Mục lục
Chuyển sang một điểm dừng khác trong hành trình "Quay lại vấn đề cơ bản", hôm nay tôi sẽ cho bạn biết thêm về cách quản lý bảng tính của mình. Bạn sẽ tìm hiểu cách chia sẻ, di chuyển và bảo vệ dữ liệu của mình trong Google Trang tính.
Như tôi đã đề cập trong bài viết trước, ưu điểm chính của Google Trang tính là khả năng cho nhiều người làm việc với các bảng cùng một lúc. Không cần phải gửi các tệp qua email hoặc đoán xem đồng nghiệp của bạn đã thực hiện những thay đổi nào nữa. Tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ tài liệu Google Trang tính và bắt đầu làm việc.
Cách chia sẻ tệp Google Trang tính
- Để cấp quyền truy cập vào các bảng của bạn, hãy nhấn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải của trang web Google Trang tính và nhập tên của những người dùng sẽ làm việc với bảng. Quyết định xem có nên cấp cho người đó quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét về bảng hay chỉ để xem dữ liệu:
- Hơn thế nữa, bạn có thể nhận được liên kết bên ngoài tới bảng của mình và gửi cho đồng nghiệp, đối tác của mình. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Nhận liên kết có thể chia sẻ ở góc trên bên phải của cửa sổ chia sẻ.
- Hơn nữa, nếu bạn nhấp vào liên kết Nâng cao ở góc dưới cùng bên phải của cùng một cửa sổ, bạn sẽ thấy Cài đặt chia sẻ nâng cao :
Ở đó, bạn sẽ không chỉ thấy cùng một liên kết có thể chia sẻ mà còn cả các nút để chia sẻ Tệp Google Trang tính trên phương tiện truyền thông xã hội.
- Đúngbên dưới có danh sách những người đã có quyền truy cập vào bảng. Nếu bạn nhấp vào tùy chọn Thay đổi , bạn sẽ có thể chuyển trạng thái bảo mật từ Công khai thành Bất kỳ ai có liên kết hoặc thành Người cụ thể .
- Mọi người mà bạn chia sẻ bảng đều có thể xem tài liệu theo mặc định. Để họ có thể chỉnh sửa, bạn nên sử dụng tùy chọn Mời mọi người từ cài đặt nâng cao nơi bạn nhập tên hoặc địa chỉ của họ và đặt loại quyền truy cập phù hợp. Nếu bạn bỏ qua nó, người dùng sẽ phải yêu cầu quyền truy cập khi họ nhấp vào liên kết tới tệp.
Mẹo. Bạn có thể chỉ định chủ sở hữu mới của tệp bằng cách nhấp vào biểu tượng có mũi tên chỉ xuống bên cạnh tên của người đó và chọn Là chủ sở hữu.
- Cuối cùng, các tùy chọn Cài đặt chủ sở hữu bật để giới hạn số lượng lời mời cũng như cấm tải xuống, sao chép và in trang đối với những người không được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong bảng.
Cách di chuyển Bảng tính Google
Lưu các tập tin chưa bao giờ được dễ dàng như vậy. Bạn không cần phải làm bất cứ điều gì đặc biệt để lưu các thay đổi nữa. Google Trang tính lưu dữ liệu tự động với mọi thay đổi được thực hiện. Hãy xem cách lưu toàn bộ tài liệu vào Google Drive.
- Tất cả các tệp được lưu trữ trong thư mục gốc của Google Drive theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể tạo các thư mục con trong Google Drive và sắp xếp các dự án của mình trongcách thuận tiện nhất. Để di chuyển bảng đến bất kỳ thư mục nào khác, chỉ cần tìm tài liệu trong danh sách, nhấp chuột phải vào tài liệu đó và chọn tùy chọn Chuyển đến .
- Một cách khác là nhấp vào thư mục biểu tượng ngay khi bạn chỉnh sửa bảng:
- Tất nhiên, bạn cũng có thể kéo và thả tài liệu vào Google Drive như cách bạn thực hiện trong Windows File Explorer.
Cách bảo vệ các ô trong Google Trang tính
Khi nhiều người có quyền truy cập vào tài liệu của bạn, bạn có thể muốn bảo vệ bảng, trang tính hoặc phạm vi của các ô.
"Để làm gì?", bạn có thể hỏi. Chà, một trong những đồng nghiệp của bạn có thể vô tình thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Và họ thậm chí có thể không nhận thấy điều đó. Tất nhiên, chúng tôi luôn có thể xem phiên bản hoặc lịch sử chỉnh sửa ô và hoàn tác các thay đổi. Nhưng sẽ mất một chút thời gian để xem qua toàn bộ danh sách và bên cạnh đó, nó sẽ hủy phần còn lại của các thay đổi "chính xác". Để tránh điều đó, bạn có thể bảo vệ dữ liệu trong Google Trang tính. Hãy xem cách chúng tôi có thể biến điều đó thành hiện thực.
Bảo vệ toàn bộ bảng tính
Vì chúng tôi đã đề cập đến cách cấp quyền truy cập vào các bảng của bạn và những quyền bạn có thể cấp cho người dùng, nên lần đầu tiên lời khuyên đơn giản sẽ là thế này - hãy thử cho phép xem bảng thay vì chỉnh sửa . Do đó, bạn sẽ giảm thiểu số lượng thay đổi không chủ ý xuống mức tối thiểu.
Bảo vệ trang tính
Nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Bảo vệtờ giấy. Đảm bảo rằng nút Trang tính đã được nhấn:
Mẹo. Trường Nhập mô tả là không bắt buộc, mặc dù tôi khuyên bạn nên điền vào trường này để ghi nhớ những gì và lý do bạn quyết định bảo vệ khỏi các thay đổi.
Mẹo. Bạn có thể chỉ cho phép chỉnh sửa các ô cụ thể của bảng bằng cách chọn tùy chọn Ngoại trừ một số ô nhất định và nhập các ô hoặc phạm vi ô.
Bước tiếp theo là điều chỉnh cài đặt cho người dùng. Nhấn nút Đặt quyền màu lam:
- Nếu bạn chọn nút radio Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này , tất cả những người có quyền truy cập vào tệp cũng sẽ có quyền truy cập vào trang tính này. Khi họ cố gắng thay đổi điều gì đó, họ sẽ nhận được cảnh báo về việc chỉnh sửa phạm vi được bảo vệ và họ sẽ phải xác nhận hành động. Đồng thời, bạn sẽ nhận được email có các thao tác mà đồng nghiệp của bạn thực hiện trong tài liệu.
- Nếu chọn nút radio Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này , bạn sẽ phải nhập từng người dùng có thể chỉnh sửa trang tính.
Kết quả là bạn sẽ thấy biểu tượng ổ khóa trên tab trang tính có nghĩa là trang tính được bảo vệ. Nhấp chuột phải vào tab đó và chọn lại tùy chọn Protect Sheet để mở khóa:
Ngăn cài đặt sẽ xuất hiện để bạn thay đổi cài đặt hoặc xóa bảo vệ bằng cách nhấp vào thùng rácbiểu tượng bin.
Bảo vệ các ô trong Google Trang tính
Để bảo vệ các ô cụ thể trong Google Trang tính, hãy chọn dải ô, nhấp chuột phải vào ô đó và chọn Bảo vệ dải ô :
Bạn sẽ thấy một ngăn cài đặt quen thuộc và có thể đặt các quyền cần thiết.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu trong thời gian đó bạn quên mất những gì được bảo vệ và ai có thể truy cập dữ liệu? Đừng lo lắng, điều này có thể dễ dàng nhớ lại. Chỉ cần chọn Dữ liệu > Dải ô và trang tính được bảo vệ từ menu chính của Google Trang tính:
Chọn bất kỳ dải ô được bảo vệ nào và chỉnh sửa quyền hoặc xóa bảo vệ bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác .
Tóm lại, cho đến nay, bạn đã học cách tạo nhiều trang tính có bảng, lưu trữ chúng trong các thư mục khác nhau, chia sẻ chúng với người khác và bảo vệ ô trong Google Trang tính mà không sợ mất hoặc hỏng bất kỳ những mẩu thông tin quan trọng.
Lần tới, tôi sẽ tìm hiểu sâu hơn về một số khía cạnh của việc chỉnh sửa bảng và chia sẻ một số khía cạnh đặc biệt khi làm việc trong Google Trang tính. Hẹn gặp lại!
