simultan cu tabelele. Nu mai este nevoie să trimiteți fișierele prin e-mail sau să ghiciți ce modificări au fost făcute de colegii dvs. Tot ce trebuie să faceți este să partajați documentele Google Sheets și să începeți să lucrați.

Cum să partajați fișiere Google Sheets

1. Pentru a acorda acces la mesele dumneavoastră, apăsați tasta Share din colțul din dreapta sus al paginii web Google Sheets și introduceți numele acelor utilizatori care vor lucra cu tabelul. Decideți dacă doriți să acordați persoanei respective drepturile de a edita sau comenta tabelul sau doar de a vizualiza datele:

   

2. În plus, puteți obține un link extern către tabelul dvs. și îl puteți trimite colegilor și partenerilor dvs. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Obțineți link partajabil în colțul din dreapta sus al ferestrei de partajare.
3. Mai departe, dacă faceți clic pe butonul Avansat din colțul din dreapta jos al aceleiași ferestre, veți vedea fereastra avansată Setări de partajare :

   

   Acolo, veți vedea nu numai același link partajabil, ci și butoanele pentru a partaja fișierul Google Sheets pe rețelele sociale.

   Vezi si: Introduceți un filigran în documentele Excel
4. Chiar dedesubt există o listă a celor care au deja acces la tabel. Dacă faceți clic pe butonul Schimbare opțiune, veți putea comuta starea de confidențialitate de la Public la Oricine are linkul sau la Persoane specifice .
5. Fiecare persoană cu care partajați tabelul poate vizualiza documentul în mod implicit. Pentru ca aceasta să îl poată edita, trebuie să utilizați opțiunea Invitați oameni din setările avansate, în care introduceți numele sau adresele acestora și setați tipul de acces corespunzător. Dacă omiteți această opțiune, utilizatorii vor trebui să solicite accesul atunci când vor urma link-ul către fișier.

   Sfat. Puteți numi noul proprietar al fișierului făcând clic pe pictograma cu o săgeată îndreptată în jos de lângă numele său și alegând Is owner (Este proprietar).

6. În cele din urmă, Setări proprietar opțiunile permit limitarea numărului de invitații, precum și interzicerea descărcării, copierii și imprimării paginilor pentru cei care nu au voie să facă modificări în tabele.

Cum să mutați foile de calcul Google Spreadsheets

Salvarea fișierelor nu a fost niciodată atât de ușoară. Nu mai este nevoie să faceți nimic special pentru a salva modificările. Google Sheets salvează datele automat la fiecare modificare efectuată. Să vedem cum să salvăm întregul document pe Google Drive.

• În mod implicit, toate fișierele sunt stocate în directorul rădăcină Google Drive. Cu toate acestea, puteți crea subfoldere în Google Drive și vă puteți aranja proiectele în cel mai convenabil mod. Pentru a muta tabelul în orice alt dosar, trebuie doar să găsiți documentul în listă, să faceți clic dreapta pe el și să alegeți opțiunea Treceți la opțiune.
• O altă modalitate este de a face clic pe butonul pictograma folderului chiar atunci când editați tabelul:

  

• Desigur, puteți, de asemenea, să trageți și plasați documentele în Google Drive ca și în Windows File Explorer.

Cum să protejați celulele în Google Sheets

Atunci când mai multe persoane au acces la documentele dumneavoastră, este posibil să doriți să protejați tabelul, foaia de calcul sau intervalul de celule.

"Pentru ce?", poate vă întrebați. Ei bine, se poate întâmpla ca unul dintre colegii dvs. să modifice sau să elimine datele din greșeală. Și s-ar putea să nici nu observe acest lucru. Desigur, putem oricând să vizualizăm istoricul versiunilor sau al modificărilor de celule și să anulăm modificările. Dar va dura ceva timp să ne uităm prin întreaga listă și, în plus, se vor anula și restul modificărilor "corecte". Pentru a evita acest lucru, puteți proteja datele în GoogleSă vedem cum putem face acest lucru.

Protejați întreaga foaie de calcul

Din moment ce am acoperit deja cum să oferim acces la tabelele dvs. și ce drepturi puteți acorda utilizatorilor, primul sfat foarte simplu ar fi acesta - încercați să permite vizualizarea tabelului în loc de editare Astfel, veți reduce la minimum numărul de modificări neintenționate.

Protejați o foaie

Faceți clic dreapta pe fila foii de calcul și alegeți să Protejați foaia. Asigurați-vă că Foaie este deja apăsat:

Sfat. Introduceți o descriere câmpul nu este obligatoriu, deși vă recomandăm să îl completați pentru a vă aminti ce și de ce ați decis să protejați de modificări.

Sfat. Puteți permite editarea doar a anumitor celule din tabel, bifând opțiunea Cu excepția anumitor celule și introducerea celulelor sau a intervalelor de celule.

Următorul pas ar fi ajustarea setărilor pentru utilizatori. Apăsați butonul albastru Setați permisiunile buton:

• În cazul în care selectați Afișarea unui avertisment la editarea acestui interval butonul radio, toți cei care au acces la fișier vor avea acces și la această foaie. În momentul în care vor încerca să modifice ceva, vor primi un avertisment cu privire la modificarea intervalului protejat și vor trebui să confirme acțiunea. În același timp, veți primi un e-mail cu acțiunile pe care colegii dvs. le efectuează în document.
• Dacă selectați Restricționați cine poate edita acest interval va trebui să introduceți fiecare utilizator care va putea edita foaia de calcul.

Ca urmare, veți vedea pictograma unui lacăt pe fila foii de lucru, ceea ce înseamnă că foaia este protejată. Faceți clic dreapta pe acea filă și alegeți opțiunea Protejați foaia pentru a o debloca:

Se va afișa panoul de setări pentru a modifica setările sau pentru a elimina protecția făcând clic pe pictograma coșului de gunoi.

Protejați celulele din Google Sheets

Pentru a proteja anumite celule din Google Sheets, selectați intervalul, faceți clic dreapta pe el și alegeți să Gama de protecție :

Veți vedea un panou de setări familiar și veți putea seta permisiunile necesare.

Dar dacă, în timp, uitați ce este protejat și cine poate accesa datele? Nu vă faceți griji, acest lucru poate fi reamintit cu ușurință. Trebuie doar să alegeți Date> Foi și intervale protejate din meniul principal al Google Sheets:

Selectați oricare dintre intervalele protejate și editați permisiunile sau ștergeți protecția făcând clic pe pictograma coșului de gunoi.

În concluzie, până acum ați învățat cum să creați mai multe foi de lucru cu tabele, să le stocați în diferite dosare, să le partajați cu alții și să protejați celulele din Google Sheets fără a vă teme de pierderea sau de coruperea unor informații importante.

Data viitoare voi aprofunda unele aspecte legate de editarea tabelelor și voi împărtăși câteva aspecte particulare ale lucrului în Google Sheets. Ne vedem atunci!