Pindah ke perhentian lain dari perjalanan "Kembali ke Dasar" kami, hari ini saya akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang mengelola spreadsheet Anda. Anda akan belajar cara berbagi, memindahkan, dan melindungi data Anda di Google Sheets.

Seperti yang telah saya sebutkan di artikel saya sebelumnya, keuntungan utama Google Sheets adalah kemungkinan bagi beberapa orang untuk bekerja dengan tabel secara bersamaan. Tidak perlu lagi mengirim email file atau menebak-nebak perubahan apa yang dilakukan oleh kolega Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah berbagi dokumen Google Sheets dan mulai bekerja.

Cara berbagi file Google Sheets

1. Untuk memberikan akses ke tabel Anda, tekan tombol Berbagi di sudut kanan atas halaman web Google Sheets dan masukkan nama-nama pengguna yang akan bekerja dengan tabel. Tentukan apakah akan memberi orang tersebut hak untuk mengedit atau mengomentari tabel atau hanya untuk melihat data:

   

2. Terlebih lagi, Anda bisa mendapatkan tautan eksternal ke tabel Anda dan mengirimkannya ke kolega dan mitra Anda. Untuk melakukan itu, klik Dapatkan tautan yang dapat dibagikan di sudut kanan atas jendela sharing.
3. Selanjutnya, jika Anda mengklik Lanjutan di sudut kanan bawah jendela yang sama, Anda akan melihat tautan lanjutan Pengaturan berbagi :

   

   Di sana, Anda tidak hanya akan melihat tautan yang dapat dibagikan yang sama, tetapi juga tombol untuk membagikan file Google Sheets di media sosial.

4. Tepat di bawahnya ada daftar mereka yang sudah memiliki akses ke tabel. Jika Anda mengklik tombol Perubahan Anda akan dapat mengalihkan status privasi dari Publik untuk Siapa pun yang memiliki tautan atau ke Orang-orang tertentu .
5. Setiap orang yang Anda bagikan tabelnya dapat melihat dokumen secara default. Agar mereka dapat mengeditnya, Anda harus menggunakan perintah Mengundang orang dari pengaturan lanjutan di mana Anda memasukkan nama atau alamat mereka dan menetapkan jenis akses yang sesuai. Jika Anda melewatkannya, pengguna harus meminta akses ketika mereka mengikuti tautan ke file.

   Anda dapat menunjuk pemilik baru file dengan mengklik ikon dengan tanda panah yang mengarah ke bawah di samping namanya dan memilih Is owner.

6. Akhirnya, Pengaturan pemilik opsi memungkinkan untuk membatasi jumlah undangan serta melarang mengunduh, menyalin dan mencetak halaman bagi mereka yang tidak diizinkan untuk membuat perubahan apa pun dalam tabel.

Cara memindahkan Google Spreadsheet

Menyimpan file tidak pernah semudah ini. Anda tidak perlu melakukan sesuatu yang istimewa untuk menyimpan perubahan lagi. Google Sheets menyimpan data secara otomatis dengan setiap perubahan yang dibuat. Mari kita lihat cara menyimpan seluruh dokumen ke Google Drive.

• Semua file disimpan di direktori root Google Drive secara default. Namun, Anda dapat membuat subfolder di Google Drive dan mengatur proyek Anda dengan cara yang paling nyaman. Untuk memindahkan tabel ke folder lain, cukup temukan dokumen dalam daftar, klik kanan dan pilih tombol Pindah ke pilihan.
• Cara lainnya adalah dengan mengklik tombol ikon folder tepat ketika Anda menyunting tabel:

  

• Tentu saja, Anda juga bisa seret dan jatuhkan dokumen di Google Drive seperti yang Anda lakukan di Windows File Explorer.

Cara melindungi sel di Google Sheets

Ketika banyak orang memiliki akses ke dokumen Anda, Anda mungkin ingin melindungi tabel, lembar kerja, atau rentang sel.

"Untuk apa?", Anda mungkin bertanya. Nah, salah satu kolega Anda mungkin saja mengubah atau menghapus data secara tidak sengaja. Dan mereka bahkan mungkin tidak menyadarinya. Tentu saja, kita selalu dapat melihat versi atau riwayat pengeditan sel dan membatalkan perubahan. Tetapi akan memakan waktu untuk melihat seluruh daftar dan, selain itu, itu akan membatalkan sisa perubahan yang "benar". Untuk menghindari itu, Anda dapat melindungi data di GoogleSpreadsheet. Mari kita lihat bagaimana kita bisa mewujudkannya.

Melindungi seluruh spreadsheet

Karena kita sudah membahas cara memberikan akses ke tabel Anda dan hak-hak apa saja yang bisa Anda berikan kepada pengguna, saran pertama yang sangat sederhana adalah ini - cobalah untuk memungkinkan melihat tabel alih-alih mengedit Dengan demikian, Anda akan mengurangi jumlah perubahan yang tidak disengaja seminimal mungkin.

Lindungi selembar kertas

Klik kanan tab lembar kerja dan pilih untuk Lindungi lembar. Pastikan bahwa Lembar tombol sudah ditekan:

Tip. Masukkan deskripsi tidak diperlukan, meskipun saya sarankan untuk mengisinya untuk mengingat apa dan mengapa Anda memutuskan untuk melindungi dari perubahan.

Tip. Anda bisa mengizinkan pengeditan hanya sel tertentu dari tabel dengan mencentang Kecuali sel-sel tertentu opsi dan memasukkan sel atau rentang sel.

Langkah berikutnya adalah menyesuaikan pengaturan untuk pengguna. Tekan tombol biru Mengatur perizinan tombol:

• Jika Anda memilih Tampilkan peringatan saat mengedit rentang ini Setelah mereka mencoba mengubah sesuatu, mereka akan mendapatkan peringatan tentang pengeditan rentang yang dilindungi dan mereka harus mengkonfirmasi tindakan tersebut. Pada saat yang sama, Anda akan mendapatkan email dengan tindakan yang dilakukan rekan Anda di dokumen.
• Jika Anda memilih Membatasi siapa yang bisa mengedit rentang ini tombol radio, Anda harus memasukkan setiap pengguna yang akan dapat mengedit lembar kerja.

Hasilnya, Anda akan melihat ikon gembok pada tab lembar kerja yang berarti lembar tersebut diproteksi. Klik kanan tab itu dan pilih tombol Lindungi Lembar sekali lagi untuk membukanya:

Panel pengaturan akan muncul bagi Anda untuk mengubah pengaturan atau menghapus proteksi dengan mengklik ikon tempat sampah.

Lindungi sel di Google Sheets

Untuk melindungi sel tertentu di Google Sheets, pilih rentang, klik kanan padanya dan pilih untuk Lindungi jangkauan :

Anda akan melihat panel pengaturan yang sudah tidak asing lagi dan dapat menetapkan izin yang diperlukan.

Tetapi bagaimana jika pada saatnya Anda lupa apa yang dilindungi dan siapa yang bisa mengakses data? Jangan khawatir, ini bisa dengan mudah diingat kembali. Pilih saja Data> Lembar dan rentang yang dilindungi dari menu utama Google Sheets:

Pilih salah satu rentang yang dilindungi dan edit izinnya, atau hapus perlindungan dengan mengklik ikon tempat sampah.

Singkatnya, sejauh ini Anda telah belajar cara membuat beberapa lembar kerja dengan tabel, menyimpannya di folder yang berbeda, membaginya dengan orang lain, dan melindungi sel di Google Spreadsheet tanpa takut kehilangan atau merusak informasi penting apa pun.

Lain kali saya akan menggali lebih dalam beberapa aspek pengeditan tabel dan berbagi beberapa aspek aneh bekerja di Google Sheets. Sampai jumpa!