Danes vam bom povedal več o upravljanju preglednic. Naučili se boste, kako deliti, premikati in zaščititi podatke v Google preglednicah.

Kot sem že omenil v prejšnjem članku, je glavna prednost preglednic Google Sheets možnost, da lahko več ljudi hkrati dela s preglednicami. Ni več treba pošiljati datotek po e-pošti ali ugibati, katere spremembe so naredili vaši sodelavci. Vse, kar morate storiti, je, da dokumente Google Sheets delite in začnete delati.

Kako deliti datoteke Google Sheets

1. Če želite odobriti dostop do tabel, pritisnite Delite gumb v zgornjem desnem kotu spletne strani Google Sheets in vnesite imena uporabnikov, ki bodo delali s tabelo. Odločite se, ali boste osebi dali pravice za urejanje ali komentiranje tabele ali le za ogled podatkov:

   

2. Poleg tega lahko dobite zunanjo povezavo do svoje tabele in jo pošljete sodelavcem in partnerjem. To storite tako, da kliknete Pridobite povezavo, ki jo je mogoče deliti v zgornjem desnem kotu okna za skupno rabo.
3. Če v nadaljevanju kliknete Napredno povezavo v spodnjem desnem kotu istega okna, boste videli napredne Nastavitve souporabe :

   

   Tam ne boste videli le iste povezave za deljenje, temveč tudi gumbe za deljenje datoteke Google Sheets v družabnih medijih.

4. Tik pod njo je seznam tistih, ki že imajo dostop do tabele. Če kliknete na Sprememba boste lahko status zasebnosti preklopili z Javna stran na . Vsakdo s povezavo ali v Posebne osebe .
5. Vsaka oseba, s katero si delite tabelo, si lahko privzeto ogleda dokument. Da bi ga lahko urejala, morate uporabiti Povabite ljudi možnost iz naprednih nastavitev, kjer vnesete njihova imena ali naslove in nastavite ustrezno vrsto dostopa. Če to možnost preskočite, bodo morali uporabniki zahtevati dostop, ko bodo sledili povezavi do datoteke.

   Nasvet: Novega lastnika datoteke lahko določite tako, da kliknete ikono s puščico, ki kaže navzdol, ob njegovem imenu in izberete možnost Is owner.

6. Končno, Nastavitve lastnika možnosti omogočajo omejitev števila vabil ter prepoved prenosa, kopiranja in tiskanja strani za tiste, ki ne smejo spreminjati tabel.

Kako premakniti preglednice Google

Shranjevanje datotek še nikoli ni bilo tako preprosto. Za shranjevanje sprememb vam ni treba storiti ničesar posebnega. Google Sheets samodejno shrani podatke ob vsaki izvedeni spremembi. Oglejmo si, kako shraniti celoten dokument v Google Drive.

• Vse datoteke so privzeto shranjene v korenskem imeniku v storitvi Google Drive. Vendar lahko v storitvi Google Drive ustvarite podmape in uredite svoje projekte na najprimernejši način. Če želite premakniti tabelo v katero koli drugo mapo, samo poiščite dokument na seznamu, kliknite z desno tipko miške in izberite Premaknite se v možnost.
• Drug način je, da kliknete ikona mape ob urejanju tabele:

  

• Seveda lahko tudi povlecite in spustite dokumente v Googlovem pogonu kot v Raziskovalcu datotek v sistemu Windows.

Kako zaščititi celice v Google preglednicah

Kadar ima do vaših dokumentov dostop veliko ljudi, boste morda želeli zaščititi tabelo, delovni list ali območje celic.

"Zakaj?", se lahko vprašate. Lahko se zgodi, da kateri od vaših sodelavcev pomotoma spremeni ali odstrani podatke. In tega morda sploh ne bo opazil. Seveda lahko vedno pogledamo zgodovino različic ali popravkov celic in prekličemo spremembe. Toda pregled celotnega seznama bo zahteval nekaj časa, poleg tega pa bo preklical preostale "pravilne" spremembe. Da bi se temu izognili, lahko podatke zaščitite v GoogluPreglednice. Poglejmo, kako lahko to uresničimo.

Zaščita celotne preglednice

Ker smo že opisali, kako omogočiti dostop do tabel in kakšne pravice lahko dodelite uporabnikom, je prvi zelo preprost nasvet naslednji - poskusite omogočiti ogled tabele namesto urejanja. . Tako boste število nenamernih sprememb zmanjšali na minimum.

Zaščita lista

Z desno tipko miške kliknite zavihek delovnega lista in izberite Zaščitni list. Prepričajte se, da je List gumb je že pritisnjen:

Nasvet. Vnesite opis Polje ni obvezno, vendar priporočam, da ga izpolnite, da si zapomnite, kaj in zakaj ste se odločili zaščititi pred spremembami.

Nasvet: urejanje lahko dovolite samo določenim celicam tabele, tako da preverite polje Razen nekaterih celic in vnesite celice ali območja celic.

Naslednji korak je prilagoditev nastavitev za uporabnike. Pritisnite modro Nastavitev dovoljenj gumb:

• Če izberete Prikaži opozorilo pri urejanju tega območja radijski gumb, bodo imeli vsi, ki imajo dostop do datoteke, dostop tudi do tega lista. Ko bodo poskušali kaj spremeniti, bodo prejeli opozorilo o urejanju zaščitenega območja in bodo morali dejanje potrditi. Hkrati boste prejeli elektronsko sporočilo z dejanji, ki jih vaši sodelavci izvajajo v dokumentu.
• Če izberete Omejitev, kdo lahko ureja to območje radijski gumb, boste morali vnesti vsakega uporabnika, ki bo lahko urejal delovni list.

Na zavihku delovnega lista boste videli ikono ključavnice, kar pomeni, da je list zaščiten. Z desno tipko miške kliknite ta zavihek in izberite možnost Zaščititi list še enkrat odklenite:

Prikazalo se bo podokno z nastavitvami, v katerem lahko spremenite nastavitve ali odstranite zaščito s klikom na ikono koša za smeti.

Zaščita celic v Google preglednicah

Če želite zaščititi določene celice v Google Sheets, izberite območje, kliknite z desno tipko miške in izberite Zaščita območja :

Prikazalo se bo znano podokno z nastavitvami, v katerem boste lahko nastavili potrebna dovoljenja.

Kaj pa če sčasoma pozabite, kaj je zaščiteno in kdo lahko dostopa do podatkov? Brez skrbi, tega se lahko enostavno spomnite. Podatki> Zaščiteni listi in območja v glavnem meniju Google Sheets:

Izberite katero koli zaščiteno območje in uredite dovoljenja ali odstranite zaščito s klikom na ikono koša za smeti.

Če povzamemo, do zdaj ste se naučili, kako ustvariti več delovnih listov s tabelami, jih shraniti v različne mape, jih deliti z drugimi in zaščititi celice v Google Sheets brez strahu, da bi izgubili ali poškodovali pomembne podatke.

Naslednjič se bom poglobil v nekatere vidike urejanja tabel in delil nekaj posebnosti pri delu v Google Sheets.