Pasando a outra parada da nosa viaxe "Volver aos conceptos básicos", hoxe falareiche máis sobre a xestión das túas follas de cálculo. Aprenderás a compartir, mover e protexer os teus datos en Follas de cálculo de Google.

Como xa mencionei no meu artigo anterior, a principal vantaxe de Follas de cálculo de Google é a posibilidade de que varias persoas traballen coas mesas á vez. Xa non é necesario enviar os ficheiros por correo electrónico nin adiviñar que cambios fixeron os teus compañeiros. Todo o que tes que facer é compartir documentos de Google Sheets e comezar a traballar.

Como compartir ficheiros de Google Sheets

1. Para conceder acceso ás túas táboas, preme o botón Compartir no ángulo superior dereito da páxina web de Google Sheets e introduza os nomes dos usuarios que traballarán coa táboa. Decide se lle concedes á persoa os dereitos para editar ou comentar a táboa ou só para ver os datos:

   

2. Ademais, podes obter unha ligazón externa á túa táboa. e envíallo aos teus compañeiros e socios. Para iso, fai clic en Obter ligazón compartible na esquina superior dereita da xanela para compartir.
3. Ademais, se fai clic na ligazón Avanzado na esquina inferior dereita. da mesma xanela, verá a Configuración de uso compartido avanzada:

   

   Alí verá non só a mesma ligazón compartible, senón tamén os botóns para compartir Ficheiro de follas de cálculo de Google nas redes sociais.

4. Dereitadebaixo hai unha lista dos que xa teñen acceso á mesa. Se fai clic na opción Cambiar , poderás cambiar o estado de privacidade de Público a Calquera persoa coa ligazón ou a Persoas específicas .
5. Todas as persoas coas que compartas a táboa poden ver o documento por defecto. Para que poidan editalo, debes utilizar a opción Invitar persoas desde a configuración avanzada onde introduces os seus nomes ou enderezos e estableces o tipo de acceso adecuado. Se o omites, os usuarios terán que solicitar o acceso cando sigan a ligazón ao ficheiro.

   Consello. Pode nomear o novo propietario do ficheiro facendo clic na icona cunha frecha apuntando cara abaixo ao lado do seu nome e escollendo É propietario.

6. Finalmente, as opcións Configuración do propietario permiten limitar o número de invitacións así como prohibir a descarga, copia e impresión das páxinas para aqueles que non teñan permiso para facer ningún cambio nas táboas.

Como mover as follas de cálculo de Google

Gardar os ficheiros nunca foi tan sinxelo. Xa non necesitas facer nada especial para gardar os cambios. Follas de cálculo de Google garda os datos automaticamente con cada cambio realizado. Vexamos como gardar todo o documento en Google Drive.

• Todos os ficheiros almacénanse no directorio raíz de Google Drive de forma predeterminada. Non obstante, podes crear subcartafoles en Google Drive e organizar os teus proxectos no ficheiroxeito máis conveniente. Para mover a táboa a calquera outro cartafol, só tes que buscar o documento na lista, facer clic co botón dereito nel e escoller a opción Mover a .
• Outro xeito é facer clic no cartafol icona xusto cando editas a táboa:

  

  Ver tamén: Como inserir filas en Excel con atallos e outras formas
• Por suposto, tamén podes arrastrar e soltar os documentos en Google Drive como fai en o Explorador de ficheiros de Windows.

Como protexer as celas en Follas de cálculo de Google

Cando moitas persoas teñen acceso aos teus documentos, quizais queiras protexer a táboa, a folla de cálculo ou o intervalo de células.

"Para que?", podes preguntar. Pois ben, un dos teus colegas pode cambiar ou eliminar os datos accidentalmente. E quizais nin sequera noten iso. Por suposto, sempre podemos ver a versión ou o historial de edición de celas e desfacer os cambios. Pero levará algún tempo revisar toda a lista e, ademais, cancelará o resto dos cambios "correctos". Para evitalo, podes protexer os datos en Follas de cálculo de Google. Vexamos como podemos facer que isto suceda.

Protexa toda a folla de cálculo

Xa que xa explicamos como dar acceso ás túas táboas e que dereitos podes conceder aos usuarios, o primeiro Un simple consello sería este: tenta permitir ver a táboa en lugar de editala . Así, reducirás ao mínimo o número de cambios non intencionados.

Protexer unha folla

Fai clic co botón dereito na pestana da folla de traballo e escolla Protexerfolla. Asegúrese de que o botón Folla xa estea presionado:

Consello. O campo Introducir unha descrición non é obrigatorio, aínda que recomendo que o enche para lembrar que e por que decidiu protexerse dos cambios.

Consello. Pode permitir editar só celas determinadas da táboa marcando a opción Excepto determinadas celas e introducindo as celas ou os intervalos de celas.

O seguinte paso sería axustar a configuración da usuarios. Preme o botón azul Establecer permisos :

• Se selecciona o botón de opción Mostrar unha advertencia ao editar este intervalo , todos os que teñan acceso ao ficheiro tamén terán acceso a esta folla. Unha vez que intenten cambiar algo, recibirán un aviso sobre a edición do rango protexido e terán que confirmar a acción. Ao mesmo tempo, recibirás un correo electrónico coas accións que realizan os teus compañeiros no documento.
• Se seleccionas o botón de opción Restringir quen pode editar este intervalo , terás que introduza cada usuario que poderá editar a folla de traballo.

Como resultado, verá a icona do cadeado na pestana da folla de traballo, o que significa que a folla está protexida. Fai clic co botón dereito nesa pestana e escolle a opción Protexer a folla unha vez máis para desbloqueala:

Aparecerá o panel de configuración para que poidas cambiar a configuración ou eliminar a protección facendo clic no lixoicona da papeleira.

Protexer celas en Follas de cálculo de Google

Para protexer celas específicas en Follas de cálculo de Google, selecciona o intervalo, fai clic co botón dereito nel e escolla Protexer intervalo :

Verás un panel de configuración familiar e poderás establecer os permisos necesarios.

Pero e se co tempo esquezas o que está protexido e quen pode acceder aos datos? Non te preocupes, isto pódese recordar facilmente. Só ten que escoller Datos > Follas e intervalos protexidos no menú principal de Follas de cálculo de Google:

Seleccione calquera dos intervalos protexidos e edite os permisos ou elimine a protección facendo clic na icona da papeleira. .

Para resumir todo, ata agora aprendeu a crear varias follas de traballo con táboas, almacenalas en diferentes cartafoles, compartilas con outros e protexer a cela en Follas de cálculo de Google sen medo a perder ou corromper ningunha. información importante.

A próxima vez afondarei nalgúns aspectos da edición das táboas e compartirei algúns aspectos peculiares do traballo en Follas de cálculo de Google. Vémonos entón!