Pasando a otra parada de nuestro viaje "Vuelta a lo básico", hoy te contaré más cosas sobre la gestión de tus hojas de cálculo. Aprenderás a compartir, mover y proteger tus datos en Google Sheets.

Como ya he mencionado en mi artículo anterior, la principal ventaja de Google Sheets es la posibilidad de que varias personas trabajen con las tablas simultáneamente. Ya no es necesario enviar los archivos por correo electrónico ni adivinar qué cambios han realizado tus compañeros, basta con compartir los documentos de Google Sheets y empezar a trabajar.

Cómo compartir archivos de Google Sheets

1. Para conceder acceso a sus mesas, pulse la tecla Compartir situado en la esquina superior derecha de la página web de Hojas de cálculo de Google e introduce los nombres de los usuarios que trabajarán con la tabla. Decide si deseas conceder a la persona los derechos para editar o comentar la tabla o solo para ver los datos:

   

2. Además, puede obtener un enlace externo a su cuadro y enviarlo a sus colegas y socios. Para ello, haga clic en Obtener enlace compartible en la esquina superior derecha de la ventana de compartición.
3. Más adelante, si pulsa el botón Avanzado en la esquina inferior derecha de la misma ventana, verá la opción avanzada Ajustes de uso compartido :

   

   Allí, no sólo verás el mismo enlace compartible, sino también los botones para compartir el archivo de Google Sheets en las redes sociales.

4. Justo debajo hay una lista de los que ya tienen acceso a la mesa. Si hace clic en el botón Cambia podrá cambiar el estado de privacidad de Público a Cualquiera con el enlace o a Personas concretas .
5. Todas las personas con las que compartas la tabla pueden ver el documento por defecto. Para que puedan editarlo, debes utilizar la opción Invitar a la gente de la configuración avanzada, donde se introducen sus nombres o direcciones y se establece el tipo de acceso adecuado. Si lo omite, los usuarios tendrán que solicitar el acceso cuando sigan el enlace al archivo.

   Consejo: puede designar al nuevo propietario del archivo haciendo clic en el icono con una flecha apuntando hacia abajo que aparece junto a su nombre y seleccionando Es propietario.

   Ver también: Cifrado de correo electrónico en Outlook: cómo cifrar mensajes con ID digital
6. Por fin, Ajustes del propietario Las opciones permiten limitar el número de invitaciones, así como prohibir la descarga, la copia y la impresión de las páginas para quienes no están autorizados a realizar cambios en las tablas.

Cómo trasladar hojas de cálculo de Google

Guardar los archivos nunca ha sido tan fácil. Ya no es necesario hacer nada especial para guardar los cambios. Google Sheets guarda los datos automáticamente con cada cambio realizado. Veamos cómo guardar todo el documento en Google Drive.

• Por defecto, todos los archivos se almacenan en el directorio raíz de Google Drive. Sin embargo, puedes crear subcarpetas en Google Drive y organizar tus proyectos de la forma que te resulte más cómoda. Para mover el cuadro a cualquier otra carpeta, sólo tienes que buscar el documento en la lista, hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir la opción Mover a opción.
• Otra forma es pulsar el botón icono de carpeta justo al editar la tabla:

  

• Por supuesto, también puede arrastrar y soltar los documentos en Google Drive como en el Explorador de archivos de Windows.

Cómo proteger celdas en Google Sheets

Cuando mucha gente tiene acceso a tus documentos, puede que quieras proteger la tabla, la hoja de cálculo o el rango de celdas.

"¿Para qué?", te preguntarás. Pues bien, puede ocurrir que alguno de tus compañeros cambie o elimine los datos accidentalmente. Y puede que ni siquiera se den cuenta de ello. Por supuesto, siempre podemos ver el historial de versiones o de ediciones de celdas y deshacer los cambios. Pero llevará algún tiempo revisar toda la lista y, además, anulará el resto de cambios "correctos". Para evitarlo, puedes proteger los datos en GoogleHojas. Veamos cómo podemos conseguirlo.

Proteger toda la hoja de cálculo

Dado que ya hemos explicado cómo dar acceso a las tablas y qué derechos puede conceder a los usuarios, el primer consejo muy sencillo sería el siguiente: intente permitir ver la tabla en lugar de editarla Así reducirás al mínimo el número de cambios involuntarios.

Proteger una hoja

Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de cálculo y elija Protege la hoja. Asegúrese de que el Hoja ya está pulsado:

Consejo. Introduzca una descripción no es obligatorio, aunque yo recomendaría rellenarlo para recordar qué y por qué decidió protegerse de los cambios.

Consejo: Puede permitir la edición sólo de determinadas celdas de la tabla marcando la casilla Excepto ciertas células e introduciendo las celdas o los rangos de celdas.

El siguiente paso sería ajustar la configuración de los usuarios. Pulse el botón azul Establecer permisos botón:

• Si selecciona la opción Mostrar una advertencia al editar este rango todos los que tengan acceso al archivo también tendrán acceso a esta hoja. Cuando intenten cambiar algo, recibirán una advertencia sobre la edición del rango protegido y tendrán que confirmar la acción. Al mismo tiempo, recibirás un correo electrónico con las acciones que tus compañeros realicen en el documento.
• Si selecciona la opción Restringir quién puede editar este rango tendrá que introducir todos los usuarios que podrán editar la hoja de cálculo.

Como resultado, verá el icono del candado en la pestaña de la hoja de cálculo, lo que significa que la hoja está protegida. Haga clic con el botón derecho en esa pestaña y elija la opción Hoja de protección una vez más para desbloquearlo:

Aparecerá el panel de configuración para que cambies los ajustes o elimines la protección haciendo clic en el icono de la papelera.

Proteger celdas en Google Sheets

Para proteger celdas específicas en las Hojas de cálculo de Google, seleccione el rango, haga clic con el botón derecho y elija Gama Protect :

Verás un panel de configuración familiar y podrás establecer los permisos necesarios.

Pero, ¿y si con el tiempo olvidas qué está protegido y quién puede acceder a los datos? No te preocupes, esto se puede recuperar fácilmente. Sólo tienes que elegir Datos> Hojas y rangos protegidos en el menú principal de Google Sheets:

Seleccione cualquiera de los rangos protegidos y edite los permisos, o elimine la protección haciendo clic en el icono de la papelera.

En resumen, hasta ahora has aprendido a crear varias hojas de cálculo con tablas, almacenarlas en distintas carpetas, compartirlas con otras personas y proteger celdas en Google Sheets sin miedo a perder o corromper información importante.

La próxima vez profundizaré en algunos aspectos de la edición de las tablas y compartiré algunos aspectos peculiares del trabajo en Google Sheets ¡Nos vemos entonces!