Преминаваме към поредната спирка от нашето пътешествие "Отново към основите" и днес ще ви разкажа повече за управлението на вашите електронни таблици. Ще научите как да споделяте, премествате и защитавате данните си в Google Sheets.

Както вече споменах в предишната си статия, основното предимство на Google Sheets е възможността няколко души да работят с таблиците едновременно. Вече не е необходимо да изпращате файловете по имейл или да гадаете какви промени са направили колегите ви. Всичко, което трябва да направите, е да споделите документите на Google Sheets и да започнете работа.

Как да споделяте файлове в Google Sheets

1. За да предоставите достъп до таблиците си, натиснете бутона Споделете бутона в горния десен ъгъл на уебстраницата на Google Sheets и въведете имената на потребителите, които ще работят с таблицата. Решете дали да дадете на лицето права да редактира или коментира таблицата или само да преглежда данните:

   

2. Нещо повече, можете да получите външна връзка към таблицата си и да я изпратите на колегите и партньорите си. За да направите това, щракнете върху Получаване на връзка за споделяне в горния десен ъгъл на прозореца за споделяне.
3. По-нататък, ако щракнете върху Разширен връзка в долния десен ъгъл на същия прозорец, ще видите разширената Настройки за споделяне :

   

   Там ще видите не само същата връзка за споделяне, но и бутоните за споделяне на файла на Google Sheets в социалните мрежи.

4. Точно под нея има списък на тези, които вече имат достъп до таблицата. Ако щракнете върху Промяна ще можете да промените състоянието на поверителност от Публичен към Всеки, който има връзка или към Конкретни хора .
5. Всяко лице, с което споделяте таблицата, може да разглежда документа по подразбиране. За да могат да го редактират, трябва да използвате Поканете хора опция от разширените настройки, където въвеждате имената или адресите им и задавате съответния тип достъп. Ако пропуснете тази опция, потребителите ще трябва да поискат достъп, когато следват връзката към файла.

   Съвет: Можете да определите новия собственик на файла, като щракнете върху иконата със стрелка, сочеща надолу, до името му и изберете Is owner (Собственик).

6. Накрая, Настройки на собственика Опциите позволяват да се ограничи броят на поканите, както и да се забрани изтеглянето, копирането и отпечатването на страниците за тези, които нямат право да правят промени в таблиците.

Как да преместите електронните таблици на Google

Запазването на файловете никога не е било толкова лесно. Вече не е необходимо да правите нищо специално, за да запазвате промените. Google Sheets запазва данните автоматично при всяка направена промяна. Нека видим как да запазите целия документ в Google Drive.

• По подразбиране всички файлове се съхраняват в главната директория на Google Drive. Въпреки това можете да създавате подпапки в Google Drive и да подреждате проектите си по най-удобния начин. За да преместите таблицата в друга папка, просто намерете документа в списъка, щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете Преместване към опция.
• Друг начин е да щракнете върху икона на папка точно когато редактирате таблицата:

  

• Разбира се, можете също така плъзгане и пускане на документите в Google Диск, както правите в Проучвателя на файлове в Windows.

Как да защитите клетките в Google Sheets

Когато много хора имат достъп до документите ви, може да искате да защитите таблицата, работния лист или обхвата от клетки.

"За какво?", може би ще попитате. Ами, може да се случи някой от колегите ви да промени или премахне данните по погрешка. И те дори да не забележат това. Разбира се, винаги можем да прегледаме историята на версиите или на редакциите на клетките и да отменим промените. Но това ще отнеме известно време, за да прегледаме целия списък, и освен това ще отмени останалите "правилни" промени. За да избегнете това, можете да защитите данните в GoogleЛистове. Нека видим как да направим това.

Защита на цялата електронна таблица

Тъй като вече разгледахме как да дадете достъп до вашите таблици и какви права можете да предоставите на потребителите, първият много прост съвет е следният - опитайте се да позволява преглед на таблицата вместо редактиране . Така ще намалите броя на непреднамерените промени до минимум.

Защита на лист

Кликнете с десния бутон върху раздела на работния лист и изберете да Защитен лист. Уверете се, че Лист бутонът вече е натиснат:

Съвет. Въведете описание Полето не е задължително, въпреки че бих препоръчал да го попълните, за да запомните какво и защо сте решили да защитите от промените.

Съвет. Можете да разрешите редактирането само на определени клетки от таблицата, като поставите отметка в С изключение на някои клетки и въвеждане на клетките или диапазоните от клетки.

Следващата стъпка е да коригирате настройките за потребителите. Натиснете синия бутон Задаване на разрешения бутон:

• Ако изберете Показване на предупреждение при редактиране на този диапазон радио бутона, всички с достъп до файла ще имат достъп и до този лист. Щом се опитат да променят нещо, ще получат предупреждение за редактиране на защитен диапазон и ще трябва да потвърдят действието. В същото време ще получите имейл с действията, които колегите ви извършват в документа.
• Ако изберете Ограничаване на лицата, които могат да редактират този обхват ще трябва да въведете всеки отделен потребител, който ще може да редактира работния лист.

В резултат на това ще видите иконата на катинар в раздела на работния лист, което означава, че листът е защитен. Щракнете с десния бутон на мишката върху този раздел и изберете Защитен лист още веднъж, за да го отключите:

Ще се появи прозорецът с настройки, в който можете да промените настройките или да премахнете защитата, като щракнете върху иконата на кошчето за боклук.

Защита на клетките в Google Sheets

За да защитите определени клетки в Google Sheets, изберете диапазона, щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете да Защита на обхвата :

Ще видите познатия панел с настройки и ще можете да зададете необходимите разрешения.

Но какво ще стане, ако след време забравите какво е защитено и кой има достъп до данните? Не се притеснявайте, това може лесно да бъде припомнено. Просто изберете Данни> Защитени листове и диапазони от главното меню на Google Sheets:

Изберете някой от защитените диапазони и редактирайте разрешенията, или изтрийте защитата, като щракнете върху иконата на кошчето за боклук.

За да обобщим всичко това, досега научихте как да създавате множество работни листове с таблици, да ги съхранявате в различни папки, да ги споделяте с други хора и да защитавате клетките в Google Sheets, без да се страхувате, че ще загубите или повредите важна информация.

Следващия път ще се задълбоча в някои аспекти на редактирането на таблиците и ще споделя някои особени аспекти на работата в Google Sheets.