A "Vissza az alapokhoz" utazásunk újabb állomásához lépve, ma a táblázatkezelésről fogok mesélni. Megtudhatod, hogyan oszthatod meg, mozgathatod és védheted meg az adataidat a Google Sheetsben.

Ahogy már az előző cikkemben is említettem, a Google Sheets legfőbb előnye, hogy egyszerre többen is dolgozhatnak a táblázatokkal. Nem kell többé e-mailben elküldeni a fájlokat, vagy találgatni, hogy a kollégák milyen módosításokat végeztek. Csak meg kell osztani a Google Sheets dokumentumokat, és máris indulhat a munka.

Google Sheets fájlok megosztása

1. A táblázatokhoz való hozzáférés engedélyezéséhez nyomja meg a Megosztás gombot a Google Sheets weboldal jobb felső sarkában, és adja meg azoknak a felhasználóknak a nevét, akik a táblázattal dolgozni fognak. Döntse el, hogy az adott személynek a táblázat szerkesztésére vagy kommentálására, vagy csak az adatok megtekintésére ad jogokat:

   

2. Sőt, külső linket is kaphat a táblázatához, és elküldheti azt kollégáinak és partnereinek. Ehhez kattintson a Megosztható link beszerzése a megosztási ablak jobb felső sarkában.
3. Továbbá, ha rákattint a Haladó linkre kattintva ugyanezen ablak jobb alsó sarkában megjelenik a speciális Megosztási beállítások :

   

   Ott nem csak ugyanazt a megosztható linket fogja látni, hanem a Google Sheets fájl közösségi médiában való megosztására szolgáló gombokat is.

4. Közvetlenül alatta van egy lista azokról, akiknek már van hozzáférésük az asztalhoz. Ha rákattintasz a Változás opcióval az adatvédelmi státuszt átállíthatja az alábbi értékről Nyilvános a címre. Bárki a linkkel vagy a Konkrét emberek .
5. Minden személy, akivel megosztja a táblázatot, alapértelmezés szerint megtekintheti a dokumentumot. Ahhoz, hogy ők szerkeszthessék, használnia kell a Hívja meg az embereket opciót a speciális beállítások közül, ahol megadhatja a nevüket vagy címüket, és beállíthatja a megfelelő hozzáférési típust. Ha kihagyja, a felhasználóknak hozzáférést kell kérniük, amikor a fájlra mutató linket követik.

   Tipp. A fájl új tulajdonosát a neve mellett lévő, lefelé mutató nyíllal ellátott ikonra kattintva és a Tulajdonos vagyok lehetőséget választva nevezheti meg.

6. Végre, Tulajdonos beállításai opciók lehetővé teszik a meghívók számának korlátozását, valamint az oldalak letöltésének, másolásának és nyomtatásának megtiltását azok számára, akik nem végezhetnek semmilyen változtatást a táblázatokban.

A Google Táblázatok mozgatása

A fájlok mentése még sosem volt ilyen egyszerű. A módosítások mentéséhez már nem kell különösebb teendőket elvégeznie. A Google Sheets minden egyes módosításkor automatikusan menti az adatokat. Lássuk, hogyan mentheti a teljes dokumentumot a Google Drive-ra.

• Alapértelmezés szerint minden fájl a Google Drive gyökérkönyvtárában tárolódik. A Google Drive-ban azonban almappákat hozhat létre, és a projekteket a legkényelmesebb módon rendezheti el. Ha a táblázatot bármely más mappába szeretné áthelyezni, csak keresse meg a dokumentumot a listában, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a Mozgás a opció.
• Egy másik lehetőség a mappa ikon jobbra, amikor a táblázatot szerkeszti:

  

• Természetesen, akkor is húzza és tegye le a dokumentumokat a Google Drive-ban, mint a Windows File Explorerben.

A Google Sheets celláinak védelme

Ha sok embernek van hozzáférése a dokumentumaihoz, előfordulhat, hogy védeni szeretné a táblázatot, a munkalapot vagy a cellatartományt.

"Minek?" - kérdezheti. Nos, előfordulhat, hogy valamelyik kolléga véletlenül megváltoztatja vagy eltávolítja az adatokat. És lehet, hogy ezt észre sem veszi. Persze, bármikor megnézhetjük a verzió- vagy cellaszerkesztési előzményeket, és visszavonhatjuk a változtatásokat. De időbe telik átnézni az egész listát, és emellett a többi "helyes" változtatást is törölni fogja. Ennek elkerülése érdekében védhetjük az adatokat a GoogleLássuk, hogyan tudjuk ezt megvalósítani.

A teljes táblázat védelme

Mivel már tárgyaltunk arról, hogyan adjunk hozzáférést a tábláinkhoz, és milyen jogokat adhatunk a felhasználóknak, az első nagyon egyszerű tanács a következő - próbáljuk meg lehetővé teszi a táblázat megtekintését a szerkesztés helyett Így a véletlen változtatások számát a minimálisra csökkenti.

Védjen egy lapot

Kattintson a jobb gombbal a munkalap fülre, és válassza a Védelmi lap. Győződjön meg róla, hogy a Sheet gombot már megnyomta:

Tipp. Adjon meg egy leírást mezőt nem szükséges kitölteni, bár javasolnám, hogy emlékezzen arra, hogy mit és miért döntött úgy, hogy megvédi a változásoktól.

Tipp. A táblázat csak bizonyos celláinak szerkesztését engedélyezheti a Kivéve bizonyos sejteket opciót, és adja meg a cellákat vagy a cellatartományokat.

A következő lépés a felhasználók beállításainak módosítása. Nyomja meg a kék színű Engedélyek beállítása gomb:

• Ha kiválasztja a Figyelmeztetés megjelenítése a tartomány szerkesztésekor rádiógombot, mindenki, akinek hozzáférése van a fájlhoz, szintén hozzáférhet ehhez a laphoz. Amint megpróbálnak valamit módosítani, figyelmeztetést kapnak a védett tartomány szerkesztéséről, és meg kell erősíteniük a műveletet. Ezzel egyidejűleg e-mailt kap a kollégák által a dokumentumban végzett műveletekről.
• Ha kiválasztja a Korlátozza, hogy ki szerkesztheti ezt a tartományt rádiógombot, akkor minden egyes felhasználót meg kell adnia, aki szerkesztheti a munkalapot.

Ennek eredményeképpen a munkalap lapján a lakat ikonja fog megjelenni, ami azt jelenti, hogy a lap védett. Kattintson a jobb gombbal erre a lapra, és válassza a Protect Sheet opciót még egyszer a feloldáshoz:

Megjelenik a beállítások ablaka, ahol módosíthatja a beállításokat, vagy a szemétkosár ikonra kattintva eltávolíthatja a védelmet.

Cellák védelme a Google Sheetsben

A Google Sheets egyes celláinak védelméhez jelölje ki a tartományt, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a Védelmi tartomány :

Egy ismerős beállítási ablakot fog látni, és beállíthatja a szükséges engedélyeket.

De mi van akkor, ha idővel elfelejti, hogy mi van védve, és ki férhet hozzá az adatokhoz? Nem kell aggódnia, ez könnyen visszahívható. Csak válassza ki a következő lehetőséget. Adat> Védett lapok és tartományok a Google Sheets főmenüből:

Válassza ki a védett tartományok bármelyikét, és szerkessze az engedélyeket, vagy törölje a védelmet a szemetes ikonra kattintva.

Összefoglalva, eddig megtanulta, hogyan hozhat létre több munkalapot táblázatokkal, hogyan tárolhatja őket különböző mappákban, hogyan oszthatja meg őket másokkal, és hogyan védheti meg a Google Sheets celláját anélkül, hogy félnie kellene attól, hogy elveszíti vagy megrongálja a fontos információkat.

Legközelebb mélyebben beleásom magam a táblázatok szerkesztésének néhány aspektusába, és megosztom a Google Sheetsben való munka néhány sajátos aspektusát. Viszlát akkor!