Auf einer weiteren Station unserer "Back to Basics"-Reise erzähle ich Ihnen heute mehr über die Verwaltung Ihrer Tabellenkalkulationen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Daten in Google Sheets teilen, verschieben und schützen können.

Wie ich bereits in meinem vorherigen Artikel erwähnt habe, ist der Hauptvorteil von Google Sheets die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig mit den Tabellen arbeiten können. Sie müssen die Dateien nicht mehr per E-Mail versenden oder erraten, welche Änderungen Ihre Kollegen vorgenommen haben. Sie müssen lediglich Google Sheets-Dokumente freigeben und mit der Arbeit beginnen.

Freigeben von Google Sheets-Dateien

1. Um Zugriff auf Ihre Tabellen zu gewähren, drücken Sie die Teilen Sie in der oberen rechten Ecke der Google Sheets-Webseite und geben Sie die Namen der Nutzer ein, die mit der Tabelle arbeiten sollen. Entscheiden Sie, ob Sie den Personen die Rechte geben wollen, die Tabelle zu bearbeiten oder zu kommentieren, oder ob sie die Daten nur ansehen dürfen:

   

2. Darüber hinaus können Sie einen externen Link zu Ihrer Tabelle erstellen und sie an Ihre Kollegen und Partner senden. Freigabe-Link erhalten in der oberen rechten Ecke des Freigabefensters.
3. Wenn Sie weiterhin auf die Schaltfläche Fortgeschrittene in der rechten unteren Ecke desselben Fensters, sehen Sie die erweiterte Einstellungen für die gemeinsame Nutzung :

   

   Dort sehen Sie nicht nur den gleichen teilbaren Link, sondern auch die Schaltflächen zum Teilen der Google Sheets-Datei in sozialen Medien.

4. Direkt darunter befindet sich eine Liste der Personen, die bereits Zugriff auf die Tabelle haben. Wenn Sie auf das Symbol Ändern Sie können Sie den Datenschutzstatus von Öffentlich zu Jeder, der den Link oder an Bestimmte Personen .
5. Jede Person, für die Sie die Tabelle freigeben, kann das Dokument standardmäßig sehen. Damit sie es bearbeiten kann, sollten Sie die Option Menschen einladen in den erweiterten Einstellungen, wo Sie die Namen oder Adressen der Benutzer eingeben und die entsprechende Zugriffsart festlegen. Wenn Sie diese Option auslassen, müssen die Benutzer den Zugriff beantragen, wenn sie dem Link zu der Datei folgen.

   Tipp: Sie können den neuen Besitzer der Datei ernennen, indem Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten neben seinem Namen klicken und Besitzer ist wählen.

6. Endlich, Einstellungen des Eigentümers Die Optionen ermöglichen es, die Anzahl der Einladungen zu begrenzen sowie das Herunterladen, Kopieren und Drucken der Seiten für diejenigen zu verbieten, die keine Änderungen an den Tabellen vornehmen dürfen.

Wie man Google Spreadsheets verschiebt

Das Speichern von Dateien war noch nie so einfach. Sie müssen nichts Besonderes mehr tun, um die Änderungen zu speichern. Google Sheets speichert die Daten automatisch bei jeder Änderung. Sehen wir uns an, wie man das gesamte Dokument in Google Drive speichert.

• Alle Dateien werden standardmäßig im Stammverzeichnis von Google Drive gespeichert. Sie können jedoch Unterordner in Google Drive erstellen und Ihre Projekte auf die bequemste Weise anordnen. Um die Tabelle in einen anderen Ordner zu verschieben, suchen Sie einfach das Dokument in der Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Umzug nach Option.
• Eine andere Möglichkeit ist das Anklicken der Schaltfläche Ordnersymbol rechts, wenn Sie die Tabelle bearbeiten:

  

• Natürlich können Sie auch Ziehen und Ablegen der Dokumente in Google Drive wie im Windows File Explorer.

Wie man Zellen in Google Sheets schützt

Wenn viele Personen Zugriff auf Ihre Dokumente haben, möchten Sie vielleicht die Tabelle, das Arbeitsblatt oder den Zellbereich schützen.

"Wozu?", werden Sie sich vielleicht fragen. Nun, einer Ihrer Kollegen könnte die Daten versehentlich ändern oder entfernen, ohne es zu bemerken. Natürlich können wir jederzeit den Versions- oder Zellbearbeitungsverlauf einsehen und die Änderungen rückgängig machen. Aber es wird einige Zeit dauern, die gesamte Liste durchzusehen, und außerdem werden dadurch die restlichen "richtigen" Änderungen rückgängig gemacht. Um dies zu vermeiden, können Sie die Daten in Google schützenLaken. Mal sehen, wie wir das machen können.

Schützen Sie das gesamte Arbeitsblatt

Da wir bereits besprochen haben, wie Sie Zugang zu Ihren Tabellen gewähren und welche Rechte Sie den Benutzern einräumen können, wäre der erste sehr einfache Ratschlag der folgende: Versuchen Sie die Anzeige der Tabelle anstelle der Bearbeitung ermöglichen So reduzieren Sie die Zahl der unbeabsichtigten Änderungen auf ein Minimum.

Schützen Sie ein Blatt

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Arbeitsblatt und wählen Sie Schützen Sie das Blatt. Stellen Sie sicher, dass die Blatt Taste bereits gedrückt ist:

Tipp: Der Geben Sie eine Beschreibung ein ist nicht erforderlich, aber ich empfehle, es auszufüllen, um sich daran zu erinnern, was und warum Sie sich entschieden haben, vor den Änderungen zu schützen.

Tipp: Sie können die Bearbeitung nur bestimmter Zellen der Tabelle zulassen, indem Sie die Option Außer bestimmte Zellen und geben Sie die Zellen oder die Zellbereiche ein.

Der nächste Schritt besteht darin, die Einstellungen für die Benutzer anzupassen. Drücken Sie die blaue Berechtigungen festlegen Taste:

• Wenn Sie die Option Bei der Bearbeitung dieses Bereichs eine Warnung anzeigen klicken, haben alle Personen, die Zugriff auf die Datei haben, auch Zugriff auf dieses Blatt. Sobald sie versuchen, etwas zu ändern, erhalten sie eine Warnung über die Bearbeitung des geschützten Bereichs und müssen die Aktion bestätigen. Gleichzeitig erhalten Sie eine E-Mail mit den Aktionen, die Ihre Kollegen in dem Dokument durchführen.
• Wenn Sie die Option Einschränkung der Personen, die diesen Bereich bearbeiten können müssen Sie jeden einzelnen Benutzer eingeben, der das Arbeitsblatt bearbeiten kann.

Als Ergebnis sehen Sie das Symbol des Vorhängeschlosses auf der Registerkarte des Arbeitsblatts, was bedeutet, dass das Blatt geschützt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie die Option Blatt schützen noch einmal, um sie zu entsperren:

Der Einstellungsbereich wird angezeigt, in dem Sie die Einstellungen ändern oder den Schutz entfernen können, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken.

Zellen in Google Sheets schützen

Um bestimmte Zellen in Google Sheets zu schützen, wählen Sie den Bereich aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Bereich schützen :

Es wird ein vertrautes Einstellungsfenster angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Berechtigungen festlegen können.

Was aber, wenn Sie einmal vergessen haben, was geschützt ist und wer auf die Daten zugreifen kann? Keine Sorge, das lässt sich leicht wiederherstellen. Wählen Sie einfach Daten> Geschützte Blätter und Bereiche aus dem Hauptmenü von Google Sheets:

Wählen Sie einen der geschützten Bereiche aus und bearbeiten Sie die Berechtigungen, oder löschen Sie den Schutz, indem Sie auf das Mülleimersymbol klicken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie bisher gelernt haben, wie man mehrere Arbeitsblätter mit Tabellen erstellt, sie in verschiedenen Ordnern speichert, sie mit anderen teilt und die Zellen in Google Sheets schützt, ohne Angst zu haben, wichtige Informationen zu verlieren oder zu beschädigen.

Beim nächsten Mal werde ich einige Aspekte der Tabellenbearbeitung vertiefen und einige Besonderheiten der Arbeit in Google Sheets erläutern. Bis dann!