Пераходзячы да іншага прыпынку нашага падарожжа "Назад да асноў", сёння я раскажу вам больш аб кіраванні электроннымі табліцамі. Вы даведаецеся, як абагульваць, перамяшчаць і абараняць свае дадзеныя ў Табліцах Google.

Як я ўжо згадваў у сваім папярэднім артыкуле, галоўная перавага Табліц Google - гэта магчымасць адначасовай працы са табліцамі некалькіх чалавек. Больш няма неабходнасці адпраўляць файлы па электроннай пошце або здагадвацца, якія змены ўнеслі вашы калегі. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта падзяліцца дакументамі Google Sheets і пачаць працаваць.

Як абагуліць файлы Google Sheets

1. Каб даць доступ да вашых табліц, націсніце Share у правым верхнім куце вэб-старонкі Google Sheets і ўвядзіце імёны тых карыстальнікаў, якія будуць працаваць з табліцай. Вырашыце, ці даць чалавеку права рэдагаваць або каментаваць табліцу, ці толькі праглядаць даныя:

   

2. Больш за тое, вы можаце атрымаць знешнюю спасылку на вашу табліцу і адправіць яго сваім калегам і партнёрам. Каб зрабіць гэта, націсніце Атрымаць спасылку для сумеснага выкарыстання ў правым верхнім куце акна абагульвання.
3. Далей, калі вы націснеце спасылку Дадаткова ў правым ніжнім куце таго ж акна, вы ўбачыце пашыраныя Настройкі абагульвання :

   

   Там вы ўбачыце не толькі тую ж спасылку для сумеснага выкарыстання, але і кнопкі для сумеснага выкарыстання Файл Табліц Google у сацыяльных сетках.

4. Правільнаніжэй ёсць спіс тых, хто ўжо мае доступ да табліцы. Калі вы націснеце опцыю Змяніць , вы зможаце пераключыць статус прыватнасці з Публічны на Любы са спасылкай або на Пэўныя людзі .
5. Кожны чалавек, з якім вы карыстаецеся сталом, можа праглядаць дакумент па змаўчанні. Каб яны маглі яго рэдагаваць, вы павінны выкарыстоўваць опцыю Запрасіць людзей у пашыраных наладах, дзе вы ўводзіце іх імёны або адрасы і ўсталёўваеце адпаведны тып доступу. Калі вы прапусціце яго, карыстальнікі павінны будуць запытваць доступ, калі яны пяройдуць па спасылцы на файл.

   Парада. Вы можаце прызначыць новага ўладальніка файла, пстрыкнуўшы значок са стрэлкай уніз побач з імем і выбраўшы «Уладальнік».

6. Нарэшце, параметры Настройкі ўладальніка дазваляюць абмежаваць колькасць запрашэнняў, а таксама забараніць спампоўку, капіраванне і друк старонак для тых, каму забаронена ўносіць змены ў табліцы.

Як перамясціць Google Spreadsheets

Захаванне файлаў ніколі не было такім простым. Вам больш не трэба рабіць нічога асаблівага, каб захаваць змены. Табліцы Google аўтаматычна захоўваюць даныя пры кожным змяненні. Давайце паглядзім, як захаваць увесь дакумент на Google Drive.

• Усе файлы па змаўчанні захоўваюцца ў каранёвым каталогу Google Drive. Тым не менш, вы можаце ствараць падпапкі на Google Drive і размяшчаць свае праекты ўсамы зручны спосаб. Каб перамясціць табліцу ў любую іншую тэчку, проста знайдзіце дакумент у спісе, пстрыкніце яго правай кнопкай мышы і абярыце опцыю Перамясціць у .
• Іншы спосаб - націснуць папку значок прама падчас рэдагавання табліцы:

  

• Вядома, вы таксама можаце перацягваць дакументы на Google Drive, як вы робіце ў Правадыр файлаў Windows.

Як абараніць ячэйкі ў Табліцах Google

Калі шмат людзей мае доступ да вашых дакументаў, вы можаце абараніць табліцу, аркуш або дыяпазон клетак.

"Для чаго?", можаце спытаць вы. Ну, хто-небудзь з вашых калег можа выпадкова змяніць або выдаліць дадзеныя. І яны могуць нават не заўважыць гэтага. Вядома, мы заўсёды можам праглядзець версію або гісторыю рэдагавання ячэйкі і адмяніць змены. Але прагляд усяго спісу зойме некаторы час і, акрамя таго, анулюе астатнія «правільныя» змены. Каб пазбегнуць гэтага, вы можаце абараніць даныя ў Табліцах Google. Давайце паглядзім, як мы можам гэта зрабіць.

Абараніце ўсю электронную табліцу

Паколькі мы ўжо разгледзелі, як даць доступ да вашых табліц і якія правы вы можаце даць карыстальнікам, першае самае простая парада будзе такая - паспрабуйце дазволіць прагляд табліцы замест рэдагавання . Такім чынам, вы зменшыце колькасць ненаўмысных змяненняў да мінімуму.

Абараніць аркуш

Пстрыкніце правай кнопкай мышы ўкладку працоўнага аркуша і абярыце Абараніцьліст. Упэўніцеся, што кнопка Ліст ужо націснута:

Падказка. Поле Увядзіце апісанне не з'яўляецца абавязковым, але я рэкамендаваў бы запоўніць яго, каб памятаць, што і чаму вы вырашылі абараніць ад змен.

Парада. Вы можаце дазволіць рэдагаванне толькі пэўных ячэек табліцы, адзначыўшы опцыю Акрамя пэўных ячэек і ўвёўшы вочкі або дыяпазоны ячэек.

Наступным крокам будзе налада параметраў для карыстальнікаў. Націсніце сінюю кнопку Усталяваць дазволы :

• Калі вы вылучыце Паказваць папярэджанне пры рэдагаванні гэтага дыяпазону радыёкнопку , кожны, хто мае доступ да файла, будзе мець доступ і да гэтага ліста. Калі яны паспрабуюць нешта змяніць, яны атрымаюць папярэджанне аб рэдагаванні абароненага дыяпазону, і ім трэба будзе пацвердзіць дзеянне. У той жа час вы атрымаеце паведамленне па электроннай пошце з дзеяннямі, якія вашы калегі выконваюць у дакуменце.
• Калі вы выберыце радыёкнопку Абмежаваць, хто можа рэдагаваць гэты дыяпазон , вам трэба будзе увядзіце кожнага асобнага карыстальніка, які зможа рэдагаваць аркуш.

У выніку вы ўбачыце значок замка на ўкладцы аркуша, што азначае, што аркуш абаронены. Пстрыкніце гэту ўкладку правай кнопкай мышы і яшчэ раз абярыце опцыю Абараніць ліст , каб разблакіраваць яго:

З'явіцца панэль налад, дзе вы зможаце змяніць налады або зніміце абарону, націснуўшы на смеццезначок сметніцы.

Абараніць ячэйкі ў Табліцах Google

Каб абараніць пэўныя ячэйкі ў Табліцах Google, абярыце дыяпазон, пстрыкніце яго правай кнопкай мышы і абярыце Абараніць дыяпазон :

Вы ўбачыце знаёмую панэль налад і зможаце ўсталяваць неабходныя дазволы.

Але што, калі з часам вы забудзецеся, што абаронена і хто можа атрымаць доступ да дадзеных? Не хвалюйцеся, гэта можна лёгка запомніць. Проста выберыце Даныя > Абароненыя аркушы і дыяпазоны з галоўнага меню Табліц Google:

Выберыце любы з абароненых дыяпазонаў і адрэдагуйце дазволы або выдаліце ​​абарону, націснуўшы на значок кошыка .

Падводзячы вынік, да гэтага часу вы навучыліся ствараць некалькі працоўных аркушаў з табліцамі, захоўваць іх у розных папках, дзяліцца імі з іншымі і абараняць ячэйкі ў Табліцах Google, не баючыся страціць або пашкодзіць важную інфармацыю.

У наступны раз я паглыблюся ў некаторыя аспекты рэдагавання табліц і падзялюся некаторымі асаблівасцямі працы ў Табліцах Google. Да сустрэчы!