Přesouváme se na další zastávku naší cesty "Zpět k základům", dnes vám povím více o správě tabulek. Dozvíte se, jak sdílet, přesouvat a chránit svá data v tabulkách Google.

Jak jsem již zmínil v předchozím článku, hlavní výhodou Tabulek Google je možnost, aby s tabulkami pracovalo více lidí současně. Už nemusíte posílat soubory e-mailem nebo hádat, jaké změny provedli vaši kolegové. Stačí sdílet dokumenty Tabulek Google a začít pracovat.

Jak sdílet soubory Tabulky Google

1. Chcete-li povolit přístup ke stolům, stiskněte tlačítko Sdílet v pravém horním rohu webové stránky Tabulky Google a zadejte jména uživatelů, kteří budou s tabulkou pracovat. Rozhodněte, zda mají mít práva k úpravám či komentování tabulky, nebo pouze k prohlížení dat:

   

2. Navíc můžete získat externí odkaz na svou tabulku a poslat ji svým kolegům a partnerům. Chcete-li tak učinit, klikněte na tlačítko Získat sdílený odkaz v pravém horním rohu okna sdílení.
3. Pokud dále kliknete na Pokročilé odkaz v pravém dolním rohu téhož okna, zobrazí se rozšířené možnosti. Nastavení sdílení :

   

   Tam se zobrazí nejen stejný sdílený odkaz, ale také tlačítka pro sdílení souboru Tabulky Google na sociálních sítích.

4. Přímo pod ním se nachází seznam těch, kteří již mají přístup k tabulce. Pokud kliknete na tlačítko Změna budete moci přepnout stav ochrany osobních údajů ze stavu Veřejnost na Kdokoli s odkazem nebo na Konkrétní lidé .
5. Každá osoba, se kterou sdílíte tabulku, si může dokument ve výchozím nastavení zobrazit. Aby jej mohla upravovat, měli byste použít příkaz Pozvěte lidi možnost z rozšířeného nastavení, kde zadáte jejich jména nebo adresy a nastavíte příslušný typ přístupu. Pokud tuto možnost přeskočíte, uživatelé budou muset požádat o přístup, až budou následovat odkaz na soubor.

   Tip: Nového vlastníka souboru můžete jmenovat kliknutím na ikonu se šipkou směřující dolů vedle jeho jména a výběrem možnosti Is owner.

6. Nakonec, Nastavení vlastníka možnosti umožňují omezit počet pozvánek a zakázat stahování, kopírování a tisk stránek pro ty, kteří nesmějí v tabulkách provádět žádné změny.

Jak přesunout tabulky Google

Ukládání souborů ještě nikdy nebylo tak snadné. Pro uložení změn už nemusíte dělat nic speciálního. Tabulky Google ukládají data automaticky při každé provedené změně. Podívejme se, jak uložit celý dokument na Disk Google.

• Ve výchozím nastavení jsou všechny soubory uloženy v kořenovém adresáři Disku Google. Na Disku Google však můžete vytvářet podsložky a uspořádat své projekty tak, jak vám to nejvíce vyhovuje. Chcete-li tabulku přesunout do jiné složky, stačí dokument najít v seznamu, kliknout na něj pravým tlačítkem myši a zvolit příkaz Přesun do možnost.
• Dalším způsobem je kliknout na ikona složky přímo při úpravě tabulky:

  

• Samozřejmě můžete také přetahování dokumentů v Disku Google stejně jako v Průzkumníku souborů systému Windows.

Jak chránit buňky v Tabulkách Google

Pokud má k vašim dokumentům přístup mnoho lidí, můžete chtít chránit tabulku, pracovní list nebo rozsah buněk.

"Proč?", ptáte se možná. No, může se stát, že některý z vašich kolegů omylem změní nebo odstraní data. A nemusí si toho ani všimnout. Samozřejmě, vždycky si můžeme prohlédnout historii verzí nebo editací buněk a změny vrátit zpět. Ale projít celý seznam zabere nějaký čas a navíc se tím zruší zbytek "správných" změn. Abyste tomu předešli, můžete data chránit v GoogleListy. Podívejme se, jak to můžeme udělat.

Ochrana celé tabulky

Když už jsme si řekli, jak získat přístup k tabulkám a jaká práva můžete uživatelům přidělit, první velmi jednoduchá rada zní - snažte se. umožnit prohlížení tabulky namísto editace . Snížíte tak počet neúmyslných změn na minimum.

Chránit list

Klikněte pravým tlačítkem myši na kartu pracovního listu a vyberte možnost Ochranný list. Ujistěte se, že List tlačítko je již stisknuté:

Tip. Zadejte popis pole není povinné, přesto bych doporučoval jej vyplnit, abyste si pamatovali, co a proč jste se rozhodli chránit před změnami.

Tip. Můžete povolit úpravy pouze určitých buněk tabulky zaškrtnutím políčka Kromě některých buněk a zadání buněk nebo rozsahů buněk.

Dalším krokem bude úprava nastavení pro uživatele. Stiskněte modré tlačítko. Nastavení oprávnění tlačítko:

• Pokud vyberete Zobrazení varování při úpravě tohoto rozsahu přepínač, budou mít k tomuto listu přístup také všichni, kteří mají k souboru přístup. Jakmile se pokusí něco změnit, zobrazí se jim upozornění na úpravu chráněného rozsahu a budou muset akci potvrdit. Zároveň obdržíte e-mail s akcemi, které vaši kolegové v dokumentu provedou.
• Pokud vyberete Omezit, kdo může tento rozsah upravovat přepínač, budete muset zadat každého jednotlivého uživatele, který bude moci pracovní list upravovat.

V důsledku toho se na kartě pracovního listu zobrazí ikona visacího zámku, což znamená, že list je chráněn. Klikněte na tuto kartu pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Ochranný list možnost znovu odemknout:

Zobrazí se panel nastavení, kde můžete změnit nastavení nebo odstranit ochranu kliknutím na ikonu koše.

Ochrana buněk v Tabulkách Google

Chcete-li chránit konkrétní buňky v Tabulkách Google, vyberte rozsah, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte možnost. Rozsah ochrany :

Zobrazí se vám známý panel nastavení a budete moci nastavit potřebná oprávnění.

Co když ale časem zapomenete, co je chráněno a kdo má k datům přístup? Žádný strach, lze to snadno připomenout. Stačí zvolit možnost Data> Chráněné listy a rozsahy z hlavní nabídky Tabulky Google:

Vyberte některý z chráněných rozsahů a upravte oprávnění nebo ochranu odstraňte kliknutím na ikonu koše.

Když to shrneme, zatím jste se naučili vytvářet více pracovních listů s tabulkami, ukládat je do různých složek, sdílet je s ostatními a chránit buňky v Tabulkách Google bez obav ze ztráty nebo poškození důležitých informací.

Příště se budu věnovat hlouběji některým aspektům úprav tabulek a podělím se o některé zvláštní aspekty práce v tabulkách Google. Tak zatím!