بالانتقال إلى محطة أخرى في رحلة "العودة إلى الأساسيات" ، سأخبرك اليوم بالمزيد حول إدارة جداول البيانات الخاصة بك. سوف تتعلم كيفية مشاركة ونقل وحماية بياناتك في جداول بيانات Google.

كما أشرت بالفعل في مقالتي السابقة ، فإن الميزة الرئيسية لجداول بيانات Google هي إمكانية عمل عدة أشخاص مع الطاولات في وقت واحد. ليست هناك حاجة لإرسال الملفات بالبريد الإلكتروني أو تخمين التغييرات التي أجراها زملاؤك بعد الآن. كل ما عليك فعله هو مشاركة مستندات Google Sheets وبدء العمل.

كيفية مشاركة ملفات Google Sheets

1. لمنح الوصول إلى جداولك ، اضغط على Share في الزاوية اليمنى العليا من صفحة الويب الخاصة بجداول بيانات Google وأدخل أسماء المستخدمين الذين سيعملون مع الجدول. قرر ما إذا كنت ستمنح الشخص حقوق التعديل أو التعليق على الجدول أو فقط لعرض البيانات:

   

2. علاوة على ذلك ، يمكنك الحصول على ارتباط خارجي لجدولك وإرسالها إلى زملائك وشركائك. للقيام بذلك ، انقر فوق الحصول على ارتباط قابل للمشاركة في الزاوية اليمنى العليا من نافذة المشاركة.
3. علاوة على ذلك ، إذا قمت بالنقر فوق الرابط خيارات متقدمة في الركن الأيمن السفلي من نفس النافذة ، سترى إعدادات المشاركة المتقدمة :

   

   هناك ، سترى ليس فقط نفس الرابط القابل للمشاركة ، ولكن أيضًا الأزرار لمشاركة ملف Google Sheets على وسائل التواصل الاجتماعي.

4. صحيحيوجد أسفله قائمة بأولئك الذين لديهم بالفعل إمكانية الوصول إلى الجدول. إذا قمت بالنقر فوق الخيار تغيير ، فستتمكن من تبديل حالة الخصوصية من عام إلى أي شخص لديه الرابط أو إلى أشخاص محددون .
5. يمكن لكل شخص تشارك الجدول معه عرض المستند افتراضيًا. لكي يتمكنوا من تحريره ، يجب عليك استخدام خيار دعوة الأشخاص من الإعدادات المتقدمة حيث تقوم بإدخال أسمائهم أو عناوينهم وتعيين نوع الوصول المناسب. إذا تخطيته ، فسيتعين على المستخدمين طلب الوصول عند اتباع رابط الملف.

   نصيحة. يمكنك تعيين المالك الجديد للملف من خلال النقر فوق الرمز مع سهم يشير لأسفل بجانب اسمه واختياره هو المالك.

6. أخيرًا ، إعدادات المالك تمكين الخيارات تحديد عدد الدعوات وكذلك حظر تنزيل الصفحات ونسخها وطباعتها لمن لا يُسمح لهم بإجراء أي تغييرات في الجداول.

كيفية نقل جداول بيانات Google

لم يكن حفظ الملفات بهذه السهولة من قبل. لست بحاجة إلى القيام بأي شيء خاص لحفظ التغييرات بعد الآن. تحفظ "جداول بيانات Google" البيانات تلقائيًا مع كل تغيير يتم إجراؤه. دعونا نرى كيفية حفظ المستند بالكامل على Google Drive.

• يتم تخزين جميع الملفات في دليل جذر Google Drive افتراضيًا. ومع ذلك ، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية في Google Drive وترتيب مشاريعك بتنسيقالطريقة الأكثر ملاءمة. لنقل الجدول إلى أي مجلد آخر ، ما عليك سوى العثور على المستند في القائمة ، والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختيار الخيار نقل إلى .
• هناك طريقة أخرى تتمثل في النقر فوق المجلد رمز الحق عند تحرير الجدول:

  

  أنظر أيضا: شريط أدوات الوصول السريع في Excel: كيفية التخصيص والنقل وإعادة التعيين
• بالطبع ، يمكنك أيضًا سحب وإفلات المستندات في Google Drive كما تفعل في مستكشف ملفات Windows.

كيفية حماية الخلايا في جداول بيانات Google

عندما يتمكن الكثير من الأشخاص من الوصول إلى مستنداتك ، قد ترغب في حماية الجدول أو ورقة العمل أو النطاق من الخلايا.

"لماذا؟" ، قد تسأل. حسنًا ، قد يحدث أن يقوم أحد زملائك بتغيير البيانات أو إزالتها عن طريق الخطأ. وقد لا يلاحظون ذلك حتى. بالطبع ، يمكننا دائمًا عرض الإصدار أو سجل تحرير الخلية والتراجع عن التغييرات. لكن الأمر سيستغرق بعض الوقت للنظر في القائمة بأكملها ، بالإضافة إلى إلغاء باقي التغييرات "الصحيحة". لتجنب ذلك ، يمكنك حماية البيانات في جداول بيانات Google. دعونا نرى كيف يمكننا تحقيق ذلك.

حماية جدول البيانات بالكامل

نظرًا لأننا قمنا بالفعل بتغطية كيفية منح الوصول إلى الجداول الخاصة بك والحقوق التي يمكنك منحها للمستخدمين ، نصيحة بسيطة ستكون كالتالي - حاول أن تسمح بعرض الجدول بدلاً من التحرير . وبالتالي ، ستقلل من عدد التغييرات غير المقصودة إلى الحد الأدنى.

حماية ورقة

انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب ورقة العمل واختر حمايةملزمة. تأكد من أن الزر الورقة مضغوط بالفعل:

نصيحة. الحقل أدخل وصفًا ليس مطلوبًا ، على الرغم من أنني أوصي بملئه لتذكر ما ولماذا قررت الحماية من التغييرات.

نصيحة. يمكنك السماح بتحرير خلايا معينة فقط من الجدول عن طريق تحديد الخيار باستثناء خلايا معينة وإدخال الخلايا أو نطاقات الخلايا.

ستكون الخطوة التالية هي ضبط إعدادات المستخدمين. اضغط على الزر الأزرق تعيين الأذونات :

• إذا قمت بتحديد إظهار تحذير عند تحرير هذا النطاق زر الاختيار ، سيتمكن كل شخص لديه حق الوصول إلى الملف من الوصول إلى هذه الورقة أيضًا. بمجرد محاولة تغيير شيء ما ، سيحصلون على تحذير بشأن تحرير النطاق المحمي وسيتعين عليهم تأكيد الإجراء. في الوقت نفسه ، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا بالإجراءات التي يقوم بها زملاؤك في المستند.
• إذا حددت زر الاختيار تقييد من يمكنه تحرير هذا النطاق ، فسيتعين عليك أدخل كل مستخدم يمكنه تحرير ورقة العمل.

نتيجة لذلك ، سترى رمز القفل في علامة تبويب ورقة العمل مما يعني أن الورقة محمية. انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب هذه واختر الخيار حماية الورقة مرة أخرى لإلغاء تأمينها:

سيظهر لك جزء الإعدادات لتغيير الإعدادات أو قم بإزالة الحماية عن طريق النقر فوق سلة المهملاترمز bin.

حماية الخلايا في جداول بيانات Google

لحماية خلايا معينة في جداول بيانات Google ، حدد النطاق ، وانقر فوقه بزر الماوس الأيمن واختر نطاق الحماية :

سترى جزء إعدادات مألوف وستكون قادرًا على تعيين الأذونات اللازمة.

ولكن ماذا لو نسيت في الوقت المناسب ما هو محمي ومن يمكنه الوصول إلى البيانات؟ لا تقلق ، يمكن تذكر هذا بسهولة. ما عليك سوى اختيار بيانات & GT. الأوراق والنطاقات المحمية من القائمة الرئيسية لجداول بيانات Google:

حدد أيًا من النطاقات المحمية وقم بتحرير الأذونات ، أو احذف الحماية بالنقر فوق رمز سلة المهملات .

لتلخيص كل ذلك ، لقد تعلمت حتى الآن كيفية إنشاء أوراق عمل متعددة مع الجداول ، وتخزينها في مجلدات مختلفة ، ومشاركتها مع الآخرين وحماية الخلية في جداول بيانات Google دون الخوف من فقد أو إتلاف أي منها أجزاء مهمة من المعلومات.

في المرة القادمة سأبحث بشكل أعمق في بعض جوانب تحرير الجداول ومشاركة بعض الجوانب المميزة للعمل في جداول بيانات Google. أراك إذن!