Passando a un'altra tappa del nostro viaggio "Back to Basics", oggi vi parlerò della gestione dei fogli di calcolo e vi spiegherò come condividere, spostare e proteggere i vostri dati in Google Sheets.

Come ho già detto nel mio precedente articolo, il vantaggio principale di Google Sheets è la possibilità per più persone di lavorare con le tabelle contemporaneamente. Non c'è più bisogno di inviare i file per e-mail o di indovinare quali modifiche sono state apportate dai vostri colleghi. Tutto quello che dovete fare è condividere i documenti di Google Sheets e iniziare a lavorare.

Come condividere i file di Google Sheets

1. Per concedere l'accesso alle tabelle, premere il tasto Condividi nell'angolo in alto a destra della pagina web di Google Fogli e inserite i nomi degli utenti che lavoreranno con la tabella. Decidete se dare alla persona i diritti di modificare o commentare la tabella o solo di visualizzare i dati:

   

2. Inoltre, è possibile ottenere un link esterno alla propria tabella e inviarlo a colleghi e partner. Per farlo, fare clic su Ottenere un link condivisibile nell'angolo superiore destro della finestra di condivisione.
3. Più avanti, se si fa clic sul pulsante Avanzato nell'angolo in basso a destra della stessa finestra, verrà visualizzato il link avanzato Impostazioni di condivisione :

   

   Lì, non solo vedrete lo stesso link condivisibile, ma anche i pulsanti per condividere il file di Google Sheets sui social media.

4. Subito sotto c'è un elenco di coloro che hanno già accesso alla tabella. Se si fa clic sul pulsante Cambiamento sarà possibile cambiare lo stato di privacy da Pubblico a Chiunque abbia il link o a Persone specifiche .
5. Ogni persona con cui si condivide la tabella può visualizzare il documento per impostazione predefinita. Per consentirgli di modificarlo, è necessario utilizzare l'opzione Invitare le persone dalle impostazioni avanzate, dove si inseriscono i loro nomi o indirizzi e si imposta il tipo di accesso appropriato. Se si salta questa opzione, gli utenti dovranno richiedere l'accesso quando seguono il link al file.

   Suggerimento: è possibile nominare il nuovo proprietario del file facendo clic sull'icona con una freccia rivolta verso il basso accanto al suo nome e scegliendo Is owner.

6. Infine, Impostazioni del proprietario Le opzioni consentono di limitare il numero di inviti e di vietare il download, la copia e la stampa delle pagine per coloro che non sono autorizzati ad apportare modifiche alle tabelle.

Come spostare i fogli di calcolo di Google

Salvare i file non è mai stato così facile. Non è più necessario fare nulla di speciale per salvare le modifiche. Google Sheets salva i dati automaticamente a ogni modifica apportata. Vediamo come salvare l'intero documento in Google Drive.

• Per impostazione predefinita, tutti i file vengono archiviati nella directory principale di Google Drive. Tuttavia, è possibile creare sottocartelle in Google Drive e organizzare i progetti nel modo più conveniente. Per spostare la tabella in qualsiasi altra cartella, è sufficiente trovare il documento nell'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere l'opzione Spostarsi a opzione.
• Un altro modo è quello di fare clic sul pulsante icona della cartella quando si modifica la tabella:

  

• Naturalmente, è possibile anche trascinare e rilasciare i documenti in Google Drive come in Esplora file di Windows.

Come proteggere le celle in Google Fogli

Quando molte persone hanno accesso ai vostri documenti, potreste voler proteggere la tabella, il foglio di lavoro o l'intervallo di celle.

"Ebbene, può capitare che uno dei vostri colleghi modifichi o rimuova accidentalmente i dati e che non se ne accorga. Certo, possiamo sempre visualizzare la cronologia delle versioni o delle modifiche delle celle e annullare le modifiche, ma ci vorrà un po' di tempo per esaminare l'intero elenco e, inoltre, annullerà il resto delle modifiche "corrette". Per evitare questo, potete proteggere i dati in GoogleLe lenzuola. Vediamo come possiamo farlo.

Proteggere l'intero foglio di calcolo

Dal momento che abbiamo già trattato come dare accesso alle tabelle e quali diritti si possono concedere agli utenti, il primo consiglio molto semplice è questo: cercare di consente di visualizzare la tabella invece di modificarla In questo modo ridurrete al minimo il numero di modifiche involontarie.

Proteggere un foglio

Fare clic con il tasto destro del mouse sulla scheda del foglio di lavoro e scegliere di Foglio di protezione. Assicurarsi che il Foglio è già premuto:

Suggerimento. Inserire una descrizione Il campo non è obbligatorio, ma si consiglia di compilarlo per ricordare cosa e perché si è deciso di proteggere dalle modifiche.

Suggerimento: è possibile consentire la modifica solo di determinate celle della tabella selezionando l'opzione Tranne alcune cellule e inserire le celle o gli intervalli di celle.

Il passo successivo sarà quello di regolare le impostazioni per gli utenti. Premere il pulsante blu Impostare le autorizzazioni pulsante:

• Se si seleziona l'opzione Mostra un avviso quando si modifica questo intervallo Quando proveranno a modificare qualcosa, riceveranno un avviso di modifica dell'intervallo protetto e dovranno confermare l'azione. Allo stesso tempo, riceverete un'e-mail con le azioni eseguite dai vostri colleghi nel documento.
• Se si seleziona l'opzione Limitare chi può modificare questo intervallo dovrete inserire ogni singolo utente che potrà modificare il foglio di lavoro.

Di conseguenza, si vedrà l'icona del lucchetto sulla scheda del foglio di lavoro, il che significa che il foglio è protetto. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e scegliere l'opzione Foglio di protezione per sbloccarlo:

Nel riquadro delle impostazioni è possibile modificare le impostazioni o rimuovere la protezione facendo clic sull'icona del cestino.

Proteggere le celle in Google Fogli

Per proteggere celle specifiche in Google Fogli, selezionare l'intervallo, fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e scegliere di Proteggere la gamma :

Verrà visualizzato il consueto riquadro delle impostazioni e sarà possibile impostare le autorizzazioni necessarie.

Ma se con il tempo si dimentica cosa è protetto e chi può accedere ai dati, non c'è da preoccuparsi: si può richiamare facilmente. Basta scegliere Dati> Fogli e intervalli protetti dal menu principale di Google Fogli:

Selezionare uno degli intervalli protetti e modificare le autorizzazioni, oppure eliminare la protezione facendo clic sull'icona del cestino.

In sintesi, finora avete imparato a creare più fogli di lavoro con tabelle, ad archiviarli in diverse cartelle, a condividerli con altri e a proteggere le celle di Google Fogli senza temere di perdere o danneggiare informazioni importanti.

La prossima volta approfondirò alcuni aspetti della modifica delle tabelle e condividerò alcuni aspetti peculiari del lavoro in Google Sheets. A presto!